Bezpieczny księgowy – jak unikać pułapek prawnych czyhających na księgowych

Próbą odpowiedzi na pytanie o granice bezpieczeństwa księgowych była konferencja „Bezpieczny księgowy – o pułapkach prawnych czyhających na księgowych oraz o tym, jak ich unikać”, zorganizowana on-line 11.03.2021 r. przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce Oddział Dolnośląski. Wzięło w niej udział ponad tysiąc osób – członków i sympatyków SKwP. Jej partnerami były Dolnośląski Oddział Krajowej Izby Doradców Podatkowych (KIDP) oraz Kancelaria Prawna Staniek i Partnerzy.

Konferencję otworzył prezes Oddziału Dolnośląskiego SKwP prof. dr hab. Zbigniew Luty, który podkreślił, że bezpieczny księgowy to jednocześnie bezpieczna firma i bezpieczny kierownik jednostki. Wskazał także na etyczne problemy związane z nieformalnymi wpływami zarządów i właścicieli jednostek.

Tradycyjne obowiązki księgowego, takie jak prowadzenie ksiąg rachunkowych czy sporządzanie deklaracji podatkowych, wiążą się z dużą odpowiedzialnością. Dodatkowo ustawodawca nałożył na przedsiębiorców nowe obowiązki, wynikające zarówno z prawa gospodarczego (RODO, przeciwdziałanie praniu pieniędzy), jak i podatkowego (JPK, ceny transferowe, raportowanie w podatku u źródła). W sposób domniemany uznali oni, że większość tych obowiązków ciąży na służbach finansowo-księgowych – zarówno tych wewnętrznych, jak i pełniących funkcje na podstawie umów outsourcingowych. Księgowi działają w warunkach ograniczonego poczucia bezpieczeństwa, pod presją kar i odpowiedzialności za nierzetelne sporządzenie deklaracji czy sprawozdań.

Celem konferencji była próba odpowiedzi na pytania:

• Ile z nowych zadań powinna/powinien na swoje barki wziąć księgowa/księgowy?
• Jak kształtuje się odpowiedzialność księgowego, zarówno cywilna, jak i karna?
• Jak zawrzeć umowę z klientem/pracodawcą?
• Jak księgowy powinien dbać o swoje bezpieczeństwo?
• Jakie jest pole do współpracy księgowego z doradcami podatkowymi?
• Jaka jest rola kontroli wewnętrznej i komunikacji w wykonywaniu usług księgowych?

Przedstawiciele Kancelarii Prawnej Staniek i Partnerzy – dr Krzysztof Staniek (doradca podatkowy i radca prawny), Michał Staniek (doradca podatkowy i radca prawny) oraz Wojciech Frankiewicz (adwokat) dokonali przeglądu przepisów prawa cywilnego, karnego oraz w zakresie RODO, dotyczących odpowiedzialności księgowych za wykonywane przez nich czynności.

W pierwszym tematycznym panelu dyskusyjnym omówili: cywilnoprawną odpowiedzialność księgowego w świetle umów zawieranych z klientami, m.in. jakie zadania stoją przed księgowymi i biurami rachunkowymi oraz co powinna zawierać umowa wiążąca strony. W kolejnym poruszyli zagadnienia odpowiedzialności karnej i karnej skarbowej księgowego. Następnie omówili również obowiązki księgowego na gruncie regulacji o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, rolę biur księgowych w procesie przetwarzania danych na gruncie RODO oraz w raportowaniu schematów podatkowych. Dużym zainteresowaniem cieszyło się zagadnienie, czy księgowi są „od spraw wszelakich” – również tych, o których jeszcze nie wiedzą. Podczas tego panelu prelegenci odpowiadali na wiele pytań uczestników konferencji.

W trakcie kolejnego panelu dr Krzysztof Biernacki, członek zarządu Dolnośląskiego Oddziału KIDP, podkreślił istotną rolę księgowych w identyfikacji treści ekonomicznej zjawisk gospodarczych, wskazywał również na komplementarność zawodów księgowego i doradcy podatkowego oraz na obszary wzajemnej współpracy.

Moderator konferencji, dr Monika Król-Stępień, wiceprezes zarządu Oddziału Dolnośląskiego SKwP, w podsumowaniu wskazywała, że księgowy nie będzie miał poczucia bezpieczeństwa i nie będzie w sposób odpowiedzialny wykonywał swoich zadań, jeśli nie będzie wspierany przez środowisko, w którym funkcjonuje. Komunikacja, pełna identyfikacja procesów i procedur, jasne określenie granic odpowiedzialności poszczególnych działów to tylko niektóre elementy systemu kontroli wewnętrznej jednostek, mające wpływ na bezpieczeństwo pracy księgowych.

Podkreśliła również, że w Polsce nie podjęto do tej pory próby usystematyzowania i skodyfikowania w przepisach wytycznych dotyczących granic odpowiedzialności prawnej i etycznej służb finansowo-księgowych. Celem konferencji było wskazanie, że regulacje takie są niezbędne – nie tyle dla podkreślenia rangi zawodu księgowego, ile przede wszystkim w celu poprawy jakości pracy osób odpowiedzialnych za rachunkowość i podatki.

Oddział Dolnośląski SKwP zapowiada kontynuację konferencji, które stawiają księgowego w centrum uwagi – szczegółowe informacje będą publikowane na stronie internetowej oddziału.