Zarzuty niezadowolonego klienta nie mogą być ogólnikowe ani gołosłowne

Aleksander Woźniak

Biuro rachunkowe nie zapłaci za wynagrodzenie swego następcy, który na nowo wprowadził dokumenty księgowe i złożył skorygowane deklaracje, jeżeli nie wiadomo, jakiego okresu one dotyczyły i z czego ta korekta wynikała.

To wnioski z wyroku Sądu Rejonowego w Gdyni z 28.05.2018 (VI GC 898/17, nieprawomocny).

  • pkpir – podatkowa księga przychodów i rozchodów

Pozew złożyli wspólnicy spółki cywilnej, stawiając swojemu biuru rachunkowemu zarzuty niewłaściwego wykonywania usług księgowych oraz kadrowo-płacowych. Do zakończenia współpracy doszło w lutym 2016. Niedługo potem byli klienci znaleźli liczne powody, by zarzucić biuru wady w wykonywaniu świadczeń. Twierdzili, że wskutek jego zaniedbań musieli zlecić uzupełnienie i skorygowanie dokumentacji innej firmie, za wynagrodzeniem w kwocie 7380 zł. Domagali się jej zwrotu tytułem naprawienia szkody.

Biuro odpierało zarzuty, a gdyński sąd przyznał mu rację i oddalił pozew. Wytknął wspólnikom ogólnikowość, gołosłowność i sprzeczność w zeznaniach.

Przede wszystkim zwrócił uwagę, że współpraca trwała zaledwie kilka miesięcy i na dodatek od połowy roku. Nie można więc było zarzucać biuru, że nie zaksięgowało dokumentów sprzedaży i zakupu oraz nie prowadziło ewidencji księgowej przez cały rok. A zatem jakiekolwiek nieprawidłowości z okresu przed zawarciem umowy z biurem w żadnej mierze nie mogą go obciążać – stwierdził sąd.

Co więcej, umowa została rozwiązana za porozumieniem stron, a w podpisanym po zakończeniu współpracy protokole zdawczo-odbiorczym nie zawarto żadnej informacji o stwierdzonych brakach w dokumentacji. Dopiero potem klienci biura zaczęli się ich doszukiwać.

Co gorsza, mylili programy księgowe. Wskazywali na taki, który w ogóle nie był wykorzystywany w prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów (pkpir) spółki. Program ten został dostosowany jedynie do podmiotów prowadzących księgi rachunkowe – tłumaczyła w sądzie właścicielka biura rachunkowego. Wyjaśniała, że choć nie umożliwia on wydruku pkpir, to w żadnym wypadku nie potwierdza jej braku.

Bez trudu udało się jej odeprzeć zarzut niesporządzania rachunku zysków i strat – jeżeli prowadzona jest pkpir, to takiego rachunku się nie sporządza.

W odpowiedzi na tezę o niesporządzaniu deklaracji VAT sąd zażądał dowodów. Okazało się, że ich nie ma. Klienci nie udowodnili, by wskutek tego zaniechania ponieśli jakiekolwiek konsekwencje. Co prawda powołali się na „negocjacje” z pracownikami US, ale sądowi wydało się podejrzane, by w ten sposób mogli uniknąć rzekomej kary 800 tys. zł, o której mówili, lecz nie potrafili jej udowodnić.

Biuro rachunkowe natomiast konsekwentnie wskazywało, że deklaracje VAT były wysyłane przez stronę internetową Ministerstwa Finansów i opatrywane podpisem elektronicznym, a następnie drukowane i umieszczane w segregatorze razem z zestawieniem rejestru sprzedaży i zakupu VAT. Ponadto z zeznań jednego ze świadków wynikało, że zwracał się on do US o kopie tych deklaracji i otrzymał je w komplecie. Skoro więc było możliwe uzyskanie kopii, to niewątpliwie deklaracje zostały złożone – stwierdził sąd.

Zwrócił też uwagę na sprzeczności w zeznaniach powodów i świadków. Raz mówiono o braku deklaracji VAT, a innym razem o konieczności ich korygowania przez firmę, której zlecono uzupełnienie i poprawienie dokumentacji. Trudno uznać, że można skorygować coś, czego w ogóle nie było – zauważył sąd.

Dodał zarazem, że sama konieczność skorygowania deklaracji VAT nie przesądza jeszcze o nienależytym wykonaniu umowy. Korekty mogą być spowodowane różnymi przyczynami. Wspólnicy nie potrafili ich precyzyjnie wskazać, a nawet powiedzieć, za jakie okresy były wykonywane.

