Zwrot byłemu pracownikowi nadpłaconych składek społecznych – rozliczenie z ZUS i US

Andrzej Radzisław radca prawny

W grudniu 2017 pracownik przekroczył 30-krotność przeciętnego wynagrodzenia. W tym czasie na umowę o pracę pracował w naszej firmie oraz w innych miejscach. Z końcem roku zwolnił się i od 1.01.2018 wykonuje u nas umowę zlecenia, z której podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu, bo równocześnie w innej firmie nadal ma umowę o pracę.
Ostatnio dostaliśmy z ZUS pismo, z którego wynika, że musimy poprawić raporty ZUS RCA i DRA za grudzień, tj. miesiąc, w którym doszło do przekroczenia limitu składek.
W jaki sposób zwrócić byłemu pracownikowi nadpłacone składki? Czy kwotę zwrotu trzeba doliczyć do bieżącego wynagrodzenia ze zlecenia i od łącznej kwoty naliczyć podatek? Czy od zwracanej kwoty powinny być naliczone składki?

Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za ubezpieczonego nie może być w danym roku kalendarzowym wyższa od 30-krotności przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia. Gdy za daną osobę składki na ww. ubezpieczenia zostały odprowadzone od takiej podstawy, to do końca roku kalendarzowego nie powinny być opłacane.

  • updof – ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
  • usus – ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych

Jeśli za daną osobę składki są odprowadzane tylko z jednego tytułu, np. z umowy o pracę, płatnik na podstawie własnej dokumentacji płacowej zaprzestaje opłacania składek emerytalnej i rentowych. Jeżeli przekroczenie limitu 30-krotności nastąpiło w trakcie miesiąca, płatnik nalicza i przekazuje składki emerytalną i rentowe tylko od tej części podstawy wymiaru, która mieści się w limicie.

Ubezpieczony, który ma jednocześnie więcej niż jednego płatnika składek emerytalnej i rentowych, ma obowiązek zawiadomić każdego z nich o osiągnięciu rocznej podstawy wymiaru. Taki obowiązek wynika z art. 19 ust. 6 usus.

Za datę stwierdzenia nienależnie opłaconych składek uważa się datę otrzymania przez ZUS imiennego raportu miesięcznego korygującego ZUS RCA oraz korygującej deklaracji ZUS DRA.

Wobec tego po przekazaniu informacji przez ZUS płatnik powinien złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych. Po jej złożeniu może pomniejszyć składki wpłacane za dany miesiąc o kwotę nadpłaconych składek. W ten sposób „odzyska” nadpłatę i powinien rozliczyć się z ubezpieczonym, czyli zwrócić mu część zawyżonych składek finansowanych z jego środków.

Nienależnie opłacone składki ZUS zaliczy na poczet zaległych oraz bieżących składek. W razie ich braku nienależnie opłacone składki podlegają zaliczeniu na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik złoży wniosek o ich zwrot.

Gdy u płatnika występuje zadłużenie z tytułu składek za inny okres, nadpłata podlega rozliczeniu na poczet zadłużenia na pokrycie należnych składek za wcześniejsze okresy. Jednak również w takiej sytuacji płatnik musi rozliczyć się z ubezpieczonym, zwracając mu składki finansowane z jego środków.

Przy założeniu, że za grudzień 2017 płatnik wykazał podstawę wymiaru składek emerytalnej i rentowych w kwocie 10 tys. zł, a ZUS poinformował, że podstawa za ten miesiąc to 5 tys. zł, rozliczenia wyglądają jak w tabeli poniżej:

Lp. Rozliczenie składek w grudniu 2017 W dokumentach pierwszorazowych (zł) Po korekcie (zł)
1 Podstawa wymiaru składek emerytalnej i rentowych 10 000 5000
2 Składka emerytalna finansowana ze środków pracownika (9,76%) 976 488
2.1 Składka emerytalna finansowana ze środków pracodawcy (9,76%) 976 488
3. Składki rentowe finansowane ze środków pracownika (1,5%) 150 75
3.1 Składki rentowe finansowane ze środków pracodawcy (6,5%) 650 325
4 Podstawa wymiaru składek chorobowej i wypadkowej 10 000 10 000
5 Składka chorobowa (2,45%) 245 245
6 Składka wypadkowa (1,93%) 193 193
7 Łącznie składki społeczne finansowane przez pracownika (2 + 3 + 5) 1371 808
8 Łącznie składki społeczne finansowane przez pracodawcę (2.1 + 3.1 + 6) 1006
9 Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (4 – 5 – 3 – 2.1) 8629 9192
10 Składka zdrowotna (9%) 776,61 827,28
11 Składka zdrowotna podlegająca odliczeniu od zaliczki na PIT (7,75%) 668,75 712,38
12 Podstawa opodatkowania: 4 – 7 – koszty uzyskania przychodu (111,25 zł) po zaokrągleniu 8518
13 Zaliczka na PIT: 8518 zł × 18% – 46,33 zł 1486,91
14 Zaliczka przekazana do US (13 – 11) po zaokrągleniu 818
Nadpłata i niedopłata
15 Nadpłata składek społecznych w części finansowanej przez pracownika 563 (1371 – 808)
16 Nadpłata składek społecznych w części finansowanej przez płatnika 813 (1819 – 1006)
17 Łączna nadpłata składek społecznych 1376 (563 + 813)
18 Niedopłata składki zdrowotnej 50,67 (827,28 – 776,61)
19 Niedopłata składki zdrowotnej w części podlegającej odliczeniu od zaliczki na PIT 43,63 (712,38 – 668,75)

Gdy zwrot pracownikowi nadpłaconych składek nastąpił w czerwcu 2018, obliczenia będą następujące:

  • podstawa opodatkowania: 563 zł – 111,25 zł (koszty uzyskania przychodów) = 451,75 zł,
  • zaliczka na PIT: 452 zł × 18% = 81,36 zł,
  • zaliczka na PIT płatna do US: 81,36 zł – 43,63 zł = 37,37 zł, po zaokrągleniu 37 zł,
  • kwota wypłacana pracownikowi: 563 zł – 37 zł – 50,67 zł = 475,33 zł.

Płatnik musi zwrócić ubezpieczonemu nadpłacone składki emerytalną i rentowe finansowane z jego środków. Ze zwracanej kwoty potrąca niedopłatę składki zdrowotnej, która powstała ze względu na zaniżenie podstawy jej wymiaru. Zwracana ubezpieczonemu kwota nie stanowi podstawy wymiaru składek społecznych ani zdrowotnej.

Gdy dana osoba nadal jest pracownikiem, kwota ta jest doliczana do wynagrodzenia, które ubezpieczony otrzymuje w miesiącu dokonania zwrotu, i od łącznego przychodu naliczana jest zaliczka na PIT. Jeżeli ubezpieczony nie jest już pracownikiem, tylko zleceniobiorcą, to zwracanej kwoty nie łączy się z wynagrodzeniem, jakie otrzymuje ze zlecenia.

Były pracodawca, wypłacając byłym pracownikom wynagrodzenie za pracę, jest zobowiązany do poboru zaliczki na PIT od ww. świadczeń na zasadach określonych w art. 32 updof, tj. z zastosowaniem odpowiednich kosztów uzyskania przychodów. Wypłacone świadczenie stanowi bowiem przychód ze stosunku pracy, co oznacza, że mają do niego zastosowanie uregulowania dotyczące kosztów uzyskania przychodu z tego właśnie tytułu, określone w art. 22 ust. 2 updof.

w sprzedaży

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....