Zlecający obsługę księgową ma również obowiązki

Aleksander Woźniak

Powierzenie obsługi finansowo-księgowej biuru rachunkowemu nie zwalnia klienta z obowiązku dbałości o własne interesy, w tym przekazywania biuru danych oraz dokumentów.
  • So – sąd okręgowy

To sedno wyroku SO w Szczecinie z 18.03.2016 (VIII Ga 27/16). Sprawę przegrała klientka biura rachunkowego, ale wnioski płynące z tego orzeczenia są pouczające przede wszystkim dla osób, które zawodowo trudnią się obsługą księgową. Historia ta pokazuje, jak istotne w organizacji pracy biura rachunkowego jest przyjęcie i przestrzeganie określonych procedur postępowania z klientem.

Drobiazgowa procedura

W tym przypadku właścicielka biura wprowadziła u siebie 2 podstawowe dokumenty: tzw. ISO biurowe oraz „Kwestionariusz dla firm”. Pierwszy to szczegółowa instrukcja postępowania przy obsłudze klienta. Podpisuje ją każdy z pracowników. Tym samym zostaje pouczony, że nie może udzielać doradztwa podatkowego. Sprawami z nim związanymi, a także z zakresu ubezpieczeń społecznych zajmuje się wyłącznie właścicielka biura. Pracownicy mogą jedynie udzielać klientom informacji i instrukcji.

Drugi dokument to rodzaj ankiety wypełnianej podczas pierwszego spotkania z nowym klientem. Właścicielka biura informuje go, że musi powiadamiać biuro o wszelkich zmianach danych z kwestionariusza, ponieważ mają one wpływ na sposób płacenia podatków, składek ZUS, wynagrodzeń. W tym celu w kwestionariuszu znajduje się pouczenie: W razie ustania innego tytułu do ubezpieczeń lub innych informacji mających wpływ na ubezpieczenie z prowadzonej działalności gospodarczej zobowiązuję się do poinformowania kancelarii w ciągu 7 dni.

Każdy klient, podpisując kwestionariusz, przyjmuje na siebie to zobowiązanie. Wszystkie zmiany w sposobie obliczania składek są dokonywane wyłącznie na podstawie pisemnej informacji od klientów.

W dokumentacji każdego z nich znajduje się wypełniony kwestionariusz i podpięte do niego wydrukowane wiadomości e-mailowe z informacjami o zmianach, które mają wpływ na sposób ubezpieczenia lub opodatkowania.

Biuro ma 3 adresy e-mailowe, za pomocą których klienci mogą się z nim kontaktować. Poczta elektroniczna jest tak ustawiona, że korespondencja wpływająca do nieobecnego pracownika jest przekazywana do właścicielki biura. Klienci są informowani o każdej zmianie osoby, która ich obsługuje, i o zmianie adresu e-mailowego do kontaktu.

Procedura ta – na pozór drobiazgowa i uciążliwa – uchroniła właścicielkę biura przed zapłatą 18,6 tys. zł, czyli kwoty, której domagała się jej była klientka. Składało się na nią prawie 17,4 tys. zł z tytułu nieprawidłowo odprowadzonych składek na ubezpieczenia społeczne, wraz z odsetkami za zwłokę, oraz 1,2 tys. zł, które klientka musiała zapłacić innej księgowej za wyliczenie zaległości wobec ZUS i skorygowanie deklaracji ubezpieczeniowych.

Jak powstała zaległość

Powodem zaległości było to, że klientka – oprócz prowadzenia działalności gospodarczej – dorywczo podejmowała jeszcze zatrudnienie na podstawie umów o pracę. W dniu, w którym podpisała „Kwestionariusz dla firm”, pracowała dodatkowo w 2 firmach na pół etatu i zarabiała wystarczająco dużo, żeby nie musieć płacić składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Były one opłacane tylko przez pracodawców (z wyjątkiem składki zdrowotnej, która jest należna z obu tytułów).

Już na pierwszym spotkaniu właścicielka biura poinformowała klientkę, że nie jest istotny wymiar etatu, lecz wysokość wynagrodzenia brutto, która musi być co najmniej równa wynagrodzeniu minimalnemu, żeby nie było obowiązku opłacania składek z działalności gospodarczej.

