Ewidencja kosztów tłumaczeń i notarialnych poświadczeń podpisów

W myśl art. 3 ust. 1 pkt 31 uor przez koszty rozumie się uprawdopodobnione zmniejszenia w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zmniejszenia wartości aktywów, albo zwiększenia wartości zobowiązań i rezerw, które doprowadzą do zmniejszenia kapitału własnego lub zwiększenia jego niedoboru w inny sposób niż wycofanie środków przez udziałowców bądź właścicieli.

Co do zasady ponoszone przez jednostki, w tym budżetowe, koszty tłumaczeń, kopiowania czy też poświadczania notarialnego dotyczące działalności podstawowej (operacyjnej) zalicza się do kosztów bieżącej działalności, ujmowanych w księgach rachunkowych, zapisem:

Wn konto 402 „Usługi obce”,

Ma konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”.

Gdy natomiast tego rodzaju koszty jednostka ponosi w związku z postępowaniem prokuratorskim lub sądowym (co sugeruje treść pytania), wskazane byłoby ich potraktowanie jako kosztów pośrednio związanych z działalnością podstawową (operacyjną) jednostki, do których zalicza się w szczególności koszty odszkodowania, kar, w tym także koszty postępowania spornego i egzekucyjnego (art. 3 ust. 1 pkt 32 uor). Powoduje to zapis:

Wn konto 761 „Pozostałe koszty operacyjne”,

Ma konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”.

Koszty, o których mowa, nie zwiększają wartości środków trwałych, dlatego – mimo że tłumaczenia, poświadczenia notarialne itp. wiążą się ze sprawą dotyczącą budowy środków trwałych – nie powinny obciążać zadania i tytułu.

Decyzję w tej kwestii powinien podjąć kierownik jednostki na podstawie analizy zdarzenia.