Zasady rozliczenia kosztów używania samochodów w firmie w 2019

Anna Koleśnik doradca podatkowy

Koszty używania samochodów osobowych wykorzystywanych również poza działalnością gospodarczą będą limitowane, ale nie trzeba będzie prowadzić ewidencji przebiegu auta ani obliczać tzw. kilometrówki.

W zmienionych przepisach updof i updop przyjęto domniemanie, że samochód osobowy jest wykorzystywany do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, jeżeli nie jest dla niego prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu, o której mowa w ustawie o VAT, pozwalająca na odliczenie 100% VAT naliczonego przy wydatkach dotyczących samochodów osobowych (chyba że podatnik nie ma obowiązku jej prowadzenia z innych względów niż odliczanie połowy VAT).

  • updof – ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
  • updop – ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych

Przypomnijmy, że definicję samochodu osobowego zawierają art. 5a pkt 19a updof oraz art. 4a pkt 9a updop i nie ulega ona zmianie w nowym roku.

Od 1.01.2019 ustawodawca wprowadził za to w updof 2 limity kosztów używania samochodu osobowego – 20 i 75% (art. 23 ust. 1 pkt 46 i 46a). W updop obowiązuje tylko jeden limit, 75% (art. 16 ust. 1 pkt 51).

Limit 75% dotyczy wszystkich samochodów osobowych używanych jednocześnie w firmie i poza nią – bez względu na to, kiedy zostały zakupione czy przyjęte do używania – z dwoma opisanymi niżej wyjątkami dotyczącymi pojazdów:

  • będących własnością podatnika-osoby fizycznej, ale niezaliczonych do środków trwałych lub wyposażenia firmy,
  • należących do pracowników – używanych do celów służbowych.

Auta własne, wynajęte i użyczone

Limit obejmuje więc wydatki na używanie samochodów stanowiących środki trwałe czy wyposażenie bądź też wziętych w leasing, użytkowanych na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej podobnej. Jeżeli koszty eksploatacji samochodu zawarte są w opłacie (w tym w czynszu) z tytułu ww. umów, ograniczenie wysokości kwoty zaliczanej do kosztów podatkowych dotyczy części opłaty obejmującej te koszty.

Limit kosztów używania obejmuje m.in. paliwo, naprawy, części zamienne, jak również kwotę nieodliczonego VAT od tych wydatków. Jak się wydaje, koszty składek na ubezpieczenie samochodu nie są nim objęte, bo – przynajmniej na gruncie updof – nie mieszczą się w pojęciu kosztów używania (na co wskazuje literalne brzmienie art. 23 ust. 1 pkt 46, w którym wymieniono je jako osobną, obok kosztów używania, kategorię wydatków).

Co ciekawe, z przepisów wynika, że limitowane do wysokości 75% poniesionych wydatków są również koszty używania samochodów użyczonych przedsiębiorcy (np. przez członków najbliższej rodziny, co jest szczególnie atrakcyjne podatkowo z uwagi na zwolnienie od PIT przychodu z tytułu tego użyczenia na mocy art. 21 ust. 1 pkt 125 updof).

Prywatny pojazd przedsiębiorcy

Znacznie niższy, bo 20% limit, dotyczy kosztów używania oraz składek na ubezpieczenie samochodów osobowych stanowiących własność podatnika będącego osobą fizyczną, ale niezaliczonych do środków trwałych lub wyposażenia firmy. Są one kosztami uzyskania przychodów do wysokości ww. limitu, pod warunkiem że samochód jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. Nie będzie konieczne prowadzenie dla niego ewidencji przebiegu pojazdu.

Samochody pracowników

Bez zmian pozostają natomiast dotychczasowe zasady rozliczania kosztów samochodów (osobowych i innych) używanych przez pracowników na cele działalności pracodawcy (w podróżach służbowych czy jazdach lokalnych). Nadal będą one wykazywane do wysokości ryczałtu lub limitu kilometrówki (a w tym przypadku pracownik ma obowiązek prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu).

Opisane zmiany wprowadzono ustawą z 23.10.2018 o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (DzU poz. 2159).

Spis treści artykułu
Spis treści artykułu:
Więcej na ten temat samochodu w firmie:
PIT i CIT

Ubezpieczenie samochodu osobowego w kosztach uzyskania przychodów

Aleksander Woźniak
Jak od 1.01.2019 należy rozliczać w kosztach składki na ubezpieczenie OC i AC samochodu osobowego? Czy brać pod uwagę limit 150 tys. zł, czy także 75% bądź 20%?