Klientka zawiadamiała biuro o zmianach w zatrudnieniu na umowę o pracę, ale nie o zmieniającej się wysokości pensji. Tymczasem nie we wszystkich okresach składkowych osiągała ona wymagane minimum. Powstały więc zaległości z tytułu składek z działalności gospodarczej.

Klientka twierdziła potem przed sądem, że właścicielka biura nakazała jej powiadamiać tylko o zaprzestaniu i podjęciu zatrudnienia, a nie o zmianie wysokości wynagrodzenia. Nie przekazywała też informacji o zmieniającej się wysokości minimalnego wynagrodzenia, a klient-przedsiębiorca nie musi jej znać. Słowem, nie dochowała należytej staranności.

Co orzekł sąd

Żaden z tych argumentów nie przekonał sędziów. Sąd rejonowy i okręgowy bazowały przede wszystkim na dowodach i zeznaniach świadków. Wynikało z nich jednoznacznie, że klientka – jak każdy inny podmiot zlecający obsługę temu biuru – podpisała kwestionariusz, w którym zobowiązała się do informowania w ciągu 7 dni o wszystkich zmianach mających wpływ na ubezpieczenia z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej.

Właścicielka biura nie miała obowiązku domyślać się, że wynagrodzenie jej klientki może się zmienić – stwierdziły oba sądy.

Nie zgodziły się z powódką, że właścicielka biura mogła domyślić się wysokości wynagrodzenia za pracę ze sporządzonych informacji i zeznań PIT-11 i PIT-36. Zwróciły uwagę na to, że są to dokumenty roczne i nie da się na ich podstawie wyprowadzić wniosku, że klient uzyskuje niższe przychody przez cały okres, a nie tylko w 1 z 12 miesięcy.

W tej sprawie skarżąca zdaje się mylić obowiązki doradcy podatkowego z obowiązkami klienta zlecającego obsługę księgową, stwierdził SO. I dodał: gdyby właścicielka biura miała co miesiąc korespondować z każdym klientem i dopytywać się, czy coś się u niego zmieniło, to po pierwsze nie starczałoby jej czasu na faktyczne wykonywanie umowy, po drugie nie wykonywałaby prawidłowo czynności doradcy podatkowego, a po trzecie taka korespondencja byłaby nieefektywna, bo nie dawałaby gwarancji, że nic się akurat nie zmieniło w sytuacji klienta.

Sądy stwierdziły również, że klientka, choć nie prowadzi dużej firmy, to jako przedsiębiorca zatrudniający inne osoby powinna wiedzieć, jaka jest aktualna wysokość minimalnego wynagrodzenia.

Zgodziły się też z właścicielką biura, że spór dotyczył w głównej mierze nieopłaconych składek, które i tak musiałyby zostać odprowadzone. Roszczenie klientki mogło więc dotyczyć co najwyżej odsetek za zwłokę i szkody wynikłej z konieczności zawarcia umowy z inną księgową, która skorygowała rozliczenia z ZUS. W tym wypadku jednak wina leżała ewidentnie po stronie klientki biura.

Spis treści artykułu
Spis treści artykułu:
Temat: „Biuro rachunkowe na wokandzie”

Biuro rachunkowe nie może odmówić wydania dokumentacji klienta

Aleksander Woźniak
Za odmowę wydania organom podatkowym dokumentacji klienta grozi biuru rachunkowemu kara porządkowa, nawet jeśli klient nie zapłacił za wykonane usługi.

Biuro rachunkowe

Zarzuty niezadowolonego klienta nie mogą być ogólnikowe ani gołosłowne

Aleksander Woźniak
Biuro rachunkowe nie zapłaci za wynagrodzenie swego następcy, który na nowo wprowadził dokumenty księgowe i złożył skorygowane deklaracje, jeżeli nie wiadomo, jakiego okresu one dotyczyły i z czego ta korekta wynikała.

Biuro rachunkowe

Obowiązek wydania dokumentów księgowych w trakcie postępowania egzekucyjnego prowadzonego wobec klienta

Aleksander Woźniak
Organ egzekucyjny może żądać dokumentów księgowych od doradcy będącego pełnomocnikiem podatnika w postępowaniu egzekucyjnym. Jednak żądane informacje muszą być niezbędne do wszczęcia lub prowadzenia postępowania egzekucyjnego.

Usługi księgowe są usługami ciągłymi

Aleksander Woźniak
Nie można samodzielnie decydować o momencie powstania przychodu ani pomijać żadnych wpłat klientów.

Tak orzekł NSA w wyroku z 3.10.2018 (II FSK 3070/16).

Od właściciela biura rachunkowego wymaga się szczególnej staranności i profesjonalizmu przy rozliczeniach podatkowych, w tym własnych. Orzeczenie NSA, podobnie jak i sądu I instancji wskazuje, że i w tej branży zdarzają się uchybienia.


Biuro rachunkowe

Brak winy zwalnia właściciela biura z odpowiedzialności

Aleksander Woźniak
Biuro rachunkowe nie ponosi odpowiedzialności za brak zmiany zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, jeżeli klient swoimi działaniami dąży do zachowania dotychczasowego statusu ubezpieczeniowego – wynika z wyroku SO w Olsztynie z 7.11.2018 (IX Ca 724/18).

Biuro rachunkowe

Kara za przywłaszczenie mienia klienta i podrabianie jego dokumentów

Aleksander Woźniak
Pobranie od klienta kwot z tytułu zaliczek na podatek dochodowy i VAT i nieodprowadzenie ich na konto US to przywłaszczenie, a podpisywanie się za niego jego imieniem i nazwiskiem na deklaracjach podatkowych to podrabianie dokumentów. Oba czyny są zagrożone karą pozbawienia wolności od 3 mies. do 5 lat.

Biuro rachunkowe

Umowa o świadczenie usług księgowych zawarta z przyszłym przedsiębiorcą

Aleksander Woźniak
Jeżeli klient biura rachunkowego ma dopiero zamiar rozpocząć działalność gospodarczą, to podpisana z nim umowa jest umową z konsumentem. To zaś oznacza większe rygory związane z ochroną praw konsumenckich.

Biuro rachunkowe

Sądowy finał awantury w biurze rachunkowym

Aleksander Woźniak
300 zł grzywny nałożył sąd na klienta biura rachunkowego za to, że krzyczał na właścicielkę biura, używał wobec niej obraźliwych słów, popychał ją i odmówił opuszczenia biura.

Biuro rachunkowe

Umowa ustna lub dorozumiana jest równie ważna jak pisemna

Aleksander Woźniak
Wniosek o dofinansowanie nie jest częścią sprawozdania finansowego i jego przygotowanie nie mieści się w obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Kto się jednak podejmie jego sporządzenia, choćby w sposób dorozumiany, musi ponieść konsekwencje własnych zaniedbań.

Biuro rachunkowe

Księgowanie nie jest dziełem

Aleksander Woźniak
Wykonywanie na zlecenie biura rachunkowego dużej liczby jednakowych, powtarzających się czynności, w długim okresie i w sposób ciągły, wskazuje na umowę zlecenia, a nie umowy o dzieło.

Biuro rachunkowe zatrudniało księgową (emerytkę), zawierając z nią liczne umowy o dzieło. Były one podpisywane cyklicznie – co 2 tygodnie lub co miesiąc – na kilkunastodniowe okresy. Wynagrodzenie określano kwotowo, a jego wysokość zależała od ilości dokumentacji do przeanalizowania. Wypłacano je na podstawie wystawionych rachunków.


Kontakty z urzędem

Niewydanie ksiąg nie zawsze jest wykroczeniem skarbowym

Aleksander Woźniak
Nie każdy księgowy lub doradca podatkowy popełnia wykroczenie skarbowe, gdy odmawia udostępnienia organom podatkowym dokumentacji podatkowej swojego klienta.

Sąd I instancji uznał doradcę podatkowego za winnego popełnienia wykroczenia skarbowego z art. 83 § 2 Kks. Przepis ten przewiduje grzywnę za nieokazanie księgi lub innego dokumentu dotyczącego prowadzonej działalności gospodarczej. Jest to traktowane jako udaremnianie lub utrudnianie wykonania czynności służbowej osobie uprawnionej do przeprowadzenia:


Biuro rachunkowe

Obowiązek wydania dokumentacji podatkowej klienta

Aleksander Woźniak
Biuro rachunkowe musi udostępnić organom podatkowym dokumentację podatkową swojego klienta. Odmowa jest zagrożona karą do 2800 zł.

