Kiedy warto rozważyć zmianę systemu księgowego

Kiedy wiadomo, że to czas na zmiany?

Zarówno doświadczeni księgowi, jak i właściciele biur rachunkowych z krótszym stażem często mają obawy przed zmianą systemu księgowego. Przede wszystkim naturą ludzką jest niechęć do zmian. Inna kwestia to strach przed nieznanym, który jest zrozumiały — nowy system może się okazać zbyt trudny do opanowania, nie spełniać wymagań biura, a sam proces wdrożenia może się wydawać czasochłonny i skomplikowany. Wielu księgowych obawia się także, że nietrafiona zmiana systemu będzie kosztowna.

Jednak trwanie przy starym, nieefektywnym narzędziu również wiąże się z ryzykiem. Codzienna praca z systemem, który nie ułatwia realizacji zadań, a wręcz je komplikuje, może prowadzić do frustracji, obniżenia jakości obsługi klientów i strat czasowych. Jeżeli codzienność staje się coraz bardziej męcząca, a system wywołuje nie tylko stres, lecz także opóźnienia w pracy, to najwyższy czas, aby zastanowić się nad zmianą.

Istnieją też sytuacje „krytyczne”, które zdecydowanie powinny skłonić nas do rozważenia zmiany obecnego systemu, zwłaszcza gdy zauważymy pewne sygnały ostrzegawcze:

• System nie nadąża za zmianami w przepisach – nie są one implementowane na czas, np. aktualizacja oprogramowania wydawana jest przez producenta tuż przed terminem wysyłki JPK_V7 i tym samym do ostatniej chwili musimy czekać z wysyłką deklaracji. W najbardziej skrajnych przypadkach, jeśli i tak trzeba wspomagać się zewnętrznymi aplikacjami, aby móc zrealizować niektóre z obowiązków, to znak, że obecny system nie spełnia standardów.
• System nie wspiera codziennych działań – brakuje możliwości łatwego i samodzielnego ustawienia schematów księgowych, w tym tych dotyczących sprawozdań finansowych, co wymaga zaangażowania specjalistów i jest czasochłonne. Każdy zapis na wyciągu bankowym wymaga zamknięcia wcześniejszych wyciągów, gdy nie można księgować ich indywidualnie. Jeżeli wydatki związane z pojazdami nie są automatycznie księgowane i przypisywane do konkretnego pojazdu, ich odnalezienie staje się utrudnione. Brakuje opcji eksportu płatności bezpośrednio do banku – zarówno zbiorczo, jak i indywidualnie. Tego typu braki powodują dodatkowe, czasochłonne kroki. Ograniczenia sprawiają, że praca staje się mniej intuicyjna i efektywna.
• Oprogramowanie nie rozwija się według potrzeb jego użytkowników – system nie umożliwia wprowadzania usprawnień do codziennej pracy, co powoduje, że procesy w biurze pozostają niezmienione od wielu lat.
• Brak wsparcia technicznego – w sytuacjach awaryjnych nie można liczyć na szybkie i skuteczne wsparcie.
• System jest nieodporny na zaszyfrowanie danych – systemy księgowe instalowane lokalnie, czyli na serwerach w siedzibie biura rachunkowego, są bardziej narażone na ataki hakerskie, w tym na niebezpieczeństwo zaszyfrowania danych. Tego rodzaju oprogramowanie działa bezpośrednio na serwerach wewnętrznych, co oznacza, że ich ochrona zależy w dużej mierze od zabezpieczeń, które zastosuje samo biuro rachunkowe.

Najlepszym momentem na zmianę systemu księgowego jest zazwyczaj przełom roku, gdy zamykane są rozliczenia podatkowe. Migracja danych jest wówczas mniej pracochłonna niż w trakcie roku. Dlatego warto wcześniej rozważyć przetestowanie nowego systemu, np. wprowadzając do niego na początek tylko nowych klientów, z którymi dopiero zaczynamy współpracę. Jeśli system okaże się odpowiedni, można stopniowo przenosić pozostałych, co pozwoli na płynne przejście bez większych zakłóceń w codziennej pracy.

