Centralny system kadrowy wspomoże małych pracodawców

Kolejny pomysł zmniejszenia obciążeń biurokratycznych firm realizuje ustawa z 16.11.2022 r. o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów (DzU poz. 2754), która weszła w życie 23.01.2023 r. System posłuży do zawierania:

• umów uaktywniających do opieki nad dzieckiem do ukończenia 20 tyg. z nianią przez rodziców albo przez samotnego rodzica,
• umów o pracę (na okres próbny, na czas określony i nieokreślony), umów zlecenia i zleceniopodobnych, do których stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu – przez podmiot zatrudniający o statusie:
  • mikroprzedsiębiorcy w rozumieniu art. 7 ust. 1 Pp,
  • nieposiadający statusu mikroprzedsiębiorcy, angażujący maksymalnie 9 osób,
  • rolnika w rozumieniu art. 5 pkt 1 ustawy o ubezpieczeniu społecznym rolników (pełnoletnia osoba fizyczna zamieszkująca i prowadzącą w Polsce, osobiście i na własny rachunek, działalność rolniczą w pozostającym w jej posiadaniu gospodarstwie rolnym, w tym w ramach grupy producentów rolnych, a także osobę, która przeznaczyła grunty prowadzonego przez siebie gospodarstwa rolnego do zalesienia),
  • osoby fizycznej niebędącej ani przedsiębiorcą, ani rolnikiem.

Do nawiązania którejkolwiek ze wskazanych umów za pośrednictwem systemu konieczna będzie zgoda każdej ze stron - zgody nie da się cofnąć. Dostęp do systemu będzie możliwy po zalogowaniu się za pomocą profilu zaufanego na indywidualnym koncie na portalu www.praca.gov.pl bądź www.biznes.gov.pl.

W systemie wskazani pracodawcy będą mogli m.in.:

• zawrzeć, rozwiązać, zmienić ww. umowy, zaewidencjonować ich wygaśnięcie,
• obliczyć wymiar urlopu wypoczynkowego,
• prowadzić i przechowywać dokumentację w postaci elektronicznej,
• wydawać świadectwo pracy,
• obliczać należności podatkowe pracobiorców,
• przekazywać do US informacje o pobranych zaliczkach na PIT,
• przekazywać dane ubezpieczeniowe do ZUS.

Zapewni on również zatrudnionym dostęp do dokumentacji danej umowy, a na żądanie odpowiednio strony umowy, pracownika, byłego pracownika, a razie ich śmierci najbliższego członka rodziny – będzie też można pobrać dokumentację pracowniczą/umowy. Zawarcie/zmiana umowy będzie następować w chwili opatrzenia jej przez strony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub osobistym.

Obsługa danej umowy w systemie skończy się po upływie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym uległa ona rozwiązaniu bądź wygasła. Minister ds. pracy będzie musiał zniszczyć, w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści, dokumentację pracowniczą gromadzoną w systemie – w ciągu 12 mies. po zakończeniu okresu przechowywania, a dokumentację pozostałych umów – po upływie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym uległy one rozwiązaniu albo wygaśnięciu.

Pracodawca, który utracił status uprawnionego do korzystania z programu, będzie musiał wprowadzić tę informację do systemu. System będzie wówczas obsługiwał umowę jeszcze przez 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego dokonania takiego zgłoszenia.

Minister ds. pracy w porozumieniu z ministrem ds. gospodarki muszą udostępnić system w ciągu 3 lat od wejścia ustawy w życie, tj. najpóźniej do 23.01.2026 r. Jednak jest to maksymalny czas na realizację tego obowiązku, a minister ds. pracy ma zakomunikować w swoim dzienniku urzędowym i na BIP termin wdrożenia rozwiązań technicznych umożliwiających korzystanie z systemu – na 30 dni wcześniej. Istnieją zatem szanse, że program ruszy wcześniej niż przed upływem 3 lat obowiązywania ustawy.