Technologia informatyczna dla mniejszych firm

Działalność mniejszych firm w dużym stopniu zależy od stosowanej przez nie technologii informatycznej, która umożliwia im świadczenie wysokiej jakości usług, kosztowo efektywnych i przynoszących zyski. Firmy te rzadko mają jednak wyspecjalizowane działy zajmujące się IT, choć muszą wykonywać takie same zadania jak duże organizacje. Powierzają więc ich wykonanie pracownikom lub zewnętrznym usługodawcom.

NOWE TECHNOLOGIE

IT ulega ewolucji na skutek coraz szybszych, bardziej wiarygodnych i tańszych połączeń internetowych oraz ważnych zmian w sposobie opracowywania, wdrażania i stosowania aplikacji (programów) internetowych.

Obecnie internet służy firmom jako platforma do korzystania z aplikacji. Technologie, które to umożliwiają, określa się powszechnie jako Web 2.0. Doprowadziły one do powstania i rozwoju społeczności internetowych oraz usług hostowanych w internecie (takich jak serwisy społecznościowe, witryny wideo, witryny wiki czy blogi).

Tzw. technologia chmury zyskała mocną pozycję i wpływa na sposób prowadzenia działalności przez firmy. Jej akceptacja przez biznes i konsumentów wynika z łatwości dostępu do aplikacji znajdujących się w chmurze (oprogramowania, danych, kontaktów i kalendarzy)z poziomu dowolnego urządzenia, z którego korzysta się w danym momencie.

Technologia chmury znacząco zmieniła sposób kontaktowania się firm z klientami i pracownikami. Z badań wynika, że inwestowanie w nią staje się kluczowym czynnikiem wzrostu wydajności w wielu sektorach (w tym w sektorze usług księgowych). Klienci nowej generacji chcą się kontaktować z firmami wyłącznie za pomocą kanałów technologicznych, dlatego niektóre firmy staną przed wyzwaniami i ryzykami, jeśli nie poświęcą dostatecznej ilości czasu i zasobów na poznawanie oraz wdrażanie najnowszych technologii.

Jednym z ryzyk firm nieinwestujących w technologię jest mniejsza zdolność do przyciągania i zatrzymywania pracowników, którzy w technologii upatrują czynnik zapewniający klientom wartość dodaną.

Przetwarzanie w chmurze i korzystanie z hostowanych aplikacji

Przetwarzanie w chmurze (chmura obliczeniowa) ułatwia dostęp do danych w czasie rzeczywistym w dowolnym miejscu i o dowolnej porze. Zalety korzystania z chmury to zwiększona wydajność, dostępność, skalowalność, szybkie wdrażanie i niskie koszty początkowe.

Dostawcy usług w chmurze oferują usługi za pomocą 3 modeli:

1. Oprogramowanie jako usługa (software as a service, SaaS), znane także pod nazwą dostawcy usług aplikacyjnych (application service provider, ASP), ma znaczący i dynamiczny wpływ na sposób prowadzenia działalności przez firmy oraz na ich kontakty z klientami, wobec oferowania tańszych i łatwiejszych w stosowaniu rozwiązań technologicznych. Firmy zamiast poświęcać czas na synchronizowanie danych, mogą pracować on-line na tych samych ich zestawach. Aplikacje w chmurze są hostowane przez dostawcę usług i udostępniane użytkownikom internetu za pomocą prostej przeglądarki, a czasami innej niewielkiej aplikacji automatycznie pobieranej od dostawcy.

2. Platforma jako usługa (platform as a service, PaaS) to rozwiązanie przeznaczone do tworzenia aplikacji. Programiści mają dostęp do platform obliczeniowych, w tym do systemów operacyjnych, języków programowania i mechanizmów uruchamiania, bez ponoszenia kosztów tej infrastruktury.

3. Infrastruktura jako usługa (infrastructure as a service, IaaS) jest najbardziej podstawową usługą i nie odnosi się do maszyny, która wykonuje całą pracę, ale do funkcji chmury, dzięki której firma ma dostęp do dodatkowej przestrzeni na dysku i do centrów danych. Usługa w chmurze zapewnia podstawowe usługi komputerowe na żądanie (takie jak serwer, pamięć oraz sieć). Przy tym modelu użytkownik chmury odpowiada za utrzymywanie systemów operacyjnych i aplikacji.

Reagując na szybkie upowszechnianie się rozwiązań w chmurze, w wielu krajach wprowadzono przepisy odnoszące się do ochrony prywatności, które regulują zagadnienia dotyczące gromadzenia, przechowywania i wykorzystywania danych osób fizycznych, a w niektórych obowiązuje zakaz transgranicznego przesyłu danych.

Pomimo tych ograniczeń chmura obliczeniowa zmieniła sposób współpracy firm (w tym zajmujących się usługami księgowymi) z klientami. Np. hostowane aplikacje księgowe mogą rozwiązać problemy spowodowane niewłaściwym przekazywaniem informacji i nanoszeniem poprawek w dokumentach. Ponieważ aplikacja działa w trybie on-line, księgowy i klient mają dostęp do tych samych dokumentów w tym samym czasie, co oznacza, że każda zmiana dokonana w dokumencie przez jedną ze stron będzie widoczna dla drugiej strony.

Eliminuje to niedogodności wywołane przesyłaniem danych. Przykładowo klient może nie znać kodu danej transakcji i wysłać pytanie do księgowego, który po kliknięciu linka przegląda transakcję i odpowiada na pytanie lub bezpośrednio koduje zmianę.

Istnieją hostowane aplikacje księgowe zawierające systemy ostrzegania, które umożliwiają księgowym obserwowanie trendów w czasie rzeczywistym. Dzięki temu księgowy może się kontaktować z klientem w celu rozwiązania problemu, zanim nastąpi pogorszenie wyników działalności. Jeśli np. zmniejsza się ściągalność należności, księgowy może zauważyć ten trend i zasugerować klientowi zwiększenie intensywności działań ją poprawiających. Powstają również aplikacje pozwalające przewidywać potrzeby klientów i natychmiast identyfikować podmioty, na które będą oddziaływać zmiany prawa podatkowego lub innych przepisów prawnych.

Hostowane aplikacje wymagają zazwyczaj szybkiego i niezawodnego połączenia internetowego. Mimo posiadania najlepszej infrastruktury połączenie to może być przerwane, wskutek czego następuje utrata łączności z aplikacją, co w konsekwencji wpływa na spadek wydajności. Aby uniknąć takiego ryzyka, programiści tworzą aplikacje „bezstanowe”, które – jeśli są hostowane – mogą działać nawet po utracie połączenia z internetem.

Chmura obliczeniowa pozwala firmie szybko zwiększać lub zmniejszać zakres wykorzystania oferowanych przez chmurę usług, bez potrzeby ponoszenia nakładów na drogie rozwiązania sieciowe i sprzętowe. Klienci mają dostęp do swoich danych i wyników finansowych z dowolnego miejsca, co umożliwia firmom świadczenie usług z pominięciem granic geograficznych.

Sieci społecznościowe/społeczności internetowe

Użytkownicy mogą dołączać do takich sieci społecznościowych, jak np. Facebook, LinkedIn, Twitter, zorganizowanych pod kątem lokalizacji geograficznej, miejsca pracy lub zainteresowań. Korzystanie z określonej sieci społecznościowej może się różnić w poszczególnych krajach. Jej użytkownicy mogą dodawać znajomych lub kontakty, wysyłać im wiadomości i powiadomienia o swojej aktywności oraz aktualizować swoje profile.

Wiele firm stara się ograniczać dostęp do tych sieci z obawy o spadek wydajności w pracy. Niektóre serwisy (np. LinkedIn) służą wyszukiwaniu osób reprezentujących określoną branżę i tworzeniu sieci współpracowników. Można je wykorzystać do polecania lub wyszukiwania zaufanych osób bądź firm oferujących poszukiwane umiejętności i usługi. Niektóre firmy tworzą w ramach serwisów społecznościowych własne grupy w celu utrzymywania kontaktów z obecnymi i byłymi pracownikami.

