Zwrot byłemu pracownikowi nadpłaconych składek społecznych – rozliczenie z ZUS i US

Andrzej Radzisław radca prawny

W grudniu 2017 pracownik przekroczył 30-krotność przeciętnego wynagrodzenia. W tym czasie na umowę o pracę pracował w naszej firmie oraz w innych miejscach. Z końcem roku zwolnił się i od 1.01.2018 wykonuje u nas umowę zlecenia, z której podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu, bo równocześnie w innej firmie nadal ma umowę o pracę.
Ostatnio dostaliśmy z ZUS pismo, z którego wynika, że musimy poprawić raporty ZUS RCA i DRA za grudzień, tj. miesiąc, w którym doszło do przekroczenia limitu składek.
W jaki sposób zwrócić byłemu pracownikowi nadpłacone składki? Czy kwotę zwrotu trzeba doliczyć do bieżącego wynagrodzenia ze zlecenia i od łącznej kwoty naliczyć podatek? Czy od zwracanej kwoty powinny być naliczone składki?

Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za ubezpieczonego nie może być w danym roku kalendarzowym wyższa od 30-krotności przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia. Gdy za daną osobę składki na ww. ubezpieczenia zostały odprowadzone od takiej podstawy, to do końca roku kalendarzowego nie powinny być opłacane.

  • updof – ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
  • usus – ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych

Jeśli za daną osobę składki są odprowadzane tylko z jednego tytułu, np. z umowy o pracę, płatnik na podstawie własnej dokumentacji płacowej zaprzestaje opłacania składek emerytalnej i rentowych. Jeżeli przekroczenie limitu 30-krotności nastąpiło w trakcie miesiąca, płatnik nalicza i przekazuje składki emerytalną i rentowe tylko od tej części podstawy wymiaru, która mieści się w limicie.

Ubezpieczony, który ma jednocześnie więcej niż jednego płatnika składek emerytalnej i rentowych, ma obowiązek zawiadomić każdego z nich o osiągnięciu rocznej podstawy wymiaru. Taki obowiązek wynika z art. 19 ust. 6 usus.

Za datę stwierdzenia nienależnie opłaconych składek uważa się datę otrzymania przez ZUS imiennego raportu miesięcznego korygującego ZUS RCA oraz korygującej deklaracji ZUS DRA.

Wobec tego po przekazaniu informacji przez ZUS płatnik powinien złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych. Po jej złożeniu może pomniejszyć składki wpłacane za dany miesiąc o kwotę nadpłaconych składek. W ten sposób „odzyska” nadpłatę i powinien rozliczyć się z ubezpieczonym, czyli zwrócić mu część zawyżonych składek finansowanych z jego środków.

Nienależnie opłacone składki ZUS zaliczy na poczet zaległych oraz bieżących składek. W razie ich braku nienależnie opłacone składki podlegają zaliczeniu na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik złoży wniosek o ich zwrot.

Gdy u płatnika występuje zadłużenie z tytułu składek za inny okres, nadpłata podlega rozliczeniu na poczet zadłużenia na pokrycie należnych składek za wcześniejsze okresy. Jednak również w takiej sytuacji płatnik musi rozliczyć się z ubezpieczonym, zwracając mu składki finansowane z jego środków.

Przy założeniu, że za grudzień 2017 płatnik wykazał podstawę wymiaru składek emerytalnej i rentowych w kwocie 10 tys. zł, a ZUS poinformował, że podstawa za ten miesiąc to 5 tys. zł, rozliczenia wyglądają jak w tabeli poniżej:

Lp. Rozliczenie składek w grudniu 2017 W dokumentach pierwszorazowych (zł) Po korekcie (zł)
1 Podstawa wymiaru składek emerytalnej i rentowych 10 000 5000
2 Składka emerytalna finansowana ze środków pracownika (9,76%) 976 488
2.1 Składka emerytalna finansowana ze środków pracodawcy (9,76%) 976 488
3. Składki rentowe finansowane ze środków pracownika (1,5%) 150 75
3.1 Składki rentowe finansowane ze środków pracodawcy (6,5%) 650 325
4 Podstawa wymiaru składek chorobowej i wypadkowej 10 000 10 000
5 Składka chorobowa (2,45%) 245 245
6 Składka wypadkowa (1,93%) 193 193
7 Łącznie składki społeczne finansowane przez pracownika (2 + 3 + 5) 1371 808
8 Łącznie składki społeczne finansowane przez pracodawcę (2.1 + 3.1 + 6) 1006
9 Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (4 – 5 – 3 – 2.1) 8629 9192
10 Składka zdrowotna (9%) 776,61 827,28
11 Składka zdrowotna podlegająca odliczeniu od zaliczki na PIT (7,75%) 668,75 712,38
12 Podstawa opodatkowania: 4 – 7 – koszty uzyskania przychodu (111,25 zł) po zaokrągleniu 8518
13 Zaliczka na PIT: 8518 zł × 18% – 46,33 zł 1486,91
14 Zaliczka przekazana do US (13 – 11) po zaokrągleniu 818
Nadpłata i niedopłata
15 Nadpłata składek społecznych w części finansowanej przez pracownika 563 (1371 – 808)
16 Nadpłata składek społecznych w części finansowanej przez płatnika 813 (1819 – 1006)
17 Łączna nadpłata składek społecznych 1376 (563 + 813)
18 Niedopłata składki zdrowotnej 50,67 (827,28 – 776,61)
19 Niedopłata składki zdrowotnej w części podlegającej odliczeniu od zaliczki na PIT 43,63 (712,38 – 668,75)

Gdy zwrot pracownikowi nadpłaconych składek nastąpił w czerwcu 2018, obliczenia będą następujące:

  • podstawa opodatkowania: 563 zł – 111,25 zł (koszty uzyskania przychodów) = 451,75 zł,
  • zaliczka na PIT: 452 zł × 18% = 81,36 zł,
  • zaliczka na PIT płatna do US: 81,36 zł – 43,63 zł = 37,37 zł, po zaokrągleniu 37 zł,
  • kwota wypłacana pracownikowi: 563 zł – 37 zł – 50,67 zł = 475,33 zł.

Płatnik musi zwrócić ubezpieczonemu nadpłacone składki emerytalną i rentowe finansowane z jego środków. Ze zwracanej kwoty potrąca niedopłatę składki zdrowotnej, która powstała ze względu na zaniżenie podstawy jej wymiaru. Zwracana ubezpieczonemu kwota nie stanowi podstawy wymiaru składek społecznych ani zdrowotnej.

Gdy dana osoba nadal jest pracownikiem, kwota ta jest doliczana do wynagrodzenia, które ubezpieczony otrzymuje w miesiącu dokonania zwrotu, i od łącznego przychodu naliczana jest zaliczka na PIT. Jeżeli ubezpieczony nie jest już pracownikiem, tylko zleceniobiorcą, to zwracanej kwoty nie łączy się z wynagrodzeniem, jakie otrzymuje ze zlecenia.

Były pracodawca, wypłacając byłym pracownikom wynagrodzenie za pracę, jest zobowiązany do poboru zaliczki na PIT od ww. świadczeń na zasadach określonych w art. 32 updof, tj. z zastosowaniem odpowiednich kosztów uzyskania przychodów. Wypłacone świadczenie stanowi bowiem przychód ze stosunku pracy, co oznacza, że mają do niego zastosowanie uregulowania dotyczące kosztów uzyskania przychodu z tego właśnie tytułu, określone w art. 22 ust. 2 updof.

Więcej na temat: „Składki ZUS - pracownicy”
Składki ZUS

Zlecenie wykonane przez przedsiębiorcę z ulgą „na start” bez dodatkowych składek

Spółka chce powierzyć usługę sprzątania pomieszczeń biurowych na podstawie umowy zlecenia osobie, która prowadzi działalność gospodarczą w tym zakresie. Dopiero ją rozpoczęła i jest uprawniona do tzw. ulgi na start, czyli nie płaci składek. Podobno podpisanie zlecenia z taką osobą może być ryzykowne, bo ZUS uznaje, że w tej sytuacji składki trzeba opłacać od umowy zlecenia. Czy to prawda?

Składki ZUS

Współpraca przy działalności małżonka i etat w jego firmie – od czego naliczać składki ZUS

Magdalena Januszewska
Wysokie zarobki żony zatrudnionej przez męża-przedsiębiorcę nie uzasadniają ubezpieczania jej z tytułu umowy o pracę.

