Hotel dla menedżera dojeżdżającego do spółki – bez PIT

Ta zaskakująco pozytywna interpretacja (z 18.06.2026 r., 0113-KDIPT2-3.4011.290.2026.2.JŚ) została wydana przez KIS w odniesieniu do ponoszonych przez spółkę kosztów noclegu (zakwaterowania) likwidatora spółki z o.o., z którym zawarto kontrakt menedżerski (umowę o zarządzanie przedsiębiorstwem). Dojeżdżał on z miejscowości stałego zamieszkania do siedziby spółki oddalonej o kilkaset kilometrów. Umowa przewidywała, że do obowiązków spółki należy ponoszenie kosztów związanych ze świadczeniem usług zarządzania poza siedzibą spółki, niezbędnych do prawidłowego wykonywania usług, w szczególności kosztów podróży i zakwaterowania.

Spółka argumentowała, że nie ciążą na niej obowiązki płatnika PIT, bo koszty zakwaterowania są ponoszone przede wszystkim w jej interesie, a nie w interesie osobistym zarządzającego, który nie musiałby ich ponosić, gdyby nie został powołany do pełnienia funkcji likwidatora. Nie prowadzi to więc do powstania u niego przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia w rozumieniu art. 11 ust. 1 updof.

Przychód, ale wolny od podatku

Według KIS otrzymane przez zarządzającego świadczenie jest jego przychodem zaliczanym do źródła „działalność wykonywana osobiście” w rozumieniu art. 13 pkt 9 updof. Jednak przychód ten podlega zwolnieniu od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b updof – do wysokości określonej w rozporządzeniu MPiPS z 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 2190), a więc do kwoty 900 zł za dobę hotelową (20-krotność stawki diety, tj. 20 × 45 zł).

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 updof wolne od PIT są diety i inne należności za czas:

a) podróży służbowej pracownika,

b) podróży osoby niebędącej pracownikiem

do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w rozporządzeniu MPiPS, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.

Z ust. 13 wynika, że zwolnienie ma zastosowanie, jeśli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (u podatnika, który otrzymał zwrot kosztów) i zostały poniesione:

• w celu osiągnięcia przychodów lub
• w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
• przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
• przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Natomiast ust. 15c stanowi, że zwolnienia nie stosuje się do przychodów otrzymanych przez kierowcę z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych na podstawie stosunku pracy lub umowy zlecenia, o której mowa w art. 13 pkt 8.

Podróż osoby niebędącej pracownikiem

Należy zatem zbadać, czy ponoszone przez zarządzaną spółkę koszty zakwaterowania zarządzającego w hotelu są dla niej wydatkiem ponoszonym w celu uzyskania przychodu. Trzeba też odpowiedzieć na pytanie, czy dojazd zarządzającego z miejscowości zamieszkania do miejscowości świadczenia usług jest podróżą, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 updof.

O ile w odniesieniu do pracowników (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawodawca posługuje się pojęciem „podróż służbowa”, o tyle w odniesieniu do osób niebędących pracownikami (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit b) używa jedynie sformułowania „podroż”, nie wskazując, jaki charakter ma mieć ta podróż.

KIS w wielu interpretacjach (np. z 9.01.2026 r., 0112-KDIL2-1.4011.1001.2025.1.DJ, 27.04.2026 r., 0114-KDIP3-2.4011.169.2026.4.JM, 18.11.2025 r. 0112-KDWL.4011.117.2025.2.DK) potwierdziła, że próbując odkodować znaczenie tych pojęć, należy odnieść się do jednej z dyrektyw wykładni językowej – zakazu wykładni synonimicznej. Zakłada ona, że różnym zwrotom nie należy nadawać tego samego znaczenia. Zwroty „podróż służbowa” oraz „podróż osoby niebędącej pracownikiem” mają więc różne znaczenia. Pojęcie „podróż” nie zostało zdefiniowane w ustawie podatkowej ani w innych przepisach. Zgodnie ze słownikiem języka polskiego podróż to przebywanie drogi do odległego miejsca; przemierzanie rozległych terenów; podróżowanie. Pojęcie to nie zostało dookreślone przez takie elementy, jak czas odbywania, częstotliwość czy przez zdefiniowanie kierunku podróży.

Można zatem stwierdzić, że cel podróży nie jest istotny w przypadku podróży odbywanych przez osoby niebędące pracownikami, w tym przez zarządzających. Znaczenie ma jedynie to, czy wydatki ponoszone przez spółkę w związku z podróżami takich osób stanowią dla niej koszt uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 updop oraz czy nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów przez zarządzającego.

Podsumowanie

Umowa o zarządzanie, kontrakt menedżerski lub inna umowa o podobnym charakterze może gwarantować zarządzającemu noclegi (zakwaterowanie) w hotelu położonym w miejscowości siedziby zarządzanej spółki. Jeżeli w związku z zawarciem tej umowy zarządzający dojeżdża z miejscowości swojego zamieszkania do siedziby spółki, to jest on w podróży. Koszty jego zakwaterowania, ponoszone w związku z takim dojazdem, są w ocenie KIS kosztami podróży, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit b updof. Będą więc przychodem zarządzającego z działalności wykonywanej osobiście (art. 13 pkt 7 lub pkt 9 updof – w zależności od tego, czy jest on jednocześnie członkiem zarządu spółki, czy nie), jednak objętym zwolnieniem od PIT do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu MPiPS. Sfinansowanie tego rodzaju wydatku nie powoduje więc dla spółki konieczności obliczenia i pobrania zaliczki na PIT.