Odpowiedź zależy od tego, czy samochód osobowy jest środkiem trwałym (lub jest wykorzystywany na podstawie umowy leasingu bądź najmu), czy też jest to auto będące wprawdzie własnością podatnika prowadzącego działalność gospodarczą (indywidualnie lub w spółce osobowej), ale nie będące składnikiem majątku firmy.

  • Auto w leasingu lub będące środkiem trwałym
  • Samochód podatnika niebędący środkiem trwałym

CIT i PIT

Samochód osobowy w firmie w 2019 r. – zaliczanie wydatków do kosztów uzyskania przychodów

Łukasz Chłond
Od 1.01.2019 r. znacząco zmienią się zasady rozliczania kosztów nabycia i używania samochodów osobowych w działalności gospodarczej. Wprowadzono m.in. nowe progi wartości pojazdu, która może być ujęta w kosztach podatkowych, i oprócz samochodów podlegających amortyzacji objęto nimi auta w leasingu. Określono też procentowe limity wydatków na samochody służące również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Nowości te wprowadza ustawa z 23.10.2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (DzU poz. 2159, dalej ustawa nowelizująca).

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 4 updof i art. 16 ust. 1 pkt 4 updop, w brzmieniu obowiązującym od 1.01.2019 r., nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, w części ustalonej od wartości samochodu, przewyższającej kwotę 150 tys. zł. Dotychczas limit ten wynosił 20 tys. euro.

Z pewnością nowy limit obowiązuje dla wszystkich pojazdów przyjętych do używania po 31.12.2018 r. Ponieważ jednak nie zostały przewidziane żadne przepisy przejściowe dla pojazdów oddanych do używania do tego dnia, oznacza to, że również do odpisów amortyzacyjnych dokonywanych z tytułu zużycia takich samochodów osobowych, od 1.01.2019 r. znajdzie zastosowanie nowy limit. Taką interpretację potwierdziło też Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytania prasy.


Kasy rejestrujące

Obciążenie pracownika za paliwo zużyte do jazd prywatnych a ewidencja w kasie fiskalnej

Krzysztof Hałub
Pracodawca wyraża zgodę na używanie przez pracownika samochodu służbowego w celach prywatnych w dni wolne od pracy, obciążając go ryczałtowymi kosztami paliwa zużytego na cele osobiste.
Czy może korzystać ze zwolnienia z ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej?

Tak. Potwierdza to interpretacja KIS z 9.01.2019 (0115-KDIT1-1.4012.830.2018.4.AJ). Paragraf 2 ust. 1 rozporządzenia MF z 28.12.2018 w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (DzU poz. 2519) zwalnia z obowiązku ewidencjonowania – nie dłużej jednak niż do 31.12.2021 – czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia.

W poz. 34 załącznika wyszczególniono dostawę towarów i świadczenie usług przez podatnika na rzecz jego pracowników. Jednocześnie w § 4 rozporządzenia zastrzeżono, że zwolnień z obowiązku ewidencjonowania, o których mowa w § 2 i 3 (w tym dla dostawy towarów/świadczenia usług na rzecz pracowników), nie stosuje się do dostaw i usług w nim wymienionych.


Nowelizacja PIT i CIT

Ograniczenie kosztów najmu i leasingu samochodów osobowych w 2019

Anna Koleśnik
Od 1.01.2019 w przypadku leasingu, najmu lub dzierżawy auta o wartości przekraczającej 150 tys. zł kosztem podatkowym będzie wyłącznie część rat leasingowych (czynszu najmu) ustalona w proporcji, w jakiej kwota 150 tys. zł pozostaje do wartości pojazdu.

Taką zmianę (nowy art. 23 ust. 1 pkt 47a updof i art. 16 ust. 1 pkt 49a updop) wprowadza ustawa z 23.10.2018 o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw. Do tej pory opłaty te nie podlegały limitowaniu.

Wskazane ograniczenie odnosi się wyłącznie do samochodów wziętych w leasing po 31.12.2018. W myśl bowiem art. 8 ustawy nowelizującej do umów leasingu, najmu, dzierżawy oraz innych o podobnym charakterze dotyczących samochodu osobowego, zawartych przed 1.01.2019, stosuje się przepisy updof i updop w brzmieniu dotychczasowym, chyba że umowy te zostały zmienione lub odnowione w 2019 – wtedy zastosowanie mają znowelizowane przepisy (w tym także niektóre opisane poniżej).


CIT i PIT

Wykup samochodu używanego na podstawie umowy leasingu a podatek dochodowy

Piotr Kaim
Spółka używa samochodu osobowego na podstawie umowy leasingu operacyjnego. Okres obowiązywania umowy leasingowej dobiega końca. Spółka chciałaby nadal korzystać z auta, więc planuje jego wykup. Ma do tego prawo po wniesieniu dodatkowej opłaty przewidzianej w umowie leasingu.
Jak ją rozliczyć na gruncie CIT?

Skutki wykupu pojazdu z leasingu operacyjnego nie zależą od formy prawnej leasingobiorcy. Innymi słowy sytuacja leasingobiorców, którzy są podatnikami CIT, nie różni się od sytuacji leasingobiorców będących podatnikami PIT – pod warunkiem, że ci ostatni uiszczają podatek dochodowy na zasadach ogólnych, a nie ryczałtowych. Przepisy updop i updof są w tym zakresie identyczne.

Samochód używany w ramach leasingu operacyjnego – a więc umowy spełniającej warunki określone w art. 17b updop (art. 23b updof) – nie wchodzi w skład majątku leasingobiorcy. W związku z tym – o ile auto spełnia warunki środka trwałego (ma być używane w działalności gospodarczej przez okres dłuższy niż rok) – jego wykup jest równoznaczny z nabyciem przez spółkę środka trwałego. Opłata za ten wykup wraz z innymi wydatkami bezpośrednio związanymi z wykupem będzie stanowić wartość początkową samochodu – zgodnie z art. 16g ust. 1 pkt 1 i art. 16g ust. 3 updop (art. 22g ust. 1 pkt 1 i art. 22g ust. 3 updof). Na marginesie: do wartości początkowej nie zalicza się zwykłych opłat leasingowych, jakie były ponoszone z tytułu używania samochodu w podstawowym okresie obowiązywania umowy.


VAT

VAT przy przekazaniu samochodu osobowego na cele prywatne

Anna Koleśnik
Przedsiębiorca chce „wycofać” samochód osobowy z indywidualnej działalności gospodarczej i przekazać go na cele osobiste. Przy jego zakupie w 2016 odliczył połowę VAT.
W jakiej wysokości powinien naliczyć teraz ten podatek? Jak ustalić podstawę opodatkowania?

Przekazanie samochodu na cele osobiste będzie nieodpłatną dostawą towarów, o której mowa w art. 7 ust. 2 ustawy o VAT. W myśl tej regulacji przez opodatkowaną dostawę towarów rozumie się również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:

  • przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,
  • wszelkie inne darowizny,

VAT

Opodatkowanie dostawy używanych części samochodowych w procedurze VAT marża

Marcin Szymankiewicz
Spółka z o.o. prowadzi działalność gospodarczą w zakresie recyklingu samochodów. Z pojazdów nabytych do recyklingu wymontowuje części zamienne w celu ich odsprzedaży.
Czy może zastosować do nich szczególną procedurę VAT marża, jeżeli samochody, z których je wymontowano, zostały nabyte od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej?

Jeżeli podatnik dokonuje dostawy towarów używanych, nabytych uprzednio w ramach prowadzonej działalności, w celu odprzedaży, podstawą opodatkowania VAT jest marża (art. 120 ust. 4 ustawy o VAT – patrz ramka na następnej stronie).

W myśl art. 120 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT przez towary używane rozumie się ruchome dobra materialne nadające się do dalszego użytku w ich aktualnym stanie lub po naprawie, inne niż określone w pkt 1–3 oraz inne niż wskazane metale szlachetne lub kamienie szlachetne.


Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Sprzedaż opon samochodowych a prawo do opodatkowania w formie ryczałtu

Tomasz Krywan
Osoba fizyczna prowadząca zakład wulkanizacyjny korzysta z opodatkowania w formie ryczałtu. Chciałaby rozszerzyć działalność o sprzedaż opon. Czy nadal będzie mogła płacić zryczałtowany podatek?

Nie. Z opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych nie mogą korzystać m.in. podatnicy wymienieni w art. 8 ust. 1 uzpd, w tym osoby osiągające w całości lub części przychody z działalności w zakresie handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych (art. 8 ust. 1 pkt 3 lit. uzpd).


Prawo pracy

Sporadyczna jazda samochodem w czasie pracy może wymagać szerszych badań lekarskich

Renata Majewska
Spółka zamierza zatrudnić na umowę o pracę stacjonarnego przedstawiciela handlowego (w wieku 25 lat). Zasadniczo ma on sprzedawać produkty w siedzibie firmy, jednak okazjonalnie (kilka razy w miesiącu) będzie przewoził towar samochodem do klientów. W tym celu podpisano z nim umowę o używanie prywatnego auta do celów służbowych.
Czy trzeba go skierować na dodatkowe badania lekarskie?

Prawdopodobnie handlowiec przejdzie więcej badań niż „zwykły” pracownik biurowy. Informację o sporadycznym kierowania autem należy podać w skierowaniu na badania lekarskie, w opisie stanowiska pracy, a o poszerzeniu badań zdecyduje lekarz.