Technologie komunikacyjne

Internet i ogólnie zmiany technologiczne wywołały rewolucję w technologii komunikacyjnej. W ciągu niecałych 20 lat komunikacja uległa przekształceniu na skutek znaczącego obniżenia jej kosztów i powszechnej dostępności.

Powstało wiele nowych platform komunikacyjnych, np. VoIP (Voice over IP) oferujący transmisję głosu/dźwięku za pomocą technologii internetowej. Takie produkty jak Skype i FaceTime ułatwiają bezpłatną lub bardzo tanią komunikację głosową, która może być nieoceniona w komunikacji między pracownikami lub klientami zlokalizowanymi w różnych miastach bądź krajach. Powszechne są również połączenia wideo, chociaż wymagają łączności o większej przepustowości.

Systemy wiadomości błyskawicznych (komunikatory) są również szeroko wykorzystywane, w szczególności przez młodsze osoby, dzięki powszechności telefonów komórkowych, których koszty stale spadają wobec coraz większego zapotrzebowania. Systemy te mogą być pomocne, gdy wymagane są szybkie odpowiedzi na proste pytania. Ich użycie powinno jednak być starannie kontrolowane, aby ciągłe przerywanie pracy w związku z takimi wiadomościami nie wpływało ujemnie na wydajność pracowników.

Wiki – wiedza wynikająca ze współpracy

Wiki to strona lub zbiór stron internetowych zaprojektowanych tak, by umożliwiać każdemu dodawanie lub modyfikowanie określonych treści za pomocą uproszczonego języka znaczników. Wiki są często używane do tworzenia stron internetowych, będących efektem współpracy wielu osób, i do zasilania serwisów społecznościowych.

Jedną z najbardziej znanych stron wiki jest Wikipedia – encyklopedia internetowa. Wiki są wykorzystywane w biznesie do obsługi intranetu[1] i systemów zarządzania wiedzą.

Multimedia i wideo

Od ponad 50 lat obrazy, filmy i dźwięk są wykorzystywane do przyjmowania informacji i komunikowania się. Wraz ze wzrostem przepustowości internetu pojawiły się filmy i oparte na łączach internetowych wielofunkcyjne środowiska multimedialne.

Serwisy służące zamieszczaniu filmów, takie jak YouTube, umożliwiają łatwe ich przesyłanie i udostępnianie. Technologia podcastów pozwala na proste tworzenie i udostępnianie plików dźwiękowych. Firmy często używają multimediów do internetowych szkoleń pracowników oraz poszerzania wiedzy swoich klientów.

Blogi

Blog to strona internetowa prowadzona zazwyczaj przez osobę lub firmę, która komentuje dany temat. Czytelnicy śledzący bloga mogą publikować na nim własne komentarze. Blogi mogą być wykorzystywane przez firmy do komunikowania strategii zarządzania biznesem i podkreślania specjalistycznej wiedzy firmy, co pozwala jej nawiązać lepsze kontakty z klientami i potencjalnymi klientami.

Aplikacje bezpłatne i otwarte

Freeware to oprogramowanie uzyskiwane za darmo. Jego dostawca często osiąga dochody z reklam lub zachęcania do zakupu określonych produktów. Niektóre bezpłatne aplikacje są „otwarte”, tj. tworzone przez programistów, którzy chcą opracowywać wysokiej jakości aplikacje i uczyć się programowania przez współpracę z innymi programistami o podobnych zainteresowaniach.

Do najpopularniejszych darmowych oprogramowań należą przeglądarki internetowe: Edge firmy Microsoft (która zastąpiła Internet Explorer), Firefox firmy Mozilla, Chrome firmy Google oraz Safari firmy Apple. Większość internetowych systemów poczty e-mail jest również bezpłatna, np. Hotmail firmy Microsoft oraz Gmail firmy Google.

Należy zachować rozwagę przy wyborze darmowego oprogramowania do obsługi kluczowych aplikacji firmowych, a w szczególności rozważyć takie kwestie, jak dostępność wsparcia technicznego oraz wiarygodność produktu. Zasadniczo powinno się unikać darmowego oprogramowania, chyba że jest dobrze znane i cieszy się zaufaniem ze względu na jakość, funkcjonalność i niezawodność.

Analiza biznesowa

Oprogramowanie business intelligence (BI) służy analizie danych biznesowych, mającej na celu lepsze zrozumienie mocnych i słabych stron firmy oraz usprawnienie procesów decyzyjnych. Oprogramowanie to określa się niekiedy również jako duże dane (big data) lub analizę predykcyjną. Niezależnie od nazwy oprogramowania jego głównym celem jest wsparcie firm przy podejmowaniu lepszych decyzji.

Nowe oprogramowania do zarządzania firmą oferują obecnie takie powszechne funkcje on-line, jak analiza predykcyjna oraz porównawcza, więc firmy mogą przewidywać potrzeby klienta. Dzięki wykorzystaniu i gromadzeniu posiadanych przez firmę danych, takich jak sprawozdania finansowe i zeznania podatkowe, można za pomocą tych programów formułować wnioski biznesowe stanowiące bazę do podejmowania działań.

Analiza danych

Analiza danych to proces badania zbiorów danych, przeprowadzany przy użyciu technologii lub specjalistycznego oprogramowania, służący wyciągnięciu wniosków nt. zawartych w tych zbiorach informacji.

Dostępne są różne oprogramowania, dzięki którym w coraz większym stopniu także mniejsze firmy mogą przeprowadzać analizę danych.

Dla firm świadczących usługi księgowe analiza danych stanowi okazję do poszerzenia i pogłębienia analizy działań klienta. Z kolei biegłym rewidentom umożliwia poprawę jakości i zwiększenie przydatności audytu.

Sztuczna inteligencja

Sztuczna inteligencja (artificial intelligence, AI) to inteligencja maszyn, w których program komputerowy naśladuje funkcje poznawcze człowieka, ma zdolności samokształcenia i ułatwia rozwiązywanie problemów. To, co określa się mianem AI, jest w rzeczywistości efektywnością technologii i automatyzacją.

Niektórzy się obawiają, że AI może zastąpić profesjonalistów (w tym księgowych), jednak innowacyjne firmy inwestują w oprogramowanie AI, aby przewidywać potrzeby klientów za pomocą matematycznych wzorów lub algorytmów.

Nowe podejście do AI zakłada jej wykorzystywanie do czasochłonnych zadań, co oszczędza czas profesjonalistów i pozwala im się zajmować poważnymi problemami oraz dokonywać profesjonalnych ocen złożonych zagadnień. Wykonywanie czynności, które są przeważnie powtarzalne – np. fakturowanie, uzgadnianie wydatków osobowych, przekształcanie paragonów w zestawienia odczytywane przez komputer, szyfrowanie, a następnie przypisywanie do właściwego konta – można zautomatyzować. Platformy z tego rodzaju oprogramowaniem mogą się same uczyć podczas śledzenia faktur oraz danych dotyczących sprzedaży i kosztów.

AI dotyczy wiedzy, a nie tylko danych, i towarzyszy przemianie księgowych z rejestratorów liczb w profesjonalnych doradców oferujących wartość dodaną.

Oprogramowanie dostosowane czy standardowe

Oprogramowanie standardowe, dostępne od ręki (off-the-shelf ) zapewnia firmom łatwy dostęp do niedrogiego, choć skomplikowanego oprogramowania, ponieważ koszt jego opracowania jest dzielony między wielu użytkowników. Takie oprogramowanie może jednak nie spełniać oczekiwań niektórych firm co do obsługi następujących w nich procesów biznesowych lub innych wymagań i dlatego mogą one chcieć dostosować oprogramowanie do własnych potrzeb.

Wybór opcji polegającej na dostosowaniu oprogramowania do procesów biznesowych i funkcji wskazanych przez daną firmę rodzi długoterminowe ryzyko wywołane koniecznością utrzymania, aktualizacji i doskonalenia dostosowanego oprogramowania, kosztami jego obsługi i wyższymi kosztami szkoleń personelu. Lepszym rozwiązaniem jest wybór standardowych funkcji, co wymaga przekształcenia procesów biznesowych firmy w celu ich dostosowania do oprogramowania, a nie na odwrót.

