Ewidencja sprzedaży w kasach fiskalnych on-line

Zmiany w zasadach rejestracji obrotu za pomocą kas wprowadza nowelizacja ustawy o VAT[1], która weszła w życie 1.05.2019 r.

Ustawa o VAT nakłada na podatników obowiązek ewidencjonowania za pomocą kas rejestrujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Od kilku miesięcy trwały prace nad wprowadzeniem istotnych zmian dotyczących tego obowiązku i samych kas fiskalnych. W efekcie powstały przepisy wpisujące się w kanon cyfryzacji i centralnego gromadzenia danych, jaki w ostatnich latach zaczyna dominować w naszym kraju w sferze podatków. Warto przy tym nadmienić, że podobne rozwiązania z powodzeniem funkcjonują w innych państwach UE, m.in. w Chorwacji, Bułgarii czy na Węgrzech.

Wprowadzenie kas on-line to kolejny element pakietu rozwiązań mających na celu uszczelnienie systemu podatkowego i ograniczenie nieuczciwej konkurencji, a tym samym przeciwdziałanie zjawisku tzw. szarej strefy. Przyjęte rozwiązania – podobnie jak Jednolite Pliki Kontrolne – ułatwią organom podatkowym kontrolę prawidłowości rozliczania VAT. Efektem ma być wzrost dochodów budżetu państwa przez zwiększenie poboru podatku na ostatnim etapie łańcucha dostaw, tj. na poziomie konsumentów, ponoszących jego ekonomiczny ciężar.

Jednocześnie wprowadzenie kas on-line ma dla podatników skutkować ograniczeniem papierowej dokumentacji (nie trzeba będzie drukować kopii dokumentów emitowanych przez kasę rejestrującą) oraz zmniejszeniem liczby formalnych obowiązków (nie będzie konieczne zgłaszanie kasy do naczelnika US w celu otrzymania numeru ewidencyjnego).

Kasy rejestrujące nowej generacji

Sama idea ewidencjonowania sprzedaży na rzecz konsumentów pozostaje bez zmian. Różnica dotyczy natomiast formy, która została dopasowana do dzisiejszych możliwości technologicznych związanych z cyfryzacją. Wymaganiom tym nie były w stanie sprostać dotychczas używane kasy fiskalne (z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii).

Kasy on-line mają zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych na zewnętrzne nośniki, a także umożliwiać połączenie z Centralnym Repozytorium Kas (CRK) i przesyłanie tam danych.

Przesył ma się odbywać za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej, w sposób bezpośredni, ciągły i zautomatyzowany.

Kasa on-line po jej fiskalizacji, w momencie pierwszego połączenia z CRK, będzie wysyłała – z określoną częstotliwością – informacje o realizowanej przez podatnika sprzedaży, tożsame z danymi widniejącymi już teraz na paragonach, a więc m.in. o podstawie opodatkowania, kwocie podatku należnego, stawce podatku, rodzaju towaru/usługi oraz momencie dokonania sprzedaży. Znacznik czasowy pozwoli na bieżące monitorowanie prowadzonej przez podatnika sprzedaży i przeprowadzenie dalszych analiz.

Kluczem do działania kas on-line jest istnienie rozbudowanej sieci telekomunikacyjnej. Może się jednak zdarzyć, że na danym terenie dostęp do niej będzie ograniczony. Przewidziano w takich przypadkach alternatywny sposób przesyłu danych. Jeżeli z przyczyn od siebie niezależnych podatnik nie może uzyskać połączenia z CRK przez sieć telekomunikacyjną:

• czasowo – ma obowiązek zapewnić to połączenie niezwłocznie po ustaniu przejściowej przyczyny,
• trwale – ma obowiązek uzyskać zgodę naczelnika US na przesyłanie danych z kas on-line do CRK w ustalonych odstępach czasowych.

Organem odpowiedzialnym za prowadzenie CRK i jednocześnie administratorem danych tam zawartych jest Szef KAS. Ustawa wskazuje na cele, jakie ma realizować CRK. Należą do nich:

• odbieranie i gromadzenie danych o sprzedaży, wykazanych w prowadzonej przez podatników ewidencji VAT, oraz danych o zdarzeniach zapisanych w pamięciach kas rejestrujących mających znaczenie dla ich funkcjonowania (m.in. informacje o fiskalizacji kasy, zmianie adresu punktu sprzedaży, zmianie stawek podatku czy dacie wykonania przeglądów technicznych kasy),
• analiza i kontrola danych z kas rejestrujących,
• przesyłanie do kas rejestrujących poleceń dotyczących ich pracy (związanych z ich fiskalizacją, zapewniających prawidłowość pracy kas oraz co do sposobu i zakresu przesyłania z niej danych).

Określono też krąg osób, którym Szef KAS, w zakresie niezbędnym do wykonywania ich obowiązków ustawowych, będzie udostępniał dane pochodzące z kas rejestrujących (są to: minister właściwy ds. finansów publicznych, dyrektorzy izb administracji skarbowej, naczelnicy US i UCS).

Ewolucja zamiast rewolucji

Wbrew początkowym obawom przepisy o kasach on-line nie doprowadzą do natychmiastowej rewolucji. Zmiany sukcesywnie obejmą kolejne grupy podatników.

Choć zmienione przepisy obowiązują od maja 2019 r., podatnicy zachowali możliwość prowadzenia ewidencji sprzedaży w formie kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii.

Potwierdzenia o spełnieniu funkcji, kryteriów i warunków technicznych dla tych kas rejestrujących zachowają moc tylko przez określony czas, czyli okres, na który zostały wydane, nie dłużej jednak niż do:

• 1.08.2019 r. – w przypadku kas z papierowym zapisem kopii, lub
• 31.12.2022 r. – w przypadku kas z zapisem elektronicznym.