Pracodawca nie może dopuścić zatrudnionego na stanowisko pracy bez ważnych badań lekarskich. Pokrywa koszty tych badań.


Księga przychodów i rozchodów

Akcyza od samochodu na sprzedaż sprowadzonego z zagranicy – ujęcie w pkpir

Tomasz Krywan
Przedsiębiorca, który ma autokomis, zamierza sprowadzić samochód osobowy z Niemiec w celu odsprzedaży. Przed sprzedażą zostanie zapłacona akcyza.
W której kolumnie pkpir ująć koszt akcyzy?

Jak wynika z objaśnień do pkpir, kolumna 10 jest przeznaczona do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych wg cen zakupu. Z kolei kolumna 11 służy do wpisywania kosztów ubocznych związanych z zakupem, np. dotyczących transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze.

Rozporządzenie pkpir w § 3 pkt 2 zawiera definicję ceny zakupu. Jest to cena, jaką nabywca płaci za zakupione składniki majątku, pomniejszona o podlegający odliczeniu VAT, a przy imporcie powiększona o należne cło, podatek akcyzowy oraz opłaty celne dodatkowe, obniżona o rabaty, opusty, inne podobne obniżenia, w przypadku zaś otrzymania składnika majątku w darowiźnie lub spadku – o wartość odpowiadającą cenie zakupu takiego samego lub podobnego składnika.


VAT

Odliczenie VAT z faktury za naprawę samochodu opłaconej w kwocie netto przez zakład ubezpieczeń

Tomasz Krywan
Przedsiębiorca ma samochód osobowy, od którego odlicza 50% VAT. Pojazd uległ wypadkowi. Podatnik zgłosił szkodę u ubezpieczyciela sprawcy wypadku i samochód został naprawiony w ramach OC sprawcy. Jednak ubezpieczyciel pokrył tylko kwotę netto faktury za naprawę – kwotę podatku musiał zapłacić poszkodowany.
Czy podatnik może odliczyć połowę VAT z tej faktury?

Tak. Prawo do odliczenia przysługuje w zakresie, w jakim towary i usługi nabywane przez podatników są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych (zob. art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). Nie ma tu znaczenia sposób finansowania zakupów. Przykładowo prawo to przysługuje również, gdy zakupy towarów i usług służących czynnościom opodatkowanym zostały sfinansowane otrzymanymi przez podatnika dotacjami (subwencjami itd.) czy też zostały podatnikom zrefundowane (zob. np. interpretacje IS w Bydgoszczy z 24.09.2013, ITPP2/443-602/13/AD, i Poznaniu z 2.06.2015, ILPP5/4512-1-44/15-5/PG).

Prawo do odliczenia przysługuje również przy nabywaniu usług naprawy samochodów, które są finansowane – częściowo lub w całości – przez zakłady ubezpieczeń. WSA we Wrocławiu w wyroku z 17.09.2013 (I SA/Wr 722/13) orzekł: jak zasadnie stwierdził organ podatkowy, (…) zostały spełnione wszystkie warunki do przyznania spółce prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanej faktury VAT. Spółka jest bowiem czynnym podatnikiem VAT, jest nabywcą usługi naprawy samochodu, a naprawiony samochód wykorzystywany jest do celów działalności gospodarczej spółki, a więc do wykonywania czynności opodatkowanych. Nie można zgodzić się z wnioskodawcą, że nabywcą usługi naprawy samochodu jest ubezpieczyciel, ponieważ to spółka zleca naprawę i naprawie podlega samochód należący do spółki. Nie jest istotne, że część kosztów naprawy (w kwocie netto) pokrywa ubezpieczyciel.


Z orzecznictwa

Koszty paliwa zużytego w służbowym samochodzie na potrzeby prywatne

Marcin Sądej
Miesięczna kwota zryczałtowanego przychodu ustalona z tytułu nieodpłatnego udostępnienia pracownikom samochodów służbowych obejmuje również wartość paliwa.

WSA w Gorzowie Wielkopolskim w wyroku z 18.01.2018 (I SA/Go 436/17) uznał, że koszty paliwa nie stanowią dodatkowego przychodu ze stosunku pracy.

Wątpliwości budzi interpretacja art. 12 ust. 2a updof, zgodnie z którym wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości (miesięcznie):

  • 250 zł – dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3,
  • 400 zł – dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3.

Organ podatkowy stwierdził, że ww. kwota nie obejmuje wartości zużytego paliwa, a stanowi odrębne nieodpłatne świadczenie opodatkowane PIT. Sąd nie zgodził się z tym stanowiskiem.


Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....