Dobry system dla biur rachunkowych, czyli jaki?

Spędzamy wiele godzin dziennie, pracując z systemami księgowymi i kadrowo-płacowymi. Warto czasem zatrzymać się i zadać sobie pytanie: jakie czynności w codziennej pracy nas najbardziej frustrują? Co zajmuje dużo czasu, a nie jest związane z pracą merytoryczną? Dobry system powinien automatyzować powtarzalne procesy, ograniczać ilość ręcznej pracy i umożliwiać nam skupienie się na istotnych aspektach naszej działalności, takich jak obsługa klientów czy rozwój biura.

Integracja systemu księgowego z KSeF staje się jednym z kluczowych kryteriów przy wyborze oprogramowania dla biura rachunkowego. Warto dokładnie przyjrzeć się temu, w jakim zakresie dany system wspiera pełną zgodność z KSeF oraz czy zapewnia funkcje, które wyeliminują konieczność logowania się do aplikacji rządowej. Istotnym pytaniem jest, na ile system będzie w stanie obsłużyć e-faktury bezpośrednio, bez potrzeby wykonywania dodatkowych kroków, takich jak pobieranie i przesyłanie dokumentów między różnymi platformami.

Ponadto warto sprawdzić, jak dostawca oprogramowania widzi przyszłość współpracy między biurem rachunkowym a jego klientami w kontekście obowiązku korzystania z KSeF. Czy wprowadza narzędzia, które automatyzują obieg dokumentów i wspierają płynną wymianę danych w ramach jednego systemu, eliminując konieczność ręcznego przesyłania faktur i ich wielokrotnego przetwarzania? W dobie KSeF integracja biura z klientem powinna być maksymalnie uproszczona, aby zaoszczędzić czas obu stron i zredukować liczbę działań manualnych.

W perspektywie długoterminowej niezwykle ważne jest również, czy dostawca oprogramowania nie tylko zapewnia zgodność z wymogami KSeF, lecz także wykorzystuje te zmiany jako okazję do rozwoju funkcji, które realnie zautomatyzują pracę biura rachunkowego. Czy producent planuje, by obowiązkowa integracja z KSeF stała się podstawą dla nowych narzędzi, które będą korzyścią dla użytkowników – umożliwiając im przyspieszenie pracy, zminimalizowanie błędów i efektywniejsze zarządzanie dokumentacją? Wybór odpowiedniego oprogramowania w takim kontekście staje się inwestycją w przyszłość biura, która pozwala skupić się na rozwoju biznesu, a nie na ręcznym przetwarzaniu dokumentów.

1. automatyzować rutynowe zadania – dzięki czemu księgowy nie traci czasu na powtarzalne czynności;

2. być intuicyjny i prosty w obsłudze – pozwalając na szybkie wdrożenie nowych pracowników;

3. oferować wsparcie techniczne na najwyższym poziomie – tak, aby w razie problemów szybko je rozwiązywać bez przestojów w pracy;

4. być dostępny wszędzie i o każdej porze – posiadanie przyszłościowego rozwiązania oznacza dostęp do systemu księgowego z dowolnego miejsca na świecie. Jak zauważa prof. S. Hońko, prezes Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, takie rozwiązanie odpowiada na potrzeby pokolenia Z, które ceni elastyczność i swobodę. System dostępny on-line, możliwy do uruchomienia wszędzie tam, gdzie jest internet, wspiera mobilność i ułatwia pracę zdalną, szczególnie pożądaną przez młodsze pokolenia;

5. być elastyczny i skalowalny – rosnąć wraz z biurem rachunkowym, oferując nowe funkcje i integrację wraz z rozwojem firmy;

6. zapewniać zgodność z przepisami – powinien być zawsze aktualny względem zmieniających się przepisów podatkowych i księgowych, a zmiany zawsze powinny być implementowane z wyprzedzeniem;

7. być rozwojowy – producent oprogramowania regularnie powinien wdrażać nowe funkcje i usprawnienia, w tym wynikające ze zgłoszeń jego użytkowników.

