Fikcja doręczenia przy e-doręczeniach – skutki odbioru korespondencji po terminie

Domniemanie doręczenia

Art. 42 ust. 1 pkt 1 ude stanowi, że w przypadku odebrania korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych (ADE) podmiotu niepublicznego, korespondencja jest doręczona we wskazanej w dowodzie otrzymania chwili odebrania korespondencji.

Z kolei z ust. 2 wynika, że jeżeli adresat nie odebrał pisma przed upływem 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, korespondencję uznaje się za doręczoną w dniu następującym po upływie 14 dni od wskazanego w dowodzie otrzymania dnia wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego.

Sprawa wydaje się prosta – jeżeli pismo nie zostanie odebrane w ciągu 14 dni, przyjmuje się – jak w przypadku zwykłych pism – domniemanie doręczenia.

Wówczas, nawet jeśli pismo zostanie faktycznie odebrane po tym terminie, za datę jego doręczenia uznaje się datę domniemanego doręczenia i to od tej daty biegną terminy, np. do złożenia odwołania.

Faktyczny odbiór po doręczeniu zastępczym

Problem powstaje właśnie wtedy, gdy po terminie domniemanego doręczenia pismo zostanie faktycznie odebrane. O ile podmiot publiczny będący nadawcą pisma ma informację zarówno o dacie domniemanego doręczenia, jak i o dacie faktycznego odbioru pisma, o tyle odbiorcy udostępniany jest tylko dowód otrzymania.

Zgodnie z art. 41 ust. 1 pkt 1 i 3 ude dowód otrzymania jest wystawiany po:

odebraniu korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego,

upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu.

Również § 12 ust. 1 i 2 „Regulaminu świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej” Poczty Polskiej stanowi, że przesyłkę w ramach realizacji PURDE doręcza się adresatowi pod wskazany ADE i uważa się ją za doręczoną podmiotowi niepublicznemu:

• w chwili odebrania przesyłki przekazanej na jego ADE,
• w dniu następującym po upływie 14 dni od wskazanego w dowodzie otrzymania dnia wpłynięcia korespondencji na jego ADE.

Zamieszanie z dowodem otrzymania

Z logicznego punktu widzenia, jeśli dojdzie do domniemania doręczenia, powinien być automatycznie wystawiony dowód otrzymania ze wskazaniem daty doręczenia pisma przypadającej 14 dnia od wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych.

Jednak w praktyce adresat, jeżeli odbierze pismo po tym dniu, może uzyskać dowód otrzymania ze wskazaniem jako daty doręczenia pisma dnia faktycznego odbioru.

W takim przypadku można obalić fikcję doręczenia. Otrzymany przez adresata dowód doręczenia jest dokumentem urzędowym, a taki dokument – zgodnie z art. 194 § 1 Op – stanowi dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone. Obowiązuje też zasada rozstrzygania na korzyść strony wątpliwości co do stanu faktycznego.

Jeśli np. organ podatkowy uzna, przyjmując za datę doręczenia pisma datę fikcyjnego doręczenia, że pismo zostało wniesione po terminie, strona może skutecznie zakwestionować takie działanie organu, powołując się na posiadany dowód otrzymania, z którego wynika inna data doręczenia.