Aktualizacja danych urzędu po otwarciu nowych rachunków bankowych

Ustawa z 13.10.1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (tekst jedn. DzU z 2026 r. poz. 151) w art. 9 ust. 1 nakłada obowiązek dokonania zgłoszenia aktualizacyjnego w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych. Niedochowanie tego terminu stanowi wykroczenie skarbowe, o którym mowa w art. 81 § 1 pkt 1 Kks. Obowiązek aktualizacji danych spoczywa na osobach prawnych oraz jednostkach organizacyjnych niemających osobowości prawnej, które występują jako podatnicy lub płatnicy podatków, a także jako płatnicy składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne.

Zarząd Dróg Gminnych (ZDG), będący jednostką budżetową gminy, występuje w dwojakiej roli:

1. płatnika podatku dochodowego oraz składek społecznych i zdrowotnych za własnych pracowników – w tym zakresie posługuje się własnym numerem NIP, służącym wyłącznie do tego celu, i samodzielnie realizuje obowiązki aktualizacyjne dotyczące danych płatnika,
2. jednostki organizacyjnej objętej centralizacją VAT – podatnikiem VAT jest jednostka nadrzędna, tj. gmina, która rozlicza VAT łącznie za wszystkie swoje jednostki organizacyjne i jest jednocześnie upoważniona do składania wszelkich deklaracji oraz aktualizacji danych podatkowych w zakresie VAT w imieniu całej struktury organizacyjnej;

w przypadku zatem zaistnienia jakichkolwiek zmian mających znaczenie dla rozliczeń VAT, ZDG jest zobowiązany do przekazania stosownej informacji, w wymaganym terminie, swojej jednostce nadrzędnej (gminie); umożliwia to gminie, jako podatnikowi VAT oraz podmiotowi posługującemu się NIP gminy, dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego do właściwego US.

Podsumowując: prawidłowa aktualizacja danych przez ZDG powinna przebiegać następująco: ZDG dokonuje aktualizacji swoich danych identyfikacyjnych z uwagi na pełnione obowiązki płatnika PIT i składek ZUS; równocześnie przekazuje informację o zaistniałych zmianach do organu nadzorującego – gminy, w celu prawidłowej realizacji przez nią obowiązków podatnika VAT, w ramach scentralizowanych rozliczeń VAT. Wszystkie te czynności powinny zostać wykonane z zachowaniem ustawowego terminu 7 dni od dnia zmiany danych.

Czynny żal

W razie niedopełnienia obowiązków i niezłożenia w ustawowym terminie zgłoszenia aktualizacyjnego NIP2, można skorzystać z instytucji czynnego żalu (art. 16 Kks). Składa się go do właściwego naczelnika US (w zależności od charakteru naruszenia – w sprawach PIT i/lub VAT). Pozwala to na uniknięcie odpowiedzialności karnej skarbowej, pod warunkiem że przed złożeniem czynnego żalu US nie podjął jeszcze żadnych czynności kontrolnych.

Czynny żal jest składany przez osobę, która nie dopełniła obowiązku. Jeżeli wina leży po stronie głównego księgowego jednostki, jest on składany przez niego, natomiast jeśli w uchybieniu uczestniczyło więcej osób, czynny żal powinien zostać podpisany przez wszystkie te osoby.