Wykorzystanie nowych technologii w inwentaryzacji
Przepisy uor dotyczące inwentaryzacji pochodzą zasadniczo z 1994 r., czyli uchwalenia pierwszej wersji tej ustawy, i niewiele się zmieniały na przestrzeni lat. W firmach wciąż można spotkać rozwiązania, które wywodzą się z nieobowiązującego (uchylonego 1.01.1991 r.) zarządzenia MF z 16.11.1983 r. w sprawie ogólnych zasad prowadzenia rachunkowości przez jednostki gospodarki uspołecznionej – np. zapisy w zasadach (polityce) rachunkowości, że arkusz spisu z natury musi być drukiem ścisłego zarachowania.
Opublikowane w 2016 r. stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów wskazuje na możliwość przeprowadzenia spisów wspomaganych informatycznie. Arkusz kalkulacyjny, program komputerowy czy skaner były do niedawna przede wszystkim narzędziami pomocniczymi. Powstałe w ten sposób dokumenty były ostatecznie drukowane, a zatem traciły formę elektroniczną i były przechowywane w postaci papierowej. Różnica między tak wytworzonym dokumentem a „zwykłym” papierowym polegała jedynie na tym, że zamiast zakupionego druku akcydensowego wykorzystywano wydruk z komputera. Niemniej już takie rozwiązania znacznie przyspieszały proces inwentaryzacji, szczególnie gdy stosowano specjalistyczne oprogramowanie pomagające sprawnie rozliczyć jej wyniki.
Regulacje nie nadążają za praktyką
Obecnie nie wystarczy jednak mówić o inwentaryzacji wspomaganej informatycznie. Potrzebne jest myślenie kategoriami e-inwentaryzacji, która wymaga zmiany sposobu organizacji całego procesu.
Szerokie stosowanie narzędzi i technologii cyfrowych, takich jak mapy cyfrowe, drony, kamery, systemy obiegu dokumentów, podpis elektroniczny, elektroniczne archiwa, e-doręczenia, rozwiązania wykorzystujące sztuczną inteligencję czy elektroniczna postać faktury w KSeF, nie ma jednak niestety właściwego uregulowania prawnego.
Ministerstwo Finansów w styczniu 2024 r. opublikowało raport będący efektem projektu „Reforma systemu rachunkowości ze szczególnym uwzględnieniem digitalizacji”. W odniesieniu do inwentaryzacji w raporcie zamieszczono następujący wniosek: Zalecamy elastyczne podejście w zakresie inwentaryzacji oraz neutralność technologiczną w zakresie zmian przepisów, uwzględniającą postęp technologiczny. Sugerowalibyśmy, aby w ustawie określić cele inwentaryzacji, składniki majątku podlegające inwentaryzacji, elastyczność wyboru metody inwentaryzacji oraz definicję procesu inwentaryzacji, ewentualnie przenosząc bardziej szczegółowe zapisy do dedykowanej normy krajowej.
Co powinno się zmienić
Ujęte w art. 26 uor przepisy dotyczące przeprowadzania inwentaryzacji zakładają, w przypadku spisu z natury, że zespoły spisowe osobiście wizytują lokalizacje, w których znajdują się składniki majątkowe, i dokonują spisu. Tymczasem istnieją odpowiednie technologie (współczesne metody monitoringu), które pozwalają na bieżące sprawdzanie, w sposób zdalny, istnienia i prawidłowości funkcjonowania wielu składników majątkowych. Należy się zatem zgodzić z rekomendacją zawartą we wspomnianym wyżej raporcie, aby uor wskazywała na cele inwentaryzacji, bez sztywnego określania metody. Według resortu finansów zapis w uor mógłby przybrać np. następującą formę: inwentaryzacji środków trwałych dokonuje się metodą spisu z natury lub inną metodą pozwalającą wiarygodnie ocenić ich istnienie oraz przydatność.
W przypadku inwentaryzacji w formie potwierdzenia sald w raporcie ujęto rekomendację, aby w ramach dedykowanego obowiązkowego standardu doprecyzować, że na potrzeby potwierdzeń sald rozrachunków z kontrahentami forma elektroniczna jest dopuszczalna. Aby przepis był neutralny technologicznie, proponujemy dodanie następujących warunków, które powinny być uwzględniane przy elektronicznej formie potwierdzeń:
- forma potwierdzania stanu wzajemnych rozrachunków została przez strony uzgodniona,
- przekazane informacje zostaną odpowiednio uwierzytelnione (zapewniając oznaczenie tożsamości stron),
- potwierdzenie będzie miało trwałą czytelną postać.
