Zawiadomienie o prowadzeniu ksiąg przez biuro

Wiesława Moczydłowska certyfikowany Ekspert Usług Księgowych

O podpisaniu umowy z biurem rachunkowym przedsiębiorca jest zobowiązany powiadomić urząd skarbowy. Obliguje go do tego zarówno ustawa o rachunkowości, jak i przepisy podatkowe.

Artykuł 11a uor stanowi, że gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki jest obowiązany powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania.

  • uzpd – ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
  • uor – ustawa o rachunkowości
  • Kks – Kodeks karny skarbowy
  • CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
  • KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
  • pkpir – podatkowa księga przychodów i rozchodów

Także po podpisaniu umowy z biurem rachunkowym na prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów klient zobowiązany jest do powiadomienia właściwego urzędu skarbowego o miejscu prowadzenia tej księgi, na co wskazuje § 8 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia pkpir. Tu obowiązuje krótszy termin niż w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych - 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym.

Zgodnie z rozporządzeniem zawiadomienie powinno zawierać: dane identyfikujące podatnika oraz jego podpis, a także nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem.

Podatnicy prowadzący ewidencję przychodów, na podstawie ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym, także mają obowiązek powiadomić urząd skarbowy w razie powierzenia jej biuru rachunkowemu. Zobowiązuje ich do tego art. 15 ust. 4 uzpd.

Tu także obowiązuje termin 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym. W zawiadomieniu wskazuje się nazwę i adres biura oraz miejsce (adres) przechowywania ewidencji i dowodów związanych z jej prowadzeniem.

W jakiej formie

Przepisy nie regulują samej formy zawiadomienia o miejscu prowadzenia ksiąg. Na stronach internetowych urzędów i izb skarbowych można znaleźć wzory takich zawiadomień. Nie będzie więc błędem złożenie go bezpośrednio w urzędzie skarbowym, w formie pisemnej, lub wysłanie pocztą.

W takim jednak przypadku i tak konieczne będzie dopełnienie dodatkowych formalności, o których mowa niżej, związanych z tym, że miejsce przechowywania ksiąg jest również objęte zgłoszeniem NIP i CEIDG-1. Organy podatkowe przyjmują, że wskazanie miejsca przechowywania ksiąg w biurze rachunkowym jest równoznaczne ze złożeniem zawiadomienia o prowadzeniu ksiąg przez biuro.

W praktyce więc najczęściej wygląda to tak, że podatnik zawiera informacje o powierzeniu prowadzenia ksiąg przez biuro rachunkowe w zgłoszeniu identyfikacyjnym - przy rejestracji działalności, a jeśli księgi przekazuje do biura w toku jej prowadzenia - dokonuje stosownego zgłoszenia aktualizacyjnego.

Osoby fizyczne, podlegające wpisowi do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej (CEIDG), rozpoczynając działalność gospodarczą, dokonują zgłoszenia, posługując się formularzem CEIDG-1 (dostępnym na stronie www.ceidg.gov.pl) bądź to bezpośrednio w gminie lub też za pośrednictwem Internetu. W tym celu zaznacza się kwadrat w poz. 21 Dane podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową wnioskodawcy i wpisuje nazwę firmy prowadzącej księgowość oraz jej NIP. Zmianie ulega też wówczas poz. 22 Adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej wnioskodawcy.

Natomiast osoby niebędące przedsiębiorcami (niepodlegające wpisowi do CEIDG), takie jak rolnicy, osoby prowadzące działy specjalne produkcji rolnej (prowadzące działalność, która nie jest uznana za działalność gospodarczą w myśl usdg), dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego bezpośrednio w urzędzie skarbowym na formularzu NIP-7 Zgłoszenie identyfikacyjne/zgłoszenie aktualizacyjne osoby fizycznej będącej podatnikiem lub płatnikiem. W poz. C4 podają informację o miejscu przechowywania dokumentacji rachunkowej.

Pozostali podatnicy (niebędący osobami fizycznymi) zgłaszają miejsce przechowywania ksiąg na formularzu NIP-2, w którym w poz. B8 podają informacje o miejscu przechowywania dokumentacji rachunkowej.

Także jeżeli swoją dokumentację powierza biuru rachunkowemu spółka cywilna składa zgłoszenie aktualizacyjne NIP-2.

