Zasiłek chorobowy wypłacany przez pracodawcę – rozliczenie PIT i ujęcie w księgach rachunkowych

Marek Barowicz

Na 30.11.2018 stan zatrudnienia w spółce z o.o. przekroczył 20 pracowników, więc w 2019 stała się ona płatnikiem zasiłków z ubezpieczenia społecznego. W maju spółka będzie po raz pierwszy wypłacać zasiłek chorobowy w związku z długotrwałą chorobą jednego z zatrudnionych.
Jakie obowiązki ciążą na niej jako płatniku i jak ujmować wypłaty zasiłków w księgach rachunkowych?

W myśl art. 2 ustawy zasiłkowej świadczenia pieniężne z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej zasiłki) obejmują:

  • IS – izba skarbowa
  • updof – ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
  • Kp – Kodeks pracy
  • usus – ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych
  • KIS – Krajowa Informacja Skarbowa
  • zasiłek chorobowy – przysługujący ubezpieczonemu, który stał się niezdolny do pracy z powodu choroby w czasie trwania ubezpieczenia chorobowego za czas ww. niezdolności trwającej łącznie dłużej niż 33 dni w roku kalendarzowym, a w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia, trwającej łącznie dłużej niż 14 dni w roku kalendarzowym (art. 92 § 4 Kp),
  • świadczenie rehabilitacyjne – przysługujące ubezpieczonemu, który po wyczerpaniu zasiłku chorobowego jest nadal niezdolny do pracy, a dalsze leczenie lub rehabilitacja lecznicza rokują odzyskanie zdolności do pracy; świadczenie to może być również wypłacone (podobnie jak zasiłek chorobowy) z ubezpieczenia wypadkowego, gdy niezdolność do pracy została spowodowana wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową (art. 9 ust. 1 ustawy wypadkowej),
  • zasiłek wyrównawczy – przysługujący pracownikowi ze zmniejszoną sprawnością do pracy, wykonującemu pracę w zakładowym lub międzyzakładowym ośrodku rehabilitacji zawodowej, u pracodawcy na wyodrębnionym stanowisku pracy, dostosowanym do potrzeb adaptacji lub przyuczenia do określonej pracy, gdy jego miesięczne wynagrodzenie osiągane podczas rehabilitacji jest niższe od przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, wypłaconego za 12 mies. kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy; zasiłek ten stanowi różnicę między przeciętnym miesięcznym wynagrodzeniem a miesięcznym wynagrodzeniem osiągniętym za pracę w warunkach rehabilitacji zawodowej,
  • zasiłek macierzyński – przysługujący ubezpieczonej, która w okresie ubezpieczenia chorobowego lub urlopu wychowawczego urodziła dziecko lub przyjęła na wychowanie dziecko w wieku do 7. roku życia i wystąpiła do sądu opiekuńczego w sprawie jego przysposobienia bądź przyjęła na wychowanie w ramach rodziny zastępczej takie dziecko,
  • zasiłek opiekuńczy – przysługujący ubezpieczonemu zwolnionemu od wykonywania pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad: dzieckiem do ukończenia 8 lat, chorym dzieckiem do ukończenia 14 lat, chorym dzieckiem z orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności lub innym chorym członkiem rodziny.

Podstawę wymiaru zasiłków przysługujących pracownikowi stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za 12 mies. kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (art. 36 ust. 1 oraz art. 47 ustawy zasiłkowej).

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego i świadczenia rehabilitacyjnego, wypłacanych z ubezpieczenia wypadkowego, stanowi kwota będąca podstawą wymiaru składek na to ubezpieczenie (art. 9 ust. 2 ustawy wypadkowej).

