Dokumentowanie WDT w przypadku wywozu towarów przez nabywcę własnym środkiem transportu

Warunki stosowania stawki 0%

WDT co do zasady jest objęta stawką VAT 0% (art. 41 ust. 3 ustawy o VAT). Warunki jej stosowania określa art. 42 tej ustawy. Przepis ten wymaga, by podatnik m.in.:

• dokonał dostawy na rzecz nabywcy mającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo UE właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej, który nabywca podał podatnikowi,
• składając deklarację podatkową, w której wykazał tę dostawę, był zarejestrowany jako podatnik VAT UE,
• dopełnił obowiązku złożenia informacji podsumowującej VAT UE, zawierającej prawidłowe dane dotyczące WDT, zgodnie z wymogami, o których mowa w art. 100 ust. 8 (a ew. uchybienia wyjaśnił na piśmie naczelnikowi US).

Z pytania można wywnioskować, że spółka spełnia te warunki.

Ponadto na mocy art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT warunkiem zastosowania do WDT stawki 0% jest, by podatnik – przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy – miał w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem WDT zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium innego państwa UE. Dokumenty te wymieniono w ustawie o VAT, ale podatnicy mogą też udokumentować WDT zgodnie z rozporządzeniem 282/2011[1].

Wymogi unijnego rozporządzenia

W myśl jego art. 45a ust. 1 do celów stosowania zwolnień ustanowionych w art. 138 dyrektywy 112 (odpowiednik stawki 0% dla WDT) domniemywa się[2], że towary wysłano bądź przetransportowano z państwa członkowskiego do miejsca przeznaczenia znajdującego się poza jego terytorium, ale na terytorium UE, w którymkolwiek z następujących przypadków:

1) sprzedawca wskazuje, że towary zostały wysłane lub przetransportowane przez niego bądź przez osobę trzecią działającą na jego rzecz, oraz sprzedawca jest w posiadaniu:

• co najmniej dwóch niebędących ze sobą w sprzeczności dowodów, o których mowa w art. 45a ust. 3 lit. a rozporządzenia, które zostały wydane przez dwie różne strony niezależne od siebie nawzajem, od sprzedawcy i od nabywcy, albo
• jakichkolwiek pojedynczych dowodów, o których mowa w art. 45a ust. 3 lit. a rozporządzenia, wraz z jakimikolwiek pojedynczymi niebędącymi ze sobą w sprzeczności dowodami, o których mowa w art. 45a ust. 3 lit. b rozporządzenia, potwierdzających wysyłkę lub transport, które zostały wydane przez dwie różne strony niezależne od siebie nawzajem, od sprzedawcy i od nabywcy;

2) sprzedawca jest w posiadaniu następujących dokumentów:

• pisemnego oświadczenia nabywcy[3], potwierdzającego, że towary zostały wysłane lub przetransportowane przez nabywcę bądź osobę trzecią działającą na jego rzecz, oraz wskazującego państwo UE przeznaczenia towarów; takie pisemne oświadczenie określa: datę wystawienia; nazwę lub imię i nazwisko oraz adres nabywcy; ilość i rodzaj towarów; datę i miejsce przybycia towarów; w przypadku dostawy środków transportu, ich numer identyfikacyjny; identyfikację osoby przyjmującej towary na rzecz nabywcy; oraz
• co najmniej dwóch niebędących ze sobą w sprzeczności dowodów, o których mowa w art. 45a ust. 3 lit. a rozporządzenia, które zostały wydane przez dwie różne strony, niezależne od siebie nawzajem, od sprzedawcy i nabywcy, lub jakichkolwiek pojedynczych dowodów, o których mowa w art. 45a ust. 3 lit. a rozporządzenia, wraz z jakimikolwiek pojedynczymi niebędącymi ze sobą w sprzeczności dowodami, o których mowa w art. 45a ust. 3 lit. b rozporządzenia, potwierdzających transport lub wysyłkę, które zostały wydane przez dwie różne strony, niezależne od siebie nawzajem, od sprzedawcy i nabywcy.

Zgodnie z art. 45a ust. 3 rozporządzenia 282/2011 do celów art. 45a ust. 1 jako dowód wysyłki lub transportu są akceptowane:

a) dokumenty odnoszące się do wysyłki lub transportu towarów, takie jak podpisany list przewozowy CMR, konosament, faktura za towarowy przewóz lotniczy bądź faktura od przewoźnika towarów;

b) następujące dokumenty:

• polisa ubezpieczeniowa w odniesieniu do wysyłki lub transportu towarów bądź dokumenty bankowe potwierdzające zapłatę za wysyłkę lub transport towarów,
• dokumenty urzędowe wydane przez organ władzy publicznej, np. notariusza, potwierdzające przybycie towarów do państwa UE przeznaczenia,
• poświadczenie odbioru wystawione przez prowadzącego magazyn w państwie UE przeznaczenia, potwierdzające składowanie towarów w tym państwie.

Z pytania nie wynika, aby spółka miała dokumentację wymaganą przez art. 45a rozporządzenia 282/2011. Niespełnienie warunków określonych w rozporządzeniu nie oznacza jednak, że WDT nie może być objęta stawką 0%. Dostawca może udowodnić, że spełnia warunki jej stosowania, wynikające z ustawy o VAT (zob. interpretacje KIS z 10.02.2020 r., 0112-KDIL4.4012.523.2019.2.TKU, 11.02.2020 r., 0112-KDIL1-3.4012.533.2019.2.TK, i 12.02.2020 r., 0112-KDIL1-3.4012.522.2019.1.AKR).

Wymogi ustawy o VAT

Kwestię dokumentów, wymaganych dla zastosowania stawki VAT 0% w przypadku WDT towarów wywożonych własnym środkiem transportu dostawcy lub nabywcy, reguluje art. 42 ust. 4 ustawy o VAT.

Zgodnie z nim podatnik oprócz dokumentu, o którym mowa w art. 43 ust. 3 pkt 3 (specyfikacji sztuk ładunku), powinien mieć dokument zawierający co najmniej:

1) imię i nazwisko/nazwę oraz adres miejsca zamieszkania/siedziby działalności gospodarczej podatnika dokonującego WDT oraz nabywcy towarów,

2) adres, na który są przewożone towary, w przypadku gdy jest inny niż adres miejsca zamieszkania/siedziby działalności gospodarczej nabywcy,

3) określenie towarów i ich ilości,

4) potwierdzenie przyjęcia towarów przez nabywcę do miejsca, o którym mowa w pkt 1 lub 2, znajdującego się na terytorium innego państwa UE,

5) rodzaj oraz numer rejestracyjny środka transportu, którym towary są wywożone, lub numer lotu – jeżeli towary są przewożone środkami transportu lotniczego.

W myśl art. 42 ust. 11 ustawy o VAT, jeśli posiadane przez podatnika dokumenty, o których mowa w art. 42 ust. 3–5, nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia towaru do nabywcy znajdującego się na terytorium innego państwa UE, dowodami potwierdzającymi WDT mogą być również inne dokumenty wskazujące, że dostawa ta nastąpiła, w szczególności:

• korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie,
• dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu,
• dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie – w takim przypadku inny dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania,
• dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Wystarczy zebrać niektóre dokumenty

Na potwierdzenie wywozu towarów nie jest wymagane posiadanie wszystkich typów dokumentów wymienionych w powyższych przepisach. Dokumenty mają łącznie potwierdzać określony fakt (dostarczenie towaru do innego państwa UE), co oznacza, że zebrane razem mają dać jednoznaczną informację, że określony towar faktycznie dostarczono nabywcy. Dla udokumentowania WDT podatnik może także mieć inne dowody, w formie dokumentów, o których mowa w art. 180 § 1 Op, zgodnie z którym jako dowód należy dopuścić wszystko, co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem (zob. interpretacja KIS z 24.09.2021 r., 0112-KDIL1-3.4012.294.2021.2.JK).

Ustawa o VAT nie uzależnia zastosowania stawki 0% dla WDT od posiadania oryginałów dokumentów w formie papierowej. Można zatem przyjąć, że każda forma jest dopuszczalna, pod warunkiem że autentyczność tych dokumentów została uprawdopodobniona. W dobie szeroko rozwiniętych technik komunikacji nie ma podstaw, aby odmawiać mocy dowodowej dokumentowi sporządzonemu i przesłanemu w formie elektronicznej. Jeżeli zatem jest to dokument udostępniony w formie elektronicznej, e-mail, kserokopia, skan lub faks dokumentu, niebudzący wątpliwości co do jego autentyczności, może on stanowić dowód, o którym mowa w powołanych przepisach ustawy.

Spółka ma oświadczenie nabywcy o wywozie nabytych towarów z Polski do innego państwa UE przy użyciu własnego środka transportu, które zawiera dane wymagane art. 42 ust. 4 ustawy o VAT.

Z pytania wynika też, że spółka dysponuje specyfikacją poszczególnych sztuk ładunku. Ma zapewne również przynajmniej dokumenty potwierdzające dokonanie zapłaty (gotówką). Może zatem zastosować do WDT, o której mowa w pytaniu, zerową stawkę VAT.

Ujęcie w deklaracji

Spółka rozlicza VAT za okresy miesięczne, warto zatem przypomnieć, że w myśl art. 42 ust. 12 pkt 2 ustawy o VAT, jeżeli warunek posiadania odpowiednich dokumentów nie został spełniony przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za okres miesięczny, podatnik nie wykazuje dostawy w ewidencji VAT za ten okres ani za następny. Wykazuje ją w ewidencji za kolejny po następnym okresie rozliczeniowym okres rozliczeniowy, ze stawką właściwą dla dostawy danego towaru w kraju – o ile przed upływem terminu do złożenia deklaracji za ten okres nadal nie ma wymaganych dowodów.

Późniejsze otrzymanie dokumentów potwierdzających wywóz towaru upoważnia podatnika do wykazania WDT ze stawką 0% w ewidencji VAT za okres rozliczeniowy, w którym dostawa ta została dokonana, a także do korekty deklaracji podatkowej oraz odpowiednio informacji podsumowującej (art. 42 ust. 12a ustawy o VAT).