Zwrot kosztów podróży menedżera – czasem trzeba potrącić składkę zdrowotną
Renata Majewska
Prawnik, ekspert prawa pracy, specjalizuje się w obliczaniu wynagrodzeń w ujęciu praktycznym.
Autor kilkuset artykułów z dziedziny szeroko pojętego prawa pracy, szczególnie ustalania wynagrodzeń i dodatkowych świadczeń oraz kalkulacji płac dla pracowników sfery budżetowej.
Doświadczony wykładowca i szkoleniowiec, właściciel firmy szkoleniowej Biuro Kadr i Płac
Wynika tak m.in. z interpretacji ZUS z 8.05.2024 r. (DI/100000/43/219/2024). O jej wydanie wystąpiła spółka prawa handlowego z branży robót budowlanych, mająca 2-osobowy zarząd. Jeden z członków jej zarządu sprawuje funkcję na mocy umowy o zarządzanie, będącej umową o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu.
Umowa zapewnia mu m.in. zwrot kosztów podróży służbowych z miejsca zamieszkania (innego niż miejsce siedziby spółki-zleceniodawcy) do siedziby spółki oraz z miejsca zamieszkania lub siedziby spółki do innych miejscowości. Spółka refunduje koszty:
- przemieszczania się prywatnym autem, w tym paliwa zużytego w celu realizacji umowy – według ewidencji przebiegu pojazdu sporządzanej przez menedżera, a stawka zwrotu za 1 km przebiegu auta nie przekracza limitów z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy; DzU Nr 27, poz. 271 ze zm.),
- podróży w razie potrzeby innym środkiem transportu (np. pociągiem, autokarem, samolotem, taksówką), noclegów i innych opłat związanych z podróżą (np. bilety wstępu na konferencje, opłaty za bagaż, za przejazd płatnymi drogami i autostradami, za parkowanie) – w kwotach faktycznie poniesionych i udokumentowanych fakturami, rachunkami, biletami i oświadczeniami.
Zwracane kwoty zawsze mieszczą się limitach wskazanych we właściwych przepisach.
Zbieg tytułów do ubezpieczeń
Z racji umowy zatrudnieniowej członek zarządu nie podlega ubezpieczeniom społecznym, a jedynie zdrowotnemu, bo prowadzi jeszcze działalność gospodarczą o innym profilu. Dochodzi więc do zbiegu tytułów do ubezpieczeń, określonego w art. 9 ust. 2a usus.
Od wypłacanych mu świadczeń delegacyjnych spółka nie odprowadza składek zdrowotnych. Powołuje się przy tym na § 2 ust. 1 pkt 15 i § 4 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia składkowego, w myśl którego do podstawy wymiaru składek nie wlicza się diet i innych należności z tytułu podróży zleceniobiorcy – do wysokości określonej w rozporządzeniu MPiPS z 13.01.2013 r. w sprawie należności przysługującym pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 2190; dalej rozporządzenie delegacyjne).
Nabrała jednak wątpliwości, czy słusznie. Zapytała również, jak miałaby postępować, gdyby członek zarządu podlegał ubezpieczeniom społecznym z racji umowy (np. po wykreśleniu swojej firmy z CEIDG).
Nie ma składek społecznych, nie ma ulgi
ZUS uznał, że do umowy o zarządzanie nieobjętej – z uwagi na zaistniały zbieg tytułów – ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi, nie stosuje się rozporządzenia składkowego. Dlatego menedżer nie może korzystać ze zwolnienia określonego w § 2 ust. 1 pkt 15 tego rozporządzenia. Wypłacane mu zwroty kosztów za podróże odbyte w celu realizacji funkcji członka zarządu wchodzą zatem do podstawy wymiaru składki zdrowotnej.
Jednocześnie ZUS wskazał, że sytuacja się zmieni, jeśli menedżer zlikwiduje wykonywaną dodatkową działalność gospodarczą. Zacznie wtedy podlegać ubezpieczeniom społecznym z tytułu umowy o zarządzanie, co poskutkuje objęciem jej zakresem rozporządzenia składkowego (w tym § 2 ust. 1 pkt 15). W konsekwencji jeśli refundowane członkowi zarządu wydatki poniesione w celu realizacji umowy o zarządzanie (koszty podróży, zakwaterowania itd.) będą się mieścić w limitach z rozporządzenia, to nie powinny być uwzględniane w podstawie wymiaru składek społecznych, jak i zdrowotnej.
Kwoty nadwyżek ponad te limity zleceniodawca ma natomiast obowiązek doliczyć osobie świadczącej usługi zarządzania do jej pozostałych przychodów (…), a następnie od łącznej wartości naliczyć składki.
Skróty w artykułach
- dyrektywa 112 – dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (DzUrz UE L 347 z 11.12.2006 r.)