Natomiast podmioty podlegające wpisowi do KRS informują o miejscu przechowywania dokumentacji rachunkowej na druku NIP-8 (poz. B5), składanym bezpośrednio w urzędzie skarbowym.

Podmioty już wpisane do KRS, decydując się na przekazanie rozliczeń do biura rachunkowego, także muszą złożyć NIP-8, zaznaczają wówczas, że jest to zgłoszenie aktualizujące.

Podatnik oczywiście może udzielić stosownego pełnomocnictwa, w którym powierzy obowiązek powiadomienia urzędu skarbowego biuru rachunkowemu. Jednak w praktyce może to być nieopłacalne. Przykładowo, w razie konieczności aktualizacji wpisu w CEIDG, podatnik musiałby najpierw udzielić biuru pełnomocnictwa za pośrednictwem CEIDG (musi tam być wpisana ta informacja o udzieleniu pełnomocnictwa), a dopiero potem biuro mogłoby dokonać wpisu o przekazaniu przez podatnika ksiąg do biura.

Odpowiedzialność karna

Na podatniku ciąży odpowiedzialność za niewywiązanie się z obowiązku powiadomienia urzędu skarbowego o powierzeniu ksiąg biuru rachunkowemu.

Art. 60 § 3 Kks stanowi, że karze określonej w § 2 tego przepisu podlega także ten podatnik lub płatnik, który nie zawiadamia w terminie właściwego organu o prowadzeniu księgi przez doradcę podatkowego lub inny podmiot upoważniony do prowadzenia ksiąg w jego imieniu na jego rzecz.

Jest to kara grzywny do 240 stawek dziennych. Takiej samej karze podlega ten, kto wbrew obowiązkowi nie przechowuje księgi w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako siedziba, przedstawicielstwo lub oddział, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu lub innemu uprawnionemu podmiotowi - w miejscu określonym w umowie z biurem rachunkowym lub w miejscu wskazanym przez kierownika jednostki.

Kodeks stanowi, że w wypadku mniejszej wagi sprawca czynu zabronionego podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Ustalając stawkę dzienną, sąd bierze pod uwagę dochody sprawcy, jego warunki osobiste, rodzinne, stosunki majątkowe i możliwości zarobkowe. Stawka dzienna nie może być niższa od jednej trzydziestej części minimalnego wynagrodzenia ani też przekraczać jej czterystukrotności. W 2015 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 1750 zł, co oznacza, że wysokość stawki dziennej mieści się w granicach od 58,33 zł do 23 332 zł.

 

Spis treści artykułu
Spis treści artykułu:
Temat: „Kontakty z urzędami”

Wysyłanie pełnomocnictwa do złożenia ORD-IN – pocztą czy przez ePUAP

Mateusz Kaczmarek
Prowadzę biuro rachunkowe. Jestem księgową, ale mam uprawnienia doradcy podatkowego. Klient poprosił mnie o wystąpienie w jego imieniu o interpretację indywidualną. Udzielił mi stosownego pełnomocnictwa w formie tradycyjnej, tj. papierowej z odręcznym podpisem.
Czy do wniosku ORD-IN, który złożę przez platformę ePUAP, mogę dołączyć skan tego pełnomocnictwa, czy też muszę oryginał wysłać pocztą do dyrektora KIS?

Można zeskanować pełnomocnictwo, podpisać skan profilem zaufanym i dołączyć do elektronicznie składanego wniosku ORD-IN.

Zgodnie z art. 3 pkt 13 Op dokumentem elektronicznym jest dokument elektroniczny, o którym mowa w art. 3 pkt 2 ustawy 17.02.2005 o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (DzU z 2019 poz. 700 i 730, dalej ustawa o informatyzacji), tj. stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych.


Organ podatkowy nie wypowie się wiążąco na temat przechowywania dowodów księgowych

Aleksander Woźniak
We wniosku o interpretację przepisów podatkowych nie należy pytać o sposób archiwizowania dokumentów, choćby miało to służyć dokumentowaniu wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów. Przechowywanie dowodów księgowych to domena prawa bilansowego, a nie podatkowego.

