10 problemów branży biur rachunkowych w Polsce

1. Nieustanne zmiany w przepisach

Brak aktualizacji wiedzy może prowadzić do błędów, a w konsekwencji do problemów prawnych i finansowych biura rachunkowego. Co więcej, dynamiczne zmiany w przepisach, a także wciąż pojawiające się nowe interpretacje podatkowe utrudniają bycie zawsze na bieżąco.

Chcąc zmniejszyć ryzyko pomyłek i zwiększyć jakość obsługi, należy inwestować w szkolenia i kursy, zarówno dla siebie, jak i swoich pracowników. Bywa to czasochłonne i kosztowne, dlatego warto wprowadzić system regularnego przeglądu prasy specjalistycznej i obserwacji zapowiedzi Ministerstwa Finansów. Dobrze przygotowany, merytoryczny zespół to minimalizacja błędów wynikających z niewiedzy oraz pewność dla klientów, że ich finansami zajmują się eksperci.

Z drugiej strony wiadomo, że błąd może popełnić każdy, nawet najbardziej doświadczony pracownik. Bardzo trudno samemu znaleźć pomyłkę w swoich księgowaniach, stąd często stosuje się weryfikację krzyżową przez innego pracownika. Z pomocą przychodzi też odpowiedni system księgowy, który może zabezpieczyć przed nieuniknionym błędem. Przede wszystkim powinien on być zawsze zgodny z obowiązującymi przepisami, nadążać nawet za zmianami wdrażanymi przez rząd z dnia na dzień. Dobry program księgowy dla biura rachunkowego powinien również mieć gotowe schematy i automaty księgowe, dzięki którym praca księgowego będzie polegać jedynie na weryfikacji poprawności zapisów.

2. Opóźnione płatności za usługi księgowe

Zachowanie płynności finansowej bez cyklicznych wpłat za świadczone usługi księgowe jest bardzo trudne. Niepłacący klienci w biurze rachunkowym to częsty przypadek. Przyczyną może być postrzeganie księgowości jako nieprzyjemnej konieczności, za którą można zapłacić w ostatniej kolejności, co tworzy problemy po stronie biura.

Aby zminimalizować ryzyko, niektóre biura już na początku współpracy wprowadzają jasne wytyczne i zapisy w umowie, które regulują kwestie płatności, a także ew. kary nakładane na klienta niepłacącego na czas. Pomocne w tym są również systemy monitoringu należności oraz możliwość wysyłki – zbiorczo do wszystkich – przypomnień o zbliżających się terminach zapłaty.

Integracja z bankiem w zakresie importu wyciągów bankowych ułatwia codzienną weryfikację stanu należności.

Co jednak, gdy sama prewencja nie jest wystarczająca? Niezwłoczna reakcja na nieopłacone faktury przyspiesza moment otrzymania zaległych środków. W niektórych przypadkach trzeba także rozważyć środki windykacyjne, choć należy wziąć pod uwagę, że mogą one znacznie zakłócić dalsze relacje. Mimo przyjęcia takich rozwiązań mogą się zdarzyć klienci, którzy nie mając płynności finansowej, nie będą w stanie zapłacić. Warto w porę rozwiązać umowę z taką firmą, nie dopuszczając tym samym do pracy za darmo i nawarstwiania się długów, które będzie trudno odzyskać.

3. Wysokie koszty utrzymania infrastruktury IT

Utrzymanie nowoczesnej i bezpiecznej infrastruktury IT generuje znaczne koszty dla biur rachunkowych. Zwłaszcza gdy korzystają one z instalowanego oprogramowania, które oprócz zakupu samej licencji wymaga serwera, opieki informatyka i wdrożeniowca programu księgowego lub kadrowo-płacowego, a także dodatkowych zabezpieczeń danych czy cyklicznych aktualizacji.

