Dodatkowe informacje dla pracowników przy wyjazdach zagranicznych

Dodatkowe IWZ muszą być przekazywane przed każdym wyjazdem zagranicznym na kolejne ponad 4 tyg. Odnosi się to do pojedynczego wyjazdu. Przy badaniu spełnienia tego warunku nie ma podstaw do zliczania łącznego czasu realizacji zadań służbowych poza granicami kraju w ciągu roku.

Od 26.04.2023 r. obok „standardowej” IWZ z art. 29 Kp pracodawca musi pamiętać o przekazaniu pracownikom również dodatkowych informacji w razie niektórych wyjazdów zagranicznych. Dla większości pracodawców to istotna nowość, gdyż wcześniej dodatkowy obowiązek informacyjny był związany ze skierowaniem do pracy na obszarze państwa niebędącego członkiem UE na okres przekraczający miesiąc.

Obecnie przed wyjazdem pracownika do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego poza granicami kraju na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie pracodawca przekazuje mu – niezależnie od informacji z art. 29 Kp – informację w postaci papierowej lub elektronicznej, o której mowa w art. 29¹ Kp, o:

1) państwie lub państwach, w których praca lub zadanie służbowe poza granicami kraju mają być wykonywane,

2) przewidywanym czasie trwania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju,

3) walucie, w której będzie pracownikowi wypłacane wynagrodzenie w czasie wykonywania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju,

4) świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych związanych z wykonywaniem pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju, jeżeli takie świadczenia przewidują przepisy prawa pracy lub wynika to z umowy o pracę,

5) zapewnieniu lub braku zapewnienia powrotu pracownika do kraju,

6) warunkach powrotu pracownika do kraju – w przypadku zapewnienia takiego powrotu.

Obowiązek przekazania dodatkowych IWZ powstaje zarówno w przypadku, gdy jako miejsce pracy pracownika wyznaczono jakikolwiek inny kraj niż Polska, jak i gdy pracownik wyjeżdża w zagraniczną podróż służbową. Jedynym kryterium decydującym o konieczności przekazania tych informacji jest czas trwania wyjazdu. Nie ma już znaczenia, do jakiego kraju udaje się pracownik (UE czy poza UE).

Informacje te są przekazywane przed wyjazdem „na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie”. Ustawodawca wyraźnie odnosi się tu do długości trwania konkretnego wyjazdu, na co wskazuje sformułowane „kolejne tygodnie”. Nie ma zatem podstaw do przyjmowania, że obowiązek informacyjny powstanie, gdy łączny czas kolejnych wyjazdów w trakcie roku przekroczy taki okres. Bez znaczenia pozostaje też to, że celem poszczególnych wyjazdów pracownika jest to samo państwo.

Pamiętać należy, że nieprzekazanie IWZ przy wyjeździe zagranicznym może być podstawą odpowiedzialności wykroczeniowej pracodawcy (patrz art. 281 § 1 pkt 2a Kp). Ta wymaga rażącego naruszenia art. 29¹ Kp. Rażącym naruszeniem jest na pewno nieprzekazywanie wymaganej informacji. O takim naruszeniu nie można jednak mówić w przypadku nieprecyzyjnej informacji.