Kto i na jakich zasadach może otrzymać zaświadczenie z urzędu skarbowego

Marek Barowicz
US – na wniosek przedsiębiorcy lub jego kontrahenta – może wydawać zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach, o wysokości zaległości podatkowych zbywcy przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części, o wielkości dochodu lub obrotu danego podmiotu (podatnika), a także o kondycji podatkowej kontrahenta/potencjalnego kredytobiorcy. Poniżej opisujemy zasady ich wydawania.

Kontakty z urzędem

Interpretacja indywidualna nie da odpowiedzi na pytanie o prawidłowe stosowanie przepisów MDR

Patrycja Kubiesa
Mimo niejasnych regulacji prawnych dotyczących raportowania schematów podatkowych KIS odmawia wydania interpretacji w tych sprawach. Trudno jednak zgodzić się z argumentacją przywoływaną przez ten organ.

Od 1.01.2019 niektóre podmioty (tzw. promotorzy, wspomagający i korzystający), wśród których są doradcy podatkowi, biura rachunkowe, a także przedsiębiorcy korzystający z szeroko rozumianej optymalizacji podatkowej, zostały zobowiązane do przekazywania do Szefa KAS informacji o schematach podatkowych tzw. MDR (Mandatory Disclosure Rules).

Niestety, przepisy Op regulujące tę kwestię nie należą do prostych i zrozumiałych, o czym świadczy choćby wydanie przez MF ponad 100-stronicowych objaśnień do nich (objaśnienia podatkowe z 31.01.2019). Stąd wiele podmiotów stanęło przed problemem, czy zawierane przez nie transakcje podlegają raportowaniu.


Kontakty z urzędem

Oprocentowanie zwrotu VAT, gdy złożono autokorektę deklaracji po kontroli US

Aleksander Kliszewski
US wszczął kontrolę podatkową zadeklarowanego zwrotu VAT i jednocześnie przedłużył termin zwrotu. Kontrola wykazała błędy powodujące nieznaczne zmniejszenie kwoty zwrotu.
Czy jeśli po otrzymaniu protokołu kontroli podatnik złoży autokorektę deklaracji, będzie mu przysługiwało oprocentowanie zwrotu VAT dokonanego przez US po terminie wynikającym z deklaracji pierwotnej, czy może w ogóle oprocentowanie nie przysługuje?

Zgodnie z art. 87 ust. 2 ustawy o VAT naczelnik US może przedłużyć termin zwrotu VAT, jeżeli jego zasadność wymaga dodatkowego zweryfikowania. Jeśli przeprowadzona weryfikacja wykaże zasadność zwrotu, US wypłaca należną kwotę wraz z odsetkami w wysokości odpowiadającej opłacie prolongacyjnej stosowanej w przypadku odroczenia płatności podatku lub jego rozłożenia na raty.


Kontakty z urzędem

We wniosku o interpretację przepisów podatkowych trzeba pytać o konkrety

Aleksander Woźniak
Wnioskując o wydanie interpretacji indywidualnej, należy ograniczyć się do opisania konkretnego stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego), a nie przedstawiać wiele różnych jego wariantów.

Kontakty z urzędem

Pożyczka transgraniczna a MDR – czy powstaje obowiązek raportowania schematu podatkowego

Mateusz Kaczmarek
Spółka kapitałowa z siedzibą w Niemczech (DE) udzieliła spółce kapitałowej z siedzibą w Polsce (PL) pożyczki w wysokości 100 tys. euro z przeznaczeniem na bieżące wydatki biznesowe pożyczkobiorcy. Pożyczka jest niezabezpieczona i oprocentowana 2% rocznie. Oprocentowanie zostanie dopisane do kwoty pożyczki w dniu zapłaty lub wypłacone pożyczkodawcy. Umowa może zostać wypowiedziana przez pożyczkodawcę m.in. z ważnych powodów lub powodów ustawowych. DE ma w kapitale PL 100% udziałów.
Czy mamy do czynienia ze schematem podatkowym (MDR)?

Kontakty z urzędem

Naczelnik UCS nie może ponownie rozpatrywać swojej decyzji, którą uchylił w wyniku odwołania

Aleksander Kliszewski
Czy naczelnik UCS – jako organ odwoławczy od własnej decyzji – mógł ją uchylić i przekazać sobie do ponownego rozpatrzenia?

Nie, ponieważ organ podatkowy nie może sam sobie przekazać sprawy, którą już się zajmuje. Przekazać sprawę można tylko innemu organowi.

