Zasiłek chorobowy wypłacany przez pracodawcę – rozliczenie PIT i ujęcie w księgach rachunkowych

Marek Barowicz

Na 30.11.2018 stan zatrudnienia w spółce z o.o. przekroczył 20 pracowników, więc w 2019 stała się ona płatnikiem zasiłków z ubezpieczenia społecznego. W maju spółka będzie po raz pierwszy wypłacać zasiłek chorobowy w związku z długotrwałą chorobą jednego z zatrudnionych.
Jakie obowiązki ciążą na niej jako płatniku i jak ujmować wypłaty zasiłków w księgach rachunkowych?

W myśl art. 2 ustawy zasiłkowej świadczenia pieniężne z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej zasiłki) obejmują:

  • IS – izba skarbowa
  • updof – ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
  • Kp – Kodeks pracy
  • usus – ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych
  • KIS – Krajowa Informacja Skarbowa
  • zasiłek chorobowy – przysługujący ubezpieczonemu, który stał się niezdolny do pracy z powodu choroby w czasie trwania ubezpieczenia chorobowego za czas ww. niezdolności trwającej łącznie dłużej niż 33 dni w roku kalendarzowym, a w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia, trwającej łącznie dłużej niż 14 dni w roku kalendarzowym (art. 92 § 4 Kp),
  • świadczenie rehabilitacyjne – przysługujące ubezpieczonemu, który po wyczerpaniu zasiłku chorobowego jest nadal niezdolny do pracy, a dalsze leczenie lub rehabilitacja lecznicza rokują odzyskanie zdolności do pracy; świadczenie to może być również wypłacone (podobnie jak zasiłek chorobowy) z ubezpieczenia wypadkowego, gdy niezdolność do pracy została spowodowana wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową (art. 9 ust. 1 ustawy wypadkowej),
  • zasiłek wyrównawczy – przysługujący pracownikowi ze zmniejszoną sprawnością do pracy, wykonującemu pracę w zakładowym lub międzyzakładowym ośrodku rehabilitacji zawodowej, u pracodawcy na wyodrębnionym stanowisku pracy, dostosowanym do potrzeb adaptacji lub przyuczenia do określonej pracy, gdy jego miesięczne wynagrodzenie osiągane podczas rehabilitacji jest niższe od przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, wypłaconego za 12 mies. kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy; zasiłek ten stanowi różnicę między przeciętnym miesięcznym wynagrodzeniem a miesięcznym wynagrodzeniem osiągniętym za pracę w warunkach rehabilitacji zawodowej,
  • zasiłek macierzyński – przysługujący ubezpieczonej, która w okresie ubezpieczenia chorobowego lub urlopu wychowawczego urodziła dziecko lub przyjęła na wychowanie dziecko w wieku do 7. roku życia i wystąpiła do sądu opiekuńczego w sprawie jego przysposobienia bądź przyjęła na wychowanie w ramach rodziny zastępczej takie dziecko,
  • zasiłek opiekuńczy – przysługujący ubezpieczonemu zwolnionemu od wykonywania pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad: dzieckiem do ukończenia 8 lat, chorym dzieckiem do ukończenia 14 lat, chorym dzieckiem z orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności lub innym chorym członkiem rodziny.

Podstawę wymiaru zasiłków przysługujących pracownikowi stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za 12 mies. kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (art. 36 ust. 1 oraz art. 47 ustawy zasiłkowej).

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego i świadczenia rehabilitacyjnego, wypłacanych z ubezpieczenia wypadkowego, stanowi kwota będąca podstawą wymiaru składek na to ubezpieczenie (art. 9 ust. 2 ustawy wypadkowej).

Prawo do ww. świadczeń i ich wysokość ustalają oraz świadczenia te wypłacają – w imieniu ZUS – płatnicy składek na ubezpieczenie chorobowe, którzy zgłaszają do tego ubezpieczenia powyżej 20 ubezpieczonych (w razie zgłoszenia do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych zasiłki określa i wypłaca ZUS). Liczba ubezpieczonych ustalana jest wg stanu na 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego, a w stosunku do płatników składek, którzy na ten dzień nie zgłaszali nikogo do ubezpieczenia chorobowego – wg stanu na pierwszy miesiąc, w którym dokonali takiego zgłoszenia (art. 61 ust. 1 pkt 1 oraz art. 69 ustawy zasiłkowej, art. 10 ustawy wypadkowej).

Płatnicy składek chorobowych wypłacają zasiłki w terminach przyjętych dla wypłaty wynagrodzeń, nie później jednak niż w ciągu 30 dni od daty złożenia dokumentów niezbędnych do stwierdzenia uprawnień do zasiłków (brak wypłaty świadczeń w ww. terminie powoduje konieczność wypłaty odsetek od nich).

Zasiłki nie są uwzględniane przez pracodawcę w podstawie wymiaru składek społecznych i zdrowotnej (art. 18 ust. 2 i art. 20 ust. 1 usus oraz art. 81 ust. 1 ustawy zdrowotnej).

Dla pracownika stanowią one przychód z innych źródeł, od którego pracodawca ma obowiązek jako płatnik obliczyć i pobrać zaliczkę na PIT (art. 20 ust. 1 i 2 oraz art. 31 updof) na takich samych zasadach, jak od dochodów z pracy.

Pamiętać jednak trzeba, że od świadczeń tych nie odlicza się kosztów podatkowych (przysługujących na podstawie art. 22 ust. 2 updof jedynie w odniesieniu do uzyskanych przez pracowników przychodów ze stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej).

Odsetki od nieterminowych wypłaconych zasiłków także zaliczane są do przychodów z innych źródeł, ale wypłacone od 1.01.2019 korzystają ze zwolnienia od PIT na mocy art. 21 ust. 1 pkt 95a updof (art. 25 ustawy z 31.01.2019 o rodzicielskim świadczeniu uzupełniającym, DzU poz. 303).

Operacje gospodarcze dotyczące zasiłków finansowanych ze środków ZUS i wypłacanych przez pracodawcę ujmuje się w księgach rachunkowych następująco:

1. Ustalenie należnego pracownikowi zasiłku

Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (ZUS)

Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu wynagrodzeń)

2. Odprowadzenie do ZUS należnych składek społecznych, pomniejszonych o kwotę wypłaconych pracownikom zasiłków (rozliczenie składek ubezpieczeniowych oraz wypłaconych przez płatnika w tym samym miesiącu zasiłków, podlegających rozliczeniu na poczet tych składek następuje w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, art. 46 ust. 2 usus)

Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (ZUS)

Ma konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe”

3. Zaliczka na PIT od zasiłku

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu wynagrodzeń)

Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (PIT)

4. Wpłata zaliczki na PIT do US

Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (PIT)

Ma konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe”

5. Wypłata na rzecz pracownika zasiłku pomniejszonego o zaliczkę na PIT

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu wynagrodzeń)

Ma konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe” lub konto 10 „Kasa”.

Od zasiłku chorobowego zleceniobiorcy nie potrąca się zaliczki na PIT

Zasiłki wypłacane zleceniobiorcom z ubezpieczenia społecznego również stanowią dla nich przychód z innych źródeł (a nie z umowy zlecenia). Wg organów podatkowych zleceniodawca nie ma jednak obowiązku pobrania od nich zaliczki na PIT. Nie obliguje go do tego żaden przepis updof.

Jak czytamy w interpretacji KIS z 12.09.2018 (0113-KDIPT2-3.4011.408.2018.1.SJ), wypłacane zleceniobiorcom zasiłki z ubezpieczenia społecznego nie mieszczą się w dyspozycji art. 13 pkt 8 updof. Również (...) art. 41 ust. 1 ww. ustawy nie zawiera w swej treści uregulowania dla płatnika zobowiązującego do poboru zaliczek na PIT od uzyskiwanego przez zleceniobiorcę przychodu z tytułu zasiłku z ubezpieczenia społecznego. Przepisy te obejmują jedynie dochody z działalności wykonywanej osobiście, do których m.in. należą dochody z tytułu umowy zlecenia, nie dotyczą zaś zasiłków z ubezpieczenia społecznego, stanowiących dochody z innych źródeł, o których jest mowa w art. 20 ust. 1 updof.

(...) W związku z powyższym, w przypadku wypłaty zasiłków chorobowego i macierzyńskiego, wnioskodawca zobowiązany jest do sporządzenia informacji PIT-8C [obecnie PIT-11 – przyp. red.] o przychodach z innych źródeł oraz niektórych dochodach z kapitałów pieniężnych. Obowiązek taki wynika z treści art. 42a updof. (...) Natomiast zleceniobiorca powinien w zeznaniu rocznym doliczyć kwotę uzyskanych w danym roku świadczeń do pozostałych przychodów podlegających opodatkowaniu wg skali podatkowej.

(Podobnie pisma KIS z 26.01.2018, 0115-KDIT2-2.4011.404.2017.1.AG, IS w Poznaniu z 8.06.2012, ILPB1/415-477/12-2/TW, i Warszawie z 24.03.2010, IPPB2/415-781/09-4/MK).

Więcej na temat: „Zasiłki dla pracowników”
Zasiłki

Okres wyczekiwania na wynagrodzenie chorobowe

Renata Tonder
Pracownik w wieku 22 lat, zatrudniony od 1.09.2019, jest na zwolnieniu lekarskim od 25.09.2019 do 14.10.2019. W chwili powstania niezdolności do pracy z powodu choroby nie miał 30-dniowego okresu ubezpieczenia chorobowego.
Od kiedy należy mu wypłacić wynagrodzenie z tytułu choroby i jak liczyć limit wypłaty tego wynagrodzenia w 2019?

Pracownik, jako ubezpieczony podlegający ubezpieczeniu chorobowemu obowiązkowo, nabywa prawo do zasiłku chorobowego po upływie 30 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego (art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy zasiłkowej). Okres pierwszych 30 dni trwania tego ubezpieczenia, w którym pracownik nie ma prawa do zasiłku chorobowego, nazywa się okresem wyczekiwania. Zasadę dotyczącą tego okresu stosuje się także do wynagrodzenia za czas choroby (art. 92 Kp).


Zasiłki

Uwzględnianie w podstawie wymiaru zasiłku składników wynagrodzenia z przesuniętym terminem płatności

Renata Tonder
Oprócz wynagrodzenia zasadniczego pracownik otrzymuje również premię miesięczną, która zgodnie z regulaminem premiowania przysługuje jedynie za czas efektywnie przepracowany. Wynagrodzenie jest mu wypłacane za dany miesiąc do końca tego miesiąca, natomiast premia – do 10. dnia następnego miesiąca po miesiącu, za który przysługuje.
Jak prawidłowo wliczać ją do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego?

Ustalając podstawę wymiaru zasiłku, premię miesięczną należy doliczać do wynagrodzenia za miesiąc, za który przysługuje, bez względu na datę jej wypłaty.

W podstawie wymiaru zasiłku chorobowego uwzględnia się przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za 12 mies. poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (art. 36 ust. 1 ustawy zasiłkowej). Wynagrodzenie pracownika to jego przychód stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, pomniejszony o kwotę potrąconych składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe, finansowanych z jego środków, wynoszących w sumie 13,71% podstawy wymiaru składek (art. 3 pkt 3 ustawy zasiłkowej).


Zasiłki

Uzupełnienie wynagrodzenia przyjmowanego do podstawy wymiaru zasiłków w razie nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy

Renata Tonder
Pracownik zatrudniony od 3 lat we wrześniu 2019 sprawował opiekę nad chorą żoną. Otrzymuje wynagrodzenie zmienne. W maju 2019 miał obowiązek przepracować 21 dni, a przepracował 18, bo przez 2 dni był na urlopie wypoczynkowym, a 1 dzień miał nieobecność nieusprawiedliwioną. Jego przychód z tytułu zatrudnienia za maj 2019 łącznie z wynagrodzeniem za urlop wypoczynkowy wyniósł 2648 zł.
W jakiej kwocie należało przyjąć wynagrodzenie za maj 2019 w podstawie wymiaru zasiłku opiekuńczego przysługującego pracownikowi we wrześniu 2019?

Wynagrodzenie za maj 2019 należy uzupełnić do kwoty, którą pracownik otrzymałby, gdyby przepracował pełny miesiąc, z pomniejszeniem o wynagrodzenie za dzień nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.


Zasiłki

Okres wyczekiwania na prawo do wynagrodzenia chorobowego w przypadku pracownika na dwóch etatach

Renata Tonder
Czy pracownikowi zatrudnionemu w spółce na umowę o pracę od 8.07.2019 słusznie wypłacono wynagrodzenie za czas choroby za okres od 22.07.2019 do 31.07.2019, jeżeli jest on zatrudniony jednocześnie w drugim zakładzie pracy i korzysta tam z urlopu bezpłatnego w 2019? Czy z tytułu zatrudnienia w spółce należało zastosować okres wyczekiwania?

Chory członek zarządu nie powinien pracować, nawet nieodpłatnie, bo traci prawo do zasiłku

Magdalena Januszewska
Nieodpłatne wykonywanie czynności członka zarządu spółdzielni w czasie zasiłku chorobowego należnego z tytułu zatrudnienia to wykonywanie „pracy zarobkowej”, co oznacza utratę prawa do zasiłku.

Czy okres pobierania zasiłku opiekuńczego jest wliczany do okresu zasiłkowego

Renata Tonder
Pracownica sprawowała opiekę nad chorym dzieckiem od 12.08.2019 do 23.08.2019 (12 dni). Do 11 sierpnia pobierała wynagrodzenie za czas choroby i zasiłek chorobowy nieprzerwanie od 1.03.2019 (164 dni).
Czy okres pobierania zasiłku opiekuńczego wlicza się do 182-dniowego okresu zasiłkowego?

Zasiłki

Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego, gdy pracownik przebywał wcześniej na urlopie wychowawczym

Renata Tonder
Nasza pracownica chorowała w lipcu 2019. W okresie 12 mies. poprzedzających chorobę przebywała na urlopie bezpłatnym przez 5 mies.
Czy w tym przypadku przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego należało przyjąć wynagrodzenie określone w umowie o pracę, czy średnią z ostatnich 12 mies.? Jak podzielić sumę wynagrodzenia (przez 12 czy przez 7 – z uwagi na korzystanie z urlopu bezpłatnego)?

Zasiłki

Czy emeryt-zleceniobiorca ma prawo do zasiłku chorobowego

Renata Tonder
10.06.2019 zatrudniliśmy na umowę zlecenia emeryta. Z tytułu zatrudnienia w naszej firmie przystąpił do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego i chorował od 8 do 12 lipca 2019.
Czy powinniśmy mu wypłacić zasiłek chorobowy?

Zasiłki

Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego pracownika zatrudnionego również na umowy zlecenia

Renata Tonder
Z pracownicą zatrudnioną od 3 lat zawieramy dodatkowo umowy zlecenia na określony czas. Umowy takie były zawierane od 1.01.2018 do 31.03.2018 (600 zł), od 1.09.2018 do 31.10.2018 (400 zł), od 1.01.2019 do 28.02.2019 (500 zł) oraz od 1.04.2019 do 30.06.2019 (750 zł). Pracownica choruje w lipcu 2019.
W jaki sposób w podstawie wymiaru przysługującego jej wynagrodzenia za czas choroby uwzględnić wynagrodzenie z umowy zlecenia?

Zasiłki

Zasiłek opiekuńczy na dziecko w szpitalu

Renata Tonder
Wpłynęło do nas zwolnienie lekarskie pracownicy w związku opieką nad dzieckiem. Jest wystawione przez szpital (dziecko było w szpitalu, a pracownica tam się nim opiekowała). Kilka lat temu kontrola z ZUS zakwestionowała nam wypłatę zasiłku opiekuńczego w podobnym przypadku, argumentując, że 4-letnie dziecko ma w szpitalu zapewnioną opiekę, więc matce nie należał się zasiłek opiekuńczy. Obecne zwolnienie jest na dziecko w wieku 1,5 roku.
Czy matce dziecka do 2 lat należy się zasiłek opiekuńczy z powodu opieki nad nim w szpitalu?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Przedawnioną odprawę emerytalną wypłaca nowy pracodawca

Renata Majewska
Emeryt, zatrudniony w naszej spółce od 2008 r. na umowę o pracę, zapowiedział odejście z pracy w lipcu 2019 r. na mocy porozumienia stron, w związku z przejściem na emeryturę. Poinformował, że w 2000 r. stracił posadę na skutek likwidacji zakładu pracy, potem przez pół roku chorował i następnie od 2001 r. pobierał emeryturę bez względu na wiek, z tytułu opieki nad dzieckiem specjalnej troski. Zapowiedział, że będzie się u nas starał o odprawę emerytalną, bo wcześniej jej nie otrzymał.
Czy spółka ma obowiązek wypłacić odprawę, skoro rozpoczął u nas pracę już jako emeryt? Czy nie powinien się o nią ubiegać u poprzedniego pracodawcy, który go zwolnił w 2000 r.? Co z zasadą jednorazowości odprawy?

Pracownik, który nabył prawo do odprawy emerytalnej w poprzednim miejscu pracy, ale jej nie dostał, i prawo to uległo przedawnieniu, może się ubiegać o wypłatę świadczenia u kolejnego pracodawcy, przechodząc na emeryturę w powszechnym wieku emerytalnym.

Pracownikowi spełniającemu warunki uprawniające do renty z tytułu niezdolności do pracy lub do emerytury, którego stosunek pracy ustał w związku z przejściem na jedno z tych świadczeń, przysługuje odprawa pieniężna w wysokości miesięcznego wynagrodzenia. Jeśli już wcześniej ją uzyskał, nie może ponownie nabyć do niej prawa (art. 921 Kp).


Zasiłki

Zasiłek opiekuńczy – jak liczyć limity

Krzysztof Tandecki
Licznik dni, za które przysługuje prawo do zasiłku opiekuńczego, zaczyna biec na nowo od stycznia każdego roku. Obecnie jest on inny w przypadku rodziców dzieci niepełnosprawnych.

Zasiłki

Nowe kwoty wolne od potrąceń z zasiłków od 1.03.2019

Renata Majewska
Kwoty wolne od obowiązkowych potrąceń z zasiłków z ubezpieczenia chorobowego wzrosły o wskaźnik waloryzacji świadczeń emerytalno-rentowych.

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Obowiązki zleceniodawcy w związku z wypłatą zleceniobiorcy zasiłków chorobowego i macierzyńskiego

Marcin Szymankiewicz
Spółka zawarła z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (zamieszkałą w Polsce) umowę zlecenia na okres od 1.04.2018 do 31.03.2019 r. Na potrzeby ubezpieczeń społecznych zleceniobiorczyni złożyła spółce oświadczenie, w którym wniosła o ubezpieczenie emerytalne i rentowe, a także chorobowe. Na tej podstawie spółka zgłosiła ją w ZUS do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, a także do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego (od 1.04.2018 r.). Od listopada 2018 r. zleceniobiorczyni przebywa na zasiłku chorobowym z tytułu niezdolności do pracy w okresie ciąży. Termin porodu przypada na styczeń 2019 r., w związku z czym będzie jej też przysługiwał zasiłek macierzyński, którego płatnikiem do 31.03.2019 r. będzie spółka.
Czy od tego zasiłku powinna naliczać i pobierać zaliczkę na PIT?

Nie. Zgodnie z zasadą powszechności opodatkowania, zawartą w art. 9 ust. 1 updof, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów zwolnionych z podatku oraz od których zaniechano poboru podatku.

Przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń (art. 11 ust. 1 updof).


Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....