Korekta archiwalnych dokumentów rozliczeniowych w ZUS

Aby móc skorygować dokumenty rozliczeniowe przez PUE ZUS, muszą się one znajdować na koncie płatnika. W zakładce „Dokumenty w ZUS” w panelu płatnika są dostępne aktualne dokumenty zgłoszeniowe oraz dokumenty rozliczeniowe z ostatnich 17 mies. (miesiąc bieżący i 16 mies. wstecz). Chcąc skorygować deklaracje i raporty za wcześniejsze okresy, należy zawnioskować o dokumenty archiwalne. Jeśli płatnik zacznie przygotowywać dokumenty korygujące w PUE, nie mając dokumentów korygowanych na swoim koncie, wyświetli się błąd krytyczny z kodem 66004001 i opisem jak wyżej. Oczywiście nie musi to oznaczać, iż dokumenty za dany okres nie zostały wysłane do ZUS, tylko że nie znajdują się na koncie płatnika. Błąd ten pojawi się także, jeżeli dokumenty rozliczeniowe nie zostały złożone. Wtedy trzeba je przesłać (w trybie złożenia, nie korekty).

Jeśli wiemy, że dokumenty były składane, możemy zamówić przez PUE dane archiwalne (nie mając co do tego pewności, można zawnioskować o takie dane, a gdy dokumenty nie były składane, pojawi się komunikat o braku danych archiwalnych). Co ważne, zamawianie danych archiwalnych dotyczy tylko dokumentów rozliczeniowych. Nie można złożyć analogicznego zamówienia dla dokumentów zgłoszeniowych.

W celu zamówienia danych archiwalnych należy skorzystać z opcji „Zamów dane archiwalne” w zakładce „Dokumenty w ZUS” w panelu ePłatnik.

Płatnik oferuje możliwość zamówienia danych archiwalnych za cały wybrany rok lub za zdefiniowany zakres czasowy. Przy zamawianiu danych archiwalnych dla zakresu czasowego sprawdzane są daty zamówienia, tak aby okres zamawianych danych nie pokrywał się z danymi aktualnymi. Zamówienie może jednorazowo obejmować okres do 12 mies. Wyjątek stanowią dane dotyczące członkostwa w OFE.

Realizacja zamówienia na dane archiwalne odbywa się w trybie off-line – na dostęp do zamówionych danych użytkownik musi poczekać do 48 godz. (o czasie oczekiwania informuje komunikat, który wyświetli się przy składaniu zamówienia). Po zamówieniu danych płatnik otrzymuje na swoją skrzynkę z wiadomościami (Panel ogólny/Dokumenty i wiadomości/Wiadomości) komunikat potwierdzający złożenie zamówienia. Po zrealizowaniu zamówienia na tę samą skrzynkę przyjdzie komunikat o udostępnieniu dokumentów. Zamówione archiwalne dokumenty rozliczeniowe będą dostępne przez 30 dni w zakładce „Dokumenty w ZUS”. Po tym okresie zostaną usunięte z widoku. Wcześniej płatnik może je pobrać na dysk swojego komputera.

Aby móc wykonać korektę, należy w zakładce „Dokumenty w ZUS” wybrać opcję „Pobierz komplet rozliczeniowy”. Po zaznaczeniu właściwej deklaracji lub raportu pobierany jest cały komplet ze wszystkimi wcześniej wykonanymi korektami. Pobrane dokumenty będą udostępnione w widoku „Dokumenty wysłane”. W ten sposób zostają pobrane z systemu ZUS do bazy ePłatnik. Dopiero mając komplet rozliczeniowy w naszej bazie, możemy go skorygować.

W trakcie weryfikacji korekt archiwalnych dokumentów rozliczeniowych pobranych z systemu ZUS może się pojawić ostrzeżenie z kodem 69003704 i opisem „Deklaracja została wyliczona na podstawie raportów skierowanych do kontroli”. Nie blokuje to możliwości wysyłki dokumentów, informuje jedynie, że będą one weryfikowane przez pracowników ZUS w trakcie kontroli wewnętrznej (w ZUS, nie w siedzibie płatnika), co często się zdarza, gdy

raporty korygujące różnią się podstawą wymiaru od korygowanych. Nie musi to oznaczać żadnych błędów w samym komplecie rozliczeniowym ani wiązać się z kontaktem z ZUS.

Kolejne ostrzeżenie, które może się pojawić przy korekcie, to ostrzeżenie z kodem 69003501 i opisem „W komplecie korygującym znajdują się powtórzone raporty”. Gdy komplet rozliczeniowy zawiera kilka raportów, za kilku ubezpieczonych, a korygowana jest tylko część z nich, pojawi się ostrzeżenie o „powtórzonych raportach”, czyli takich, które zawierają taką samą treść jak komplet korygowany. Nie blokuje to możliwości wysyłki i nie oznacza, że w komplecie jest błąd.

Po wysyłce dokumentów zawsze warto pobrać je na dysk komputera, aby mieć do nich dostęp bez konieczności wnioskowania o dokumenty archiwalne z ZUS.