Na opracowanie procedury przyjmowania zgłoszeń sygnalistów jest czas do końca roku

Od kiedy nowe obowiązki

25.09.2024 r. wiele firm, w tym także biura rachunkowe, doradcy podatkowi, biegli rewidenci, musi uruchomić system zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów o naruszeniach prawa. Ustawa z 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów (DzU poz. 928), wprowadzająca taki obowiązek i związane z nim obowiązki opracowania procedury dokonywania zgłoszeń i podejmowania działań następczych (w tym wskazania w niej kanału zgłoszeń), prowadzenia rejestru zgłoszeń, a także zapewnienia bezpieczeństwa sygnalistom, wchodzi w życie tego dnia i nie zawiera żadnych regulacji przejściowych odnoszących się do wcześniejszego czy też późniejszego stosowania niektórych jej przepisów w tym zakresie. Stąd większość ekspertów wskazuje, że – aby system zgłoszeń wewnętrznych mógł skutecznie działać – podmioty zobowiązane do stosowania ustawy już 25.09.2024 r. powinny mieć opracowaną procedurę zgłoszeń wewnętrznych.

Szkopuł jednak w tym, że musi ona zostać przyjęta w trybie określonym w ustawie, która wymaga m.in. konsultacji z przedstawicielami pracowników i informowania ich z odpowiednim wyprzedzeniem o podjętych działaniach, a tryb ten nie obowiązuje, dopóki ustawa nie weszła w życie. Za brak procedury grozi kara grzywny do 5 tys. zł (zgodnie z Kodeksem wykroczeń), stąd pojawia się pytanie, czy firmy, które 25 września br. nie będą mieć odpowiedniej procedury, mogą być za to ukarane.

Ostateczny termin to 1 stycznia, ale można przygotować wcześniej

Odpowiadając na to pytanie MRPiPS wskazało, że zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy przepisy dotyczące zgłoszeń wewnętrznych stosuje się do podmiotu prawnego, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Powołana ustawa wejdzie w życie (…) 25 września br. (z wyjątkiem przepisów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych, które wejdą w życie (…) 25 grudnia br.). Z uwagi więc na fakt, że obowiązek ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych dotyczy podmiotów prawnych, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób, podmioty prawne powinny ustalić ww. procedurę najpóźniej w dniu 1.01.2025 r.  

Jednocześnie resort pracy przypomniał, że vacatio legis między publikacją ustawy a jej wejściem w życie to czas, w którym ustawa już obowiązuje, ale nie wywiera jeszcze skutków prawnych wobec adresatów norm prawnych. W okresie 3 miesięcznego vacatio legis podmioty prawne mogą więc podjąć działania zmierzające do wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, w tym przykładowo rozpocząć proces konsultacji ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników. Podmiot prawny powinien więc samodzielnie oszacować okres niezbędny do wprowadzenia ww. procedury na czas, tj. najpóźniej 1.01.2025 r. Od tego dnia będzie także obowiązywała sankcja karna za brak ustanowienia procedury (art. 58 ustawy). 

Biura rachunkowe z procedurą, bez względu na liczbę zatrudnionych

Inną kwestią mogącą budzić wątpliwości jest to, czy procedura zgłoszeń wewnętrznych musi być przygotowana także przez biura rachunkowe, doradców podatkowych i biegłych rewidentów zatrudniających mniej niż 50 osób (przy czym zatrudnienie należy rozumieć szeroko, uwzględniając pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie, jeżeli nie zatrudniają do niej innych osób).

Nie ulega kwestii, że te podmioty – bez względu na stan zatrudnienia – mają obowiązek przyjmowania zgłoszeń sygnalistów, choć zasadniczo ciąży on tylko na firmach zatrudniających co najmniej 50 osób. Ustawa w art. 23 ust. 1 stanowi, że przepisy rozdziału o zgłoszeniach wewnętrznych stosuje się właśnie do takich podmiotów. Jednocześnie jej art. 23 ust. 3 wskazuje, że próg 50 osób, o którym mowa w ust. 1, nie ma zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych UE wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937, a zatem m.in. do biur rachunkowych, doradców podatkowych i biegłych rewidentów. Można z tego wyciągnąć wniosek, że przepisy rozdziału o zgłoszeniach wewnętrznych mają do nich zastosowanie bez względu na to, ile osób podmioty te zatrudniają. Jednym z tych przepisów jest natomiast art. 24 ust. 2, mówiący, że podmiot, na rzecz którego wykonuje pracę zarobkową mniej niż 50 osób, a także podmioty, o których mowa w art. 23 ust. 5, mogą ustalić procedurę zgłoszeń wewnętrznych. Mogą, a zatem nie muszą.

Resort pracy uważa jednak, że z art. 23 ust. 3 wynika (…) wyraźnie, iż w przypadku podmiotów prawnych wskazanych w ust. 3 nie obowiązuje próg 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz tego podmiotu, obligujący do ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Oznacza to obowiązek utworzenia kanału zgłoszeń wewnętrznych przez ten podmiot niezależnie od liczby osób wykonujących pracę na jego rzecz. W tym przypadku nie może mieć więc zastosowania art. 24 ust. 2 ustawy, gdyż byłoby to sprzeczne z normą szczególną zawartą dla wymienionych podmiotów w art. 23 ust. 3.