Terminy wpłaty środków na konto zfśs nie są wiążące dla pracodawcy, który utworzył fundusz dobrowolnie
Pracodawcy prywatni zatrudniający 1.01.2024 r. co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mają obowiązek tworzenia zfśs, choć pod pewnymi warunkami mogą się od tego uwolnić bądź obniżyć wysokość odpisów (art. 3 ust. 1 i art. 4 ustawy o zfśs).
Pierwszą ratę środków socjalnych, w wysokości 75% odpisów podstawowych (tj. ustalonych za zatrudnionych w normalnych warunkach, za wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze i ew. za pracowników młodocianych, muszą przekazać na osobny rachunek bankowy funduszu do 31 maja, a resztę odpisów i zwiększeń – do 30 września (art. 6 ust. 2 ustawy o zfśs).
Dotyczy to odpowiednio „średnich” pracodawców prywatnych, którzy 1 stycznia zatrudniali co najmniej 20 pracowników, ale mniej niż 50 w przeliczeniu na pełne etaty, jeśli działająca u nich zakładowa organizacja związkowa (zoz) zażądała utworzenia funduszu.
Mali pracodawcy prywatni (zatrudniający 1 stycznia poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty) oraz ci spośród „średnich”, u których nie działa zoz, lub działa, ale nie wnioskuje o założenie zfśs, wybierają między prowadzeniem zfśs lub wypłatą załodze świadczeń urlopowych. Gdy postawią na pierwsze rozwiązanie, naliczonych odpisów nie muszą przekazywać na wyodrębniony rachunek bankowy funduszu. Równowartość odpisów i innych naliczeń na fundusz mogą przechowywać w kasie i nie ogranicza ich żaden ustawowy kalendarz przekazywania środków socjalnych.
Pytanie dotyczy właśnie „średniego” pracodawcy prywatnego, który wybrał prowadzenie zfśs i dobrowolnie założył dla niego osobny rachunek bankowy. Nawet jednak w tej sytuacji nie wiąże go obowiązek przelewania środków na fundusz w dwóch ratach: do 31 maja i 30 września. Powinien to robić w wygodnych dla siebie termiach, byle w sposób pozwalający elastycznie zarządzać środkami socjalnymi i racjonalnie je wydatkować na podstawie kryteriów socjalnych.
Należy tu jednak wspomnieć, że wpłata środków na rachunek bankowy zfśs jest warunkiem zaliczenia odpisów do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym. Kosztem takim – w myśl art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b updop i art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b updof – są bowiem odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o zfśs obciążają koszty działalności pracodawcy, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek funduszu. Kosztu pracodawcy nie stanowi zatem sam odpis, tylko kwota wpłacona na rachunek bankowy. Koszt powstaje w dniu dokonania wpłaty odpisów, a nie ich naliczenia zgodnie z ustawą o zfśs.
Wysokość odpisów w 2024 r.
W tym roku nastąpił powrót do ogólnej zasady ustalania odpisów określonej w art. 5 ust. 2 ustawy o zfśs, zgodnie z którą ustala się je od przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w jego II półroczu w zależności od tego, które z tych wynagrodzeń okaże się wyższe. Z obwieszczenia Prezesa GUS z 16.02.2024 r. wynika, że wyższa była średnia płaca w II połowie 2023 r., tj. kwota 6445,71 zł. Oznacza to podniesienie podstawy wymiaru tegorocznych odpisów na fundusz aż o ponad 1300 zł (odpisy obowiązujące w II półroczu zeszłego roku były liczone od kwoty 5104,90 zł).
W konsekwencji obowiązkowe odpisy na zfśs (tzw. podstawowe) wynoszą w 2024 r.:
- za zatrudnionego w normalnych warunkach (37,5%) – 2417,14 zł (w II połowie 2023 r. było 1914,34 zł),
- za zatrudnionego w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (50%) – 3222,86 zł (było 2552,45 zł),
- pracownika młodocianego w I roku nauki (5%) – 322,29 zł (było 255,25 zł), w II roku nauki (6%) – 386,74 zł (306,29 zł) i w III roku nauki (7%) – 451,20 zł (357,34 zł).
Dobrowolne zwiększenia odpisów lub funduszu wynoszą:
- za byłego pracownika będącego teraz emerytem lub rencistą, dla którego zakład pracy pozostaje ostatnim miejscem pracy (6,25%) – 402,86 zł (było 319,06 zł),
- za niepełnosprawnego w stopniu znacznym lub umiarkowanym (6,25%) – 402,86 zł (było 319,06 zł),
- za każdego pracownika z tytułu utworzenia zakładowego żłobka lub klubu dziecięcego (7,5%) – 483,43 zł (było 382,87 zł).
Skróty w artykułach
- dyrektywa 112 – dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (DzUrz UE L 347 z 11.12.2006 r.)
