Zasady sporządzania i przekazywania elektronicznych sprawozdań finansowych

Od 1.09.2019 r. obowiązują nowe struktury logiczne rsf (wersja 1-2). Zmiany dotyczą wszystkich struktur z wyjątkiem schemy dla jednostek sporządzających rsf zgodnie z rozporządzeniem MF w sprawie zakresu informacji wykazywanych w sprawozdaniach finansowych i skonsolidowanych sprawozdaniach finansowych, wymaganych w prospekcie emisyjnym dla emitentów z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, dla których właściwe są polskie zasady rachunkowości.

Czytelnik pisze:

Uor, w art. 52 ust. 2, zobowiązuje do podpisania – wraz z podaniem daty podpisu – sprawozdania finansowego jednostki (sf):

• osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych[1], oraz
• kierownika jednostki, a jeżeli kieruje nią organ wieloosobowy – każdego członka tego organu (nie może podpisać sf ustanowiony przez jednostkę pełnomocnik – art. 3 ust. 1 pkt 6 uor).

Takie stanowisko zajęło Ministerstwo Finansów w pytaniach i odpowiedziach dotyczących e-sprawozdań, zamieszczonych na stronie internetowej resortu.

W myśl uor kierownik jednostki ma zapewnić sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego (sf) nie później niż w ciągu 3 mies. od dnia bilansowego. Sf podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu.

W ubiegłych latach sprawozdania finansowe (sf) były sporządzane w wersji papierowej i składane we właściwym dla podatnika US.

Jak potwierdziło Ministerstwo Finansów, nowy obowiązek nie dotyczy wspólników spółki cywilnej, bo ciąży wyłącznie na podatnikach PIT prowadzących księgi rachunkowe, a wspólnicy nie prowadzą ksiąg, tylko spółka (która podatnikiem nie jest).

Została ona udostępniona na stronie internetowej resortu finansów. Umożliwia sporządzenie i podpisanie sprawozdania finansowego, które następnie należy wysłać do KRS (w tym celu wygenerowany przez aplikację i podpisany plik XML trzeba pobrać na swój komputer i wysłać, korzystając z udostępnianego przez Ministerstwo Sprawiedliwości systemu eKRS).

Jednostki niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, np. stowarzyszenia i fundacje, mają od tego roku obowiązek sporządzać sprawozdania finansowe (sf) w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej oraz opatrywać je kwalifikowanym podpisem elektronicznym (płatnym) lub podpisem zaufanym (bezpłatnym).

Tak sporządzone sf wysyła się do właściwego dla siedziby podatnika US, na elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego, lub doręcza do US na informatycznym nośniku danych. O ile podpisanie sf za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie sprawia trudności, o tyle dokonanie tego za pomocą bezpłatnego podpisu zaufanego, używanego na e-PUAP, jest bardziej skomplikowane.

Tak wynika z odpowiedzi Ministerstwa Finansów na pytanie Redakcji miesięcznika „Rachunkowość”.

Uchwała zgromadzenia wspólników o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego (sf) to jeden z dokumentów finansowych, które – zgodnie z art. 69 uor – muszą być złożone (w postaci elektronicznej), wraz z sf jednostki, w KRS. Są one zamieszczane w prowadzonym w systemie teleinformatycznym repozytorium dokumentów finansowych.

Nowelizacja wdrożyła do prawa krajowego dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2017/1132 z 14.06.2017 r. w sprawie niektórych aspektów prawa spółek[2]. Dyrektywa ta wprowadziła m.in. obowiązek przechowywania w formie elektronicznej dokumentów wymagających ujawnienia w rejestrze spółek oraz umożliwiła ich składanie do rejestru spółek i udostępnianie także w postaci elektronicznej. Uściślając: dyrektywa mówi o składaniu (przekazywaniu), a nie o sporządzaniu dokumentów w formie elektronicznej.

Od 1.10.2018 r. obowiązuje wymóg sporządzania sprawozdania finansowego (sf)[1] w postaci elektronicznej oraz jego składania drogą elektroniczną do KRS. Zmianie uległa także uobr, obligując firmy audytorskie do wydawania sprawozdania z badania (szb) w postaci elektronicznej. Są to zmiany idące z duchem czasu, mogące się przyczynić do bardziej efektywnego wykorzystania sf i szb przez ich użytkowników. Jednak wiążą się z nimi nowe, niewystępujące dotychczas ryzyka.

Odpowiedzią biegłego rewidenta na te ryzyka powinno być m.in. odpowiednie dostosowanie do nich procedur badania, a także przygotowanie narzędzi pomocnych w pracach rewizyjnych w nowych warunkach. Może to być trudne, gdyż stosowanie nowo wprowadzonych regulacji budzi wątpliwości, powodujące dodatkowe ryzyko po stronie biegłego rewidenta badającego sf.