Zgodnie z art. 83 ust. 1 ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej (dalej ustawa KAS) w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w zakresie przestrzegania przepisów prawa podatkowego w rozumieniu art. 3 pkt 2 Op, zakończona kontrola celno-skarbowa przekształca się w postępowanie podatkowe.


Zmiany w obowiązkach informacyjnych spółek należących do międzynarodowych grup kapitałowych

Mateusz Kaczmarek
W wyniku nowelizacji ustawy o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami zaszły istotne zmiany w przepisach regulujących tzw. raportowanie według krajów (country by country reporting, CbCR).

Kto jako pełnomocnik może reprezentować podatnika w postępowaniu podatkowym

Mateusz Kaczmarek
Doradca podatkowy udzielił pełnomocnictwa substytucyjnego księgowej klienta. Miała ona udać się do US w celu sfotografowania akt toczącego się postępowania podatkowego. US odmówił jej dostępu do akt sprawy, argumentując, że pełnomocnictwo zostało udzielone niezgodnie z prawem. Udostępnił akta dopiero, gdy zarząd klienta udzielił księgowej pełnomocnictwa bezpośrednio, jako swojemu pracownikowi. Przy okazji pouczył ją, że nawet prokurent klienta nie mógłby zostać uznany za uprawnionego, tylko ew. na mocy pełnomocnictwa wydanego w trybie przewidzianym w przepisach podatkowych, a nie jedynie na podstawie faktu bycia prokurentem.
Czy US miał rację?

Reprezentowanie podatników, płatników i inkasentów w postępowaniu przed organami administracji publicznej i w zakresie sądowej kontroli decyzji, postanowień i innych aktów administracyjnych w sprawach podatkowych, celnych i egzekucyjnych stanowi czynność doradztwa podatkowego (art. 2 ust. 1 pkt 4 w zw. z pkt 1 ustawy z 5.07.1996 o doradztwie podatkowym, DzU z 2019 poz. 283, dalej uodp).

Nie wszystkie czynności doradztwa podatkowego są zastrzeżone wyłącznie dla podmiotów uprawnionych, ale te wymienione powyżej do takich właśnie należą (art. 2 ust. 2 uodp). Podmiotami uprawnionymi do ich zawodowego wykonywania są wyłącznie osoby fizyczne wpisane na listę doradców podatkowych oraz adwokaci i radcowie prawni (art. 2 ust. 3 uodp).


Kontakty z urzędem

Przekształcenie zajęcia zabezpieczającego w zajęcie egzekucyjne

Aleksander Kliszewski
Czy zajęcie zabezpieczające zmieni się w egzekucyjne, jeśli po uchyleniu decyzji o zabezpieczeniu przez 6 mies. nie wydano nowej, wydano jednak decyzję określającą zobowiązanie podatkowe?

Kontakty z urzędem

Blokada STIR a wyrejestrowanie podatnika VAT

Aleksander Kliszewski
Czy zablokowanie rachunku bankowego w ramach STIR oznacza automatyczne wyrejestrowanie firmy jako podatnika VAT?

Kontakty z urzędem

Właściwość miejscowa urzędu skarbowego po zmianie siedziby fundacji

Mariusz Sobkowiak
Pod koniec 2018 zmieniliśmy nazwę oraz siedzibę naszej fundacji (co do końca roku zostało ujawnione w KRS), w związku z czym zmienił się też US, któremu podlegamy.
Czy w deklaracji CIT-8 za 2018 (składanej pod koniec marca 2019) powinniśmy podać nową nazwę i aktualny adres, czy też dotychczasowe dane? Do którego US należy złożyć CIT-8?

Kontakty z urzędem

Jak ZUS powinien skorygować oczywisty błąd w decyzji

Ewa Markiewicz
Przedsiębiorca zatrudniający pracowników przez kilka miesięcy nie odprowadzał składek na ubezpieczenia społeczne (z powodu nakładów finansowych na modernizację firmy, które nadwyrężyły fundusze). Otrzymał z ZUS decyzję o zadłużeniu, które musi spłacić wraz z odsetkami. Występuje w niej jednak błąd w nazwie firmy, a właściwie w nazwisku przedsiębiorcy – dodano jedną literę. Jego zdaniem decyzja zawierająca taki błąd jest nieważna, o czym powiadomił ZUS. Ten wprawdzie przyznał się do błędu, ale zamiast nowej decyzji wydał postanowienie, w którym skorygował nazwisko. Przedsiębiorca chciał się odwołać, jednak w postanowieniu ZUS zaznaczył, że nie przysługuje mu odwołanie do sądu. Przedsiębiorca uważa, że jest to istotny błąd w dokumencie i dopóki ZUS nie wyda decyzji z poprawnym nazwiskiem adresata, nie jest zobowiązany do spłaty zadłużenia.
Czy ma rację? Jak wpłynąć na zmianę stanowiska ZUS, skoro nie można się odwołać?

