Składniki majątkowe nabywane przez urząd gminy na potrzeby jednostki organizacyjnej gminy (szkoły)

Badając, czy dany składnik aktywów stanowi środek trwały, każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe zgodnie z uor, w tym samorządowa jednostka budżetowa, jaką jest urząd gminy, stosuje art. 3 ust. 1 pkt 12 i 15 tej ustawy. Dla uznania składników majątkowych za aktywa jednostki oraz ujęcia ich w księgach rachunkowych i wykazania w sf (bilansie) jednostki, powinny zostać spełnione warunki określone w tych przepisach.

Powinny to być kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych. Podstawą sprawowania kontroli jest zazwyczaj posiadanie tytułu prawnego do określonego składnika majątkowego lub przyjęcie go w leasing finansowy.

Z kolei art. 3 ust. 1 pkt 15 uor, zawierający definicję środka trwałego, określa, że do środków trwałych zalicza się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki.

Do jednostek budżetowych, w tym samorządowych, ma również zastosowanie § 2 ust. 5 rozporządzenia z 13.09.2017 r., w myśl którego przez „środki trwałe w jednostkach budżetowych” rozumie się środki, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 15 uor, w tym środki trwałe stanowiące własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, otrzymane w zarząd lub w użytkowanie i przeznaczone na potrzeby jednostki.

W jednostkach budżetowych do ewidencji środków trwałych stosowane są konta: 011 „Środki trwałe”, 013 „Pozostałe środki trwałe”, 014 „Zbiory biblioteczne”, 015 „Mienie zlikwidowanych jednostek”, 016 „Dobra kultury” i 017 „Sprzęt wojskowy”, określone w zał. nr 3 „Plan kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych” do rozporządzenia z 13.09.2017 r.

Jednak warunkiem niezbędnym do ujęcia składników majątkowych na tych kontach jest spełnianie przez nie przytoczonych i podstawowych kryteriów uznania ich za aktywa i środki trwałe jednostki.

Moim zdaniem kryteriów tych nie spełniają – wskazane w pytaniu – nabywane przez urząd gminy składniki majątkowe, których nabycie wiąże się z ich przekazaniem do jednostki organizacyjnej (w tym przypadku na wyposażenie szkoły).

Nabywane przez urząd gminy składniki majątkowe nie są przeznaczone na potrzeby urzędu gminy, lecz na potrzeby szkoły. Oznacza to, że nie powinny być traktowane jako środki trwałe lub pozostałe środki trwałe urzędu gminy, a w konsekwencji nie powinno się ich wykazywać w sprawozdaniu finansowym (aktywach bilansu) tego urzędu.

Zapisy księgowe związane z zakupem i przekazaniem przez urząd gminy składników majątkowych, jako wyposażenie dla szkoły, mogą przebiegać następująco:

1. Faktura dokumentująca zakup wyposażenia dla szkoły

Wn konto 300 „Rozliczenie zakupu”

Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki”

2. Uregulowanie zobowiązania wobec dostawcy (WB)

Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki”

Ma konto 130 „Rachunek bieżący jednostki”

3. PK – Informacja o otrzymaniu wyposażenia przez szkołę

Wn konto 761 „Pozostałe koszty operacyjne”

Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu”.

Natomiast wyposażenie zakupione na potrzeby szkoły i przekazane przez urząd gminy można ująć w księgach rachunkowych szkoły następująco:

1. Wn odpowiednie konto zespołu 0 „Aktywa trwałe”, np.:

• konto 011 „Środki trwałe” – jeżeli otrzymane składniki majątkowe będą używane na potrzeby szkoły, ich wartość przekracza 10 tys. zł i wartość ta będzie odpisywana sukcesywnie w koszty, w miarę ich zużywania, według stawek amortyzacyjnych stosowanych przez szkołę,
• konto 013 „Pozostałe środki trwałe” – jeśli otrzymane składniki majątkowe będą używane na potrzeby szkoły, ich wartość nie przekracza 10 tys. zł i wartość ta zostanie jednorazowo odpisana w koszty, w pełnej wysokości, w miesiącu wydania do używania,
• konto 014 „Zbiory biblioteczne” – jeżeli otrzymane składniki majątkowe będą przeznaczone na wyposażenie biblioteki szkolnej.

2. Ma konto 800 „Fundusz jednostki”.

Przyjęte przez urząd gminy i szkołę rozwiązanie ewidencyjne powinno znaleźć odzwierciedlenie w dokumentacji opisującej stosowane zasady (politykę) rachunkowości.