Nie, spółka jawna, podobnie jak inne spółki osobowe i kapitałowe prawa handlowego wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, ma obowiązek złożyć swoje sprawozdanie finansowe (sf) – sporządzone w formie elektronicznej, w strukturze logicznej i formacie określonym przez MF – wyłącznie do repozytorium dokumentów finansowych KRS. Stamtąd sf zostanie przesłane automatycznie, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych (CRDP) prowadzonego przez Szefa KAS (art. 20 ust. 1g ustawy o KRS). Ten udostępni je naczelnikom US i UCS, dyrektorom IAS oraz MF.

Żaden przepis nie nakłada na spółkę (ani na jej wspólników) obowiązku składania sf do Szefa KAS czy też do US. W szczególności taki obowiązek nie wynika z art. 45 ust. 5 updof, w myśl którego podatnicy prowadzący księgi rachunkowe obowiązani do sporządzenia sf przekazują, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, Szefowi KAS sf przed upływem terminu określonego na złożenie zeznania w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej udostępnianej na podstawie art. 45 ust. 1g uor.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 uobr biegły rewident sporządza sprawozdanie z badania jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS w postaci elektronicznej oraz opatruje je swoim kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Przepis ten wszedł w życie 1.10.2018 r. na mocy ustawy o KRS.

Odpowiadając na pytania: przytoczony przepis odnosi się tylko do sprawozdania z badania, jednak bez rozróżnienia, czy jest to badanie ustawowe (obligatoryjne), czy też dobrowolne. Oznacza to, że obowiązek sporządzania przez biegłego rewidenta sprawozdania z badania w postaci elektronicznej i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem dotyczy wszystkich badań sprawozdań finansowych (sf), w tym dobrowolnych.

W świetle przepisów obowiązujących od 1.10.2018 r. wszystkie jednostki pozostające pod rządami uor sporządzają sprawozdanie finansowe (sf) w postaci elektronicznej oraz opatrują kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym[1] (art. 45 ust. 1f uor).

Sf jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS sporządza się w kwalifikowanej (ustrukturyzowanej) formie – strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów (art. 45 ust. 1g uor)[2]. Jednostki te przesyłają sprawozdanie finansowe do KRS.

Zmiany w zakresie składania dokumentów finansowych w KRS zostały wprowadzone art. 16 ustawy o Krajowym Rejestrze Zadłużonych.

Podmioty zarejestrowane w KRS i prowadzące księgi rachunkowe zobowiązane są składać do rejestru sądowego przede wszystkim (art. 69 ust. 1 uor):

• roczne sprawozdanie finansowe (sf),
• sprawozdanie z badania, jeżeli sf podlegało badaniu,
• odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sf i podziale zysku lub pokryciu straty,
• sprawozdanie z działalności (jednostki, o których mowa w art. 49 ust. 1 uor – m.in. spółki kapitałowe i spółdzielnie).

Deklaracje roczne na podatek dochodowy, począwszy od dochodów (przychodów) uzyskanych od 1.01.2018 r. przez podmiot niebędący osobą fizyczną, a takim jest niewątpliwie fundacja, muszą zostać złożone elektronicznie (wyłącznie z wykorzystaniem formularza interaktywnego i wtyczki plug-in) oraz podpisane za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego (art. 27 ust. 1 i 1c updop).

Co prawda nadal obowiązuje art. 27a updop, mówiący, że zeznanie może być złożone w formie dokumentu pisemnego, jeżeli podatnik jest zwolniony, na podstawie art. 45 ba updof, z obowiązku składania za pomocą środków komunikacji elektronicznej deklaracji, informacji oraz rocznego obliczenia podatku, niemniej z uwagi na zmianę z dniem 1.01.2019 r. przywołanego przepisu updof[1] jest on bezprzedmiotowy.

Tak wynika z odpowiedzi Ministerstwa Finansów na pytanie Redakcji miesięcznika „Rachunkowość i Podatki”.

Art. 45 ust. 1f uor, obowiązujący od 1.10.2018, nakłada na wszystkie jednostki prowadzące księgi rachunkowe obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego (sf) w postaci elektronicznej. Taką jednostką jest również spółka cywilna zobowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych, jeżeli jej przychody za rok poprzedzający wyniosły co najmniej równowartość 2 mln euro.

Od 1.10.2018 obowiązują zmienione przepisy uor, nakładające na jednostki obowiązek sporządzania sf w postaci elektronicznej, a w przypadku przedsiębiorców (wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, a także będących osobami fizycznymi prowadzącymi księgi rachunkowe) – w kwalifikowanej formie, określonej przez MF – w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.