Zamiast korzystać z instalowanego oprogramowania, warto rozważyć przejście na oprogramowanie on-line, czyli chmurowe. Rozwiązania te nie tylko automatyzują pracę, lecz także eliminują potrzebę posiadania własnych serwerów, zmniejszają koszty związane z infrastrukturą IT, oferują regularne aktualizacje oraz sprzyjają licznym integracjom, np. z bankowością. Ponadto przetrzymywanie danych w chmurze zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa i minimalizuje ryzyko ich utraty. Umożliwia też pracę z dowolnego miejsca, a szefowi biura rachunkowego – szybki wgląd w postęp prac.

4. Brak czasu

Zbyt krótki dzień pracy to z pewnością problem wielu księgowych, a zwłaszcza właścicieli biur rachunkowych. Co zrobić w przypadku, gdy chce się znaleźć czas zarówno na życie zawodowe, jak i prywatne, a godzin wciąż jest za mało, zwłaszcza tuż przed 20. dniem każdego miesiąca? To właśnie wtedy terminy w biurze rachunkowym są najbardziej napięte, a czas płynie szybciej.

Pomocnym rozwiązaniem może być zastosowanie w pracy narzędzi, które poprzez automatyzację i rozwiązania sztucznej inteligencji znacznie przyspieszają i ułatwiają codzienną pracę księgową. Na początku należy zdefiniować obszary wymagające usprawnienia – to, co jest uciążliwe, monotonne i zajmuje dużo czasu. Przykładem może być wprowadzanie wyciągów bankowych ręcznie, podczas gdy są dostępne rozwiązania pozwalające na bezpośrednią integrację z bankiem oraz import historii wpłat i wypłat z okresu, który nas interesuje.

Jeżeli odnotowujemy znaczne braki czasu i liczne nadgodziny (zwłaszcza w terminach przypadających na końcowe dni miesiąca), problemem może być zła organizacja współpracy z klientami. Najczęstszą przyczyną jest zbyt późne dostarczanie przez nich dokumentów. Dobrze jest mieć tak skonstruowaną umowę na obsługę księgową, z której będzie wynikać obowiązek dotrzymania terminu doręczenia dokumentów i konsekwencja jego przekroczenia. Możemy również zadbać o to, aby ułatwić klientowi doręczanie dokumentów, np. przez udostępnienie mu panelu, do którego może na bieżąco dodawać wydatki lub wykonane telefonem zdjęcia otrzymanych faktur. Te rozwiązania mogą wspomóc szybsze otrzymanie kompletu dokumentów do księgowania, a efektem będzie brak konieczności nadganiania pracy i ciągłych nadgodzin.

5. Rekrutacja wykwalifikowanych pracowników

Coraz trudniejsze jest znalezienie wykwalifikowanych i doświadczonych pracowników, a co więcej, takich, którzy chcieliby się rozwijać, a ich cele zawodowe są większe niż praca odtwórcza typu wprowadzanie faktur do systemu. Aby pozyskać, a następnie zatrzymać najlepszych specjalistów, biura rachunkowe muszą coraz częściej decydować się na oferowanie konkurencyjnych wynagrodzeń i dodatkowych benefitów, co oznacza wysokie koszty zatrudnienia pracownika.

W obliczu rosnącej konkurencji na rynku pracy warto również rozważyć inwestowanie w rozwój młodych pracowników, którzy dopiero zaczynają ścieżkę zawodową. Mimo mniejszej wiedzy mogą oni, poprzez zaangażowanie, chęć rozwoju oraz współpracę z pozostałymi pracownikami, wiele się nauczyć i szybko podnosić swoje kwalifikacje. Trzeba jednak zwrócić uwagę, czy faktycznie wykazują taką inicjatywę. Ponadto dla pracowników ważnymi czynnikami są: atmosfera pracy, rozwój zawodowy, dostępność szkoleń, możliwość podejmowania decyzji oraz jasna ścieżka kariery – mogą przyciągnąć wartościowych specjalistów, chętnych do pracy w księgowości.

6. Pozyskiwanie nowych klientów

Brak odpowiedniej liczby klientów może oznaczać dla biura rachunkowego niepewną przyszłość ich biznesu. Pozyskiwanie nowych firm do obsługi często stanowi nie lada wyzwanie. Konkurencja na rynku jest coraz większa, a przedsiębiorcy zwykle są lojalni wobec swoich obecnych usługodawców. Właściciele biur muszą więc znaleźć sposób, by zachęcić do skorzystania właśnie z ich oferty. Strategie pozyskania nowych klientów są różne: część decyduje się prowadzić marketing samodzielnie, niektórzy korzystają z pomocy agencji reklamowych, co – w zależności od zakresu usług – może się wiązać ze sporymi kosztami.

Przede wszystkim trzeba skupić się na obecnych klientach i ich obsłudze, ponieważ to właśnie oni są bardzo ważnym elementem wizerunku i marketingu biura. Dzięki pozytywnym opiniom oraz poleceniom biuro może zyskać nowe kontakty. Należy także postawić na reklamę on-line i pokazanie swojego biznesu szerszemu gronu potencjalnych klientów, bo – zwłaszcza w mniejszych miastach – lokalni przedsiębiorcy mogą nie wystarczyć. Stworzenie własnej strony internetowej i podejmowanie działań, aby wyświetlała się ona jak najwyżej w wynikach wyszukiwania Google, wymaga zwykle wsparcia zewnętrznych firm, przez co stanowi kosztowne rozwiązanie. Dlatego warto sprawdzić możliwości darmowej reklamy, np. w katalogach biur rachunkowych on-line. Strony te zazwyczaj są wysoko pozycjonowane w wyszukiwarce Google oraz chętnie wyszukiwane przez firmy potrzebujące wsparcia księgowego. Potencjalny klient łatwo znajduje drogę do oferty biura.

7. Stres i wypalenie zawodowe

Księgowi często pracują pod dużą presją czasu, a w przypadku właścicieli biur dochodzą problemy związane z prowadzeniem firmy, takie jak nagłe odejścia pracowników czy wieloletnich klientów. Ciągły stres może doprowadzić do wypalenia zawodowego, co z kolei wpływa na jakość codziennej pracy zawodowej lub powoduje chęć przebranżowienia się czy porzucenia obecnego zawodu.

Aby przeciwdziałać tym problemom, biura rachunkowe powinny dbać o organizację pracy i obowiązków, uwzględniając adekwatną przestrzeń czasową do sumiennego i spokojnego wykonania zadań przy odpowiednio długich przerwach. Bardzo ważnym czynnikiem minimalizującym stres jest odpowiednie środowisko pracy. Dbanie o komfortowe warunki, w tym ergonomiczne stanowiska, odpowiednie oświetlenie i dostęp do przestrzeni relaksacyjnych, oraz z drugiej strony tworzenie kultury pracy opartej na wzajemnym szacunku, wsparciu i otwartej komunikacji – mogą się przyczynić do polepszenia jakości pracy. Co więcej, warto postawić na możliwość rozwoju zawodowego pracowników przez przydzielanie im nowych zadań czy poszerzanie kompetencji dzięki szkoleniom. Takie działania mogą zminimalizować ryzyko znużenia i poczucia bezsensu działań, prowadzących do wypalenia zawodowego oraz chęci zmiany pracy.

8. Konkurencja cenowa

Chyba każde biuro rachunkowe znalazło się w sytuacji, że klient przyszedł i stwierdził, iż w zasadzie u konkurencji byłoby taniej. Może to powodować niepotrzebną irytację właściciela biura, który wie, ile pracy kosztuje prowadzenie księgowości klienta. Z drugiej zaś strony zaniżanie cen rynkowych przez niektóre biura rachunkowe to strategia stosowana zwłaszcza przy rozpoczynaniu działalności, jednak nie wpływa ona korzystnie na sytuację branży.

