Wizualizacje faktur i potwierdzenia transakcji – wymagane elementy według resortu finansów

Na ten temat wypowiedziało się Ministerstwo Finansów w odpowiedzi z 27.07.2026 r. na pytanie dziennikarza (eureka.mf.gov.pl; id 702560).

Wątpliwości powstały w związku z wydawanymi przez KIS rygorystycznymi interpretacjami, z których wynika, że wizualizacja ma ściśle odzwierciedlać plik XML, w którym została zapisana faktura ustrukturyzowana, a jakiekolwiek odstępstwa w zakresie nazw poszczególnych pól czy zamieszczania dodatkowych informacji dotyczących przedmiotu transakcji powodują, że wizualizacja staje się odrębną fakturą, ze wszystkimi tego negatywnymi dla wystawcy konsekwencjami, wynikającymi z zastosowania art. 108 ustawy o VAT.

Pisaliśmy o tym w artykułach: Wizualizacja, która nie odwzorowuje oryginału, może być uznana za pustą fakturę oraz Wizualizacja e-faktury bez kodu QR i numeru KSeF może być pustą fakturą („Nawigator Księgowych” 2026, nr 6 i 7).

Musi być zgodność merytoryczna

Ministerstwo przyznało, że ustawa o VAT nie określa wymogów, jakie powinny spełniać wizualizacje faktur ustrukturyzowanych. Warunkiem koniecznym jest jednak zachowanie merytorycznej zgodności między wizualizacją a danymi zapisanymi w pliku XML. Dane w wizualizacji powinny być spójne z danymi zawartymi na fakturze wystawionej w KSeF. Spójność ta wynika z obowiązkowych elementów faktury wskazanych w art. 106e ust. 1 oraz art. 106j ustawy o VAT.

Odpowiadając na pytanie o konieczność odwzorowania w wizualizacji 1:1 wszystkich ustrukturyzowanych danych z pliku XML (nawet nieobowiązkowych), resort finansów przywołał zapisy opublikowanego przez siebie Podręcznika KSeF 2.0. Cz. II Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF (dalej: Podręcznik). Wskazał, że jest w nim mowa o dowolności sposobu prezentacji danych, ale nie ich zakresu. Ponieważ faktura użyta poza KSeF ma odpowiadać treści pliku źródłowego w KSeF (pliku XML), sporządzając wizualizację, należy zadbać o:

• jej spójność z zawartością pliku XML faktury w KSeF,
• czytelność dokumentu dzięki odpowiedniemu, logicznemu układowi danych,
• brak sprzeczności między zawartością pliku XML przesłanego do KSeF i przyjętego przez system a treścią udostępnianej faktury.

Dlaczego dodatkowe dane powinny być zawarte także na fakturze

Ministerstwo przywołało też zapisy Podręcznika, z których wynika, że: Nie jest zalecane postępowanie polegające na przesyłaniu do KSeF pliku XML zawierającego tylko podstawowe dane wymagane przepisami, przy jednoczesnym wskazywaniu wszystkich danych dodatkowych tylko na wizualizacji, tj. na fakturze użytej poza KSeF (np. terminów czy formy płatności, numeru rachunku bankowego czy dodatkowych informacji o przedmiocie transakcji). Taki sposób postępowania uniemożliwia nabywcy zapisanie wszystkich danych faktury w systemie z uwagi na ich brak w treści pliku XML. Utrudnia to również automatyzację procesów związanych z zaksięgowaniem faktury zakupowej i nie pozwala w pełni realizować celów wynikających z wdrożenia KSeF, związanych z brakiem konieczności ręcznego wprowadzania danych do systemów. Z tego też względu Ministerstwo Finansów zachęca do pełnego wykorzystywania możliwości, które daje wzór e-Faktury. Należy zwrócić uwagę, że struktura logiczna FA(3) umożliwia prezentację dodatkowych danych w formie ustrukturyzowanej (np. w polu DodatkowyOpis czy elementach, tj. Platnosc, Rozliczenie, WarunkiTransakcji).

Jak wskazano w Podręczniku, wizualizacja – poza danymi znajdującymi się w pliku XML – może jednak zawierać dodatkowe dane, takie jak logo firmy czy kontakt do biura obsługi klienta, niemające znaczenia z punktu widzenia systemowego.

Z cytowanego fragmentu Podręcznika nie wynika, by „niezalecane” przez resort finansów postępowanie i zignorowanie „zachęt” miało się wiązać z konsekwencjami, na które wskazują interpretacje KIS. Zapewne dlatego Ministerstwo zapowiedziało, że „zostaną one poddane analizie”.

Co na potwierdzeniu

W odpowiedzi wskazano też elementy, jakie powinno zawierać potwierdzenie transakcji, aby nie zostało pomylone z fakturą. Poza nazwą „potwierdzenie transakcji” powinny to być tylko podstawowe dane stron transakcji:

• dane sprzedawcy (Podmiot1) – nazwa, NIP, adres,
• dane nabywcy (Podmiot2) – nazwa, NIP/inny identyfikator lub informacja o braku identyfikatora, adres,
• numer faktury nadany przez podatnika (wartość z pola P_2),
• kwota należności ogółem (wartość z pola P_15),
• dwa kody QR/linki (pierwszy zapewniający dostęp do faktury i weryfikację danych z faktury oraz drugi pozwalający na weryfikację wystawcy faktury); nad pierwszym kodem QR zamieszcza się napis „sprawdź fakturę w KSeF”, a nad drugim – „zweryfikuj wystawcę faktury”; pod nimi nie należy zamieszczać żadnych napisów (np. „OFFLINE” czy „CERTYFIKAT”), niezależnie od trybu, w którym jest wystawiana faktura, której dotyczy potwierdzenie.

Wystawienie potwierdzenia spełniającego te warunki nie wiąże się z żadnymi nowymi obowiązkami dla podatników.