Alternatywnym rozwiązaniem może być zakup tzw. aplikacji przykręcanych (bolt-on), które bazują na głównej architekturze danych firmy, ale zarazem umożliwiają tworzenie całkowicie nowych potrzebnych w firmie funkcji.

XBRL i standardowe raporty biznesowe

Rozszerzalny język sprawozdawczości biznesowej (eXtensible Business Reporting Language, XBRL) stał się światowym standardem wymiany informacji biznesowych.

Oprogramowanie obsługujące XBRL zawiera standardowe terminy używane w krajowych przepisach i sprawozdawczości, które są następnie oznaczane i zestawiane z terminologią stosowaną w programach księgowych, co zapewnia spójność terminologiczną na potrzeby biznesu i użytkowników danych. Oprogramowanie to oferuje końcowym użytkownikom łatwy sposób porównywania danych pochodzących z wielu źródeł. Zmniejsza również czas pobierania i analizy danych oraz zapewnia, że użytkownicy interpretują je w taki sam sposób.

Oprogramowanie XBRL może zoptymalizować wewnętrzne i zewnętrzne sprawozdania finansowe i biznesowe oraz programy zapewniania zgodności z przepisami, a także przyspieszyć zwrot pożyczek czy zakończenie fuzji i przejęć.

Korzyści stosowania XBRL są natychmiastowe, dzięki ograniczeniu takich czasochłonnych czynności, jak wypełnianie formularzy zapewniających zgodność z przepisami krajowymi, zmniejszenie potrzeby kilkukrotnego wprowadzania danych do różnych dokumentów lub systemów czy interpretowania wymagań różnych interesariuszy. Elektroniczny system składania danych w XBRL zapewnia dodatkowy poziom zabezpieczenia udostępnianych danych.

OPRACOWANIE PLANU TECHNOLOGICZNEGO

Firmy powinny mieć budżet i plan technologiczny oraz sprawdzać ich wykonanie i aktualizować je co najmniej raz w roku. Analiza i zatwierdzenie planu leżą w gestii kierownictwa, podobnie jak jego wykonanie i autoryzowanie zmian wprowadzonych na skutek istotnych odstępstw od założeń planu.

Zakup systemów technologicznych bez planu jest niebezpieczny, gdyż może skutkować nietrafnymi decyzjami powodującymi wyższe koszty, spadek wydajności i utratę korzyści, które mogłyby zostać osiągnięte, gdyby podjęto przemyślane decyzje. Nie mając planu technologicznego, firma naraża się na kupno produktów, które chce jej sprzedać dostawca, a nie tych, które są jej potrzebne. Plan technologiczny powinien uwzględniać potencjalne zakupy sprzętu, oprogramowania i narzędzi do komunikowania się oraz produktów, na które firma ma bieżące zapotrzebowanie.

Firma musi obiektywnie ocenić opcję zakupu oprogramowania i sprzętu. Mając na uwadze, że dostawcy będą aktywnie promować korzyści oferowanych przez siebie rozwiązań, powinna rozpatrzyć różne warianty. Nie może pozwolić, by dostawca wpływał na ich ocenę. To firma powinna panować nad przebiegiem wyboru i stosować do wszystkich dostawców takie same kryteria oceny. Tylko w ten sposób może uczciwie ocenić rozwiązania i ustalić, jaką wartość dla niej przedstawiają.

Przegląd stosowanej technologii

Punkt wyjścia stanowi analiza technologii obecnie stosowanej przez firmę, co wymaga ustalenia następujących jej elementów:

Aktualizacja wiedzy

Dla wielu osób, zwłaszcza tych, które w niewielkim stopniu interesują się technologią, pozyskiwanie na bieżąco wiedzy o najnowszych rozwiązaniach technicznych może być trudne.

Konferencje organizowane przez dostawców lub organizacje branżowe, informacje na stronach internetowych, artykuły w czasopismach i biuletynach mogą być źródłem przydatnych informacji. W tej części planu podsumowania wymagają najnowsze osiągnięcia w dziedzinie sprzętu i oprogramowania oraz potencjalne korzyści z ich zastosowania.

Zgodność ze strategią firmy

Należy się upewnić, że plan technologiczny jest zgodny z ogólnym planem strategicznym firmy. Zadania dotyczące wzrostu obrotów, liczby biur, rodzajów oferowanych usług i standardów pracy będą wyznaczać technologię, którą firma powinna wdrożyć.

Firma może dążyć do wykorzystania nowinek technologicznych dla poprawy wydajności, poziomu obsługi klienta lub rentowności. Może to osiągnąć dzięki technologiom umożliwiającym zdalny dostęp do danych, zarządzanie dokumentami i ich skanowanie, udostępnianie treści na wielu urządzeniach czy ulepszenie witryny internetowej.

Warto podsumować strategiczne cele firmy w zakresie technologii i nadać im wyraźne priorytety, co pozwala się skupić na projektach, które mogą przynieść największe korzyści.

Podsumowanie projektów

Po ustaleniu strategicznych celów firmy w zakresie technologii następnym etapem jest określenie projektów, które są niezbędne do osiągnięcia pożądanych korzyści. Należy opracować plany projektów i uzasadnić każdy z nich, wskazując:

• korzyści z projektu,
• prace wymagane do ukończenia projektu,
• konieczne zasoby i kluczowy personel,
• koszt zakupu sprzętu/infrastruktury,
• koszt zakupu oprogramowania,
• koszt wdrożenia i szkolenia (w tym wewnętrzne koszty pracy),
• bieżące koszty utrzymania, szkoleń i koszty powiązane,
• osobę najbardziej odpowiednią do kierowania projektem,
• kluczowe etapy projektu, które należy obserwować, aby możliwie wcześnie wykryć i usunąć ew. przekroczenie kosztów oraz wydłużenie realizacji projektu,
• zależność danego projektu od innych projektów, tj. czy można go rozpocząć, zanim część lub całość innego projektu nie zostanie ukończona,
• czas realizacji projektu.

Opracowując szczegółowy plan technologiczny, a także budżet, firmy starają się uwzględnić rozwój techniki do osiągnięcia optymalnych wyników dla firmy oraz klientów.

Ustalenie przedmiotu zakupu

Zakup bez planu produktów lub usług, warunkujących działanie systemu, jest niebezpieczny z przyczyn omawianych powyżej. Dzięki planowi zakupów firma może filtrować oferty dostawców i skupić się na tych, które są dla niej w danym momencie ważne. Przed przyjęciem oferty warto ustalić, jakie korzyści może przynieść firmie dany produkt.

Rozważając zakup produktu, należy zapytać dostawcę o liczbę jego użytkowników i skonsultować się z pięcioma największymi i pięcioma najmniejszymi użytkownikami tego produktu. Dzięki temu dowiemy się, czy firmy o podobnej wielkości do naszej z powodzeniem korzystają z danego produktu.

Trzeba także poprosić o wyniki pomiaru zadowolenia klientów z danego produktu, zapoznać się z przeglądami powdrożeniowymi i przeanalizować wyzwania, z którymi muszą się mierzyć klienci korzystający z produktu.

Wybór dostawcy

Zakup oprogramowania jest inwestycją długoterminową. Firmy zwykle nie decydują się na regularne zmiany dostawcy, gdyż koszty wdrożenia oprogramowania, wyszkolenia pracowników i konwersji danych są znaczące, a nabywając oprogramowanie, firma nawiązuje długoterminową współpracę z dostawcą.

Analogicznie, takie same kryteria bierze się pod uwagę przy wyborze dostawców sprzętu komputerowego, usług internetowych i telekomunikacyjnych.

Musimy mieć pewność, że dostawca będzie dbał o ulepszanie produktu, mając na uwadze wykorzystywanie tych udoskonaleń do zwiększania wydajności i rentowności naszej firmy lub poprawy obsługi naszych klientów.

Dostawcy powinni określić przede wszystkim wizję ich własnego biznesu oraz biznesu naszej firmy i przedstawić „mapę drogową” rozwoju danego produktu, aby umożliwić firmie jak najlepsze poznanie przewidywanych jego ulepszeń.

