Biuro rachunkowe nie może odmówić wydania dokumentacji klienta

Orzekł tak NSA w wyroku z 1.08.2019 (II FSK 2746/17).

W sprawie nie było wątpliwości, że dokumentacja księgowa spółki, w tym za kontrolowany rok 2014, pozostawała w biurze rachunkowym, mimo że współpraca między obiema stronami już się zakończyła. Gdy naczelnik US poprosił o udostępnienie tych dokumentów, przedstawiciel biura rachunkowego oświadczył (telefonicznie), że nie ma prawnych możliwości ich przekazania. Tłumaczył, że biuro nie ma kontaktu ze spółką, a jej zarząd nie wniósł o odbiór dokumentów.

Gdy prezes spółki zgodził się na piśmie na wydanie przez biuro dokumentacji firmy pracownikom organu prowadzącego kontrolę, przedstawiciel biura oświadczył, że swoje stanowisko wyraził telefonicznie i nie ma nic więcej do dodania.

Wezwanie i kara porządkowa

Naczelnik US wezwał więc biuro, na podstawie art. 155 Op, do przedstawienia w terminie 3 dni ksiąg rachunkowych spółki za 2014 oraz dokumentów będących podstawą zapisów w tych księgach. Wezwanie zawierało pouczenie, że niezastosowanie się do niego może skutkować nałożeniem kary porządkowej, w myśl art. 262 § 3 pkt 3 Op. Zgodnie z tym przepisem karę porządkową do 2800 zł stosuje się również do osób, którym podatnik zlecił prowadzenie lub przechowanie ksiąg podatkowych bądź dokumentów będących podstawą zapisów w tych księgach (biura rachunkowe), jeżeli osoby te bezzasadnie odmówią okazania lub nie przedstawią w wyznaczonym terminie ksiąg rachunkowych bądź dokumentów stanowiących podstawę zapisów w tych księgach.

Wysokość maksymalnej kary porządkowej na 2019 wynika z obwieszczenia MF z 7.08.2018 (MP poz. 780). Taka sama będzie obowiązywać w 2020, zgodnie z obwieszczeniem MF z 12.08.2019 (MP poz. 746).

W odpowiedzi na wezwanie przedstawiciel biura rachunkowego poinformował, że będzie zmuszony skierować sprawę do organów ścigania w związku z – jak to określił – wzywaniem przez naczelnika US do popełnienia przestępstwa oraz straszeniem nałożeniem kary porządkowej.

Poinformował, że stroną dla naczelnika US jest spółka, natomiast ani zarząd biura, ani jego pracownicy nie mają od niej pełnomocnictwa. Dodał, że jeżeli kontrolujący okażą takie pełnomocnictwo, to dokumenty zostaną wydane, ale wtedy biuro wystąpi z powództwem cywilnym wobec pełnomocnika, czyli wobec US o zapłatę zaległości spółki wobec biura.

Tego już było za wiele. Naczelnik US nałożył na prezesa biura karę porządkową w maksymalnej wysokości 2800 zł.

Księgi nie mogą być przedmiotem zastawu

Biuro zaskarżyło to postanowienie do WSA w Gliwicach, ale sąd oddalił jego skargę (I SA/Gl 1577/16). Ocenił, że odmowa przedstawienia dokumentacji księgowej spółki przez biuro była całkowicie bezzasadna.

Tak samo orzekł NSA. Powtórzył za sądem I instancji, że celem art. 262 Op jest zdyscyplinowanie uczestników postępowania podatkowego, by przebiegało ono bez zakłóceń i kończyło się w przewidzianym prawem terminie.

Skoro za bezzasadną odmowę okazania w wyznaczonym terminie dokumentów może być ukarany podatnik, to kara porządkowa powinna obejmować także osoby, którym podatnik zlecił prowadzenie lub przechowywanie ksiąg rachunkowych, lub dokumentów będących podstawą zapisów w tych księgach (biura rachunkowe), jeśli osoby te bezzasadnie odmówią okazania lub nie przedstawią w wyznaczonym terminie ksiąg rachunkowych lub dokumentów będących podstawą zapisów w tych księgach – stwierdził NSA.

Za bez znaczenia sąd uznał to, że kontrolowana spółka nie jest już klientem biura. Ważne, że była nim w roku, który jest kontrolowany, a dokumenty za ten rok nadal znajdują się w biurze.

Sąd uznał także, że nie ma znaczenia częściowe zdekompletowanie dokumentacji (jej część została wcześniej wydana córce prezesa kontrolowanej spółki). Biuro powinno – na wezwanie organu – wydać żądaną dokumentację w takim stanie, w jakim ją posiada – pouczył sąd.

Przyznał, że w świetle okoliczności tej sprawy biuro rachunkowe stosuje wobec byłego klienta „swoiste prawo zastawu”, chcąc wymusić na nim uregulowanie zaległości wobec biura. Jednak instytucje prawa cywilnego nie mogą modyfikować obowiązków wynikających z prawa podatkowego. Ewentualne rozliczenia finansowe między biurem a kontrolowaną spółką nie mogą stawać na przeszkodzie wypełnianiu obowiązków wynikających z prawa podatkowego – orzekł NSA.