Spółka cywilna w CEIDG – korekta firm wspólników, nowe zasady publikacji danych

Celem jest przebudowa architektury informacji o spółkach cywilnych: odejście od rozproszonych danych zamieszczanych w indywidualnych wpisach wspólników i zastąpienie ich odrębną, aktualizowaną informacją o spółce, publikowaną w CEIDG.

Pierwszy etap reformy, rozpoczynający się 14.10.2026 r., służy uporządkowaniu wpisów firm przedsiębiorców, których treść może sugerować, że to spółka cywilna została wpisana do CEIDG. Drugi etap wprowadzi od 1.11.2028 r. odrębną publikację informacji o spółce cywilnej w CEIDG oraz zintegrowany wniosek obejmujący dane przekazywane do administracji podatkowej, GUS, ZUS lub KRUS.

Przedsiębiorcą wspólnik, nie spółka

W myśl art. 4 ust. 2 ustawy z 6.03.2018 r. – Prawo przedsiębiorców (tekst jedn. DzU z 2025 r. poz. 1480), przedsiębiorcami są jej wspólnicy, w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej. To zatem wspólnik będący osobą fizyczną podlega wpisowi do CEIDG, a nie spółka cywilna. Ta pozostaje umową, na podstawie której wspólnicy zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego przez działanie w oznaczony sposób, w szczególności przez wniesienie wkładów. Zawarcie takiej umowy nie prowadzi do powstania odrębnego przedsiębiorcy.

W praktyce należy odróżnić:

• firmę przedsiębiorcy będącego wspólnikiem spółki cywilnej,
• nazwę, pod którą wspólnicy prowadzą działalność w ramach spółki cywilnej,
• numery NIP i REGON nadane spółce cywilnej na potrzeby podatkowe, statystyczne i ewidencyjne.

Firma osoby fizycznej musi zawierać jej imię i nazwisko. Może również obejmować dodatkowe określenia, np. nazwę handlową, oznaczenie rodzaju działalności, miejscowość albo inne dowolnie obrane elementy. Firma nie może jednak wprowadzać w błąd, m.in. co do osoby przedsiębiorcy.

Wpisy do poprawy

W strukturze danych CEIDG imię i nazwisko przedsiębiorcy stanowi odrębną kategorię danych ewidencyjnych, wskazaną w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z 6.03.2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (tekst jedn. DzU z 2026 r. poz. 30; dalej: ustawa o CEIDG). Natomiast określenia dodatkowe, które przedsiębiorca włącza do swojej firmy, są wykazywane na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 2 tej ustawy. To właśnie tej drugiej kategorii danych dotyczy art. 18 ustawy nowelizującej (DzU z 2026 r. poz. 507). Zgodnie z nim, jeżeli w danych obejmujących dodatkowe określenia włączone do firmy przedsiębiorcy zostały wpisane określenia wskazujące, że wpisowi do CEIDG podlega spółka cywilna, przedsiębiorca jest zobowiązany złożyć wniosek o zmianę wpisu w zakresie swojej firmy.

Przepis nie zawiera zamkniętego katalogu zwrotów, które mają zostać usunięte. Nie można więc poprzestać na mechanicznym wyszukaniu i usunięciu skrótu „s.c.”. Istotne jest całe brzmienie firmy ujawnionej w CEIDG oraz to, jaki komunikat wynika z niej dla odbiorcy.

Uwaga: nowelizacja nie nakazuje zmiany nazwy używanej przez wspólników dla oznaczenia ich wspólnej działalności tylko dlatego, że występuje w niej zwrot „spółka cywilna”. Jej celem jest oddzielenie firmy konkretnego przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG od nazwy spółki, która od 1.11.2028 r. będzie publikowana w odrębnej strukturze informacyjnej.

Dokonując korekty, przedsiębiorca powinien ustalić takie brzmienie własnej firmy, które:

• zawiera jego imię i nazwisko,
• może zachować indywidualną nazwę handlową lub określenie przedmiotu działalności,
• nie sugeruje, że spółka cywilna jest przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG,
• pozwala odróżnić firmę wspólnika od nazwy wspólnie prowadzonej spółki cywilnej,
• nie wprowadza kontrahentów w błąd co do podmiotu dokonującego czynności.