- dyrektywa 2013/34/UE – dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/34/UE z 26.06.2013 r. w sprawie rocznych sprawozdań finansowych, skonsolidowanych sprawozdań finansowych i powiązanych sprawozdań niektórych rodzajów jednostek (...) (DzUrz UE L 182 z 29.06.2013 r.)
- Kc – ustawa z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (DzU z 2023 r. poz. 1610)
- KIMSF – interpretacje Komitetu ds. Interpretacji Międzynarodowej Sprawozdawczości Finansowej
- Kks – ustawa z 10.09.1999 r. Kodeks karny skarbowy (DzU z 2023 r. poz. 654)
- Kp – ustawa z 26.06.1974 r. Kodeks pracy (DzU z 2023 r. poz. 1465)
- Kpc – ustawa z 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (DzU z 2023 r. poz. 1550)
- Ksh – ustawa z 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (DzU z 2022 r. poz. 1467)
- KSR – Krajowe Standardy Rachunkowości
- MSR – Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (ang. International Accounting Standards) wydawane od 2002 r. jako MSSF
- MSSF – Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (ang. International Financial Reporting Standards)
- Op – ustawa z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (DzU z 2023 r. poz. 2383)
- Ppsa – ustawa z 30.08.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU z 2023 r. poz. 1634)
- rozporządzenie o instrumentach finansowych – rozporządzenie Ministra Finansów z 12.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych (DzU z 2017 r. poz. 277)
- rozporządzenie o konsolidacji – rozporządzenie Ministra Finansów z 25.09.2009 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania przez jednostki inne niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji skonsolidowanych sprawozdań finansowych grup kapitałowych (DzU z 2017 r. poz. 676)
- rozporządzenie składkowe – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU z 2023 r. poz. 728)
- rozporządzenie z 13.09.2017 r. – rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (DzU z 2020 r. poz. 342)
- specustawa – ustawa z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 1327)
- uobr – ustawa z 11.05.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (DzU z 2023 r. poz. 1015)
- uor – ustawa z 29.09.1994 r. o rachunkowości (DzU z 2023 r. poz. 120)
- updof – ustawa z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2022 r. poz. 2647)
- updop – ustawa z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2022 r. poz. 2587)
- upol – ustawa z 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (DzU z 2023 r. poz. 70)
- US GAAP – Amerykańskie Standardy Rachunkowości (ang. Generally Accepted Accounting Principles)
- ustawa akcyzowa – ustawa z 6.12.2008 r. o podatku akcyzowym (DzU z 2023 r. poz. 1542)
- ustawa emerytalna – ustawa z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1251)
- ustawa KAS – ustawa z 16.11.2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (DzU z 2023 r. poz. 615)
- ustawa o KRS – ustawa z 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z 2023 r. poz. 685)
- ustawa o PCC – ustawa z 9.09.2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (DzU z z 2023 r. poz. 170)
- ustawa o VAT – ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (DzU z 2023 r. poz. 1570)
- ustawa o zfśs – ustawa z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2023 r. poz. 998)
- ustawa zasiłkowa – ustawa z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2022 r. poz. 1732)
- ustawa zdrowotna – ustawa z 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2022 r. poz. 2561)
- usus – ustawa z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1230)
- uzpd – ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
- Założenia koncepcyjne MSSF – Założenia koncepcyjne sprawozdawczości finansowej (Conceptual Framework for Financial Reporting)
- CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
- EOG – Europejski Obszar Gospodarczy
- FEP – Fundusz Emerytur Pomostowych
- FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
- FP – Fundusz Pracy
- FS – Fundusz Solidarnościowy
- IASB – Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości
- IS – izba skarbowa
- KAS – Krajowa Administracja Skarbowa
- KIS – Krajowa Informacja Skarbowa
- KNF – Komisja Nadzoru Finansowego
- KRBR – Krajowa Rada Biegłych Rewidentów
- KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
- KSB – Krajowe Standardy Badania
- MF – Minister Finansów
- MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
- MRiF – Minister Rozwoju i Finansów
- MRiPS – Minister Rodziny i Polityki Społecznej
- MSiG – Monitor Sądowy i Gospodarczy
- NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
- PANA – Polska Agencja Nadzoru Audytowego
- PIBR – Polska Izba Biegłych Rewidentów
- PKD – Polska Klasyfikacja Działalności
- pkpir – podatkowa księga przychodów i rozchodów
- PPK – pracownicze plany kapitałowe
- RM – Rada Ministrów
- SA – sąd apelacyjny
- sf – sprawozdanie finansowe
- skok – spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa
- SN – Sąd Najwyższy
- SO – sąd okręgowy
- TK – Trybunał Konstytucyjny
- TSUE – Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej
- UCS – urząd celno-skarbowy
- UE – Unia Europejska
- US – urząd skarbowy
- WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
- WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
- WSA – wojewódzki sąd administracyjny
- zfśs – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