Jeżeli w decyzji ZUS występuje błąd polegający na dodaniu jednej litery w nazwisku adresata decyzji, należy go potraktować jako oczywistą omyłkę. Zgodnie z art. 113 Kodeksu postępowania administracyjnego (dalej Kpa), jeżeli w decyzji wydanej przez organ administracji publicznej znalazły się błędy pisarskie i rachunkowe lub inne oczywiste omyłki, organ ten może je skorygować na żądanie strony lub z urzędu.

Nieprawidłowość musi być tzw. błędem oczywistym. Tylko taki błąd ZUS może usunąć w drodze sprostowania. Dlatego należy w pierwszej kolejności ustalić, czy opisany błąd można potraktować jako oczywisty. Można tak uznać np. gdy w pozostałej części decyzji nazwa firmy, a jednocześnie inne jej dane, jak NIP, REGON i adres, są podane prawidłowo.


Zmiany w obowiązkach płatników PIT w 2019 i 2020 r.

Aleksander Woźniak
Od 2019 r. wszyscy płatnicy PIT będą przesyłać informacje PIT-11 i PIT-8C do US do końca stycznia, czyli o miesiąc wcześniej niż dotychczas, i wyłącznie elektronicznie. Tylko elektroniczną postać będzie też mieć informacja IFT-1R składana do końca lutego, a także deklaracje zbiorcze PIT-4R i PIT-8AR, sporządzane do końca stycznia.

Kontakty z urzędem

Ile czasu ma organ podatkowy na wydanie decyzji określającej stratę

Piotr Kaim
Spółka z o.o. wykazała stratę w CIT za rok podatkowy 2012 (rokiem podatkowym spółki jest rok kalendarzowy). Strata została rozliczona przez odliczenie od dochodu osiągniętego w latach 2013 i 2014.
Czy po zakończeniu 2018 organy podatkowe będą uprawnione do wydania decyzji korygującej wysokość straty za 2012 i spółka będzie nadal zobowiązana do przechowywania ksiąg rachunkowych za 2012?

Który organ rozpatrzy wniosek o stwierdzenie nadpłaty po wszczęciu kontroli celno-skarbowej

Aleksander Kliszewski
Po złożeniu przez firmę do naczelnika US wniosku o stwierdzenie nadpłaty w VAT naczelnik UCS wszczął kontrolę celno-skarbową.
Czy to on rozpatrzy wniosek o stwierdzenie nadpłaty?

Dołączenie pliku XAdES warunkiem złożenia skutecznego podpisu elektronicznego

Aleksander Kliszewski
Przesłałem do US pismo podpisane elektronicznie, jednak urząd stwierdził, że brakuje podpisu, gdyż nie załączyłem do niego pliku z rozszerzeniem XAdES.
Czy zarzut US jest słuszny?

Kontakty z urzędem

Kontrola skarbowa czy celno-skarbowa po kolejnej korekcie rozliczenia

Aleksander Kliszewski
Kontrola skarbowa (prowadzona przez UKS) zakończyła się przed 1.03.2017. Firma złożyła korektę deklaracji VAT, w całości uwzględniając nieprawidłowości. W 2018 złożyła kolejną korektę deklaracji, „anulującą” poprzednią korektę.
Czy prawidłowe było podjęcie zakończonego postępowania kontrolnego? Czy powinna to być kontrola celno-skarbowa? Jakie są skutki zastosowania błędnego trybu?

Kontakty z urzędem

Blokada środków na rachunku VAT

Krzysztof Hałub
Blokada przez organy podatkowe rachunku rozliczeniowego podatnika uniemożliwi w praktyce także korzystanie z rachunku VAT, na który trafiają środki odpowiadające kwocie należnego podatku za sprzedane towary i usługi, na skutek zastosowania mechanizmu podzielonej płatności.

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....