Kolejną rekomendacją jest wprowadzenie na poziomie obowiązkowego standardu możliwości przeprowadzenia w uzasadnionych przypadkach procedury potwierdzania sald należności w oparciu o systemy informatyczne jednostki – w analogiczny sposób jak dopuszczony jest sposób przeprowadzania spisu z natury zapasów w zautomatyzowanych magazynach wysokiego składowania wskazany w Stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów, materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów. Podobnie jak w przypadku zapasów, jednostka musiałaby posiadać system informatyczny, który zapewnia wiarygodne określenie stanu salda należności dla każdego kontrahenta poprzez połączenie z odpowiednimi układami pomiarowymi (np. w branży energetycznej lub systemami wykorzystywanymi przez branżę telekomunikacyjną, które automatycznie naliczają należność na podstawie ustalonych wcześniej algorytmów).
Jaki jest efekt tych zaleceń? Nadal obowiązują regulacje, które powstawały w zupełnie innych realiach technologicznych. Tymczasem nowelizacja mogłaby stworzyć jasne ramy prawne dla stosowania elektronicznych narzędzi.
E-inwentaryzacja – od czego zacząć?
Zastosowanie nowoczesnych rozwiązań technologicznych w inwentaryzacji, szczególnie podczas spisu z natury, wymaga przede wszystkim przeprowadzenia audytu w jednostce. Powinien on dać odpowiedzi na pytania, co można i co warto zdigitalizować, wskazując obszary, w których zastosowanie nowych technologii rzeczywiście przyniesie korzyści, oraz te, w których mogą się pojawić związane z tym ryzyka.
Drugim krokiem powinno być przeprowadzenie próbnej inwentaryzacji. Zanim rozwiązanie zostanie wdrożone w skali całej jednostki, warto „przećwiczyć” je w warunkach testowych, na niewielką skalę.
Następny krok to aktualizacja wewnętrznych regulacji, zazwyczaj instrukcji inwentaryzacyjnej.
Decydując się na e-inwentaryzację, należy pamiętać o podstawowej zasadzie: nie digitalizujmy papierowego bałaganu. Najpierw trzeba uporządkować proces i dane, zidentyfikować ryzyka, przygotować ludzi i odpowiednie procedury, a dopiero potem cyfryzować sam proces. E-inwentaryzacja nie powinna być papierowym arkuszem przeniesionym do tabletu, lecz nowym sposobem zarządzania informacją o majątku – szybszym, bardziej dostępnym, pozwalającym na częstszą kontrolę i dającym znacznie większe możliwości analizy.
Możliwe wykorzystanie nowych technologii ilustrują poniższe przykłady.
Inwentaryzacja maszyn z wykorzystaniem mapy cyfrowej i warstw tematycznych
Inwentaryzację maszyn można przeprowadzić z wykorzystaniem cyfrowej mapy zakładu, tworząc w systemie GIS (Geographic Information System – system informacji geograficznej) kilka warstw tematycznych, z których każda przedstawia inny rodzaj informacji. Przykładowo, podstawę stanowi warstwa „Hale i pomieszczenia”, przedstawiająca układ obiektów, oraz warstwa „Maszyny”, w której każda maszyna jest oznaczona jako osobny obiekt punktowy. Dodatkowo można utworzyć warstwy „Stanowiska pracy”, „Urządzenia techniczne” oraz „Dokumentacja fotograficzna”.
W pierwszym etapie przygotowuje się cyfrowy plan zakładu i wyznacza poszczególne hale, pomieszczenia oraz strefy produkcyjne. Następnie każdej maszynie nadaje się na mapie unikalny identyfikator, np. M-001, M-002, M-003, a w razie potrzeby – dopisuje się informacje dodatkowe. Dla każdej maszyny można zapisać m.in. nazwę, producenta, model, numer seryjny, rok produkcji, stan techniczny, datę ostatniego przeglądu oraz planowany termin kolejnego przeglądu. Przykładowy rekord: M-003 – tokarka, hala A, stanowisko 12, stan dobry, przegląd: 5.08.2026, kolejny: 5.02.2027.
Warstwy można włączać i wyłączać zależnie od potrzeb. Po kliknięciu maszyny na mapie użytkownik otrzymuje jej kartę wraz z danymi i, jeżeli jest dostępna, dokumentacją fotograficzną. W efekcie powstaje cyfrowa mapa ewidencyjna maszyn, umożliwiająca szybką inwentaryzację.