Przegląd podstawowych technologii

Technologie służą do świadczenia rentownych, wysokiej jakości usług. Technologia powinna być sprawdzona i niezawodna. Nie można sobie pozwolić na niestandardowe rozwiązania, które – jeśli zawiodą – zakłócą działanie firmy i spowodują istotne koszty dodatkowe.

Zwykle celowe jest wdrażanie tylko standaryzowanych technologii dostosowanych do branży, co wiąże się z wyborem systemów operacyjnych i baz danych. Wielu dostawców ma w ofercie uznane i efektywnie działające produkty, ale bazujące na starszych technologiach.

W takim przypadku ważne jest poznanie planów dostawcy co do ich dostosowania do najnowszych standardów.

Certyfikacja przez dostawcę jego najnowszego sprzętu, systemów operacyjnych i platform baz danych może opóźnić ich wdrożenie o wiele miesięcy. Niektóre programy, aby działały, wymagają zainstalowania w systemie innych programów. Trzeba mieć świadomość tych uwarunkowań.

Należy wziąć pod uwagę możliwość skalowania produktu i uzyskać od dostawcy zapewnienie, że jego produkt sprosta nowym zadaniom. Np. czy w przypadku prognozowanego zwiększenia liczby transakcji lub rozbudowy baz danych nie nastąpi znaczące pogorszenie wykonywania funkcji.

Dostawca powinien dostarczyć potrzebny sprzęt i inne elementy jego infrastruktury, które zapewnią efektywną i niezawodną pracę systemu. Cenę całej podstawowej technologii należy uwzględnić podczas podejmowania decyzji o zakupie i porównywania ofert dostawców, którzy mogą mieć różne wymagania co do infrastruktury.

Uwzględnienia wymaga również złożoność systemu. Im więcej komponentów składa się na pożądane rozwiązanie sprzętowe i programowe, tym większe prawdopodobieństwo, że jeden z nich może zawieść. Konieczna jest zatem znajomość wszystkich zależności między komponentami oraz skutków ich ew. awarii dla całego systemu.

Wprowadzanie zmian jest nieuniknione, niezależnie od tego, czy dotyczy strony internetowej, programu zarządzania firmą czy oprogramowania księgowego. Wybierając oprogramowanie lub dostawcę, należy się zastanowić, na jak wczesnym etapie można dokonać prostych zmian lub ulepszeń bez potrzeby korzystania z usług eksperta. Im bardziej elitarne i spersonalizowane rozwiązania, tym bardziej kosztowne i czasochłonne będzie wprowadzanie do nich zmian.

Szkolenia i wsparcie techniczne

Warto zapytać dostawcę o szczegóły zalecanych przez niego szkoleń. Wielu dostawców oferuje tradycyjne szkolenia stacjonarne lub różne formy e-szkoleń. Jakie alternatywy szkoleń są dostępne oraz jaki jest koszt początkowego i ustawicznego szkolenia pracowników firmy?

Bardzo ważne jest szybkie uzyskanie wysokiej jakości wsparcia technicznego dla produktu. Wielu dostawców nie zapewnia jednak wsparcia poza standardowymi godzinami pracy, co może rodzić problemy, gdyż aktualizacje oprogramowania następują najczęściej w tym właśnie czasie. Niektórzy dostawcy oferują ograniczone wsparcie telefoniczne lub zapewniają głównie kontakty e-mailowe/obsługę przez internet.

Dowiedzmy się, ile wynosi średni czas reakcji na zapytanie dotyczące produktu, ile osób zapewnia wsparcie oraz jakie jest ich doświadczenie w dziedzinie danego oprogramowania. W przypadku niektórych aplikacji, np. do sporządzania deklaracji podatkowych, kluczowe znaczenie ma udzielenie szybkiego i niezawodnego wsparcia w szczytowych okresach ich składania.

Cena i warunki umowy

Należy uważnie zapoznać się z tekstem umowy proponowanym przez dostawcę, gdyż zawiera niekiedy zapisy nakładające na klienta nadmierne obowiązki i/lub zdejmujące z dostawcy jakąkolwiek odpowiedzialność w razie awarii. Sprawdźmy więc gwarancje i rękojmie udzielane przez dostawcę oraz nasze zobowiązania jako klienta. Powinny one określać sposób postępowania w razie naruszenia postanowień umowy. W przypadku dużych, skomplikowanych umów warto skorzystać z porady prawnika.

Dostawcy często są specjalistami w kamuflowaniu łącznej ceny produktu. Poszczególni dostawcy mogą w różny sposób wyceniać produkty, co utrudnia porównywanie. Ważne jest, aby poznać wszystkie elementy ceny i koszty użytkowania danego produktu przez cały okres jego stosowania, takie jak:

• cena nabycia i instalacji oprogramowania,
• bieżące koszty utrzymania oprogramowania (w tym koszt konserwacji),
• koszt przyszłych ulepszeń, jeśli nie jest uwzględniony w kosztach konserwacji,
• cena sprzętu i związanej z nim infrastruktury oraz dodatkowego niezbędnego oprogramowania,
• koszt wdrożenia i szkolenia,
• koszt wewnętrznych zasobów, które będą musiały zostać przeznaczone na wdrożenie, szkolenia i bieżące wsparcie wewnętrzne,
• informacje o tendencji do podwyższania przez dostawcę kosztów obsługi oprogramowania w przeszłości,
• koszty ubezpieczenia i ulepszeń.

Ocena tych kosztów w odniesieniu do wszystkich potencjalnych dostawców umożliwi – przy zastosowaniu zdyskontowanych przepływów pieniężnych – rzeczywiste porównanie kosztów za cały przewidywany okres użytkowania produktu.

Referencje

Nie ma lepszego sposobu oceny produktu niż rozmowa z obecnie stosującymi go użytkownikami. Warto poprosić dostawcę o co najmniej 3 referencje i zapytać użytkownika:

• Czy produkt spełnił oczekiwania?
• Jakich dodatkowych ulepszeń potrzebuje?
• Czy dostawca spełniał obietnice, udzielał odpowiedzi i był dostępny?
• Jaka jest jakość szkoleń?
• Jakie są jakość i szybkość odpowiedzi na prośbę o wsparcie techniczne?
• Jak często i z jakich powodów kontaktowano się ws. wsparcia technicznego?

Zapytajmy także o referencje konsultanta z ramienia dostawcy ds. wdrożenia produktu:

• Czy konsultant zapoznał się z potrzebami danej firmy?
• Czy miał rozległą wiedzę o produkcie?
• Czy wdrażanie przebiegło pozytywnie, a jeśli nie, to dlaczego?
• W jaki sposób poprawiono wdrażanie?
• Czy konsultant zrealizował zadeklarowane przez dostawcę zapewnienia?

OPCJE W ZAKRESIE SPRZĘTU

Wybór platformy sprzętowej/systemu operacyjnego

Firmy, które nie chcą korzystać z chmury, mają do wyboru wiele platform technologicznych zapewniających sprzęt/system operacyjny.

Głównym określającym, jaka to ma być platforma sprzętowa/system operacyjny, będzie dostawca specjalistycznego oprogramowania wybrany przez naszą firmę. Podejmowanie działań niezgodnych z wytycznymi dostawcy oprogramowania jest obarczone ryzykiem. W takich przypadkach dostawcy będą niechętnie udzielać wsparcia, a w razie wystąpienia problemów – obwiniać niecertyfikowaną platformę.

Decyzję o stosowaniu innej platformy można podjąć wyłącznie po dokładnym rozważeniu ryzyka dodatkowych przestojów i kosztów, jakie spowoduje rozwiązywanie problemów.

Usługi terminalowe czy tradycyjna lokalna sieć komputerowa

Do firmy należy podjęcie decyzji, czy skorzysta z usług komputerowych dla „cienkiego klienta” (thin client), czy pozostanie przy bardziej tradycyjnych usługach opartych na komputerach osobistych (PC) adresowanych do „grubego klienta” (fat client).

