Doprowadzenie stanu aktywów stwierdzonego drogą inwentaryzacji do stanu na dzień bilansowy

Inwentaryzacja – jak wiadomo – polega na ustaleniu, w sposób udokumentowany, rzeczywistego stanu aktywów i pasywów na określony dzień. Rozdz. 3 uor „Inwentaryzacja” określa zasady inwentaryzacji poszczególnych kategorii składników aktywów i pasywów jednostki.

Inwentaryzację przeprowadza się – co do zasady – na ostatni dzień każdego roku obrotowego, w drodze: spisu z natury rzeczowych składników aktywów, otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń sald należności oraz porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami (art. 26 ust. 1 pkt 1–3 uor), aby na tej podstawie m.in.:

• doprowadzić dane wynikające z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym,
• zapewnić wiarygodność informacji ekonomicznych opartych na danych ksiąg rachunkowych,
• umożliwić rozliczenie osób odpowiedzialnych za powierzone mienie.

Wskazany w pytaniu sposób doprowadzenia stanu stwierdzonego na dzień inwentaryzacji do stanu księgowego stosuje się w razie przeprowadzania inwentaryzacji składników aktywów na inny dzień niż bilansowy. Możliwość taką przewiduje art. 26 ust. 3 pkt 1 uor, zezwalający, aby termin inwentaryzacji składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych nieobjętych bieżącą ewidencją – rozpoczęto nie wcześniej niż 3 mies. przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku.

Przeważnie spis z natury przeprowadza się w dni wolne od pracy, aby nie zakłócać bieżącej działalności. Natomiast stan księgowy z reguły ustala się na ostatni dzień miesiąca. W takim przypadku doprowadzenie wynikającego z inwentaryzacji stanu na ten sam dzień, na jaki wykazano stan w księgach, następuje przez dopisanie lub odpisanie – od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury bądź potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być przy tym ustalony po dniu bilansowym.

Powyższe oznacza, że we wskazanym w art. 26 ust. 3 pkt 1 uor przedziale czasowym (tj. od 1 października do 15 stycznia, w przypadku gdy rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy) można na dowolny dzień przeprowadzić inwentaryzację objętych tym przepisem składników aktywów drogą spisu z natury lub potwierdzenia sald. W celu ustalenia stanu poszczególnych składników aktywów, które zostały zinwentaryzowane na dzień wcześniejszy niż dzień bilansowy (np. 17 listopada) lub późniejszy niż ten dzień (np. 12 stycznia), stan stwierdzony podczas inwentaryzacji odpowiednio:

1) powiększa się o przychody i pomniejsza o rozchody, jakie wystąpiły między dniem spisu lub potwierdzenia salda a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych – jeżeli inwentaryzacja przeprowadzona była przed dniem bilansowym (w okresie 3 mies. przed końcem roku obrotowego, np. 30 listopada),

2) powiększa się o rozchody i pomniejsza o przychody, jakie wystąpiły między dniem bilansowym a dniem spisu lub potwierdzenia salda – jeżeli inwentaryzacja przeprowadzona była po dniu bilansowym (w ciągu 15 dni następnego roku obrotowego, np. 12 stycznia).

Stan aktywów na dzień bilansowy stanowi – uwzględniający rezultaty spisu z natury lub potwierdzenie sald – stan księgowy.

Jeżeli jest to stan na ostatni dzień miesiąca niekończącego roku obrotowego (np. 31 października, 30 listopada), wymaga on skorygowania (drogą odpowiednich zapisów) o przychody i rozchody, jakie wystąpiły w okresie dzielącym dzień bilansowy od dnia uzgodnienia stanu aktywów z wynikami inwentaryzacji.