- dyrektywa 2013/34/UE – dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/34/UE z 26.06.2013 r. w sprawie rocznych sprawozdań finansowych, skonsolidowanych sprawozdań finansowych i powiązanych sprawozdań niektórych rodzajów jednostek (...) (DzUrz UE L 182 z 29.06.2013 r.)
- Kc – ustawa z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (DzU z 2023 r. poz. 1610)
- KIMSF – interpretacje Komitetu ds. Interpretacji Międzynarodowej Sprawozdawczości Finansowej
- Kks – ustawa z 10.09.1999 r. Kodeks karny skarbowy (DzU z 2023 r. poz. 654)
- Kp – ustawa z 26.06.1974 r. Kodeks pracy (DzU z 2023 r. poz. 1465)
- Kpc – ustawa z 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (DzU z 2023 r. poz. 1550)
- Ksh – ustawa z 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (DzU z 2022 r. poz. 1467)
- KSR – Krajowe Standardy Rachunkowości
- MSR – Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (ang. International Accounting Standards) wydawane od 2002 r. jako MSSF
- MSSF – Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (ang. International Financial Reporting Standards)
- Op – ustawa z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (DzU z 2023 r. poz. 2383)
- Ppsa – ustawa z 30.08.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU z 2023 r. poz. 1634)
- rozporządzenie o instrumentach finansowych – rozporządzenie Ministra Finansów z 12.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych (DzU z 2017 r. poz. 277)
- rozporządzenie o konsolidacji – rozporządzenie Ministra Finansów z 25.09.2009 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania przez jednostki inne niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji skonsolidowanych sprawozdań finansowych grup kapitałowych (DzU z 2017 r. poz. 676)
- rozporządzenie składkowe – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU z 2023 r. poz. 728)
- rozporządzenie z 13.09.2017 r. – rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (DzU z 2020 r. poz. 342)
- specustawa – ustawa z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 1327)
- uobr – ustawa z 11.05.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (DzU z 2023 r. poz. 1015)
- uor – ustawa z 29.09.1994 r. o rachunkowości (DzU z 2023 r. poz. 120)
- updof – ustawa z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2022 r. poz. 2647)
- updop – ustawa z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2022 r. poz. 2587)
- upol – ustawa z 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (DzU z 2023 r. poz. 70)
- US GAAP – Amerykańskie Standardy Rachunkowości (ang. Generally Accepted Accounting Principles)
- ustawa akcyzowa – ustawa z 6.12.2008 r. o podatku akcyzowym (DzU z 2023 r. poz. 1542)
- ustawa emerytalna – ustawa z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1251)
- ustawa KAS – ustawa z 16.11.2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (DzU z 2023 r. poz. 615)
- ustawa o KRS – ustawa z 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z 2023 r. poz. 685)
- ustawa o PCC – ustawa z 9.09.2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (DzU z z 2023 r. poz. 170)
- ustawa o VAT – ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (DzU z 2023 r. poz. 1570)
- ustawa o zfśs – ustawa z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2023 r. poz. 998)
- ustawa zasiłkowa – ustawa z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2022 r. poz. 1732)
- ustawa zdrowotna – ustawa z 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2022 r. poz. 2561)
- usus – ustawa z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1230)
- uzpd – ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
- Założenia koncepcyjne MSSF – Założenia koncepcyjne sprawozdawczości finansowej (Conceptual Framework for Financial Reporting)
- CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
- EOG – Europejski Obszar Gospodarczy
- FEP – Fundusz Emerytur Pomostowych
- FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
- FP – Fundusz Pracy
- FS – Fundusz Solidarnościowy
- IASB – Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości
- IS – izba skarbowa
- KAS – Krajowa Administracja Skarbowa
- KIS – Krajowa Informacja Skarbowa
- KNF – Komisja Nadzoru Finansowego
- KRBR – Krajowa Rada Biegłych Rewidentów
- KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
- KSB – Krajowe Standardy Badania
- MF – Minister Finansów
- MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
- MRiF – Minister Rozwoju i Finansów
- MRiPS – Minister Rodziny i Polityki Społecznej
- MSiG – Monitor Sądowy i Gospodarczy
- NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
- PANA – Polska Agencja Nadzoru Audytowego
- PIBR – Polska Izba Biegłych Rewidentów
- PKD – Polska Klasyfikacja Działalności
- pkpir – podatkowa księga przychodów i rozchodów
- PPK – pracownicze plany kapitałowe
- RM – Rada Ministrów
- SA – sąd apelacyjny
- sf – sprawozdanie finansowe
- skok – spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa
- SN – Sąd Najwyższy
- SO – sąd okręgowy
- TK – Trybunał Konstytucyjny
- TSUE – Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej
- UCS – urząd celno-skarbowy
- UE – Unia Europejska
- US – urząd skarbowy
- WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
- WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
- WSA – wojewódzki sąd administracyjny
- zfśs – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych