Zmiany w drukach ubezpieczeniowych od 1.01.2019

Renata Majewska Biuro Kadr i Płac

Od nowego roku płatnikom składek przybyło obowiązków informacyjnych wobec ZUS. Będą składać więcej formularzy za zatrudniane osoby.

Jest to efekt obowiązujących od 1.01.2019:

  • FP – Fundusz Pracy
  • FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
  • FEP – Fundusz Emerytur Pomostowych
  • MRPiPS – Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
  • ustawy z 10.01.2018 o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (DzU poz. 357),
  • rozporządzenia MRPiPS z 20.12.2018 w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych oraz innych dokumentów (DzU poz. 2495, dalej rozporządzenie).

Przede wszystkim pojawią się 2 nowe formularze związane ze skróceniem okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz list płac, kartotek i innych dowodów do ustalenia emerytury lub renty:

  • oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych ZUS OSW (zał. nr 23 do rozporządzenia),
  • raport informacyjny ZUS RIA (zał. nr 22 do rozporządzenia).

O przeznaczeniu ww. formularzy piszemy szeroko w artykule na s. 19.

Raport o przychodach

Płatnicy będą też przekazywać do ZUS nowy imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego/okresach pracy nauczycielskiej ZUS RPA (zał. nr 16 do rozporządzenia) – nie za każdy miesiąc, lecz tylko za ten, w którym dana osoba:

  • otrzymała przychód należny za lata poprzednie, np. w marcu 2019 uzyskała „trzynastkę” za 2018,
  • otrzymała przychód (inny niż świadczenia wypłacone w związku z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem), od którego nie została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
  • wykonywała pracę nauczycielską.

ZUS RPA ma uzupełniać dane przekazane za pracownika w innych imiennych raportach miesięcznych, aby można je było wykorzystać przy przyznawaniu i obliczaniu wysokości świadczeń emerytalnych lub rentowych. W formularzu tym płatnik wykazuje:

  • kwotę przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru:
    • składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
    • składki wypadkowej,
  • kwotę przychodu wypłaconego w danym miesiącu oprócz wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego i świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku:
    • nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
    • nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, i który jest należny za inny rok kalendarzowy,
  • okresy wykonywania pracy nauczycielskiej.

Wyrejestrowanie z ubezpieczeń

W druku wyrejestrowania z ubezpieczeń ZUS ZWUA (zał. nr 5 do rozporządzenia) dodano nowy blok V, obejmujący datę rozwiązania, wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy/służbowego; podaje się w nim: tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy bądź stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany. Ściślej, w zmodyfikowanym druku należy podawać:

  • datę rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy/służbowego – pkt 01,
  • kod wygaśnięcia/kod trybu rozwiązania stosunku pracy/służbowego – pkt 02,
  • kod podstawy prawnej rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy/służbowego – pkt 03,
  • podstawę prawną rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy/służbowego, jeżeli jako kod podstawy prawnej rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy/służbowego został podany kod 550 (inna niż określona w kodach od 400 do 463 podstawa prawna rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy/służbowego, wskazana w części XVI zał. nr 24 do rozporządzenia) – pkt 04,
  • strony, z inicjatywy której nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy – pkt 05.

Jednocześnie blokowi dotychczas oznaczonemu jako V nadano numer VI. Nowe dane wykazywane w wyrejestrowaniu z ubezpieczeń posłużą przy ustalaniu prawa do emerytury pomostowej, nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego i emerytury nauczycielskiej przysługującej na podstawie art. 88 Karty nauczyciela (z 26.01.1982, DzU z 2018 poz. 967) oraz świadczenia przedemerytalnego.

Deklaracje rozliczeniowe...

Od 1.01.2019 z deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA (zał. nr 17 do rozporządzenia) usunięto blok VI – rozliczenie części IV i V, i zastąpiono nowym blokiem IX – zestawienie należnych składek do zwrotu/zapłaty, w którym płatnik rozliczy składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, na FP, FGŚP i FEP oraz wypłacone świadczenia podlegające rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne.

Zmiany deklaracji rozliczeniowej są efektem realizacji projektu e-składka, wprowadzonego nowelizacją z 11.05.2017 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, Kodeksu pracy oraz niektórych innych ustaw (DzU poz. 1027).

Od nowego roku wprowadzono również 2 nowe formularze:

  • ZUS RCA cz. II – imienny raport cz. II (zał. nr 13 do rozporządzenia),
  • ZUS DRA cz. II – deklaracja rozliczeniowa cz. II (zał. nr 18 do rozporządzenia),

przeznaczone dla osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą na mniejszą skalę, które korzystają z obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne.

Jest to z kolei konsekwencja wejścia w życie ustawy z 20.07.2018 o zmianie niektórych ustaw w celu obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą na mniejszą skalę (DzU 1577, dalej nowelizacja MDG).

Do informacji miesięcznej/rocznej dla osoby ubezpieczonej (odpowiednio zał. nr 19 i 20 do rozporządzenia) dodano pozycje objęte drukiem ZUS RPA.

...i przekodowania

Duże zmiany dotyczą również kodów wykorzystywanych przy wypełnianiu dokumentów ubezpieczeniowych (określonych w nowym zał. 24 do rozporządzenia). Oprócz wymienionych już wyżej kodów w zmodyfikowanym druku ZUS ZWUA zmieniły się m.in. następujące kody tytułu ubezpieczenia dotyczące przedsiębiorców:

  • 05 10 – osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie przepisów o działalności gospodarczej lub innych przepisów szczególnych niemająca ustalonego prawa do renty z tytułu niezdolności do pracy, dla której podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi zadeklarowana kwota nie niższa niż 60% kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, osoba prowadząca niepubliczną bądź publiczną szkołę, placówkę lub ich zespół, na podstawie przepisów o systemie oświaty, oraz osoba prowadząca pozarolniczą działalność w zakresie wolnego zawodu (dodanie wolnych zawodów, które obecnie są oznaczane kodem 05 40),
  • 05 11 – osoba współpracująca z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność oraz osobą fizyczną, o której mowa w art. 18 ust. 1 Pp, korzystającą z tzw. ulgi na start (opis uzupełniono o osoby współpracujące z tymi osobami),
  • 05 40 – osoba niepodlegająca ubezpieczeniom społecznym i podlegająca ubezpieczeniu zdrowotnemu, zgodnie z art. 18 ust. 1 Pp.

W związku z wejściem w życie nowelizacji MDG zostaną wprowadzone nowe kody:

  • 05 90 – osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą niemająca ustalonego prawa do renty z tytułu niezdolności do pracy, dla której podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne uzależniona jest od przychodu,
  • 05 92 – osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą mająca ustalone prawo do renty z tytułu niezdolności do pracy, dla której podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne uzależniona jest od przychodu.

Zgodnie z przepisem przejściowym do § 4 rozporządzenia w dokumentach ubezpieczeniowych przekazywanych za okresy sprzed 1.01.2019 należy stosować dotychczasowe kody tytułu ubezpieczenia obowiązujące w okresie, za który dany formularz jest składany.

Spis treści artykułu
Spis treści artykułu:
Więcej na temat: „Dokumenty ZUS - pracownicy”
Obowiązki płatników

Czas podsumować dodatkowe zarobki przy świadczeniu przedemerytalnym

Krzysztof Tandecki
Do 31.05.2019 firmy muszą wydać swoim pracownikom i zleceniobiorcom, uprawnionym do zasiłku lub świadczenia przedemerytalnego, zaświadczenia o przychodzie osiągniętym od 1.03.2018 do 28.02.2019. Przedsiębiorcy wykazują go we własnym oświadczeniu.

Dokumenty ZUS

Problemy z wysyłką ZUS ZWUA za zleceniobiorcę przez PUE ZUS

Mariusz Sobkowiak
Czy wyrejestrowując z ubezpieczeń zleceniobiorcę zatrudnionego do 31.12.2018, muszę wypełniać blok V formularza ZUS ZWUA? Jeśli tak, to w jaki sposób? Z informacji na stronie ZUS wynika, że nie, jednak pole 01 wypełnia się automatycznie i w dodatku nie można wysłać tak wypełnionego dokumentu, gdyż pojawia się komunikat o błędzie.

Od 1.01.2019 do formularza ZUS ZWUA (wyrejestrowanie z ubezpieczeń) dodano nowy blok V, który dotyczy rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy albo stosunku służbowego. ZUS na swojej stronie internetowej informuje, że blok ten jest wypełniany tylko w razie wyrejestrowania osób zatrudnionych na umowę o pracę, a w przypadku rozwiązania stosunku pracy zawartego na podstawie umowy cywilnoprawnej nie jest wymagane wypełnienie bloku V dokumentu ZUS ZWUA.