Ważnym aspektem w takiej sytuacji jest edukacja klientów, czyli budowanie ich świadomości nt. wartości, jaką niosą dobrze wykonane przez księgowych i kadrowych usługi. Należy wyjaśnić, że opieka profesjonalnego biura to nie tylko wyręczenie z obowiązku prowadzenia rozliczeń, lecz przede wszystkim gwarancja bezpieczeństwa, poprawności zapisów księgowych i podatkowych, np. w przypadku kontroli ZUS czy US. Kompleksowa opieka nad rozliczeniami klienta i utrzymywanie w jego imieniu kontaktu z organami skarbowymi mają wpływ na końcową cenę za usługi księgowe.

9. Utrzymanie dobrych relacji z klientami

Utrzymanie długoterminowych relacji z klientami wymaga nieustannego zaangażowania i doskonałej ich obsługi, co z kolei jest czasochłonne i może się odbić na jakości oferowanych usług. Co więcej, zmiany w kadrze, błędy lub opóźnienia mogą szybko zrujnować zaufanie i prowadzić do utraty klienta.

Ważne jest, aby biura rachunkowe regularnie komunikowały się z klientami przez cały okres współpracy, co znacząco usprawnia wzajemne zrozumienie i podtrzymuje dobre relacje. Oprócz „koniecznego” kontaktu w celu uzyskania od klienta informacji potrzebnych np. do odpowiedniego zaksięgowania wydatku, warto pomyśleć o przekazywaniu mu wiadomości przydatnych w prowadzeniu firmy, m.in. o ważnych zmianach w przepisach, które mogą go dotyczyć. Personalizacja usług oraz indywidualne podejście do każdego klienta mogą się przyczynić do budowania długotrwałych i satysfakcjonujących relacji.

Dobrym rozwiązaniem jest prowadzenie konwersacji w formie pisemnej z dostępem dla wszystkich pracowników biura oraz z zapisem archiwalnym wiadomości. Takie funkcje mogą się okazać przydatne np. w przypadku odejścia danego pracownika. Wtedy mamy szybki i wygodny dostęp do pisemnych ustaleń, a klient nie będzie miał poczucia, że szef biura nie panuje nad sytuacją. Co więcej, dla klienta to także wygodna forma, bo może odpowiedzieć na wiadomość lub zadać pytanie w dogodnym dla siebie czasie.

10. Nowe technologie i automatyzacja

Szybki rozwój technologii wymaga również od biur rachunkowych nieustannej adaptacji do nowych narzędzi i systemów. Wprowadzenie nowoczesnych rozwiązań, takich jak automatyzacja procesów księgowych, może się wydawać na początku czasochłonne i trudne, zwłaszcza gdy biuro z nich nie korzystało.

Automatyzacja biura rachunkowego jest jednak niezbędna do zachowania konkurencyjności, a w dłuższej perspektywie takie inwestycje mogą przynieść znaczące oszczędności oraz zdecydowanie poprawić efektywność pracy, co niesie za sobą podniesienie marży. Warto do tematu sztucznej inteligencji, automatyzacji i nowych technologii podejść jak do szansy na wsparcie i wyręczenie księgowego w codziennych rutynowych zadaniach, a nie traktować jako zagrożenie. Wybierając nowoczesny system dla biur rachunkowych, należy także zwrócić uwagę, czy jest on postępowy oraz czy umożliwia zgłaszanie własnych pomysłów rozwojowych.

Podsumowanie

Biura rachunkowe w Polsce stoją przed wieloma wyzwaniami, które wymagają ciągłego doskonalenia i adaptacji do zmieniających się warunków rynkowych. Pozyskiwanie nowych klientów, radzenie sobie z opóźnionymi płatnościami, nadążanie za zmianami przepisów prawnych czy inwestowanie w nowoczesną infrastrukturę IT – to niektóre z wyzwań, z którymi muszą się mierzyć właściciele biur. Tylko niepozostawianie żadnego z tych obszarów bez opieki może zapewnić stabilny rozwój i konkurencyjność na dynamicznie zmieniającym się rynku.