Archiwizacja e-sprawozdań finansowych

Zgodnie z art. 45 ust. 1f i 1g uor obecnie sf sporządza się wyłącznie w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym osób zobowiązanych – w myśl uor – do ich podpisania. Podpisy warunkują ważność sf. Sf jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS sporządza się przy tym w strukturze logicznej oraz formacie udostępnionych w BIP, na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.

W myśl uor (rozdz. 8 „Ochrona danych”) zbiory danych, w tym ich elementy – sf, dokumentacja przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, księgi rachunkowe, dokumentacja inwentaryzacji oraz dowody księgowe – powinny być przechowywane (archiwizowane) w należyty sposób, tzn. pozwalający na dotarcie w racjonalnym czasie do poszukiwanych danych, i chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem lub zniszczeniem (por. np. art. 71 ust. 1).

Podstawą przyjętych w uor zasad archiwizowania jest – jak się wydaje – założenie, że zbiory danych mają postać papierową. Niemniej uor przewiduje również (art. 71 ust. 2), że w razie prowadzenia ksiąg rachunkowych (domyślnie: oraz sporządzania sf) przy użyciu komputera zbiory mogą przybrać postać danych utrwalonych na informatycznych nośnikach danych. Warunkiem jest jednak zapewnienie:

• trwałości i niezmienności zapisów informacji przez wymagany okres przechowywania oraz
• możliwości łatwego dostępu, odszukania i odczytania (wydruku) dzięki odpowiednim programom, przez które należałoby również rozumieć urządzenia pozwalające na odczytanie danych ustrukturyzowanych w odpowiednich formatach.

Uor przewiduje zarazem (art. 72 ust. 2), że jeżeli system ochrony, w tym przechowywania danych, nie spełnia tych warunków, zapisy danych wymagają wydruku.

Ustawa ta nie określa bezpośrednio zasad przechowywania elementów zbiorów rachunkowości. W myśl jej art. 73 ust. 3 sf za dany rok obrotowy, po jego zatwierdzeniu, przechowuje się (archiwizuje) w oryginalnej postaci, a więc na nośnikach elektronicznych. Względy bezpieczeństwa przemawiają za sporządzeniem kopii zapasowej.

Sf wymaga przekazania do archiwizacji po jego zatwierdzeniu. Obecnie obowiązkowy okres przechowywania zatwierdzonych rocznych sf wynosi co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie[1]. Przykładowo jednostka, której rok kalendarzowy pokrywa się z obrotowym i 30 czerwca roku następnego (np. 2019) zatwierdziła roczne sf, sporządzone za rok poprzedni (np. 2018), przekazuje je do przechowania w lipcu 2019 r., a minimalny okres przechowywania biegnie od 1.01.2020 r. i trwa co najmniej 5 lat, tj. do końca grudnia 2024 r.

Również sf sporządzone za lata rozpoczynające się przed 1.01.2019 r. podlegają przechowywaniu przez co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie. Skrócenie okresu przechowywania zatwierdzonego sf nie oznacza konieczności jego wyłączenia z archiwum z chwilą upływu tego okresu lub zniszczenia tego sf. Dbałość o wizerunek i kultywowanie tradycji (historii) firmy przemawia raczej za długoletnim przechowywaniem rocznych sprawozdań.

Wraz z sf – choć uor o tym nie mówi – przechowuje się w postaci elektronicznej sprawozdanie z badania tego sf opatrzone kwalifikowanym, elektronicznym podpisem biegłego rewidenta.

Także zatwierdzone sprawozdanie z działalności jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS (obejmujące również oświadczenia o stosowaniu ładu korporacyjnego i informacjach niefinansowych), sporządzone w postaci elektronicznej, przechowuje się w tej postaci przez 5 lat, identycznie jak sf (art. 49 ust. 7 uor).

Nie ma potrzeby przechowywania papierowej kopii sporządzonego w postaci elektronicznej sf i/lub sprawozdania z działalności, gdyż przechowaniu podlegają oryginały tych sprawozdań, te zaś mają postać elektroniczną, co dotyczy również figurujących na nich podpisów.

Te same zasady stosuje się, w przypadku gdy sf wraz z innymi elementami dokumentacji systemu rachunkowości zostanie przekazane innej jednostce, świadczącej usługi przechowywania dokumentów.