Kody wygaśnięcia/trybu rozwiązania stosunku pracy/służbowego wprowadzane w bloku V nie mają zastosowania do umów cywilnoprawnych. Jednak podczas wypełniania formularza za pomocą platformy Portal Usług Elektronicznych ZUS, przy korzystaniu z kreatora dokumentów, pole 01 w bloku V wypełnia się automatycznie i nie można usunąć jego zawartości w kreatorze.


Dokumentacja pracownicza

Zwolnienia lekarskie tylko w formie elektronicznej

Od 1.12.2018 lekarze mogą wystawiać zwolnienia lekarskie tylko w formie elektronicznej. Papierowe ZLA są wystawiane jedynie wyjątkowo, np. w razie awarii systemu czy braku dostępu do internetu.

Dokumenty ZUS

Korekta nienależnie opłaconej składki zdrowotnej z umowy o dzieło

Andrzej Radzisław
Podczas audytu wewnętrznego w spółce stwierdzono, że w 2016 osoba, z którą była zawarta umowa o dzieło, została zgłoszona do ubezpieczeń jako zleceniobiorca i była za nią opłacana składka zdrowotna. Zgłoszenie zostało przekazane do ZUS dzień przed wypłaceniem jej należnego wynagrodzenia, a wyrejestrowanie nastąpiło z dniem następnym.
Czy w takim przypadku spółka powinna złożyć korektę? Jak rozliczyć to podatkowo? Osoba ta już się przecież rozliczyła z podatku za 2016.

Dokumenty ZUS

Późniejsze zgłoszenie zleceniobiorcy do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego

Andrzej Radzisław
Od 1.01.2018 zleceniobiorca został zgłoszony do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych bez ubezpieczenia chorobowego. Od 1.03.2018 wyraził chęć podlegania także ubezpieczeniu chorobowemu. Rachunek za luty złożył z opóźnieniem i wynagrodzenie za ten miesiąc zostało mu wypłacone 22 marca, natomiast wynagrodzenie za marzec – na początku kwietnia.
Za marzec złożyliśmy za niego raport ZUS RCA z kodem 30 00 xx i od wypłaconego wynagrodzenia naliczyliśmy składki społeczne (bez chorobowej) oraz zdrowotną, złożyliśmy także ZUS RCA z kodem 04 11 xx z zerową podstawą wymiaru i kwotą składek.
Czy postąpiliśmy prawidłowo?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Zwrot nienależnie pobranej odprawy a obowiązek korekty deklaracji przez płatnika

Marcin Sądej
W 2017 r. pracodawca zwolnił pracownika, w związku z czym był zobowiązany do wypłacenia mu odprawy pieniężnej, która stanowiła przychód ze stosunku pracy. Jednak na skutek wyroku sądu pracownik został przywrócony do pracy, co spowodowało konieczność zwrotu nienależnie pobranej przez niego odprawy. Zwrot (w kwocie netto) nastąpił w maju 2018 r.
Czy w takim przypadku trzeba skorygować deklarację PIT-4R i informację PIT-11 za 2017 r., pomniejszając przychód pracownika o wysokość wypłaconej odprawy pieniężnej, zwróconej po upływie roku podatkowego?

Dokumenty ZUS

Zgłoszenie do ZUS zatrudnionego rolnika, który ma ubezpieczenie w KRUS

Andrzej Radzisław
Spółka zamierza zatrudnić rolnika, który jest właścicielem gospodarstwa rolnego ubezpieczonym w KRUS. Nie jest emerytem ani rencistą. Jak postąpić w przypadku zawarcia z nim umowy o pracę bądź zlecenia, tzn. jakie składki należy za niego odprowadzić i z jakim kodem zgłosić do ubezpieczeń?

Pracodawca, który zatrudnia pracownika na etat, pełni w stosunku do niego obowiązki płatnika składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne i jest zobowiązany zgłosić zatrudnionego do obowiązkowych ubezpieczeń. Pracownik zawsze podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu. To, że jest rolnikiem, nie ma żadnego znaczenia (zob. art. 5 ust. 1 i art. 6 ust. 1 pkt 4 usus).


Dokumenty ZUS

Zatrudnienie emeryta – obowiązki wobec ZUS

Ewa Markiewicz
Firma chce zatrudnić emeryta, który pobiera świadczenie emerytalne ze Stanów Zjednoczonych.
Czy zawierając z nim umowę zlecenia lub o dzieło, trzeba zgłaszać go do ZUS?

