Inwentaryzacja – dlaczego jest taka ważna w księgowości
Głównym celem inwentaryzacji jest potwierdzenie istnienia danego składnika majątku. Ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i odpowiednie rozliczenie wyników inwentaryzacji w ewidencji księgowej wpływa na rzetelność i kompletność ksiąg rachunkowych oraz umożliwia prawidłowe sporządzenie sprawozdania finansowego i ustalenie wyniku finansowego. Inwentaryzacja ma także na celu przeciwdziałanie nieprawidłowościom w zarządzaniu majątkiem i służy ocenie gospodarczej przydatności inwentaryzowanych składników majątkowych.
Typowe nieprawidłowości w jej przeprowadzaniu to:
- brak instrukcji inwentaryzacyjnej lub procedur, w których jest opisany przebieg inwentaryzacji,
- pominięcie etapu przygotowania inwentaryzacji (np. zaplanowanie czynności inwentaryzacyjnych, przeszkolenie osób w nich uczestniczących, uporządkowanie pól spisowych),
- wybór niewłaściwych osób do przeprowadzenia czynności (np. brak kompetencji, powiązania rodzinne),
- brak oceny gospodarczej przydatności spisanych składników majątkowych (koncentracja na potwierdzeniu ich istnienia),
- korzystanie z danych ewidencji księgowej w celu „znalezienia” danego składnika majątkowego (dostosowywanie rzeczywistości do zgodności z ewidencją),
- brak decyzji kierownika jednostki co do sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.
Obowiązek inwentaryzacyjny nałożony jest przez uor (art. 26 ust. 1) i ciąży na kierowniku jednostki. Odpowiednio powołane i przeszkolone komisje inwentaryzacyjne, w zależności od terminów i sposobów inwentaryzacji, przeprowadzają tzw. inwenturę.
Metody inwentaryzacji
Podstawowe metody inwentaryzacji to:
- sprawdzenie zapisów w księgach ze stanem rzeczywistym (spis z natury),
- porównanie sald z dokumentami źródłowymi zewnętrznymi (weryfikacja),
- uzyskanie potwierdzeń sald od kontrahentów.
Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji zależy od specyfiki objętych nią składników (patrz rysunek). Spisem z natury obejmuje się też składniki obcych aktywów (niebędących własnością jednostki), które uzyskano tylko na przechowanie, do dalszego przetworzenia lub używania. Obowiązku ich spisania nie mają jednostki świadczące usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.
Częstotliwość i terminy
Inwentaryzacja powinna być przeprowadzona na koniec każdego roku obrotowego. Prawidłowe jest jej przeprowadzenie również w podanych w tabeli terminach (w zależności od rodzaju składników majątkowych).
| Termin | Składnik aktywów lub pasywów | Uwagi |
| Ostatni dzień roku obrotowego | - aktywa pieniężne - papiery wartościowe - produkty w toku produkcji materiały i towary wpisane w koszty w dniu zakupu* - produkty gotowe zaliczane w momencie wytworzenia do kosztu wytworzenia sprzedanych produktów** |
z wyłączeniem środków na rachunkach bankowych |
| Nie wcześniej niż 3 mies. przed końcem roku obrotowego i nie później niż do 15. dnia roku następnego | inne niż ww. składniki aktywów*** | |
| Raz w ciągu 2 lat | - materiały - towary - produkty gotowe - półprodukty |
składniki te muszą: - znajdować się w strzeżonych składowiskach - być objęte ewidencją ilościowo-wartościową |
| Raz w ciągu 4 lat | - środki trwałe - maszyny i urządzenia należące do środków trwałych w budowie |
składniki te muszą znajdować się na terenie strzeżonym |
* Ustalony w inwentaryzacji stan na dzień bilansowy jest podstawą korekty kosztów do rzeczywistego poziomu zużycia materiałów.
** Ustalony w inwentaryzacji stan na dzień bilansowy jest podstawą korekty kosztu wytworzenia sprzedanych produktów do poziomu odpowiadającego rzeczywistej sprzedaży.