Dobry system księgowy to taki, który oferuje jednolitą i spójną ekosferę pracy zarówno dla księgowych, jak i kadrowych. Oznacza to kompleksowe rozwiązanie, które eliminuje konieczność ciągłego przełączania się między różnymi programami. W jednym miejscu mamy dostęp do wszystkich kluczowych modułów — księgowości, kadr, płac, rozliczenia ubezpieczeń ZUS, a także do obiegu dokumentów między biurem a klientami. Ponadto taki system powinien oferować narzędzia wspomagające zarządzanie pracą w biurze rachunkowym, co umożliwia lepszą organizację zadań i oszczędność czasu.

Dzięki zintegrowanemu systemowi możemy nie tylko zwiększyć efektywność pracy, lecz także zminimalizować ryzyko błędów, które mogą się pojawić przy korzystaniu z wielu różnych programów. Taka spójność pozwala na łatwiejsze zarządzanie danymi i dokumentami, a ponadto umożliwia lepszą współpracę zarówno wewnątrz biura, jak i z klientami. W efekcie codzienna praca staje się bardziej uporządkowana, a procesy płynniejsze i mniej czasochłonne.

Przenoszenie danych – czy to naprawdę skomplikowane?

Migracja danych do nowego systemu księgowego jest jednym z najczęściej wymienianych powodów, dla których właściciele biur rachunkowych i księgowi wahają się przed zmianą oprogramowania. To zrozumiałe – dane zgromadzone przez lata stanowią fundament działalności biura, dlatego właściciele obawiają się, że proces migracji może być czasochłonny i powodować długie przestoje w pracy. To właśnie przekonanie o skomplikowaniu i czasochłonności przenoszenia danych często powstrzymuje przed decyzją o zmianie systemu.

Warto jednak wiedzieć, że nowoczesne systemy księgowe są projektowane z myślą o bezpiecznej i sprawnej migracji danych. Wiele z nich oferuje zaawansowane narzędzia do importu danych, które pozwalają na automatyczne przeniesienie kluczowych informacji, redukując potrzebę ręcznego przenoszenia wszystkiego. Dzięki temu proces migracji jest znacznie mniej czasochłonny i obciążający dla zespołu. Ponadto dostawcy często zapewniają wsparcie techniczne na każdym etapie migracji, pomagając w sprawnym przeprowadzeniu procesu przeniesienia danych.

Czy w trakcie roku można zmienić system księgowy?

Zmiana systemu księgowego to proces pełen wyzwań, zwłaszcza gdy jest przeprowadzany w trakcie roku obrotowego. Bywa jednak konieczna, gdy dotychczasowe oprogramowanie przestaje spełniać nasze oczekiwania. W takich sytuacjach warto rozważyć, jak skutecznie przeprowadzić migrację danych i dostosować nowe narzędzia do bieżącej działalności księgowej. Zmiana systemu w trakcie roku jest możliwa, jeśli jest dobrze zaplanowana i przygotowana. Dlatego warto sprawdzić, jakie rozwiązania w tym zakresie oferuje producent oprogramowania.

Zmiana może być prostsza niż myślisz

Choć zmiana systemu księgowego może budzić obawy, nie musi być tak skomplikowana, jak się wydaje. Odpowiednie przygotowanie i wsparcie mogą sprawić, że proces przebiegnie szybko i sprawnie, bez większych zakłóceń w pracy. Zmiana systemu to krok, który może przynieść korzyści w postaci efektywniejszej pracy i większego komfortu na co dzień. To inwestycja, która przynosi długofalowe korzyści.

Nie pozwól, by strach przed zmianą trzymał Cię w miejscu – czas na nowoczesne, skuteczne rozwiązania, które będą wspierać rozwój Twojego biura.