Pomoc dla małych pracodawców w postaci e-Umów rusza w styczniu

Inauguracja niebawem

Zgodnie z nią użytkowanie systemu jest możliwe po uwierzytelnieniu za pośrednictwem:

• systemu teleinformatycznego umożliwiającego wnoszenie wniosków w postaci elektronicznej do publicznych służb zatrudnienia, poprzez portal praca.gov.pl prowadzony przez resort pracy, albo

• systemu Punktu Informacji dla Przedsiębiorcy, poprzez portal biznes.gov.pl zawiadywany przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii.

MRPiPS miało 3 lata na przygotowanie systemu (tj. do 23.01.2026 r.), ale jednocześnie musiało najpóźniej na 30 dni wcześniej uprzedzić we własnym dzienniku urzędowym oraz BIP o terminie wdrożenia rozwiązań technicznych umożliwiających udostępnienie systemu. W komunikacie z 5.12.2025 r. (DzUrz MRPiPS poz. 34) poinformowano, że przypada on na 7.01.2026 r., ale zastrzeżono jednoczesne sukcesywne udostępnianie funkcjonalności systemu poprzez Punkt Informacji dla Przedsiębiorcy dopiero od 23.01.2026 r.

Jakie umowy

W świetle uzasadnienia do projektu ustawy system służy do obsługi prostych umów zawieranych przez małych pracodawców. Stąd umożliwia sporządzenie w formie elektronicznej tylko: umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług, do której na mocy art. 150 Kc stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu (tzw. zleceniopodobnej), oraz umowy uaktywniającej z nianią do opieki nad dzieckiem do ukończenia 20 tyg. przez obojga rodziców albo przez samotnego rodzica. Jest dedykowany najmniejszym podmiotom zatrudniającym:

• mikroprzedsiębiorcy w rozumieniu art. 7 ust. 1 ustawy z 6.03.2018 r. – Prawo przedsiębiorców (tekst jedn. DzU z 2025 r. poz. 1480), czyli przedsiębiorcy, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych: zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników i osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 mln euro lub tej wartości nie przekroczyły sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat,

• podmiotowi nieposiadającemu statusu mikroprzedsiębiorcy, angażującemu maksymalnie 9 osób,

• rolnikowi w rozumieniu art. 6 pkt 1 ustawy z 20.12.1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników (tekst jedn. DzU z 2025 r. poz. 1770), którym jest pełnoletnia osoba fizyczna, która zamieszkuje w Polsce oraz w posiadanym gospodarstwie rolnym prowadzi osobiście i na własny rachunek działalność rolniczą (w tym w ramach grupy producentów rolnych) albo jego grunty przeznaczyła do zalesienia,

• osobie fizycznej niebędącej ani przedsiębiorcą, ani rolnikiem.

Nawiązanie wskazanych umów jest dobrowolne; obecnie żadna ze stron nie może cofnąć wyrażonej na to zgody, jednak trwają prace legislacyjne, które mają pozwolić na jej wycofanie w każdej chwili (o czym jest mowa dalej).

Pracodawca, zleceniodawca i rodzic mają obowiązek oznajmić osobie ubiegającej się o zatrudnienie chęć obsługi oferowanej mu umowy w systemie e-Umowy. Do zawarcia umowy dochodzi po wypełnieniu gotowego elektronicznego formularza oraz opatrzeniu go przez obie strony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub zaufanym, który zyskuje rangę równoważną podpisowi własnoręcznemu (art. 5 ust. 4 i 5 ustawy).

Co jeszcze oferuje system

W e-Umowach strony mogą również m.in.:

• zawrzeć, rozwiązać, zmienić ww. umowy, obsłużyć ich wygaśnięcie (też w drodze gotowego formularza elektronicznego),

• obliczyć wymiar urlopu wypoczynkowego,

• prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą i umowy cywilnej w postaci elektronicznej,

• sporządzić świadectwo pracy,

• ustalić należności podatkowe pracobiorców,

• przekazywać do US informacje o pobranych zaliczkach na PIT i do ZUS dane ubezpieczeniowe.

Korekta umowy też następuje z chwilą opatrzenia przez strony elektronicznego formularza aneksu kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub zaufanym. Program zapewnia stronom bieżący dostęp do umowy, a dodatkowo informuje:

• pracodawcę – o obowiązku wydania pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia w ciągu 7 dni od dopuszczenia go na stanowisko,

• osobę zwalnianą – o warunkach uzyskania zasiłku dla bezrobotnych i ubezpieczenia zdrowotnego.

Pracownik, zleceniobiorca i niania mogą też za jego pośrednictwem składać na gotowych elektronicznych formularzach oświadczenia woli co do ochrony ich danych osobowych, wnioski dotyczące korzystania z opieki nad dzieckiem do lat 14, z urlopu okolicznościowego lub bezpłatnego albo inne dokumenty związane z umową. Zmianę danych osobowych czy przyjęcie wskazanych dokumentów system anonsuje, wysyłając potwierdzenie na adres poczty elektronicznej strony bądź ewentualnie na jej żądanie – SMS-em.

Na żądanie odpowiednio strony umowy, pracownika, byłego pracownika, a w razie ich śmierci najbliższego członka rodziny – zainteresowany ma prawo wystąpić o udostępnienie dokumentacji pracowniczej/umowy.

Ile czasu trwa obsługa

Ewidencja danej umowy w systemie skończy się po upływie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym uległa ona rozwiązaniu bądź wygasła. Minister ds. pracy będzie musiał zniszczyć, w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści, dokumentację pracowniczą gromadzoną w systemie – w ciągu 12 mies. po zakończeniu okresu przechowywania, a dokumentację pozostałych umów – po upływie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym uległy one rozwiązaniu albo wygaśnięciu.

Pracodawca, który utracił status uprawnionego do korzystania z programu, będzie musiał wprowadzić tę informację do systemu. Ten będzie wówczas obsługiwał umowę jeszcze przez 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego dokonania takiego zgłoszenia.

Idą zmiany

Uwaga: rząd pracuje nad projektem nowelizacji ustawy, która ma m.in. umożliwić dostęp do systemu wszystkim pracodawcom oraz rozszerzyć jego funkcjonalności. W projekcie planuje się jeszcze zawieranie i obsługę elektroniczną np. umowy o pracę zawartej poza systemem (np. na piśmie) i jej dokumentacji. Za jego pośrednictwem będzie też można nawiązywać inne umowy, np. szkoleniową, o zakazie konkurencji, o współodpowiedzialności materialnej pracowników czy o wolontariat. Udostępnione zostaną także nowe funkcjonalności programu, np. ułatwienia w zatrudnianiu niepełnosprawnych czy cudzoziemców. Przede wszystkim jednak projekt zakłada, że każda strona będzie mogła w dowolnej chwili zrezygnować z obsługi systemu.

Projekt opublikowano na platformie Rządowego Centrum Legislacji, jest on na etapie Stałego Komitetu Rady Ministrów. W opinii pracodawców i ekspertów modyfikacje nim przewidziane skuszą prawdopodobnie mniejszych pracodawców, zatrudniających do 20 osób. Więksi zainwestowali w kompatybilne systemy kadrowo-płacowe i trudno, by z nich zrezygnowali na rzecz systemu e-Umowy, który jest co najwyżej uproszczonym narzędziem kadrowym.