Elektroniczne paragony – zasady wystawiania

Przed 31.03.2020 bezwzględnie konieczne było wydawanie konsumentowi papierowej postaci paragonu fiskalnego. Od tego dnia obowiązuje nowe brzmienie art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT, który umożliwia wydawanie nabywcy e-paragonów – ale wyłącznie za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony (zob. art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b ustawy o VAT oraz § 19a rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).

Przepisy nie określają przy tym obowiązującej formy takiej zgody, więc istnieje w tym zakresie swoboda. Przykładowo może się to odbywać w drodze akceptacji przez klienta regulaminu sklepu internetowego. Nie ma również ograniczeń co do uzgadnianego z nabywcą sposobu wydawania e-paragonów. W grę wchodzi np. przesyłanie e-paragonu pocztą elektroniczną, SMS czy za pomocą komunikatora internetowego (np. WhatsApp). Wydaje się natomiast, że nie jest możliwe jedynie udostępnianie nabywcy e-paragonu do pobrania (chociaż nie jest wykluczone, że w praktyce i taka forma zostanie dopuszczona).

E-paragony mogą być wystawiane tylko, gdy sprzedaż jest ewidencjonowana przy zastosowaniu kas rejestrujących on-line. Takiej możliwości nie ma w przypadku kas „tradycyjnych”, nawet jeżeli pozwalają one wydawać paragony w formie elektronicznej (zob. art. 145a ust. 12 ustawy o VAT, który nie przewiduje odpowiedniego stosowania art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b tej ustawy).

Do nowej możliwości dostosowana została treść rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących (zob. rozporządzenie MF z 21.04.2020, DzU poz. 732). Pojawiła się w nim nowa definicja dokumentu w postaci elektronicznej (§ 2 pkt 3) czy obowiązek zapoznania osoby prowadzącej ewidencję z zasadami wydawania paragonów fiskalnych (a nie tylko ich wystawiania). Ponadto określono dodatkowe czynności, które obowiązani są wykonywać prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas. Od 25.04.2020 należy do nich również:

• zapewnienie czytelnego widoku paragonu fiskalnego lub faktury w postaci elektronicznej (§ 6 ust. 1 pkt 9),
• sprawdzenie poprawności wystawianego dokumentu przed zatwierdzeniem paragonu fiskalnego lub faktury, w celu wyeliminowania oczywistych pomyłek w ewidencji (§ 6 ust. 1 pkt 10).

Niewielkie zmiany dotyczą dokumentów wystawianych przez podatników prowadzących ewidencję w kasach on-line. Zarówno raporty fiskalne fiskalizacji, jak i dokumenty niefiskalne mogą być wystawiane w postaci papierowej i elektronicznej albo tylko elektronicznej (dotychczas raporty fiskalne fiskalizacji mogły być wystawiane wyłącznie w postaci papierowej i elektronicznej, zaś dokumenty niefiskalne – w papierowej lub elektronicznej).