*** Ustalony w inwentaryzacji stan podlega korekcie o przychody i rozchody, które nastąpiły między datą inwentaryzacji a datą wyznaczania stanu wynikającego z ksiąg (który nie może być ustalony na dzień bilansowy).Materiały i towary
Zaczniemy od materiałów i towarów na magazynie, które sprawdzamy metodą spisu z natury. Podczas spisu komisja inwentaryzacyjna sprawdza ich rzeczywistą ilość z ewidencją magazynową. Mogą się tu pojawić tzw. różnice inwentaryzacyjne. Podczas inwentaryzacji jesteśmy w stanie sprawdzić, co mamy, czego brakuje, a czego jest za dużo w magazynie, i porównać to z zapisami w księgach rachunkowych, a następnie dokonać korekty tych zapisów. Jeżeli wystąpią tzw. niedobory i nadwyżki inwetaryzacyjne, sprawdzamy, czy są zawinione, czy nie przez osoby odpowiedzialne za magazynowanie materiałów i towarów. Ważne jest, aby księgi rachunkowe odzwierciedlały rzeczywistą sytuację majątkową przedsiębiorstwa, a różnice inwentaryzacyjne zostały rozliczone.
Środki trwałe
Kolejny składnik majątkowy – środki trwałe – sprawdzamy zazwyczaj raz na 4 lata, sporządzając spis z natury, chyba że mamy do nich utrudniony dostęp – wówczas sprawdzamy odpowiednie dokumenty (np. przy gruntach – tytuł prawny, przy pozostałych środkach trwałych – dokumenty potwierdzające fakt ich zakupu i przyjęcie do użytkowania, kartoteki inwentarzowe, oświadczenia służb technicznych, że dany środek trwały (np. instalacje elektryczne, podziemne urządzenia sieciowe) istnieje.
Podczas przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych warto się zastanowić, czy poszczególne środki trwałe są nadal wykorzystywane, czy dzięki nim osiągamy korzyści ekonomiczne, a może już ich nie wykorzystujemy, są całkowicie zużyte lub zbędne i trzeba je zlikwidować, sprzedać lub wynająć innej jednostce. Jest to więc czas, aby uporządkować środki trwałe ujmowane w naszych księgach.
Rozrachunki
Rozrachunki z odbiorcami weryfikujemy poprzez wysłanie potwierdzeń sald (również w formie elektronicznej). Kontrahenci potwierdzają saldo niezapłaconych faktur (swoich rozrachunków). Taka weryfikacja pozwala na sprawdzenie ksiąg i daje pewność, że wszystkie faktury sprzedażowe dotarły do kontrahentów.
Rozrachunków publicznoprawnych np. z ZUS czy US nie jesteśmy w stanie sprawdzić poprzez wysłanie potwierdzenia salda do tych instytucji państwowych. Sprawdzamy poprzez weryfikację dokumentów źródłowych (deklaracji).
Pozostają jeszcze należności sporne oraz wątpliwe. Na ich weryfikację podczas inwentury na koniec okresu sprawozdawczego pozwolą dokumenty, które potwierdzają niemożność ściągnięcia należności (np. postanowienie sądu bądź komornicze).
Pozostałe składniki majątku
Gotówka w kasie, czeki czy weksle własne sprawdzamy raz na koniec roku, sporządzając spis z natury. Natomiast środki na rachunkach bankowych, lokacyjnych, oszczędnościowych oraz czekach i wekslach przekazanych bankom sprawdzamy poprzez weryfikację potwierdzeń sald. Instytucja finansowa przesyła kontrahentom albo udostępnia poprzez serwis internetowy informacje o saldach na poszczególnych rachunkach bankowych. Weryfikacja sald na rachunkach bankowych, lokacyjnych bądź oszczędnościowych może się też odbywać przez porównanie ostatniego raportu wyciągu bankowego z pierwszym raportem wyciągu bankowego następnego roku.
***
Inwentaryzacja jest nieodłącznym etapem przygotowań do sporządzania sprawozdania finansowego. Dzięki niej jesteśmy w stanie sprawdzić posiadane aktywa, zaplanować zakupy składników majątkowych na najbliższy rok, tak aby nie zalegały niechodliwe towary, zbędne materiały lub środki trwałe. Jej najważniejszym celem jest rzetelne ustalenie stanów aktywów i pasywów, aby prawidłowo odzwierciedlić w sprawozdaniu finansowym sytuację majątkową przedsiębiorstwa.
Więcej o inwentaryzacji – metodach, terminach i sposobach rozliczenia – jest mowa w „Zamknięciu roku 2024”.
Skróty w artykułach
- dyrektywa 112 – dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (DzUrz UE L 347 z 11.12.2006 r.)
- dyrektywa 2013/34/UE – dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/34/UE z 26.06.2013 r. w sprawie rocznych sprawozdań finansowych, skonsolidowanych sprawozdań finansowych i powiązanych sprawozdań niektórych rodzajów jednostek (...) (DzUrz UE L 182 z 29.06.2013 r.)
