Bezpieczny księgowy – jak unikać pułapek prawnych czyhających na księgowych

dr Monika Król-Stępień

Rośnie odpowiedzialność, a jednocześnie ryzyko związane z wykonywaniem czynności księgowych. Coraz więcej przedsiębiorstw ma problem ze znalezieniem pracowników do działu księgowości. W liceach ekonomicznych od kilku lat obserwuje się coraz mniejsze zainteresowanie specjalizacją rachunkowość. Podobne trendy można dostrzec wśród adeptów zawodu biegłego rewidenta. Czy powodem jest tylko niż demograficzny? Stawiamy tezę, że ograniczone zainteresowanie zawodem wiąże się z poczuciem bezpieczeństwa jako podstawową potrzebą człowieka. Czy księgowy jest zatem bezpieczny?

Próbą odpowiedzi na pytanie o granice bezpieczeństwa księgowych była konferencja „Bezpieczny księgowy – o pułapkach prawnych czyhających na księgowych oraz o tym, jak ich unikać”, zorganizowana on-line 11.03.2021 r. przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce Oddział Dolnośląski. Wzięło w niej udział ponad tysiąc osób – członków i sympatyków SKwP. Jej partnerami były Dolnośląski Oddział Krajowej Izby Doradców Podatkowych (KIDP) oraz Kancelaria Prawna Staniek i Partnerzy.

Konferencję otworzył prezes Oddziału Dolnośląskiego SKwP prof. dr hab. Zbigniew Luty, który podkreślił, że bezpieczny księgowy to jednocześnie bezpieczna firma i bezpieczny kierownik jednostki. Wskazał także na etyczne problemy związane z nieformalnymi wpływami zarządów i właścicieli jednostek.

Tradycyjne obowiązki księgowego, takie jak prowadzenie ksiąg rachunkowych czy sporządzanie deklaracji podatkowych, wiążą się z dużą odpowiedzialnością. Dodatkowo ustawodawca nałożył na przedsiębiorców nowe obowiązki, wynikające zarówno z prawa gospodarczego (RODO, przeciwdziałanie praniu pieniędzy), jak i podatkowego (JPK, ceny transferowe, raportowanie w podatku u źródła). W sposób domniemany uznali oni, że większość tych obowiązków ciąży na służbach finansowo-księgowych – zarówno tych wewnętrznych, jak i pełniących funkcje na podstawie umów outsourcingowych. Księgowi działają w warunkach ograniczonego poczucia bezpieczeństwa, pod presją kar i odpowiedzialności za nierzetelne sporządzenie deklaracji czy sprawozdań.

Celem konferencji była próba odpowiedzi na pytania:

Ile z nowych zadań powinna/powinien na swoje barki wziąć księgowa/księgowy?
Jak kształtuje się odpowiedzialność księgowego, zarówno cywilna, jak i karna?
Jak zawrzeć umowę z klientem/pracodawcą?
Jak księgowy powinien dbać o swoje bezpieczeństwo?
Jakie jest pole do współpracy księgowego z doradcami podatkowymi?
Jaka jest rola kontroli wewnętrznej i komunikacji w wykonywaniu usług księgowych?

Przedstawiciele Kancelarii Prawnej Staniek i Partnerzy – dr Krzysztof Staniek (doradca podatkowy i radca prawny), Michał Staniek (doradca podatkowy i radca prawny) oraz Wojciech Frankiewicz (adwokat) dokonali przeglądu przepisów prawa cywilnego, karnego oraz w zakresie RODO, dotyczących odpowiedzialności księgowych za wykonywane przez nich czynności.

W pierwszym tematycznym panelu dyskusyjnym omówili: cywilnoprawną odpowiedzialność księgowego w świetle umów zawieranych z klientami, m.in. jakie zadania stoją przed księgowymi i biurami rachunkowymi oraz co powinna zawierać umowa wiążąca strony. W kolejnym poruszyli zagadnienia odpowiedzialności karnej i karnej skarbowej księgowego. Następnie omówili również obowiązki księgowego na gruncie regulacji o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, rolę biur księgowych w procesie przetwarzania danych na gruncie RODO oraz w raportowaniu schematów podatkowych. Dużym zainteresowaniem cieszyło się zagadnienie, czy księgowi są „od spraw wszelakich” – również tych, o których jeszcze nie wiedzą. Podczas tego panelu prelegenci odpowiadali na wiele pytań uczestników konferencji.

W trakcie kolejnego panelu dr Krzysztof Biernacki, członek zarządu Dolnośląskiego Oddziału KIDP, podkreślił istotną rolę księgowych w identyfikacji treści ekonomicznej zjawisk gospodarczych, wskazywał również na komplementarność zawodów księgowego i doradcy podatkowego oraz na obszary wzajemnej współpracy.

Moderator konferencji, dr Monika Król-Stępień, wiceprezes zarządu Oddziału Dolnośląskiego SKwP, w podsumowaniu wskazywała, że księgowy nie będzie miał poczucia bezpieczeństwa i nie będzie w sposób odpowiedzialny wykonywał swoich zadań, jeśli nie będzie wspierany przez środowisko, w którym funkcjonuje. Komunikacja, pełna identyfikacja procesów i procedur, jasne określenie granic odpowiedzialności poszczególnych działów to tylko niektóre elementy systemu kontroli wewnętrznej jednostek, mające wpływ na bezpieczeństwo pracy księgowych.

Podkreśliła również, że w Polsce nie podjęto do tej pory próby usystematyzowania i skodyfikowania w przepisach wytycznych dotyczących granic odpowiedzialności prawnej i etycznej służb finansowo-księgowych. Celem konferencji było wskazanie, że regulacje takie są niezbędne – nie tyle dla podkreślenia rangi zawodu księgowego, ile przede wszystkim w celu poprawy jakości pracy osób odpowiedzialnych za rachunkowość i podatki.

Oddział Dolnośląski SKwP zapowiada kontynuację konferencji, które stawiają księgowego w centrum uwagi – szczegółowe informacje będą publikowane na stronie internetowej oddziału.