Składki ZUS

Podstawa wymiaru składek ZUS pracownika na urlopie wychowawczym

Renata Majewska
W 2019 obowiązuje nowe ograniczenie podstawy wymiaru składek emerytalnej i rentowych za pracownika korzystającego z urlopu wychowawczego.

Stanowi ją kwota przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi za 12 mies. poprzedzających urlop wychowawczy, jednak:

  • nie wyższa niż 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przyjętego do ustalenia limitu 30-krotności, czyli nie wyższa niż 2859 zł (4765 zł × 60%); w 2018 limit ten wynosił 2665,80 zł,
  • nie niższa niż 75% minimalnego wynagrodzenia, a więc nie niższa niż 1687,50 zł (2250 zł × 75%); w 2018 limit ten wynosił 1575 zł.

Składki ZUS

Zbieg tytułów do ubezpieczeń przy kilku zleceniach oraz zleceniu i działalności gospodarczej

Renata Majewska
Wzrost w 2019 minimalnej pensji do 2250 zł oznacza również podwyższenie do tego poziomu kwot wynagrodzenia istotnych przy ustalaniu, czy składki na ubezpieczenia społeczne należy opłacić od wszystkich zbiegających się tytułów do ubezpieczeń, czy tylko od jednego z nich.

W 2019 minimalne wynagrodzenie za pracę w pełnym wymiarze wyniesie 2250 zł brutto (rozporządzenie RM z 11.09.2018 w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2019, DzU poz. 1794).

Tym samym w 2019 zleceniobiorca, którego łączna podstawa wymiaru składek emerytalnej i rentowych w danym miesiącu (z żadnej z zawartych umów zlecenia) nie osiąga kwoty minimalnej płacy (2250 zł), podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym z każdej z tych umów. Zleceniobiorca może wybrać kolejną umowę zlecenia jako tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych za okres zbiegu tytułów do ubezpieczeń, jeżeli faktyczny przychód z niej uzyskany wyniesie co najmniej 2250 zł.


Składki ZUS

Czy można nie płacić składek ZUS za cudzoziemca spoza UE

Magdalena Januszewska
Zdaniem ZUS pracujących w Polsce obcokrajowców z państw spoza UE trzeba tutaj ubezpieczać nawet wtedy, gdy ich pobyt nie ma stałego charakteru. Na odmienną ocenę można liczyć dopiero w sądzie.

Zatrudnianie obcokrajowców do prac w Polsce bywa przedmiotem sporu między pracodawcami a ZUS. Chodzi w szczególności o podleganie ubezpieczeniom społecznym np. zleceniobiorców z państw trzecich, niebędących członkami UE, z którymi nie wiążą Polski dwustronne umowy międzynarodowe regulujące te kwestie. Nie ma więc przepisów międzynarodowych określających zasady ich ubezpieczania.


Ubezpieczenie zdrowotne

Wyższa składka zdrowotna za pracownika na urlopie wychowawczym

Od listopada 2018 wzrosła podstawa wymiaru składki zdrowotnej odprowadzana za pracownika przebywającego na urlopie wychowawczym.

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Dodatek za rozłąkę dla pracownika w podróży służbowej – PIT i składki ZUS

Andrzej Radzisław
Pracownikom, którzy wyjeżdżają w zagraniczną podróż służbową, chcemy wypłacać dodatek za rozłąkę.
Czy taki składnik wynagrodzeń może być zwolniony od składek społecznych i podatku dochodowego?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Dwie umowy zlecenia z jednym zleceniobiorcą

Andrzej Radzisław
Zatrudniamy zleceniobiorcę i opłacamy za niego składki społeczne i zdrowotne. Od 1.10.2018 r. zamierzamy z nim zawrzeć drugą umowę zlecenia.
Czy składki społeczne będziemy wówczas płacić tylko od wynagrodzenia z pierwszej umowy, czy też od obu umów, bo to umowy z tą samą osobą?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Uczniowie-stażyści nieobjęci ubezpieczeniem społecznym

Andrzej Radzisław
Realizujemy wiele projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS). Ich uczestnicy biorą udział w stażach zawodowych, obejmujących m.in. kształcenie zawodowe praktyczne we współpracy z pracodawcami lub przedsiębiorcami. Staże zawodowe, realizowane na podstawie wytycznych w obszarze edukacji na lata 2014–2020, są przeprowadzane w wyniku trójstronnych umów: beneficjent – uczestnik projektu – pracodawca. Stażyści to uczniowie i słuchacze szkół, w różnym wieku (niepełnoletni i pełnoletni).
Czy płatnik powinien naliczać i odprowadzać składki społeczne od wypłacanych im stypendiów?