Powyższe terminy wyznaczają granicę czasową, do której możliwy jest zakup kas starej generacji[2].

Wymiana obecnie stosowanych kas będzie więc następować stopniowo, co mają zapewnić także przepisy uniemożliwiające wymianę pamięci fiskalnej w kasach z papierowym zapisem kopii. Podatnik stosujący taką kasę, dla której konieczna będzie wymiana pamięci fiskalnej (np. ze względu na jej zapełnienie lub awarię), będzie musiał nabyć nową, tym razem bazującą na zapisie elektronicznym, lub docelową kasę on-line.

Dla niektórych, wskazanych w ustawie czynności związanych z podwyższonym ryzykiem występowania nieprawidłowości, ustalono graniczne terminy stosowania dotychczasowych kas, po upływie których trzeba je wymienić na kasy on-line (patrz tabela).

Przewidziano jednak możliwość przedłużenia tych terminów (w drodze rozporządzenia MF) w przypadku niewystarczających możliwości techniczno-organizacyjnych przesyłania danych między kasami rejestrującymi a CRK.

Ulga na zakup kasy

Podatnicy nadal mogą skorzystać z ulgi w VAT polegającej na odliczeniu kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących. Jednak od 1.05.2019 r., co do zasady, obejmuje ona wyłącznie kasy on-line. Prawo do odliczenia mają przy tym podatnicy, którzy:

• zostali zobowiązani do rozpoczęcia stosowania kas on-line w ustalonych terminach (z uwagi na wykonywanie określonych czynności[3]) lub
• dobrowolnie rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas on-line, a przy tym dotychczas nie stosowali kas rejestrujących.

Prowadzi to do wniosku, że podatnicy, którzy mimo braku obowiązku zdecydują się na wymianę dotychczas stosowanej kasy rejestrującej na kasę on-line, nie skorzystają z ulgi na jej zakup.

Bez zmian pozostała wysokość odliczenia – 90% ceny zakupu każdej z kas rejestrujących (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł. Istotny dla odliczenia jest również ograniczony termin zakupu kasy, tj. nie później niż 6 mies. od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży.

Ulga nie przysługuje podatnikom rozpoczynającym prowadzenie ewidencji przy zastosowaniu kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii. Przepisy przejściowe (art. 5 nowelizacji) umożliwiają im jednak skorzystanie z odliczenia na dotychczasowych zasadach, jeżeli zakupili kasy starej generacji przed 1.05.2019 r.

Co istotne, podatnicy, którzy zostali zobowiązani do rozpoczęcia stosowania kas on-line w ustalonych terminach (z uwagi na wykonywanie określonych czynności), po zaprzestaniu używania kas starej generacji, spowodowanym zakupem kas on-line, nie muszą zwracać korzyści uzyskanych tytułem ulgi na zakup tych starych kas (art. 6 nowelizacji).

Pozostałe nowości

W celu ograniczenia przypadków niedopełniania przez podatników obowiązku przeglądu technicznego kas rejestrujących (zarówno on-line, jak i z papierowym oraz elektronicznym zapisem kopii) wprowadzono karę pieniężną w wysokości 300 zł. Organem uprawnionym do jej nałożenia jest naczelnik US, wydający stosowną decyzję.

Wykonanie obowiązku przeglądu technicznego kasy rejestrującej będzie potwierdzane wpisem wyniku przeglądu w książce kasy i w przypadku kasy on-line zostanie zarejestrowane w rejestrze zdarzeń w CRK. Dodatkowo prowadzący serwisy kas rejestrujących z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii zostali zobowiązani do składania naczelnikom US wykazów wykonanych obowiązkowych przeglądów technicznych.

Znowelizowane przepisy przewidują – w odniesieniu do niektórych grup podatników lub rodzajów czynności[4] – możliwość prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących mających postać oprogramowania. W założeniu kasa rejestrująca w tej formie ma być aplikacją możliwą do zainstalowania na dowolnym urządzeniu łączącym się z internetem. Tym samym zamiast tradycyjnej kasy rejestrującej w postaci oddzielnego urządzenia, wystarczy np. laptop z podłączoną drukarką i zainstalowanym właściwym oprogramowaniem, pozwalającym na przesyłanie paragonów do CRK.

Ciekawym rozwiązaniem jest również możliwość używania przez podatnika kas on-line na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej o podobnym charakterze. Może to być szczególnie korzystne dla podatników prowadzących działalność sezonową.

Będą nowe rozporządzenia

W znowelizowanej ustawie o VAT zawarto delegacje dla ministra właściwego ds. finansów publicznych oraz ministra właściwego ds. gospodarki do wydania rozporządzeń (co do zasady nawiązujących do materii uregulowanej w obecnie obowiązujących aktach wykonawczych) określających m.in. warunki, sposób i tryb odliczania od podatku wydatków na zakup kas rejestrujących, sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży przy ich zastosowaniu czy też wymagania techniczne dla kas.

Dodatkowo, w związku z dopuszczeniem możliwości korzystania z kas rejestrujących w postaci oprogramowania, w rozporządzeniu może być określona grupa podatników lub rodzajów czynności, dla których będzie możliwe używanie takich kas, a także sposób ich używania oraz niezbędne wymogi techniczne.

Jednocześnie dotychczasowe przepisy wykonawcze, tj. rozporządzenia MF w sprawie:

• odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących[5],
• kas rejestrujących[6]

oraz rozporządzenie Ministra Przedsiębiorczości i Technologii w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące[7] zachowają moc do dnia wejścia w życie nowych przepisów wykonawczych, jednak nie dłużej niż do 30.04.2021 r. Z kolei nie dłużej niż do 31.12.2021 r. zachowa moc rozporządzenie MF w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących[8].