Przykładowo, wspólnik może się posługiwać firmą „Anna Kowalska Biuro Projektowe”, natomiast wspólna działalność może być oznaczana jako „Biuro Projektowe Alfa Anna Kowalska, Jan Nowak spółka cywilna”. Przyjęte rozwiązanie powinno uwzględniać treść umowy spółki, sposób reprezentacji, dane stosowane na fakturach i umowach oraz rzeczywistą organizację działalności.

Po dokonaniu zmiany w CEIDG należy zweryfikować m.in. dane w systemie księgowym, na fakturach, rachunkach bankowych, umowach, pełnomocnictwach, regulaminach, stopkach mailowych, witrynach internetowych oraz w dokumentacji kontrahentów.

Automatyczne wykreślenie

Przedsiębiorcy mają 6 mies. od dnia wejścia w życie ustawy (14.10.2026 r.) na złożenie wniosku o zmianę wpisu, a więc do 14.04.2027 r. Po upływie tego terminu z CEIDG automatycznie zostaną usunięte nie tylko „określenia wskazujące, że wpisowi podlega spółka cywilna” (wskazane w art. 18 ust. 1 nowelizacji jako przesłanka powstania obowiązku aktualizacyjnego). W ust. 2 art. 18 ustawodawca nakazał usunięcie całych danych należących do kategorii określonej w art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy o CEIDG, a więc całego dodatkowego członu firmy przedsiębiorcy.

Złożenie wniosku w terminie pozwala przedsiębiorcy samodzielnie ustalić prawidłowe brzmienie firmy i zachować te elementy nazwy handlowej, którymi nadal zamierza się posługiwać.

Bez decyzji

Czynność usunięcia danych nie będzie poprzedzana klasycznym postępowaniem administracyjnym zakończonym wydaniem decyzji, od której przysługuje odwołanie (art. 18 ust. 5 nowelizacji). Przepis nie nakłada także na CEIDG obowiązku uprzedniego wezwania przedsiębiorcy do poprawienia wpisu ani indywidualnego ostrzeżenia go o planowanym usunięciu danych.

Warto zwrócić uwagę na art. 18 ust. 3 nowelizacji, który wprost przewiduje przekazanie do Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników, GUS, ZUS, KRUS i innych właściwych organów informacji o zmianie dokonanej przez przedsiębiorcę w wykonaniu obowiązku z art. 18 ust. 1. Nie zawiera analogicznego odesłania do usunięcia dokonywanego z automatu przez CEIDG. Jest to kolejny argument za samodzielnym i terminowym złożeniem wniosku, zamiast oczekiwania na automatyczne usunięcie dodatkowego członu firmy.

Publikacja informacji o spółce cywilnej

Od 1.11.2028 r. do ustawy o CEIDG zostanie dodany rozdział 6a regulujący zasady składania wniosków i publikowania informacji o spółkach cywilnych. CEIDG będzie publikowała informacje o spółce cywilnej, której wspólnikiem jest przedsiębiorca wpisany do CEIDG, w szczególności:

• NIP spółki (oraz informacje o jego unieważnieniu lub uchyleniu), REGON i nazwę spółki,
• dane wspólników, w tym wskazanie wspólników uprawnionych do reprezentacji,
• datę rozpoczęcia działalności, jej zawieszenia i wznowienia,
• informację o wykreśleniu informacji o spółce albo o ustaniu jej bytu prawnego,
• adres siedziby,
• przedmiot działalności według PKD, w tym działalność przeważającą,
• informację o przekształceniu spółki cywilnej w spółkę podlegającą wpisowi do KRS,
• dane zarządcy sukcesyjnego, jeżeli został powołany.

Powyższe dane mają być zgodne z aktualną umową spółki oraz umową wspólników lub uchwałą wspólników określającą zasady reprezentacji spółki, o których mowa w art. 866 Kc, jeśli dokumenty te zawierają odpowiednie informacje. Gdy brak w nich określonych danych, we wniosku o wpis należy wskazać informacje zgodne z rzeczywistym stanem rzeczy.