W sieciach opierających się na PC wszyscy użytkownicy mają na biurkach komputery połączone z serwerem umożliwiającym im wspólne korzystanie z takich zasobów, jak drukarki, poczta e-mail i pliki. Wszystkie programy są zainstalowane osobno na poszczególnych komputerach, co oznacza, że w przypadku firmy stosującej 30 aplikacji i zatrudniającej 20 pracowników operacyjnych konieczne jest wykonanie 600 instalacji oprogramowania i zarządzanie 20 małymi „wyspami” komputerowymi. Jest to technologia komputerowa dla grubego klienta, ponieważ komputer osobisty każdego użytkownika ma pełne oprogramowanie.

W modelu cienkiego klienta użytkownicy logują się na jeden lub więcej centralnych serwerów z usługami terminalowymi (np. Citrix). Zbędne jest instalowanie aplikacji na komputerach osobistych użytkowników, ponieważ oprogramowanie jest zainstalowane na serwerze zewnętrznym, do którego wszyscy użytkownicy mają natychmiastowy dostęp.

Zalety i wady modelu grubego klienta

Zalety:

• Oprogramowanie jest zaprojektowane do pracy w środowisku komputerów osobistych i jego instalacja oraz konserwacja nie stwarzają na ogół problemów. Utrudnieniem jest jednak konieczność zainstalowania oprogramowania osobno na każdym PC.
• Wszystkie urządzenia zewnętrzne, takie jak kamery internetowe, drukarki i skanery, są łatwe w obsłudze, ponieważ zostały pierwotnie zaprojektowane z myślą o pracy w tradycyjnym środowisku komputerów osobistych.
• Wiele firm komputerowych jest zaznajomionych z tym środowiskiem i może udzielić wsparcia technicznego.

>Wady:

• Z uwagi na to, że oprogramowanie jest osobno instalowane na poszczególnych komputerach, każdy z nich musi być zarządzany indywidualnie. Mimo dostępności narzędzi do zarządzania aplikacjami na wielu komputerach korzystanie z tych narzędzi jest na ogół nieopłacalne dla mniejszych firm.
• Zdalny dostęp jest trudny do skonfigurowania i raczej powolny, choć istnieją różne narzędzia go ułatwiające.
• Obsługa wielu biur i/lub mobilnych użytkowników, chcących dzielić się danymi, jest trudna i może wymagać obejścia np. drogą przesyłania plików pocztą między użytkownikami (tam i z powrotem).

Zalety i wady modelu cienkiego klienta

Zalety:

• Zarządzanie programami (aplikacjami) jest łatwiejsze, gdyż są one instalowane na serwerze lub serwerach, a nie na poszczególnych komputerach.
• Można łatwo obsłużyć zdalnych użytkowników (np. inne biura, mobilnych użytkowników, pracowników pracujących w domu). Łączą się oni z serwerem za pośrednictwem internetu, a aplikacje uruchamiają się na serwerach. Łącze komunikacyjne nawiązane między serwerem a komputerem umożliwia przesyłanie obrazu przechwyconego z ekranu, działania związane z obsługą klawiatury, myszy, drukarki lub skanera. Łącza komunikacyjne mogą być stosunkowo powolne, z wyjątkiem łączy na potrzeby drukowania i skanowania; w tym środowisku sprawdzają się modemy telefoniczne – użyteczne, choć nie idealne.
• Komputer lub inne urządzenia używane przez pracownika mogą być tańsze, ponieważ nie wymagają takiej samej mocy obliczeniowej, jak w przypadku środowiska grubego klienta, gdyż aplikacje obsługuje serwer, a nie komputer.

Wady:

• Nie wszystkie aplikacje działają. Do niedawna programiści opracowywali aplikacje na potrzeby tradycyjnego modelu, zakładającego obsługę komputerów osobistych grubego klienta. Dlatego niektóre firmy komputerowe uważają, że nie opłaci się ponosić kosztów certyfikowania i wspierania swoich produktów użytkowanych w środowisku cienkiego klienta, a inne zapewniają jedynie ograniczone wsparcie techniczne. W rezultacie rozwiązywanie problemów dotyczących oprogramowania stosowanego w środowisku cienkiego klienta może być trudniejsze, gdyż wielu obsługującym oprogramowanie brakuje wiedzy i umiejętności, aby przezwyciężyć ujawniające się trudności. Ważne jest zatem, aby firma zapewniła sobie certyfikaty i wsparcie dostawcy dla oprogramowania stosowanego w środowisku cienkiego klienta. Wraz z przenoszeniem się oprogramowania do internetu (aplikacje opierają się na przeglądarce internetowej) ta niedogodność systemu zostanie w dużej mierze wyeliminowana.
• Nie wszystkie urządzenia zewnętrzne działają w tym systemie, ponieważ większość z nich (kamery internetowe, skanery, drukarki itp.) zaprojektowano do pracy z tradycyjnymi komputerami PC. Mogą więc powstać trudności z uruchomieniem niektórych z nich, co może powodować dodatkowe koszty i wywoływać zniechęcenie.
• Optymalizacja działania usług terminalowych jest bardziej skomplikowana. Mało osób ma dogłębną wiedzę na ten temat, gdyż wymaga to specjalistycznych umiejętności. Niejednokrotnie np. nieznajomość ukrytej w konfiguracji funkcji może wpływać na poziom działania systemu.
• Ponieważ aplikacje drukowania i skanowania przenoszą duże ilości danych z odległych miejsc, szybkość ich działania zależy od szybkości łącza komunikacyjnego. Wraz z upowszechnieniem się internetu szerokopasmowego problem szybkości łączy zostaje w dużej mierze rozwiązany.
• Obsługa systemów wieloekranowych jest bardziej złożona i mniej przyjazna niż w przypadku grubego klienta. Aplikacje często są rozbite na wiele ekranów. Wsparcie dla systemów wieloekranowych ulega jednak poprawie dzięki najnowszym wersjom usług terminalowych.
• Głównym miejscem awarii stają się serwery. Ponieważ wszystkie aplikacje są uruchamiane jako usługa, przez serwer, jego niedostępność sprawia, że aplikacje są niedostępne dla końcowego użytkownika. W tradycyjnym środowisku komputerowym (grubego klienta) użytkownicy mogą kontynuować niektóre działania bez dostępu do serwera, bo oprogramowanie jest zainstalowane na ich komputerze. Jest to oczywiście możliwe tylko w ograniczonym stopniu, ponieważ większość danych przechowuje się na serwerze centralnym.
• Aplikacje mogą oferować tylko podstawowe funkcje, ponieważ chcąc zoptymalizować wydajność serwera, aplikacje konfiguruje się, nadając im zwykle minimum funkcji i prosty wygląd. Świat cienkiego klienta nie jest tak atrakcyjny, jak świat PC. Zaawansowani użytkownicy mogą być rozczarowani tym, czym dysponuje cienki klient. Zazwyczaj chcą mieć możliwość zmiany ustawień i dostosowania ich do swoich potrzeb oraz upodobań, zaś środowisko cienkiego klienta w dużym stopniu ogranicza tego rodzaju personalizacje.

Co wybrać

Niektóre firmy łączą (mieszają) tradycyjne środowisko PC (gruby klient) – wykorzystywane na potrzeby wewnętrzne, z pracą w chmurze (cienki klient) – wykorzystywaną na potrzeby uzyskania zdalnego dostępu. Następuje to zazwyczaj, gdy zdalny dostęp nie ma dla firmy kluczowego znaczenia. Wybór opcji mieszanej może jednak być najgorszym z wariantów, dlatego należy zachować ostrożność.

Czynniki decydujące o wyborze to:

• wsparcie ze strony dostawcy oprogramowania,
• potrzeba zapewnienia wielu lokalizacji i/lub zdalnego dostępu,
• umiejętność pozyskania wykwalifikowanych informatyków dla wsparcia,
• działanie ważnych urządzeń zewnętrznych,
• liczba i złożoność aplikacji, gdyż w przypadku cienkiego klienta ułatwia to zarządzanie instalacjami i aktualizacjami,
• wpływ bardziej „surowego” systemu cienkiego klienta na pracowników,
• różnice w kosztach użytkowania systemu.

Należy być również ostrożnym przy uzyskiwaniu licencji na oprogramowanie i upewnić się, czy posiadane licencje wystarczą do wdrożenia systemu.