Składki ZUS

Rozdzielność majątkowa nie pomoże w traktowaniu męża jak pracownika w firmie żony

Magdalena Januszewska
Małżonek przedsiębiorcy zatrudniony na umowę o pracę zawsze będzie uznawany przez ZUS za osobę współpracującą.

Tak wynika z decyzji ZUS z 8.05.2018 (WPI/200000/43/471/2018).

Pani X prowadząca działalność gospodarczą zawarła z mężem umowę o pracę na 1/2 etatu. Został on zgłoszony do ubezpieczeń społecznych z kodem 011000. Pani X ma z mężem rozdzielność majątkową od 2007, nie mieszkają razem, a co za tym idzie nie zaspakajają wspólnie potrzeb życiowych, nie prowadzą też razem gospodarstwa domowego ani żadnych spraw życia codziennego. Pytała, czy męża należy uznać za osobę współpracującą przy prowadzeniu działalności gospodarczej i odprowadzać za niego składki społeczne jak za osobę prowadzącą działalność gospodarczą.


Składki ZUS

Urlop rodzicielski łączony z pracą w obniżonym wymiarze – zwolnienie od składek na FP i FGŚP

Andrzej Radzisław
Zatrudniona przez nas pracownica od 24 września będzie łączyć przebywanie na urlopie rodzicielskim z pracą w obniżonym wymiarze czasu pracy.
Czy należy uznać, że powróciła do pracy i tym samym nie powinny być za nią opłacane składki na FP i FGŚP? Czy zwolnienie od tych składek będzie obowiązywać od 1.10.2018? Jakie dokumenty rozliczeniowe złożyć do ZUS?

Pracodawca jest zwolniony z opłacania składek na FP, a także FGŚP za pracowników powracających z:

  • urlopu macierzyńskiego i urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,
  • dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,
  • urlopu rodzicielskiego,
  • urlopu wychowawczego.

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Umowa zlecenia ze studentem studiów doktoranckich tytułem do ubezpieczeń społecznych

Andrzej Radzisław
Od 1.06.2018 r. zawarliśmy umowę zlecenia ze studentem studiów doktoranckich, który ma 25 lat. W złożonym oświadczeniu wskazał, że jest studentem i że w innym zakładzie pracy jest zatrudniony na 1/4 etatu. W konsekwencji z umowy zlecenia nie został zgłoszony do żadnych ubezpieczeń.
Czy postąpiliśmy prawidłowo?

PFRON

Ulgi dla firm zatrudniających niepełnosprawnych – zmiany w 2018

Renata Majewska
Niepełnosprawni przedsiębiorcy i rolnicy łatwiej zdobędą refundacje składek, a obniżanie wpłat na PFRON zostanie wkrótce odformalizowane.

Składki ZUS

Oskładkowanie wynagrodzenia za nadgodziny i ekwiwalentu za urlop wypłacanych byłemu pracownikowi na mocy ugody

Andrzej Radzisław
Na podstawie zawartej ugody byłemu pracownikowi będziemy wypłacać wynagrodzenie za nadgodziny i ekwiwalent za urlop.
Czy od takich wypłat powinny być naliczane składki społeczne, zdrowotne, FP i FGŚP, czy też można uznać, że jest to rekompensata z tytułu rozwiązania umowy i składek nie naliczać?

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów updof, otrzymywany z tytułu stosunku pracy. Tak stanowi art. 18 ust. 1–2 usus.

W podstawie wymiaru nie uwzględnia się wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków. Wyłącza się również przychody wymienione w § 2 ust. 1 pkt 1–32 rozporządzenia składkowego.


Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....