Zasady składania wniosków

Wniosek będzie składany przez wspólnika uprawnionego do reprezentacji spółki i będzie wolny od opłat. Do wniosku o rozpoczęcie publikacji danych trzeba będzie dołączyć – w postaci elektronicznej – aktualną umowę/uchwałę dotyczącą reprezentacji albo umowę spółki cywilnej. Jeżeli dokument został sporządzony na papierze, konieczne będzie dołączenie jego cyfrowego odwzorowania. Wspólnik będzie również składał oświadczenie o zgodności danych z dokumentami lub rzeczywistym stanem rzeczy – pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

Informacje o spółce cywilnej opublikowane w CEIDG będą korzystały z domniemania prawdziwości. Jednocześnie wspólnicy będą ponosili odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną:

• zgłoszeniem nieprawdziwych informacji,
• niezgłoszeniem informacji podlegających obowiązkowej publikacji,
• niezłożeniem w terminie wniosku aktualizującego,
• niezgłoszeniem zmian danych objętych informacją o spółce cywilnej.

Po zmianie danych wspólnik uprawniony do reprezentacji spółki będzie miał co do zasady 7 dni na złożenie wniosku o zmianę publikowanej informacji (termin ten nie zastąpi terminów wynikających z przepisów podatkowych lub ubezpieczeniowych).

Wniosek o publikację informacji o spółce cywilnej będzie składany elektronicznie. Jego integralną częścią stanie się żądanie:

• wpisu albo zmiany danych w rejestrze REGON,
• dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego albo aktualizacyjnego dla celów podatkowych,
• zgłoszenia płatnika składek albo zmiany danych płatnika,
• ewentualnie złożenia oświadczenia o kontynuowaniu ubezpieczenia w KRUS.

Do wniosku będzie można ponadto dołączyć określone zgłoszenia ubezpieczeniowe oraz VAT-R (także jego aktualizację albo informację o zaprzestaniu wykonywania czynności opodatkowanych VAT).

Informacja nie zostanie opublikowana, dopóki właściwy naczelnik US nie przekaże do CEIDG informacji o NIP spółki. GUS będzie przekazywał REGON w terminie 3 dni roboczych od otrzymania wniosku z CEIDG, a publikacja ma następować najpóźniej następnego dnia roboczego po uzyskaniu wymaganych danych.

Wspólnik, który przed 1.11.2028 r. we własnym wpisie CEIDG posiada NIP albo REGON spółki cywilnej, będzie zobowiązany złożyć wniosek o rozpoczęcie publikacji informacji o spółce najpóźniej do 31.03.2029 r. Jeżeli w okresie od 1.11.2028 do 31.03.2029 r. będzie składał również wniosek o zmianę własnego wpisu w CEIDG, oba wnioski powinny zostać złożone łącznie.

Po opublikowaniu informacji o spółce jej NIP i REGON będą usunięte z indywidualnego wpisu wspólnika niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego po publikacji. Jeśli wspólnik nie złoży wniosku do 31.03.2029 r., NIP i REGON spółki zostaną usunięte z jego wpisu z dniem 1.04.2029 r. Nie oznacza to unieważnienia tych numerów. Zmienia się jedynie miejsce prezentowania informacji (będą dostępne w odrębnej informacji o spółce cywilnej).

Umowa przy wykorzystaniu wzorca

Od 1.11.2028 r. możliwe będzie również zawarcie umowy spółki cywilnej przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie CEIDG – o ile wszyscy wspólnicy będą przedsiębiorcami wpisanymi do CEIDG. Jeżeli jednym ze wspólników będzie np. spółka z o.o., zawarcie umowy w tym trybie nie będzie możliwe (choć informacja o spółce może podlegać publikacji, jeśli co najmniej jeden z pozostałych wspólników jest przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG).

Umowa będzie zawierana po wprowadzeniu wszystkich wymaganych danych i opatrzeniu jej przez wspólników odpowiednimi podpisami elektronicznymi. W tym samym trybie będzie można zmienić albo rozwiązać umowę zawartą przy wykorzystaniu wzorca.