Prawo do ww. świadczeń i ich wysokość ustalają oraz świadczenia te wypłacają – w imieniu ZUS – płatnicy składek na ubezpieczenie chorobowe, którzy zgłaszają do tego ubezpieczenia powyżej 20 ubezpieczonych (w razie zgłoszenia do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych zasiłki określa i wypłaca ZUS). Liczba ubezpieczonych ustalana jest wg stanu na 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego, a w stosunku do płatników składek, którzy na ten dzień nie zgłaszali nikogo do ubezpieczenia chorobowego – wg stanu na pierwszy miesiąc, w którym dokonali takiego zgłoszenia (art. 61 ust. 1 pkt 1 oraz art. 69 ustawy zasiłkowej, art. 10 ustawy wypadkowej).

Płatnicy składek chorobowych wypłacają zasiłki w terminach przyjętych dla wypłaty wynagrodzeń, nie później jednak niż w ciągu 30 dni od daty złożenia dokumentów niezbędnych do stwierdzenia uprawnień do zasiłków (brak wypłaty świadczeń w ww. terminie powoduje konieczność wypłaty odsetek od nich).

Zasiłki nie są uwzględniane przez pracodawcę w podstawie wymiaru składek społecznych i zdrowotnej (art. 18 ust. 2 i art. 20 ust. 1 usus oraz art. 81 ust. 1 ustawy zdrowotnej).

Dla pracownika stanowią one przychód z innych źródeł, od którego pracodawca ma obowiązek jako płatnik obliczyć i pobrać zaliczkę na PIT (art. 20 ust. 1 i 2 oraz art. 31 updof) na takich samych zasadach, jak od dochodów z pracy.

Pamiętać jednak trzeba, że od świadczeń tych nie odlicza się kosztów podatkowych (przysługujących na podstawie art. 22 ust. 2 updof jedynie w odniesieniu do uzyskanych przez pracowników przychodów ze stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej).

Odsetki od nieterminowych wypłaconych zasiłków także zaliczane są do przychodów z innych źródeł, ale wypłacone od 1.01.2019 korzystają ze zwolnienia od PIT na mocy art. 21 ust. 1 pkt 95a updof (art. 25 ustawy z 31.01.2019 o rodzicielskim świadczeniu uzupełniającym, DzU poz. 303).

Operacje gospodarcze dotyczące zasiłków finansowanych ze środków ZUS i wypłacanych przez pracodawcę ujmuje się w księgach rachunkowych następująco:

1. Ustalenie należnego pracownikowi zasiłku

Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (ZUS)

Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu wynagrodzeń)

2. Odprowadzenie do ZUS należnych składek społecznych, pomniejszonych o kwotę wypłaconych pracownikom zasiłków (rozliczenie składek ubezpieczeniowych oraz wypłaconych przez płatnika w tym samym miesiącu zasiłków, podlegających rozliczeniu na poczet tych składek następuje w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, art. 46 ust. 2 usus)

Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (ZUS)

Ma konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe”

3. Zaliczka na PIT od zasiłku

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu wynagrodzeń)

Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (PIT)

4. Wpłata zaliczki na PIT do US

Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (PIT)

Ma konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe”

5. Wypłata na rzecz pracownika zasiłku pomniejszonego o zaliczkę na PIT

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu wynagrodzeń)

Ma konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe” lub konto 10 „Kasa”.

Od zasiłku chorobowego zleceniobiorcy nie potrąca się zaliczki na PIT

Zasiłki wypłacane zleceniobiorcom z ubezpieczenia społecznego również stanowią dla nich przychód z innych źródeł (a nie z umowy zlecenia). Wg organów podatkowych zleceniodawca nie ma jednak obowiązku pobrania od nich zaliczki na PIT. Nie obliguje go do tego żaden przepis updof.

Jak czytamy w interpretacji KIS z 12.09.2018 (0113-KDIPT2-3.4011.408.2018.1.SJ), wypłacane zleceniobiorcom zasiłki z ubezpieczenia społecznego nie mieszczą się w dyspozycji art. 13 pkt 8 updof. Również (...) art. 41 ust. 1 ww. ustawy nie zawiera w swej treści uregulowania dla płatnika zobowiązującego do poboru zaliczek na PIT od uzyskiwanego przez zleceniobiorcę przychodu z tytułu zasiłku z ubezpieczenia społecznego. Przepisy te obejmują jedynie dochody z działalności wykonywanej osobiście, do których m.in. należą dochody z tytułu umowy zlecenia, nie dotyczą zaś zasiłków z ubezpieczenia społecznego, stanowiących dochody z innych źródeł, o których jest mowa w art. 20 ust. 1 updof.

(...) W związku z powyższym, w przypadku wypłaty zasiłków chorobowego i macierzyńskiego, wnioskodawca zobowiązany jest do sporządzenia informacji PIT-8C [obecnie PIT-11 – przyp. red.] o przychodach z innych źródeł oraz niektórych dochodach z kapitałów pieniężnych. Obowiązek taki wynika z treści art. 42a updof. (...) Natomiast zleceniobiorca powinien w zeznaniu rocznym doliczyć kwotę uzyskanych w danym roku świadczeń do pozostałych przychodów podlegających opodatkowaniu wg skali podatkowej.

(Podobnie pisma KIS z 26.01.2018, 0115-KDIT2-2.4011.404.2017.1.AG, IS w Poznaniu z 8.06.2012, ILPB1/415-477/12-2/TW, i Warszawie z 24.03.2010, IPPB2/415-781/09-4/MK).

Więcej na temat: „Zasiłki dla pracowników”
Zasiłki

Zasiłek opiekuńczy – jak liczyć limity

Krzysztof Tandecki
Licznik dni, za które przysługuje prawo do zasiłku opiekuńczego, zaczyna biec na nowo od stycznia każdego roku. Obecnie jest on inny w przypadku rodziców dzieci niepełnosprawnych.

Zasiłki

Nowe kwoty wolne od potrąceń z zasiłków od 1.03.2019

Renata Majewska
Kwoty wolne od obowiązkowych potrąceń z zasiłków z ubezpieczenia chorobowego wzrosły o wskaźnik waloryzacji świadczeń emerytalno-rentowych.

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Obowiązki zleceniodawcy w związku z wypłatą zleceniobiorcy zasiłków chorobowego i macierzyńskiego

Marcin Szymankiewicz
Spółka zawarła z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (zamieszkałą w Polsce) umowę zlecenia na okres od 1.04.2018 do 31.03.2019 r. Na potrzeby ubezpieczeń społecznych zleceniobiorczyni złożyła spółce oświadczenie, w którym wniosła o ubezpieczenie emerytalne i rentowe, a także chorobowe. Na tej podstawie spółka zgłosiła ją w ZUS do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, a także do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego (od 1.04.2018 r.). Od listopada 2018 r. zleceniobiorczyni przebywa na zasiłku chorobowym z tytułu niezdolności do pracy w okresie ciąży. Termin porodu przypada na styczeń 2019 r., w związku z czym będzie jej też przysługiwał zasiłek macierzyński, którego płatnikiem do 31.03.2019 r. będzie spółka.
Czy od tego zasiłku powinna naliczać i pobierać zaliczkę na PIT?

Nie. Zgodnie z zasadą powszechności opodatkowania, zawartą w art. 9 ust. 1 updof, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów zwolnionych z podatku oraz od których zaniechano poboru podatku.

Przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń (art. 11 ust. 1 updof).


Zasiłki

Nowe zasady przyznawania zasiłku opiekuńczego

Andrzej Radzisław
Od 6.06.2018 rodzice, którzy opiekują się dziećmi z orzeczeniem o niepełnosprawności (ze wskazaniem konieczności opieki lub pomocy innej osoby) lub o znacznym stopniu niepełnosprawności, uzyskali nowe uprawnienia do zasiłku opiekuńczego.

Od 6.06.2018 rodzice, którzy opiekują się dziećmi z orzeczeniem o niepełnosprawności (ze wskazaniem konieczności opieki lub pomocy innej osoby) lub o znacznym stopniu niepełnosprawności, uzyskali nowe uprawnienia do zasiłku opiekuńczego.

Wprowadziła je ustawa z 10.05.2018 o zmianie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz niektórych innych ustaw (DzU poz. 1076).


Zasiłki

Dłuższy okres opieki nad niepełnosprawnymi

Renata Majewska
Od 6.06.2018 pracujący rodzice mogą pobierać zasiłek opiekuńczy na niepełnosprawne dzieci powyżej 14. roku życia przez okres do 30 dni w roku kalendarzowym.

Egzekucja

Nowe kwoty wolne od potrąceń z zasiłków

Renata Majewska
Od lipca 2018 obowiązują zmienione kwoty wolne od potrąceń z zasiłków. Będą co roku wzrastać od 1 marca o wskaźnik waloryzacji najniższych świadczeń emerytalnych i rentowych (dotychczas były ustalane procentowo od tych świadczeń).

Zasiłki

Kiedy zleceniobiorcy należy się zasiłek chorobowy

Andrzej Radzisław
Spółka zawarła umowę zlecenia na okres od 18.04.2018 do 31.12.2018 i zleceniobiorca został zgłoszony do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych, a także do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Wynagrodzenie w wysokości 15 zł/godz. jest wypłacane do końca danego miesiąca po przedłożeniu rachunku przez zleceniobiorcę. W kwietniu wypłacono zleceniobiorcy wynagrodzenie za ten miesiąc w wysokości 1200 zł, a w maju za maj – 2400 zł. Zleceniobiorca przedłożył zwolnienie lekarskie ZLA na okres od 4 do 8 czerwca.
Czy należy mu się zasiłek chorobowy, a jeśli tak, to od jakiej podstawy go ustalić? Jakie dokumenty rozliczeniowe złożyć do ZUS?

Zasiłki

Dodatek stażowy i motywacyjny w podstawie wymiaru zasiłku

Andrzej Radzisław
Ciężarna pracownica od 12.03.2018 jest na zwolnieniu lekarskim. Oprócz wynagrodzenia zasadniczego otrzymuje dodatek stażowy, a do 31.07.2018 ma także przyznany dodatek motywacyjny. Ustaliliśmy podstawę wymiaru zasiłku z okresu marzec 2017 – luty 2018.
Czy ta podstawa powinna być stosowana także od 1.08.2018? Zakładamy, że wtedy pracownica będzie już przebywać na zasiłku macierzyńskim.

Zasiłki

Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego zleceniobiorcy o krótkim stażu

Andrzej Radzisław
Osoba zatrudniona od 1.02.2018 na umowę zlecenia (za wynagrodzeniem wg stawki godzinowej 18 zł) pod koniec lutego była 4 dni robocze na zwolnieniu lekarskim. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego obliczyliśmy następująco:
20 dni roboczych × 8 godz. × 18 zł/godz. = 2880 zł (wynagrodzenie za luty, gdyby osoba ta cały miesiąc pracowała),
2880 zł × 13,71% = 394,85 zł (składki społeczne),
2880 zł – 394,85 zł = 2485,15 zł (podstawa wymiaru zasiłku),
2485,15 zł : 30 dni × 4 dni chorobowego × 80% = 265,08 zł (zasiłek za 4 dni zwolnienia).
W drugim tygodniu marca osoba ta była kolejne 2 dni na zwolnieniu z tytułu opieki nad dzieckiem (pełne wynagrodzenie za ten miesiąc wynosiłoby: 21 dni roboczych × 8 godz. × 18 zł/godz. = 3024 zł).
Czy podstawę wymiaru zasiłku za marzec powinniśmy obliczyć identycznie jak w lutym, ale wychodząc od kwoty 3024 zł, czy też powinniśmy przyjąć podstawę z lutego?
Czy w celu obliczenia wysokości zasiłku podstawę tę – przy umowach zlecenia – trzeba dzielić przez liczbę dni kalendarzowych w miesiącu (np. luty ma 28 dni, więc dzieli się ją przez 28 i mnoży przez 4 dni zwolnienia), czy przez 30 – niezależnie od liczby dni w miesiącu?

Zasiłki

Wyższe kwoty wolne przy potrąceniach z zasiłków

Renata Majewska
Od 1.03.2018 wzrosły kwoty wolne od obowiązkowych potrąceń z zasiłków: z tytułu alimentów o ok. 15 zł, a z racji świadczeń niealimentacyjnych – o nieco ponad 22 zł. Nowe wskaźniki stosujemy do świadczeń należnych za okres od tej daty.

Od 1.07.2017 obowiązują 2 kwoty wolne od obligatoryjnych potrąceń z zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa z tytułu:

  • alimentów – 50% najniższej emerytury miesięcznie,
  • świadczeń niealimentacyjnych – 75% najniższej emerytury miesięcznie.

Dokumenty ZUS

Nowe formularze zasiłkowe

ZUS przygotował uproszczone wzory 9 formularzy zasiłkowych.

Są one dostępne od 27.10.2017. Jak zapewniono w komunikacie zamieszczonym 30.10.2017 na stronie internetowej ZUS, nowe formularze mają być łatwe do wypełnienia, a komunikaty i podpowiedzi zostały napisane prostym językiem.

Nowe druki to:


Zasiłki

Jak obliczyć zasiłek macierzyński i wyrównanie za część miesiąca

Andrzej Radzisław
Firma od 1.01.2017 zatrudnia na 1/2 etatu pracownicę, która otrzymuje połowę minimalnego wynagrodzenia (1000 zł brutto). Od 1 do 14 listopada była chora i za ten okres przysługuje jej zasiłek chorobowy, a od 15 listopada w związku z urodzeniem dziecka należy się jej zasiłek macierzyński.
Kobieta złożyła jednorazowy wniosek o cały urlop macierzyński i rodzicielski. W jakiej wysokości wypłacić jej ten zasiłek? Czy przysługuje jej podwyższenie zasiłku do wysokości świadczenia rodzicielskiego, jeżeli pracuje tylko w tej firmie? Jakie dokumenty rozliczeniowe należy złożyć do ZUS?

Zasiłki

Jak ustalić podstawę wymiaru zasiłków po zmianie stanowiska i podwyżce pensji

Andrzej Radzisław
Pracownicę zatrudniono na pełny etat z wynagrodzeniem 3000 zł brutto (wypłacane do 10. dnia danego miesiąca). Od 1.06.2017 awansowała, a jej wynagrodzenie wzrosło do 5000 zł. Od 11.08.2017 dostarczyła zwolnienie lekarskie i będzie otrzymywać wynagrodzenie chorobowe, a później zasiłek. W związku z tym, że jest w zagrożonej ciąży, prawdopodobnie do porodu będzie na zwolnieniu.
Od jakiej podstawy przysługuje jej wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy, a później macierzyński?

Za czas niezdolności do pracy trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego lub 14 dni w przypadku pracowników, którzy ukończyli 50 lat, pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy (wynagrodzenie chorobowe). Za pozostały okres choroby ma on prawo do zasiłku chorobowego.


Zasiłki

Jednoczesna egzekucja podatków z ekwiwalentu urlopowego i zasiłku

Renata Majewska
Umowa o pracę pracownika zatrudnionego na pełny etat ulega rozwiązaniu z końcem lipca 2017, z upływem 3-miesięcznego wypowiedzenia. Najprawdopodobniej przez cały ten miesiąc będzie on przebywać na zasiłku chorobowym. Jego wynagrodzenie i zasiłki jeszcze w styczniu 2015 zajął naczelnik US tytułem zaległych podatków. Jak dokonać potrąceń egzekucyjnych w lipcu 2017, skoro pracownik dostanie w dniu wypłaty (tj. 31.07.2017) tylko zasiłek chorobowy za cały ten miesiąc (2166,90 zł brutto) i ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (3822,95 zł brutto)?
Czy ekwiwalent za urlop wypoczynkowy w ogóle podlega egzekucji, a jeśli tak, to na jakich zasadach?

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....