OPCJE W ZAKRESIE OPROGRAMOWANIA

Osobista efektywność

Edytory tekstów, arkusze kalkulacyjne, kalendarze, prezentacje i poczta e-mail to aplikacje najczęściej stosowane w każdej firmie. Służą zwiększeniu efektywności wykonywanych codziennie czynności.

Wielu księgowych preferuje korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych Excel firmy Microsoft do przygotowywania budżetów, przepływów pieniężnych, dokumentów roboczych i innych doraźnych obliczeń. Badania wykazują jednak, że duży procent arkuszy kalkulacyjnych zawiera błędy. Bezpieczniej więc jest sprawdzić ich działanie.

Mimo że aplikacje Microsoftu są często stosowane przez użytkowników, nie wykorzystują oni w pełni ich możliwości. Wiele firm nie zdaje sobie sprawy, że aplikacje te zawierają różne funkcje zwiększające efektywność, dzięki automatyzacji poszczególnych działań. Dlatego kluczowego znaczenia nabierają szkolenia pracowników wskazujące sposoby efektywniejszego wykorzystania produktów, co pozwala poprawić wydajność pracy.

Konkurentami Microsoft Office są:

• OpenOffice, czołowy pakiet otwartego (open source) oprogramowania biurowego z funkcjami edycji tekstów, przygotowywania arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji, grafiki, tworzenia baz danych i innych. Jest dostępny w wielu językach i działa na wszystkich typowych komputerach. Przechowuje wszystkie dane w międzynarodowym otwartym standardowym formacie. Może także odczytywać i zapisywać pliki pochodzące z innych popularnych pakietów oprogramowania biurowego. Można go pobrać i używać bezpłatnie w dowolnym celu.
• Google Docs, obejmujący bezpłatny internetowy dostęp do aplikacji umożliwiających edycję tekstów, przygotowanie arkusza kalkulacyjnego lub prezentacji, ma uzupełniającą pocztę (Gmail) oraz kalendarz. Natomiast Google Gears pozwala użytkownikom edytować dokumenty bez podłączenia do internetu (off-line). Zaletą platformy Google jest, że przechowuje dokumenty w internecie, gdyż jej aplikacje zostały stworzone z myślą o współpracy użytkowników, by edytowanie dokumentów i ich udostępnianie przez osoby znajdujące się w różnych miejscach stało się proste. Jeżeli zależy nam tylko na podstawowych funkcjach, to Google zapewnia opłacalny sposób współpracy, niezależnie od miejsca przebywania pracowników.

OpenOffice i Google Docs mogą przenosić pliki między sobą i pakietem Microsoft Office, jednak należy zachować ostrożność i przy ważnych dokumentach skorzystać z bogatych funkcji pakietu Microsoft Office. Niemniej zerowe koszty OpenOffice i Google Docs stanowią walor, który warto wziąć pod uwagę.

Zarządzanie firmą

Oprogramowanie do zarządzania firmą lub relacjami z klientami (Customer Relationship Management, CRM) to podstawowa aplikacja bazy danych klientów, a jej architektura – oparta na tzw. jednym źródle prawdy (single source of truth, SSOT) – sprawia, że pracownicy podejmujący decyzje korzystają z tych samych danych o klientach i nie ma możliwości ich dublowania. Tego rodzaju oprogramowania potrzebują wszystkie firmy z wyjątkiem tych najmniejszych, bo umożliwia ono przechowywanie i zapewnia dostęp do jednolitej bazy danych o kluczowych klientach, a także stanowi istotne narzędzie pracy wszystkich pracowników, którzy współpracują z klientami lub świadczą im usługi.

W większości firm systemy te są również stosowane do rejestrowania czasu pracy, przygotowywania faktur i zestawień należności. Coraz częściej stają się też głównym elementem podstawowych aplikacji księgowych.

W zależności od systemu można sporządzać raporty i prezentacje graficzne, które pokazują:

• wydajność członków zespołu,
• rentowność poszczególnych transakcji, klientów lub rodzajów pracy,
• efektywność fakturowania i spłat należności.

Benchmarking

Systemy te dostarczają klientom raporty pozwalające porównywać wyniki ich działalności z wynikami podobnych firm. Porównania obejmują zarówno informacje niefinansowe, jak i finansowe. Niektóre systemy uwzględniają specyfikę branży i zapewniają szczegółowe porównania w takich dziedzinach, jak sprzedaż i rentowność poszczególnych linii produktów. Inne są bardziej ogólne i pozwalają na porównania danych wynikających ze sprawozdań finansowych firm.

Rozważając nabycie oprogramowania do benchmarkingu, trzeba sobie odpowiedzieć na pytania:

• Czy dostępne są porównania dla branży, z której rekrutują się nasi klienci?
• Czy wielkość próby jest wystarczająca, aby porównania były wiarygodne?
• Czy porównania mają zastosowanie do działalności klientów?
• Czy łatwe jest wyodrębnienie wymaganych danych i ustalenie porównywalnych wskaźników?
• Czy otrzymane raporty są zrozumiałe?

Budżetowanie

Wiele firm nie używa specjalnego oprogramowania do przygotowania budżetu i stosuje do tego celu arkusz kalkulacyjny. W elektronicznym arkuszu kalkulacyjnym łatwo jednak popełnić błąd. Natomiast specjalistyczne oprogramowanie do budżetowania zawiera często osobne ekrany do wprowadzania danych, co umożliwia sprawdzenie poprawności wprowadzenia wszystkich informacji wymaganych do przygotowania budżetu. Przykładowo program może zapewnić, że poprawna jest interpretacja postanowień umów finansowych pod kątem ich należytego uwzględnienia w budżecie i wykazania w odpowiednim okresie; ma także funkcje obliczeniowe zapewniające prawidłowość przygotowania budżetu. Dzięki temu budżety tworzone za pomocą specjalistycznego oprogramowania zawierają znacznie mniej błędów w porównaniu z budżetami sporządzanymi za pomocą elektronicznych arkuszy kalkulacyjnych lub ręcznych obliczeń.

Rozważając nabycie oprogramowania do budżetowania, trzeba sobie odpowiedzieć na pytania:

• Czy obliczenia uwzględniają odpowiednie przepisy podatkowe i inne regulacje?
• Czy program może importować dane z systemu księgowego firmy?
• Czy budżet można przygotować za określony rok i okres? Czy funkcje programu są wystarczająco elastyczne, aby uwzględnić potrzeby każdego klienta?
• Czy łatwo zinterpretować raporty?

Planowanie scenariuszy

Oprogramowanie do planowania scenariuszy pomaga klientowi firmy audytorskiej lub biura rachunkowego zrozumieć, jakie są kluczowe czynniki działalności jego firmy. Ogólnie biorąc, informacje finansowe są wprowadzane na podstawie sprawozdań finansowych klientów. System pozwala następnie zmodyfikować kluczowe wskaźniki działalności firmy‑klienta w taki sposób, że można zaobserwować finansowy efekt tej modyfikacji.

Wiele produktów oferuje również funkcję „scenariusza wstecznego”, polegającą na wprowadzeniu pożądanego wyniku finansowego, a następnie uzyskaniu z systemu diagnozy zmian, jakich należałoby dokonać w kluczowych wskaźnikach, aby osiągnąć pożądany wynik finansowy. Większość oprogramowań wskazuje kluczowe wskaźniki finansowe, które pomagają klientom zrozumieć znaczenie regularnego raportowania i monitorowania wskaźników.

Wiele raportów przewiduje analizę progu rentowności lub kluczowych wskaźników i współczynników efektywności. Omawiane programy mogą pomóc firmom wesprzeć klientów przy planowaniu biznesu, składaniu wniosków kredytowych i dokonywaniu wycen przedsiębiorstw.

Rozważając zakup oprogramowania do planowania scenariuszy, trzeba sobie odpowiedzieć na pytania:

• Czy system może importować dane z systemu księgowego klienta i/lub firmy audytorskiej/biura rachunkowego?
• Czy obliczenia uwzględniają odpowiednie przepisy podatkowe i inne regulacje?
• Czy można przygotować i przechowywać wiele scenariuszy dla poszczególnych okresów; czy scenariusze za określone lata i okresy można przypisać właściwym klientom?
• Czy łatwo zinterpretować raporty?

