Dokumenty potwierdzające WDT pobrane z portalu internetowego firmy spedycyjnej

Aby w ogóle można było rozważać WDT objętą stawką 0%, należy mieć pewność, że nabywca jest podatnikiem VAT-UE, czyli ma ważny numer VAT UE. „Ważność” tego numeru trzeba sprawdzić w systemie VIES na dzień przeprowadzenia danej transakcji (www.ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vatResponse.html?locale=pl).

Drugim warunkiem zastosowania zerowej stawki VAT jest przemieszczenie towarów między państwami członkowskimi UE. Mówiąc w uproszczeniu, towar musi opuścić terytorium Polski.

Dopiero gdy te 2 warunki są spełnione (ważny numer VAT UE oraz wywóz towarów z kraju), można sprawdzać, czy są dalsze podstawy do zastosowania preferencyjnej stawki VAT, tj. czy WDT została prawidłowo udokumentowana.

W myśl art. 42 ust. 1 ustawy o VAT WDT podlega opodatkowaniu według stawki 0%, pod warunkiem że przed upływem terminu do złożenia deklaracji VAT-7 podatnik ma w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem WDT zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium innego państwa UE.

Dowody dostarczenia towarów do nabywcy (zgodnie z art. 42 ust. 3 oraz art. 42 ust. 11 ustawy o VAT) to m.in.:

• dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z Polski, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium innego państwa UE – gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),
• specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku,
• korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie,
• dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu,
• dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, wówczas – dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania,
• dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium innego państwa UE.

Powyższe dowody muszą w sposób jednoznaczny potwierdzać, że towar dotarł do odbiorcy w innym kraju UE. Ich forma nie została sprecyzowana, a w takim razie według Op (art. 180 § 1) jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Z oceną dowodów przez US bywa różnie, jednak ostatnio można było zauważyć liberalizację podejścia i akceptowanie skanów czy kserokopii na równi z oryginałami dokumentów. Przykładowo IS w Katowicach w interpretacji z 4.01.2016 (IBPP2/4512-890/15/KO) stwierdziła, że podatnik może posłużyć się (...) np. skanem, kserokopią, e-mailem potwierdzonego CMR oraz e-mailową korespondencją handlową.

Na możliwość posłużenia się dokumentami elektronicznymi w celu skorzystania ze stawki 0% dla WDT wskazała również IS w Poznaniu w interpretacji z 8.01.2014 (ILPP4/443-465/13-5/ISN), stwierdzając, że zasadniczo dopuszczalna jest każda forma dokumentu, byle uprawdopodabniała ona wywóz towarów z terytorium kraju i ich dostarczenie na terytorium innego państwa członkowskiego. W dobie szeroko rozumianej komunikacji technicznej nie ma podstaw do odmawiania mocy dowodowej dokumentowi przesyłanemu np. w formie elektronicznej, skanem czy faksem. Dla zastosowania stawki 0% dla transakcji WDT nie jest konieczne zatem posiadanie danego dokumentu w formie papierowej, wystarczy jego wersja elektroniczna.

Biorąc to pod uwagę, jeżeli zgromadzone przez spółkę dokumenty, pobrane ze strony internetowej spedytora, potwierdzają łącznie wywóz towarów do innego kraju UE i ich odbiór przez nabywcę, to nie ma przeszkód, aby posługiwać się ich wersją elektroniczną. Sugeruję jednak, aby potwierdzenia pobrane ze strony WWW spedytora miały zarchiwizowaną datę (np. print screen, zrzut ekranu). Spory z US często dotyczą momentu potwierdzenia WDT dla celów VAT. Warto mieć dowód, że potwierdzenie to, w formie elektronicznej, dotarło do podatnika we właściwym czasie (tj. w uproszczeniu w ciągu 2 mies. od dnia sprzedaży).