Dane z nieaktualnych orzeczeń o niepełnosprawności trzeba sukcesywnie usuwać

Podstawa uprawnień

Wątpliwości wynikały m.in. z tego, że część orzeczeń o niepełnosprawności to orzeczenia terminowe (np. wydane na 5 lat). Po upływie okresu ich ważności pracownicy dostarczają nowe. W tej sytuacji co do zasady cel, dla którego stare orzeczenie było przetwarzane (dodatkowe uprawnienia pracownika), ustał i należałoby usunąć lub zanonimizować zawarte w nim dane osobowe.

Pojawia się jednak problem, gdyby kontrolę w firmie chciała przeprowadzić np. Państwowa Inspekcja Pracy. Kontrolując akta pracownicze (które przechowuje się 50 lub 10 lat w zależności od daty zatrudnienia pracownika), kontrolujący będą chcieli znać np. podstawę udzielania pracownikowi dodatkowego urlopu w okresie, kiedy jego niepełnosprawności określało orzeczenie, którego termin już upłynął.

UODO wskazał, że do przechowywania przez pracodawcę danych osobowych zawartych w orzeczeniach o niepełnosprawności odnoszą się przepisy szczególne – ustawy z 27.08.1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jedn. DzU z 2024 r. poz. 44). Zgodnie z jej art. 2b ust. 7 pracodawcy, podmioty i osoby realizujące zadania wynikające z ustawy:

• przechowują dane osobowe wyłącznie przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne i w zakresie koniecznym do realizacji celów przetwarzania danych osobowych oraz
• dokonują przeglądu przydatności przetwarzania danych osobowych nie rzadziej niż co 5 lat.

Dopóki jest cel przetwarzania

Jednocześnie UODO przypomniał, że zgodnie z zasadą ograniczenia przechowywania (retencji) – sformułowaną w art. 5 ust. 1 lit. e rozporządzenia RODO – dane osobowe muszą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dotyczą, przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do celów, w których są one przetwarzane.

Konkludując, UODO uznał, że nie ma sztywnego, ustalonego odgórnie okresu przetwarzania ww. danych. Przepisy wskazują jedynie, że okres ten powinien być determinowany celem, w jakim dane osobowe są konieczne do ich przetwarzania. Stanowią one jednak dla administratora wskazówkę, którą ma się kierować w przypadku dokonywania oceny (przynajmniej raz na 5 lat), czy przetwarzanie danych osobowych o niepełnosprawności jest nadal konieczne (niezbędne) dla określonych i uzasadnionych celów.

Uzasadnione terminy

Jeśli zatem uzasadnionym celem administratora będzie konieczność udokumentowania dodatkowych uprawnień pracownika wynikających z niepełnosprawności (np. w przypadku kontroli z PIP), to administrator powinien to wykazać w raporcie z przeprowadzonego przeglądu przydatności przetwarzania danych, o którym mowa w powołanym art. 2b ust. 7 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

Jednocześnie jednak pracodawca powinien uwzględnić także przepisy prawa, na których podstawie taka kontrola może być przeprowadzona, w tym okres, w jakim może zostać przeprowadzona. Jak zaś wynika np. z art. 30 ust. 3c tej ustawy, PIP przeprowadza kontrolę w zakładach pracy chronionej i w zakładach aktywności zawodowej w zakresie przestrzegania przepisów ustawy nie rzadziej niż co 3 lata.