Wycena przedsiębiorstw

Program zawiera modele, które pomagają firmom audytorskim i biurom rachunkowym wycenić wartość przedsiębiorstw‑klientów, korzystając z dostępu do najbardziej aktualnego wywiadu rynkowego, co stanowi pomoc dla klientów przy podejmowaniu decyzji. Wiele programów umożliwia wykorzystanie – w czasie rzeczywistym – wskaźników średniobranżowych (benchmarking). Niektóre programy zakładają wypełnianie kwestionariuszy pomocnych przy ocenie ryzyka związanego z wyborem właściwego podejścia do wyceny. Może się ona opierać na stopie kapitalizacji (przy ustalaniu wartości firmy oraz całkowitej wartości przedsiębiorstwa), zdyskontowanych przepływach pieniężnych, wskaźnikach branżowych z przedziału średnich wartości mediany itp. Inne programy oferują modele pomagające ustalić, czy nabywca może sobie pozwolić na daną inwestycję, a jeśli tak, to czy jest ona opłacalna.

Firmy audytorskie i biura rachunkowe często używają tych programów, aby zasygnalizować klientom potrzebę poprawy wyników biznesowych. Mogą one pomóc w osiągnięciu wysokiej wartości końcowej przedsiębiorstwa, mającej znaczenie np. przy przejściu na emeryturę jego właściciela, a jednocześnie we wskazaniu potencjalnych przeszkód przy planowaniu sukcesji, ustalaniu strategii poprawiającej wzrost i wydajność oraz przy analizie alternatywnych rozwiązań, jak fuzje czy przejęcia.

Rozważając nabycie oprogramowania do wyceny przedsiębiorstw, trzeba sobie odpowiedzieć na pytania:

• Czy zawarte w oprogramowaniu obliczenia podatkowe są odpowiednie?
• Czy dane przewidziane w kwestionariuszach lub inne wskaźniki branżowe są przewidziane w oprogramowaniu stosowanym przez naszych klientów?
• Czy nasi klienci zrozumieją raporty?

Narzędzia do analizy danych

Prognostyczna analiza biznesowa stanowi obecnie jedno z najpotężniejszych narzędzi zarządzania dostępnych firmom. Warunkiem jej stosowania jest posiadanie zestawu narzędzi umożliwiających wykorzystanie informacji i sporządzenie na ich podstawie analizy biznesowej, którą można wykorzystać do kształtowania przyszłych wyników.

Prognostyczna analiza, jako połączenie automatycznych analiz, dostarcza abonentom rozwiązań chmurowych wyników w czasie rzeczywistym. Wraz z automatyzacją działań w chmurze i dostępnością oprogramowania umożliwia zestawianie ze sobą danych wewnętrznych z danymi zewnętrznymi (takimi jak rozległe informacje zawarte w zeznaniach podatkowych), by na tej podstawie przewidywać możliwe wyniki.

Prognostyczna analiza biznesowa opiera się na algorytmach big data, wśród których wyszukiwane są przepisy, orzeczenia, precedensy, komentarze i praktyczne porady. Dzięki zastosowaniu filtrów wg kryterium treści, tematu, jurysdykcji lub sądu można zestawić ew. zmiany dokonane w dowolnym polu formularza podatkowego z wprowadzonymi danymi klienta. Prognostyczna analiza big data może również wyszukiwać najnowsze wiadomości z obszaru rozwiązań prawnych i dopasowywać je do zmian legislacyjnych.

Bez względu na wielkość firmy dostępne są różne narzędzia do analizy danych. Na świecie do tego celu najczęściej używana jest aplikacja Excel. Dysponując narzędziami statystycznymi i ogromnym zbiorem funkcji, Excel jest produktem, który z poziomu wprowadzanych danych umożliwia wyodrębnianie użytecznych informacji. Może być używany do tworzenia modeli prognostycznych, relacji między zmiennymi i sporządzania graficznych raportów.

Strony internetowe

Wiele firm ma własne strony internetowe. Większość z nich zawiera informacje nt. usług i osób zatrudnionych w firmie oraz przekazuje komunikaty istotne dla potencjalnych pracowników.

Niektóre firmy angażują projektantów do tworzenia niestandardowych stron WWW. Samodzielne utrzymywanie przez firmę takich stron oraz ich aktualizowanie może być trudne i firma jest wtedy zależna od wsparcia projektanta.

Dostępne są jednak gotowe do użycia programy, przeznaczone do tworzenia stron internetowych, lub strony hostowane, w tym szablony stron WWW. Programy te mają często poszukiwane funkcje i są konkurencyjne cenowo. Umożliwiają firmom zindywidualizowaną prezentację, w sposób przemawiający do klienta atrakcyjną formą i łatwym sposobem użytkowania. Niektórzy dostawcy oprogramowania stron internetowych angażują projektantów stron WWW dla zapewnienia każdemu nabywcy odmiennego charakteru strony firmy przy zachowaniu tych samych funkcji (np. strefa klienta, system rezerwacji spotkań i usług, narzędzia rekrutacyjne).

Firma powinna mieć możliwość aktualizowania treści strony WWW bez konieczności korzystania z pomocy projektanta. Wiele stron internetowych ma system zarządzania treścią (Content Management System, CMS), za pomocą którego można publikować dokumenty tekstowe bez znajomości języka kodowania. W efekcie osoba niebędąca specjalistą IT może obsługiwać znaczną część strony.

Widoczność strony WWW (mierzona liczbą wejść) może pomóc firmie w marketingu. Sprzyja temu pozycjonowanie w wyszukiwarkach (Search Engine Optimization, SEO) polegające na umiejscowieniu strony w najwyższych wynikach wyszukiwania, gdy wyszukiwane są określone słowa lub wyrażenia. Może to jednak być kosztowne i nietrwałe, ponieważ firmy odpowiedzialne za wyszukiwarki regularnie zmieniają algorytmy wyszukiwania.

Marketing w wyszukiwarkach polega na kupowaniu kluczowych słów, które zwiększają widoczność strony (za pośrednictwem linku sponsorowanego), gdy poszukujący wpisał określone kluczowe słowa lub wyrażenia. Opłata jest naliczana, gdy użytkownik kliknie link, który przenosi go na stronę firmy sponsorującej w internecie daną treść. Wydatki na marketing w wyszukiwarkach można łatwo kontrolować, a dostawcy tych usług przekazują swoim klientom szczegółowe analizy, z których wynika, jakie kluczowe słowa dają najlepsze rezultaty marketingowe.

Firma powinna regularnie przeglądać strony WWW, aby na bieżąco śledzić funkcje udostępniane przez inne firmy.

PRACA MOBILNA I WIRTUALNE BIURO

Prawdopodobnie największą zmianą, jaką przyniósł internet, jest wyeliminowanie barier geograficznych. Technologie, takie jak VoIP, umożliwiają pracownikom, wykonującym zdalnie pracę w siedzibie klienta, łączność z macierzystą firmą, dostęp do danych i wymianę informacji z innymi pracownikami przebywającymi w odległych miejscach. Technologia ta pozwala także pracownikom na pracę w domu.

Formą zdalnej pracy jest praca mobilna, w czasie której pracownik, wyposażony w przenośny komputer, może wykonywać pracę w dowolnym miejscu – w domu lub siedzibie klienta. Praca w siedzibie klienta pozwala zwiększyć wydajność, ponieważ ułatwia uzyskanie szybszych odpowiedzi na pytania. Niektóre firmy delegują swoich pracowników do siedzib klientów w odległych miejscowościach, w których spotykają się z klientami i dzięki odpowiedniej technologii wykonują tam całość lub większość pracy.

Wiele firm stworzyło środowisko „cienkiego klienta”, które daje wszystkim pracownikom dostęp do systemów firmy i zapewnia wykonywanie pracy w sposób analogiczny do wykonywanej w biurze, niezależnie od faktycznego miejsca pobytu. Aby umożliwić dostęp do wszystkich plików klientów, konieczne staje się wdrożenie systemu zarządzania dokumentami.

