Ewidencja w jednostce budżetowej płatności środków w ramach realizacji zadań KPO

Środki z KPO jako środki pozabudżetowe

Należy jednak podkreślić, że przedsięwzięcia realizowane w ramach KPO nie są finansowane bezpośrednio z budżetu środków europejskich. Zgodnie bowiem z art. 209a ust. 2 ufp środki te, w części dotyczącej planu rozwojowego, o którym mowa w art. 5 pkt 7aa ustawy z 6.12.2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 1259, dalej uzppr), są przekazywane PFR przez Bank Gospodarstwa Krajowego (BGK) na podstawie umowy z MF. Ich odbiorcą jest więc PFR, który w następnej kolejności, na podstawie przepisów szczególnych zawartych w uzppr, zapewnia finansowanie planu rozwojowego m.in. z płatności otrzymanych z budżetu środków europejskich (art. 14ln w zw. z art. 14ll ust. 1 uzppr), tj. wypłaca środki przeznaczone na jego realizację uprawnionym podmiotom, zgodnie z art. 14lp uzppr, na podstawie zleceń wypłaty wystawianych przez te podmioty.

Trzeba ponadto zaznaczyć, że w myśl art. 14lp ust. 8 uzppr państwowe jednostki budżetowe gromadzą otrzymane od PFR środki na wydzielonych rachunkach dochodów i przeznaczają je na wydatki związane z realizacją inwestycji i przedsięwzięć objętych wsparciem z planu rozwojowego, w ramach planu finansowego tych rachunków. Z wykonania planu finansowego – zgodnie z art. 14lp ust. 11 i 12 uzppr – państwowe jednostki budżetowe sporządzają sprawozdania kwartalne i roczne. Wzory sprawozdań są umieszczane w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego ds. finansów publicznych.

Jest to więc odrębny system finansowania inwestycji i przedsięwzięć realizowanych w ramach KPO, do którego nie mają zastosowania zasady przepływu środków z budżetu środków europejskich, określone w ufp.

Pytanie dotyczy środków, którymi dysponuje PFR, tj. podmiot niebędący jednostką sektora finansów publicznych, oraz środków przekazywanych z wyodrębnionych IOI. W obu przypadkach są to środki pozabudżetowe.

Księgowość państwowej jednostki budżetowej

Państwowa jednostka budżetowa jest zobowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z uor i ufp, z uwzględnieniem zasad szczególnych określonych w rozporządzeniu z 13.09.2017 r.

Art. 3 ust. 1 pkt 20 uor zawiera definicję „zobowiązań”, przez które należy rozumieć wynikający z przeszłych zdarzeń obowiązek wykonania świadczeń o wiarygodnie określonej wartości, które spowodują wykorzystanie już posiadanych lub przyszłych aktywów jednostki. Z kolei pkt 32 lit. h tego artykułu określa, jakie przychody i koszty trzeba kwalifikować odpowiednio do pozostałych przychodów lub kosztów operacyjnych. Zalicza się do nich przychody i koszty, które są pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki, a w szczególności z otrzymaniem bądź przekazaniem nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny, aktywów, w tym środków pieniężnych na inne cele niż dopłaty do cen sprzedaży, nabycie lub wytworzenie środków trwałych, środków trwałych w budowie albo wartości niematerialnych i prawnych.

Natomiast art. 20 ust. 1 uor zobowiązuje wszystkie jednostki prowadzące księgi rachunkowe, w tym państwowe jednostki budżetowe, do wprowadzenia do ksiąg okresu sprawozdawczego, w postaci zapisu, każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Pozwala to uznać księgi rachunkowe za prowadzone na bieżąco, gdyż pochodzące z nich informacje – zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 1 uor – umożliwiają m.in. sporządzenie sprawozdań finansowych i innych sprawozdań oraz dokonanie rozliczeń finansowych.

Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe jest zobowiązana do sporządzenia i aktualizowania dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, w tym zakładowy plan kont ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej (art. 10 ust. 1 pkt 3a uor). Jednocześnie § 19 ust. 1 pkt 3 oraz § 20 ust. 1 pkt 1 i 4b rozporządzenia z 13.09.2017 r. wskazują, że plan kont dla jednostek budżetowych określa zał. nr 3 do tego rozporządzenia.

Ustalając zakładowy plan kont, jednostka powinna się kierować zasadą, że plan kont z rozporządzenia zawiera standardową liczbę kont, którą można ograniczyć jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce albo uzupełnić o konta zgodne co do treści ekonomicznej, nadając im symbole, które dotychczas nie miały zastosowania w jednostce.

Ponadto zakładowy plan kont powinien zapewniać możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach.

Z kolei zgodnie z § 20 ust. 3 ww. rozporządzenia ewidencja na kontach pozabilansowych może być prowadzona w sposób ustalony przez jednostkę, pod warunkiem że zapewni wykonanie obowiązków sprawozdawczych wynikających z odrębnych przepisów.

Ewidencja środków z KPO

Wobec powyższego, jeśli chodzi o ewidencję środków pieniężnych otrzymanych przez państwową jednostkę budżetową z PFR w ramach KPO i wydatkowanych przez nią na pokrycie kosztów administracyjnych (wynagrodzeń), należałoby – moim zdaniem – potraktować ich równowartość jako zobowiązanie (do czasu rozliczenia się z tych środków, czyli w opisanym przypadku – przeznaczenia ich na pokrycie kosztów wynagrodzeń pracowników jednostki, realizujących zadania w ramach KPO) i ująć w księgach rachunkowych jednostki np. zapisem:

Wn konto 139 „Inne rachunki bankowe”,

Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: środki otrzymane w ramach KPO).

Ponoszone przez jednostkę koszty administracyjne (np. wynagrodzenia), sfinansowane ze środków, o których mowa, należałoby ujmować na ogólnych zasadach wynikających z przepisów o rachunkowości, np.:

Wn konto 404 „Wynagrodzenia”,

Ma konto 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”.

Po zrealizowaniu wydatków, czyli wypłacie wynagrodzeń dla pracowników JW wykonujących zadania w ramach KPO (Wn konto 231, Ma konto 139), równowartość otrzymanych z PFR środków trzeba przeksięgować z konta 240 na pozostałe przychody operacyjne, zapisem:

Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: środki otrzymane w ramach KPO),

Ma konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne”.

Jednocześnie w przypadku, gdy na podstawie podpisanego porozumienia z IOI państwowa jednostka budżetowa została wyznaczona jako JW, do ewidencji rozliczeń płatności środków, które PFR przekazał ostatecznym odbiorcom wsparcia, należałoby zastosować rozwiązanie polegające na ujęciu tych rozliczeń w księgach rachunkowych JW z wykorzystaniem kont rozrachunkowych, np. zapisem:

Wn konto 241 „Rozliczenie płatności w ramach KPO”,

Ma konto 242 „Rozliczenie wydatków z KPO”.

Z kolei zlecenia płatności dotyczące środków z KPO składane przez JW do PFR mogą być ewidencjonowane na kontach pozabilansowych, np. na koncie 975 „Płatności w ramach KPO”.

Decyzję w sprawie zastosowanych rozwiązań ewidencyjnych powinien podjąć – na podstawie analizy dokumentów źródłowych, w tym podpisanych porozumień, umów, wytycznych oraz wymogów sprawozdawczych MFiPR i IOI – kierownik jednostki, który zgodnie z art. 4 ust. 5 uor ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości. Przyjęte rozwiązania powinny mieć odzwierciedlenie w – wymaganej art. 10 uor – dokumentacji opisującej stosowane przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości.