KSeF po pierwszych 100 dniach stosowania

Pierwsze obawy dotyczyły przede wszystkim tego, czy KSeF w ogóle zadziała. Po 100 dniach wiadomo już, że techniczna obsługa systemu nie jest największym problemem. Księgowi nauczyli się wysyłać i odbierać faktury, a firmy – choć w różnym tempie – dostosowały się do nowych zasad. Prawdziwe wyzwania zaczynają się jednak dopiero wtedy, gdy faktura trafi do przedsiębiorstwa – mówi Anna Mełgieś z OO SKwP w Lublinie w rozmowie z Bogdanem Zatorskim z Symfonii w najnowszym odcinku wideocastu „Zielona Linia Symfonii. Porozmawiajmy o…”.

KSeF dostarcza, ale nie sprawdza

Anna Mełgieś porównuje KSeF do „elektronicznego listonosza”. System dostarcza dokument, ale nie odpowiada na najważniejsze pytania: czy faktura rzeczywiście dotyczy danej firmy, kto dokonał zakupu, czego dotyczy koszt i kto powinien go zaakceptować.

Nadal potrzebny jest człowiek, który zweryfikuje fakturę, opisze ją i przypisze do odpowiedniego działu, oddziału, projektu lub pracownika. Sama obecność dokumentu w KSeF nie oznacza jeszcze, że można go bezrefleksyjnie zaksięgować.

KSeF „wie”, że faktura została wystawiona. Nie wie jednak, czy opisuje ona rzeczywiste zdarzenie i do kogo w firmie należy

Jednym z problemów, które ujawniły się po wdrożeniu systemu, są tzw. „faktury niczyje”. Dokument wpływa do firmy, ale brakuje na nim danych pozwalających ustalić, kto zrobił zakupy i kto powinien zatwierdzić wydatek. W małym przedsiębiorstwie można to jeszcze wyjaśnić stosunkowo łatwo. W organizacji posiadającej wiele działów lub oddziałów zaczyna się poszukiwanie właściciela faktury: „Kto to kupił?”.

Pomóc mogą numery zamówień, identyfikatory pracowników oraz oznaczenia oddziałów lub projektów. O potrzebnych danych trzeba jednak pomyśleć już w chwili dokonywania zakupu. Pracownicy powinni wiedzieć, o jakie informacje poprosić sprzedawcę, a jego system musi umożliwiać przekazanie ich do faktury ustrukturyzowanej.

Od elektronicznej poczty do automatyzacji

Firmy wykorzystują KSeF na bardzo różne sposoby. Dla jednych pozostaje on wyłącznie kanałem przesyłania dokumentów. Inne korzystają z danych ustrukturyzowanych, aby automatycznie pobierać informacje, ograniczać ich ręczne przepisywanie i kierować faktury do właściwych osób. Nie brakuje jednak przedsiębiorstw i biur rachunkowych, w których fakturę pobraną elektronicznie nadal się drukuje, a następnie przekazuje do ręcznego opisania. Jak zauważono w rozmowie, KSeF przypomina nowoczesny komputer: jedni wykorzystują niemal wszystkie jego możliwości, a inni używają go jedynie do „układania pasjansa”, mówi rozmówczyni.

Błąd pozostaje błędem

KSeF nie uzdrawia nieprawidłowych faktur. Jeżeli dokument zawiera błędne dane, po przesłaniu do systemu nadal będzie błędny – tyle że nie można go już po prostu wymienić lub poprawić. Konieczne jest wystawienie faktury korygującej.

Dlatego kontrola powinna rozpoczynać się znacznie wcześniej: od prawidłowego zamówienia, rzetelnych danych kontrahenta i dobrze przygotowanego procesu sprzedaży. Im lepsze dane na wejściu, tym mniej korekt i problemów na dalszych etapach.

Technologia nie zwalnia z myślenia

Automatyzacja może ograniczyć ręczną pracę i przyspieszyć obsługę dokumentów, ale nie zastąpi wiedzy księgowego. Program może pobrać dane, wykonać obliczenia i wskazać niezgodność. Nadal jednak potrzebny jest człowiek, który oceni, czy uzyskany wynik jest prawidłowy.

Po pierwszych 100 dniach wniosek jest zatem dość optymistyczny: KSeF został technicznie oswojony. Teraz czas zrobić kolejny krok – uporządkować wewnętrzny obieg dokumentów i wykorzystać możliwości automatyzacji. Dopiero wtedy KSeF przestanie być wyłącznie elektronicznym listonoszem i stanie się narzędziem rzeczywiście ułatwiającym pracę księgowych.

Link do rozmowy