- Kc – ustawa z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (DzU z 2023 r. poz. 1610)
- KIMSF – interpretacje Komitetu ds. Interpretacji Międzynarodowej Sprawozdawczości Finansowej
- Kks – ustawa z 10.09.1999 r. Kodeks karny skarbowy (DzU z 2023 r. poz. 654)
- Kp – ustawa z 26.06.1974 r. Kodeks pracy (DzU z 2023 r. poz. 1465)
- Kpc – ustawa z 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (DzU z 2023 r. poz. 1550)
- Ksh – ustawa z 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (DzU z 2022 r. poz. 1467)
- KSR – Krajowe Standardy Rachunkowości
- MSR – Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (ang. International Accounting Standards) wydawane od 2002 r. jako MSSF
- MSSF – Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (ang. International Financial Reporting Standards)
- Op – ustawa z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (DzU z 2023 r. poz. 2383)
- Ppsa – ustawa z 30.08.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU z 2023 r. poz. 1634)
- rozporządzenie o instrumentach finansowych – rozporządzenie Ministra Finansów z 12.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych (DzU z 2017 r. poz. 277)
- rozporządzenie o konsolidacji – rozporządzenie Ministra Finansów z 25.09.2009 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania przez jednostki inne niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji skonsolidowanych sprawozdań finansowych grup kapitałowych (DzU z 2017 r. poz. 676)
- rozporządzenie składkowe – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU z 2023 r. poz. 728)
- rozporządzenie z 13.09.2017 r. – rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (DzU z 2020 r. poz. 342)
- specustawa – ustawa z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 1327)
- uobr – ustawa z 11.05.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (DzU z 2023 r. poz. 1015)
- uor – ustawa z 29.09.1994 r. o rachunkowości (DzU z 2023 r. poz. 120)
- updof – ustawa z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2022 r. poz. 2647)
- updop – ustawa z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2022 r. poz. 2587)
- upol – ustawa z 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (DzU z 2023 r. poz. 70)
- US GAAP – Amerykańskie Standardy Rachunkowości (ang. Generally Accepted Accounting Principles)
- ustawa akcyzowa – ustawa z 6.12.2008 r. o podatku akcyzowym (DzU z 2023 r. poz. 1542)
- ustawa emerytalna – ustawa z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1251)
- ustawa KAS – ustawa z 16.11.2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (DzU z 2023 r. poz. 615)
- ustawa o KRS – ustawa z 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z 2023 r. poz. 685)
- ustawa o PCC – ustawa z 9.09.2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (DzU z z 2023 r. poz. 170)
- ustawa o VAT – ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (DzU z 2023 r. poz. 1570)
- ustawa o zfśs – ustawa z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2023 r. poz. 998)
- ustawa zasiłkowa – ustawa z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2022 r. poz. 1732)
- ustawa zdrowotna – ustawa z 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2022 r. poz. 2561)
- usus – ustawa z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1230)
- uzpd – ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
- Założenia koncepcyjne MSSF – Założenia koncepcyjne sprawozdawczości finansowej (Conceptual Framework for Financial Reporting)
- CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
- EOG – Europejski Obszar Gospodarczy
- FEP – Fundusz Emerytur Pomostowych
- FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
- FP – Fundusz Pracy
- FS – Fundusz Solidarnościowy
- IASB – Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości
- IS – izba skarbowa
- KAS – Krajowa Administracja Skarbowa
- KIS – Krajowa Informacja Skarbowa
- KNF – Komisja Nadzoru Finansowego
- KRBR – Krajowa Rada Biegłych Rewidentów
- KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
- KSB – Krajowe Standardy Badania
- MF – Minister Finansów
- MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
- MRiF – Minister Rozwoju i Finansów
- MRiPS – Minister Rodziny i Polityki Społecznej
- MSiG – Monitor Sądowy i Gospodarczy
- NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
- PANA – Polska Agencja Nadzoru Audytowego
- PIBR – Polska Izba Biegłych Rewidentów
- PKD – Polska Klasyfikacja Działalności
- pkpir – podatkowa księga przychodów i rozchodów
- PPK – pracownicze plany kapitałowe
- RM – Rada Ministrów
- SA – sąd apelacyjny
- sf – sprawozdanie finansowe
- skok – spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa
- SN – Sąd Najwyższy
- SO – sąd okręgowy
- TK – Trybunał Konstytucyjny
- TSUE – Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej
- UCS – urząd celno-skarbowy
- UE – Unia Europejska
- US – urząd skarbowy
- WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
- WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
- WSA – wojewódzki sąd administracyjny
- zfśs – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