Doraźna fotoinwentaryzacja zapasów magazynowych
Można ją przeprowadzić, gdy konieczne jest szybkie sprawdzenie rzeczywistego stanu zapasów bez przeprowadzania pełnego, planowego spisu z natury. Pracownik wykonuje zdjęcia poszczególnych regałów, stref składowania lub konkretnych grup towarów, tak aby były na nich widoczne oznaczenia, etykiety oraz ilości znajdujących się tam produktów, a także – o ile to możliwe – lokalizacja.
Przykładowo, podczas kontroli magazynu stwierdzono rozbieżność dotyczącą zapasu produktu P-125. Wykonano zdjęcie regału R-03, na którym widocznych było 18 sztuk produktu. Informację zapisano w formularzu: lokalizacja: A-01/R-03; indeks: P-125; stan ze zdjęcia: 18 szt.; data: 17.08.2026; osoba kontrolująca: pracownik magazynu. Zdjęcie oznaczono jako A01_R03_P125_001.jpg.
Fotografia stanowi tu dokument potwierdzający stan faktyczny w określonym momencie. Może zostać porównana z pozostałą dokumentacją. Doraźna fotoinwentaryzacja pozwala więc szybko udokumentować zapasy, ograniczyć czas kontroli oraz stworzyć materiał dowodowy przydatny przy wyjaśnianiu rozbieżności.
Inwentaryzacja z wykorzystaniem drona – zapis w instrukcji inwentaryzacyjnej
- Jednostka może wykorzystywać bezzałogowe statki powietrzne (drony) do wspomagania inwentaryzacji składników majątku, w szczególności zapasów składowanych na otwartej przestrzeni, materiałów sypkich, placów magazynowych oraz innych obszarów o utrudnionym dostępie.
- Zdjęcia i nagrania wykonane z wykorzystaniem drona mogą stanowić dokumentację pomocniczą inwentaryzacji oraz służyć do identyfikacji lokalizacji, stanu i – w uzasadnionych przypadkach – ilości zinwentaryzowanych składników.
- Materiały fotograficzne i pomiarowe trzeba powiązać z odpowiednią lokalizacją lub pozycją spisu oraz przechowywać zgodnie z zasadami obowiązującymi dla dokumentacji inwentaryzacyjnej.
- Wykorzystanie drona nie wyłącza obowiązku weryfikacji uzyskanych danych przez zespół inwentaryzacyjny. Loty powinny być wykonywane zgodnie z obowiązującymi przepisami i przez osoby posiadające wymagane uprawnienia lub kwalifikacje.
Korzyści z digitalizacji
Niewątpliwą korzyścią z postępu technologicznego jest możliwość przeprowadzania spisów z natury – pełnych lub wyrywkowych – zdecydowanie szybciej i częściej niż jeszcze kilkanaście lat temu, bez angażowania przy tym sztabu ludzi. Czasami wystarczy zdjęcie z systemu monitoringu, aby uzyskać dodatkowy, szczegółowy materiał dokumentacyjny. W połączeniu z metadanymi, lokalizacją, datą wykonania czy identyfikatorem składnika może się ono stać wartościowym elementem procesu inwentaryzacyjnego.
Przeciwnicy e-inwentaryzacji podnoszą, że w wyniku zastosowania innych niż klasyczne narzędzi traci się kontrolę nad oceną jakości i przydatności spisywanych składników. W praktyce jednak taka ocena często nie była wykonywana, a jednostki powinny ją przeprowadzać na bieżąco, a nie np. raz na 4 lata. Tymczasem dzięki digitalizacji powstały nowe, wcześniej nieznane narzędzia kontroli. Jeżeli wszystkie informacje są dostępne w postaci elektronicznej, można – na podstawie analizy danych – znacznie lepiej typować potencjalne błędy, a zespoły spisowe angażować tylko do pogłębionej weryfikacji. Nie oznacza to oczywiście, że nie ma ryzyk wynikających z samego faktu digitalizacji. Trudne do wychwycenia błędy ludzkie, nigdy nieweryfikowane informacje istniejące tylko w postaci elektronicznej, ryzyko utraty danych czy dane znajdujące się w różnych, niespójnych ze sobą systemach – to tylko niektóre z nich.
Technologia nie eliminuje człowieka z procesu inwentaryzacji, zmienia natomiast jego rolę. Zamiast koncentrować się na mechanicznym przepisywaniu danych z kartki do systemu, można się skupić na tym, czego system nie zrobi sam – ocenie sytuacji, identyfikacji nieprawidłowości, analizie wyjątków czy weryfikacji budzących wątpliwości składników, wykorzystując przy tym narzędzia pozwalające wykonywać pracę lepiej, szybciej i skuteczniej.