W tym wypadku mają zastosowanie art. 262 § 1 i § 3 Op. W świetle § 1 karą do 2800 zł mogą zostać ukarani: strona (podatnik), pełnomocnik strony, świadek lub biegły, którzy mimo prawidłowego wezwania organu podatkowego bezzasadnie odmówili okazania lub nie przedstawili w wyznaczonym terminie dokumentów, których obowiązek posiadania wynika z przepisów prawa, ksiąg podatkowych, dowodów księgowych będących podstawą zapisów w tych księgach.


Biuro rachunkowe

Podwyższenie składki wypadkowej na skutek pomyłki biura rachunkowego

Aleksander Woźniak
Pomyłka to nie powód, by wymierzać dotkliwą sankcję płatnikowi składek, zwłaszcza gdy przekazał on do biura rachunkowego prawidłowe dane.

Spółka zawarła z biurem rachunkowym umowę zlecenia na obsługę księgowo-płacową i na tej podstawie przekazuje mu wykazy pracowników z informacją o wysokości wynagrodzenia i przerw w pracy. Do obowiązków biura należy m.in. sporządzanie deklaracji ZUS IWA, przekazywanych do ZUS.


Biuro rachunkowe

Czy biuro rachunkowe może reprezentować przedsiębiorcę w sporze sądowym z ZUS

Aleksander Woźniak
Księgowy i doradca podatkowy mogą być pełnomocnikami procesowymi w sporze z ZUS tylko w tym zakresie, w którym stale obsługiwali klienta.

Biuro rachunkowe

Konflikt z biurem rachunkowym nie uzasadnia wstrzymania zapłaty

Aleksander Woźniak
Klient biura rachunkowego nie może jednostronnie, według własnego uznania, odmówić zapłaty wynagrodzenia za wykonane usługi, nawet jeśli ma zastrzeżenia do ich jakości – wynika z wyroku SR Szczecin – Centrum w Szczecinie.

Spór powstał pomiędzy księgową prowadzącą samodzielnie usługi księgowe a spółką z o.o., która werbowała pracowników i oddelegowywała ich do pracy za granicą. Praca polegała na opiekowaniu się pacjentami. Umowy z tymi ostatnimi podpisywała niemiecka firma, której polska spółka wystawiała faktury. Wynikające z nich należności obejmowały wynagrodzenie pracowników, należności publicznoprawne (podatki, składki ZUS) i koszty administracyjne.


Biuro rachunkowe

Odpowiedzialność za niezłożenie sprawozdania finansowego w KRS

Aleksander Woźniak
Czy właściciel biura rachunkowego może odpowiadać karnie za niezłożenie do sądu sprawozdania finansowego klienta?

Biuro rachunkowe

Od doradcy można wymagać więcej niż od przeciętnego obywatela

Aleksander Woźniak
Doradca podatkowy analizujący księgi rachunkowe nie może wykorzystywać zdobytej w ten sposób wiedzy do pomawiania osób zarządzających danym podmiotem.

Biuro rachunkowe

Niezłożenie VAT-UE przez przeoczenie nie jest wykroczeniem skarbowym

Aleksander Woźniak
Wykroczenie polegające na niezłożeniu informacji podsumowującej w ustawowym terminie może zostać popełnione tylko z winy umyślnej. Trudno w zwykłym przeoczeniu pracownika dopatrzyć się zamiaru popełnienia czynu zabronionego przez doradcę podatkowego.

Biuro rachunkowe

Konkurencyjna działalność byłego pracownika może stać się przyczyną wielu sądowych sporów

Aleksander Woźniak
Nie można kwestionować prawa byłego pracownika do własnej oceny zachowania byłego pracodawcy i własnych odczuć co do jego intencji. Co innego jednak stawianie zarzutów - te muszą mieć potwierdzenie w dowodach. W przeciwnym razie może dojść do naruszenia dóbr osobistych.

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....