Zgodnie z zasadą swobody umów firma, zatrudniając emeryta, może zawrzeć z nim umowę zlecenia bądź o dzieło. Należy jednak pamiętać, że choć strony mogą uzgodnić rodzaj zatrudnienia wg swego uznania, to jednak treść lub cel umowy nie powinny sprzeciwiać się właściwości nawiązanego stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego.

O charakterze prawnym umowy decyduje więc nie tyle sama jej nazwa, co przede wszystkim treść, a także warunki i okoliczności towarzyszące jej wykonywaniu.


Zatrudnienie niepełnosprawnych

Nowe wzory formularzy w rozliczeniach z PFRON

Za okresy sprawozdawcze od 1.01.2018 deklaracje i informacje do PFRON składane będą na nowych formularzach.

Określają je rozporządzenia MRPiPS z 26.10.2017 (DzU poz. 2091 i 2103). Zmienione formularze to:


Dokumenty ZUS

Przekwalifikowanie zlecenia na umowę o pracę – korekta dokumentów złożonych do ZUS

Andrzej Radzisław
Spółka przez 2 lata (2014–2015) zatrudniała zleceniobiorcę, który ze zlecenia został zgłoszony do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego oraz do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Po zakończeniu umowy osoba ta poprosiła o wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. W związku z odmową wystąpiła z takim roszczeniem do sądu. W sierpniu 2017 zapadł wyrok zasądzający na jej rzecz ekwiwalent. Sąd stwierdził, że zatrudnienie miało cechy stosunku pracy, a nie umowy zlecenia. Po analizie spółka uznała, że nie będzie składać apelacji od wyroku.
Czy powinna złożyć do ZUS korektę dokumentów, czy też nie jest ona potrzebna, bo za zleceniobiorcę były opłacane wszystkie składki (takie jak należne za pracownika).

e-ZLA

Papierowe zwolnienia lekarskie do końca czerwca 2018

Andrzej Radzisław
Od 1.01.2016 lekarze mogą wystawiać elektroniczne zwolnienia lekarskie (tzw. e-ZLA). Zwolnienia w tradycyjnej formie na formularzu papierowym (ZLA) miały obowiązywać równolegle do końca 2017. Wydłużono ten okres do końca czerwca 2018.

Zmianę wprowadziła ustawa z 21.04.2017 o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz ustawy o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (DzU poz. 992).


Dokumenty ZUS

Oskładkowanie dwóch umów zlecenia z jednym zleceniobiorcą

Andrzej Radzisław
Z osobą, która zawarła z nami umowę zlecenia, ma zostać zawarta kolejna taka umowa. W jej ramach osoba ta będzie wykonywała obowiązki pracownicy, która urodziła dziecko i przez rok nie będzie pracowała.
Do jakich ubezpieczeń należy ją zgłosić z drugiej umowy? Czy składki społeczne powinny być opłacane od obu umów, jeżeli z pierwszej wynagrodzenie wynosi 2500 zł miesięcznie? Czy ZUS może drugą umowę zakwestionować i zażądać składek? Jakie dokumenty złożyć do ZUS?

Dokumenty ZUS

Wynagrodzenie wykazane w ZUS RCA wyższe niż za poprzedni miesiąc – błędy weryfikacji

Joanna Lewczuk
Pracownik zatrudniony od 22.05.2017 w raporcie ZUS RCA za maj ma wykazaną podstawę wymiaru składek 415,45 zł. Za czerwiec, za cały miesiąc, podstawa wynosi 2000 zł. Weryfikacja raportu czerwcowego wykazała kilka błędów (m.in. „Dla danego ubezpieczonego podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe wykazana w dokumencie różni się od podstawy wymiaru wykazanej w ostatnim komplecie dokumentów za poprzedni miesiąc. Sprawdź, czy wpisana podstawa jest poprawna”).
Dlaczego te błędy się pojawiły? Co mogliśmy zrobić źle?

Dokumenty ZUS

Wyrównanie wynagrodzenia – skutki w zakresie ZUS i PIT

Andrzej Radzisław
Pracownik od stycznia 2017 otrzymał podwyżkę 100 zł. Przez pomyłkę wynagrodzenie za styczeń, luty, marzec, kwiecień i maj zostało mu wypłacone bez podwyżki. W czerwcu otrzymał wyrównanie.
Czy powinniśmy przekazać korektę dokumentów za okres od stycznia do maja? Czy w takim przypadku ZUS uzna, że zaniżyliśmy składki, a US, że zaniżyliśmy podatek?

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....