Niektóre firmy niechętnie odnoszą się do pracy zdalnej, mając na uwadze trudności w nadzorowaniu pracowników, mającym zapewnić ich efektywność. Wykonywanie pracy w domu wymaga osobistej dyscypliny, cichego miejsca pracy oraz technologii wspomagającej taki tryb pracy. Zdaniem wielu firm zdalna praca sprawdza się tylko w przypadku niektórych pracowników.

RYZYKA TECHNOLOGICZNE

Ryzyka technologiczne istnieją przez cały czas, dlatego firma powinna opracować zasady i procedury zarządzania ryzykiem i je stosować. Dokumentują one ocenę ryzyka w zakresie własności, użytkowania i zastosowania IT.

Kontynuacja działania i stosowanie zabezpieczeń

Utrata ciągłości działania przez firmę oraz zawodny system przywracania stanu sprzed zdarzenia krytycznego mogą mieć dla niej katastrofalne skutki. Zdarzenia krytyczne, jak pożary, awarie sprzętu, kradzieże danych przez sfrustrowanych pracowników i hakerów, mogą spowodować poważne koszty lub narazić firmę na spadek wydajności.

Dlatego firma powinna mieć skuteczny plan zarządzania ryzykiem. Nie musi to być obszerny dokument, ale powinien przesądzać kwestie związane z tworzeniem kopii zapasowych – zarówno systemów, jak i danych, tak aby jedne i drugie można było odzyskać, jeśli nastąpiło zdarzenie krytyczne.

Cyberbezpieczeństwo

W dzisiejszym skomputeryzowanym świecie nowe ryzyka pojawiają się każdego dnia. Łączenie się z internetem otwiera możliwość ataku hakerskiego na firmę. Cyberprzestępczość staje się biznesem, w którym stawką jest utrata pieniędzy i reputacji firmy. Plan cyberbezpieczeństwa służy zabezpieczeniu danych biznesowych przed atakami za pośrednictwem internetu, wykorzystując w tym celu wiele technologii, procesów, struktur i praktyk stosowanych do ochrony sieci, komputerów, programów i danych przed nieupoważnionym dostępem lub uszkodzeniem. Celem każdego planu cyberbezpieczeństwa jest zapewnienie poufności, niezmienności i dostępności danych.

Istnieje wiele możliwości zaatakowania firmy przez hakerów:

• zdobycie wrażliwych danych nt. stanu rachunków bankowych, kart kredytowych lub pliku podatkowego i ich wykorzystanie,
• uzyskanie wrażliwych informacji nt. działalności firmy, których ujawnienie może zrujnować jej reputację, co może być bardziej dotkliwe niż utrata danych,
• atak na firmę i żądanie okupu; wirus zagnieżdża się potajemnie za pomocą e-maila wyłudzającego informacje, ukrywającego się pod przykrywką zabawnego filmu, wezwania do zapłaty mandatu lub faktury; firma jest wówczas narażona na bezwzględną utratę wszystkich danych; odszyfrowanie klucza do wirusa, który zainfekował cały system, jest praktycznie niewykonalne, a niektórzy obliczają, że zajęłoby to kwadrylion lat.

Przed cyberprzestępcami firma powinna się zabezpieczyć, instalując oprogramowania chroniące przed atakami. Są to:

• zapory ogniowe – oprogramowanie (a także sprzęt) zaprojektowane w celu ochrony systemu przed atakami osób uzyskujących dostęp do systemów firmy za pośrednictwem zewnętrznych łączy komunikacyjnych,
• ochrona antywirusowa, chroniąca system przed atakami za pomocą kodu oprogramowania, który może zrobić wszystko, poczynając od wyświetlania denerwujących komunikatów, a na kasowaniu plików i dysków kończąc,
• ochrona przed złośliwym oprogramowaniem lub oprogramowaniem szpiegującym, które może kreować irytujące, „wyskakujące okna” (pop-up window) lub mieć bardziej szkodliwe skutki, np. przejęcie loginów czy haseł użytkowników i wykorzystanie ich w nieuczciwych celach,
• oprogramowanie antyspamowe, chroniące skrzynkę e-mailową przed niechcianymi wiadomościami,
• oprogramowanie przeciwdziałające wyłudzaniu informacji o użytkownikach odwiedzających stronę internetową, wykorzystywanych następnie do oszustw.

Wszystkie te zabezpieczenia są obowiązkowe w każdej dobrze zarządzanej firmie. Koszty spowodowane atakiem mogą być znaczące i mogą powodować utratę danych, oszustwo oraz spore wydatki na odbudowę systemów. Zawsze jednak należy korzystać z usług dobrze znanych, zaufanych dostawców zabezpieczeń i być ostrożnym, decydując się na korzystanie z oprogramowania darmowego lub pochodzącego od nieznanego dostawcy, gdyż może być ono złośliwe. Najlepiej korzystać z programów zalecanych przez dostawcę odpowiedzialnego za wsparcie techniczne systemu firmy, bo będzie on odpowiadać za instalację, konfigurację i konserwację systemów zabezpieczających.

Konserwacja systemów ma kluczowe znaczenie, gdyż złośliwe oprogramowanie pojawia się niemal każdego dnia. Większość dostawców oprogramowania zapewnia przynajmniej codzienną automatyczną aktualizację swoich baz danych w celu utrzymania skutecznej ochrony systemu. Niezbędne jest zatem zapewnienie, że aktualizacje te zostały prawidłowo przeprowadzone.

* * *

IT będzie odgrywać coraz większą rolę we wszystkich nowoczesnych firmach. W związku z tym należy zapewnić:

• opracowanie strategicznego planu i budżetu IT firmy,
• wdrożenie oprogramowania i szkolenia – co jest kluczowe dla właściwego wykorzystania technologii,
• przestrzeganie zasad wyboru systemu operacyjnego (a zarazem uniemożliwić dostawcom nadmierne wpływanie na wybór),
• zmianę sposobu kontaktowania się firmy z klientami, dzięki korzystaniu z internetu,
• uznanie firmowej strony internetowej za ważny element obsługi klientów,
• odpowiednie wsparcie techniczne dla działania systemu IT w celu zapewnienia jego wydajności i niezawodności,
• stosowanie popularnego sprzętu i programów mających szerokie zastosowanie, aby mieć pewność, że zostaną osiągnięte pożądane wyniki,
• stosowanie programów służących do zarządzania firmą, tworzenia kont, przeprowadzania audytu, sporządzania zeznań podatkowych, edycji tekstu, tworzenia arkuszy kalkulacyjnych – są to bowiem kluczowe platformy, które wspierają efektywność większości firm,
• należytą uwagę i zasoby niezbędne do zarządzania ryzykiem, aby zapobiegać katastrofalnym awariom systemu,
• aplikacje do zarządzania dokumentami i wiedzą, mogące w przyszłości znacząco udoskonalić obsługę klientów i zwiększyć wydajność,
• rozwiązania hostingowe/chmurowe, mające potencjał umożliwiający obsługę firm przy niższych nakładach na infrastrukturę i zarządzanie systemem.

Jeśli IT jest stosowana w sposób strategiczny, staje się narzędziem zwiększającym efektywność; wdrażanie nowych technologii może całkowicie przekształcić firmę. Dlatego posiadanie strategii technologicznej i e-biznesowej ma kluczowe znaczenie, jeśli w firmie mają nastąpić zmiany.

Niniejszy dokument pt. Technologia informacyjna dla mniejszych firm, będący częścią Przewodnika po zarządzaniu dla małych i średnich firm księgowych i audytorskich, wydanie IV, został opublikowany przez Międzynarodową Federację Księgowych (IFAC) w maju 2018 r. w języku angielskim oraz przetłumaczony na język polski przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce (SKwP) [w styczniu 2019 r.] i udostępniony za zgodą IFAC. Proces tłumaczenia był nadzorowany przez IFAC i uznany za przeprowadzony zgodnie z Polityką tłumaczenia i reprodukcji standardów wydanych przez IFAC. Zatwierdzonym tekstem dokumentu jest tekst angielski opublikowany przez IFAC.

Tytuł w języku angielskim: Module 5: Leveraging Technology from the Guide to Practice Management for Small and Medium Sized Practices, 4th Edition © 2018 by the International Federation of Accountants (IFAC). All rights reserved.