Działalność twórcza na skalę przedsiębiorstwa a ulga na działalność badawczo-rozwojową

Ulga B+R daje możliwość pomniejszenia podstawy opodatkowania o koszty poniesione na działalność badawczo-rozwojową (art. 18d ust. 1 updop). Działalność ta została zdefiniowana w art. 4 pkt 26 updop jako działalność twórcza obejmująca badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowana w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Badania naukowe to badania podstawowe lub aplikacyjne, czyli (zob. odpowiednio art. 4 pkt 27 updop oraz art. 4 ust. 2 pkt 1 i 2 Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce) prace:

• empiryczne lub teoretyczne mające na celu przede wszystkim zdobywanie nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne,
• mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności, nastawione na opracowywanie nowych produktów, procesów lub usług bądź wprowadzanie do nich znaczących ulepszeń.

Z kolei prace rozwojowe to działalność obejmująca nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów bądź usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń (art. 4 pkt 28 updop i art. 4 ust. 3 Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce).

Prac, które doprowadziły do powstania opisanego w pytaniu narzędzia, raczej nie można zaliczyć do badań naukowych. Skupimy się więc na pracach rozwojowych, gdyż one także dają prawo do uznania, że mamy do czynienia z prowadzeniem działalności badawczo-rozwojowej.

Biorąc pod uwagę elementy zawarte w powyższych definicjach:

• narzędzie wydaje się stanowić twórcze połączenie i ukształtowanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności – własnych (doświadczenie) oraz teoretycznych (literatura),
• narzędzie zostało stworzone w celu ulepszenia procesów i usług – w samej spółce oraz u jej klientów,
• prace nad instrukcją były prowadzone systematycznie,
• został zwiększony zasób wiedzy spółki, jej pracowników oraz klientów,
• stworzono nowe rozwiązania w zakresie zarządzania projektami (nowe w sensie subiektywnym – dla spółki i jej klientów).

Organy podatkowe wydają się bardzo liberalnie podchodzić do interpretacji „zwiększania zasobu wiedzy” oraz „nowych czy ulepszonych procesów lub usług”. W objaśnieniach podatkowych MF z 15.07.2019 r. czytamy np.: Działalność badawczo-rozwojowa to zespół działań podejmowanych w kierunku tworzenia, w tym badań naukowych (nakierowanych na nową wiedzę i umiejętności) oraz prac rozwojowych (nakierowanych na wykorzystanie dostępnej wiedzy i umiejętności), w celu zwiększenia zasobów wiedzy do tworzenia nowych, zmienionych lub usprawnionych produktów, procesów lub usług (również w formie nowych technologii).

Definicja działalności badawczo-rozwojowej wymaga, aby działania, jakie podejmuje podatnik poprzez badania naukowe, zwiększały zasoby wiedzy, natomiast w efekcie prac rozwojowych wystarczy, by podatnik zdobył i wykorzystał aktualnie dostępną wiedzę i umiejętności w celu planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia nowych, zmienionych czy usprawnionych produktów, procesów lub usług. W związku z tym, że ustawodawca dla potrzeb preferencji IP Box, czy też ulgi B+R, nie zdefiniował sformułowania „zwiększenia zasobów wiedzy”, nie jest jasne, czy zasoby wiedzy odnoszą się do wiedzy ogólnej, wiedzy pracowników, wiedzy w przedsiębiorstwie, czy też wiedzy w danej dziedzinie przemysłowej lub naukowej.

Nie ma zatem przeszkód, aby przyjąć, że sformułowanie „zwiększenie zasobów wiedzy” odnosi się wyłącznie do wiedzy danego przedsiębiorstwa, gdyż ustawodawca nie przewidział minimalnego progu skalowalności zwiększenia zasobów wiedzy. Istotny jest element celowościowy w postaci zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania jej do tworzenia nowych zastosowań, niezależnie od tego, czy zastosowania te obejmują wyłącznie jedno przedsiębiorstwo, czy też całe państwo, kontynent lub świat.

W innym miejscu objaśnień stwierdzono: Ponadto uznać należy, iż na potrzeby działalności badawczo-rozwojowej, w stopniu minimalnym, wystarczające jest działanie twórcze na skalę przedsiębiorstwa, tzn. przedsiębiorca we własnym zakresie (w ramach prowadzonych prac badawczo-rozwojowych) opracowuje nowe lub ulepszone produkty, procesy, usługi, nawet jeżeli podobne rozwiązanie zostało już opracowane przez inny podmiot. Zatem twórczość działalności badawczo-rozwojowej może przejawiać się opracowywaniem nowych koncepcji, narzędzi, rozwiązań niewystępujących dotychczas w praktyce gospodarczej podatnika lub na tyle innowacyjnych, że w znacznym stopniu odróżniają się od rozwiązań już funkcjonujących u podatnika.

Przepisy nie są niestety precyzyjne i nie wskazują, czy rozszerzanie wiedzy oraz „nowość” projektowanych procesów mają charakter obiektywny, czy subiektywny, tzn. czy chodzi o wiedzę w ogóle i nowość w ogóle (na rynku, w świecie), czy też wystarczy zwiększenie czyjejkolwiek wiedzy i wprowadzenie nowości u kogokolwiek, nawet jeśli podobna wiedza i rozwiązania już gdzie indziej istnieją. Dopuszczalność tego ostatniego, korzystnego stanowiska opiera się przede wszystkim na liberalnym podejściu fiskusa, któremu zależy na tym, aby ulga B+R była szeroko stosowana. Jednak podejście to może się zmienić, podobnie jak treść objaśnień podatkowych, a wówczas obrona tak korzystnej interpretacji może się okazać trudna, choć oczywiście to, że ma ona podstawę w objaśnieniach podatkowych MF, będzie mocnym argumentem za zachowaniem ulg, z których spółka już zdąży skorzystać, zanim MF zmieni zdanie.

Niestety, występowanie o interpretację indywidualną w kwestii ulgi B+R nie ma większego sensu. W praktyce wygląda to bowiem tak, że po otrzymaniu wniosku KIS zadaje mnóstwo pytań, sformułowanych w taki sposób, że podatnik sam musi odpowiedzieć na większość wątpliwości, które miałaby wyjaśnić interpretacja. Pod rygorem odrzucenia wniosku nakazuje mu się np. zadeklarować, że prowadzi działalność rozwojową, a dane narzędzie ma charakter twórczy. Po udzieleniu odpowiedzi podatnik otrzymuje zwykle potwierdzenie prawidłowości swojego stanowiska, ale nie ma ono większej wartości, gdyż znaczy mniej więcej tyle, że jeśli spełnia warunki, to ulga mu przysługuje.

Jestem zdania, że z liberalnego podejścia fiskusa należy korzystać i spółka powinna rozliczyć koszty stworzenia narzędzia w ramach ulgi B+R. Ważne jest przy tym gromadzenie dowodów (dokumentów, e-maili, opracowań i innych), z których będą jasno wynikały twórczy charakter narzędzia, systematyczność pracy nad nim oraz innowacyjność w skali spółki czy jej klientów.