Bezpodstawny okazał się także zarzut niesporządzania miesięcznych deklaracji na podatek dochodowy. Z prostej przyczyny: od lat takich deklaracji się nie składa. Biuro natomiast co miesiąc wysyłało klientom e-mailem tabelę z wysokością należnych zaliczek na PIT, co zresztą sami potwierdzili w zeznaniach.

Gołosłowny okazał się też zarzut braku rejestru środków trwałych i wyposażenia oraz braku amortyzacji. Pracownica biura rachunkowego zeznała, że osobiście wykonała wykaz środków trwałych w formie tabeli, który jako plik został zapisany na komputerze w siedzibie klientów. Potwierdził to potem jeden ze wspólników.

Nie obroniła się także teza o braku zarejestrowania i wyrejestrowania części pracowników w programie Płatnik. Klienci nie potrafili wskazać, jakich pracowników to dotyczyło i czy brak wystąpił w czasie świadczenia usług przez biuro. Pracownica biura zeznała natomiast, że ewidencjowanie pracowników było uzależnione od informacji i dokumentów otrzymywanych od klientów (dane osobowe, umowy o pracę i inne). Comiesięczne deklaracje do ZUS były natomiast drukowane z bazy programu Płatnik i podpinane do listy płac.

Potwierdził się brak księgowania kosztów bankowych, ale przyczyna – jak się okazało – leżała po stronie klientów. Jeden z nich zeznał, że nie przekazywał biuru wyciągów z rachunku bankowego, bo w jego ocenie nie miał takiego obowiązku. Co innego jednak wynikało z umowy zawartej przez strony.

Skoro więc klienci nie dostarczyli dowodów dokumentujących poniesione koszty bankowe, to trudno obciążać biuro konsekwencjami nieuwzględnienia tego w ewidencji księgowej – stwierdził sąd. Zwrócił też uwagę, że ewidencjonowanie kosztów w pkpir nie jest obowiązkowe. Jeśli wydatek nie zostanie zaksięgowany, nie będzie kosztem podatkowym.

Nietrafny okazał się również zarzut pod adresem właścicielki biura, że nie świadczyła osobiście usług w siedzibie klientów. Niesporne było bowiem, że usługi wykonywali na miejscu pracownicy biura, a klienci to akceptowali. Co więcej, umożliwili właścicielce biura zdalne łączenie się ze swoim komputerem, na którym zainstalowane były programy księgowe i płacowe, znajdowała się w nim też baza danych. Właścicielka biura nie musiała więc przyjeżdżać do siedziby spółki, mogła wykonywać usługi zdalnie.

Więcej na temat: „Biuro Rachunkowe”
Biuro rachunkowe

Promocja biura rachunkowego na stronie internetowej

Monika Łada Piotr Ziarkowski
Właściwie zbudowana strona WWW to podstawowa przestrzeń prezentacji oferty biura rachunkowego.

Właściciele biur rachunkowych i zarządzający nimi stają przed wyzwaniem, jak prowadzić działania marketingowe, aby pozyskać nowych klientów. W artykule przedstawiono wyniki analizy zawartości ponad 120 stron internetowych biur rachunkowych działających w Polsce. Na tej podstawie autorzy wyselekcjonowali przykłady najlepszych praktyk i wskazali, na które elementy oferty warto zwrócić uwagę potencjalnego klienta, zamieszczając informacje na stronie WWW.


Biuro rachunkowe

Obowiązek wydania dokumentów księgowych w trakcie postępowania egzekucyjnego prowadzonego wobec klienta

Aleksander Woźniak
Organ egzekucyjny może żądać dokumentów księgowych od doradcy będącego pełnomocnikiem podatnika w postępowaniu egzekucyjnym. Jednak żądane informacje muszą być niezbędne do wszczęcia lub prowadzenia postępowania egzekucyjnego.

Biuro rachunkowe

Informowanie Szefa KAS o schematach podatkowych – obowiązki biura rachunkowego

Czy biura rachunkowe muszą zgłaszać – w ramach nowej procedury informowania o schematach podatkowych – że klient wybiera ryczałt albo podatek liniowy lub że chce się rozliczyć wspólnie z małżonkiem?
Czy trzeba zawiadamiać o korzystaniu z ulgi na badania i rozwój lub z nowej ulgi patentowej IP Box? Co z pozostałymi ulgami, z których korzystają klienci biura, jak np. ulga prorodzinna, rehabilitacyjna? Czy biuro również musi o nich informować?

Zasadniczo biuro rachunkowe nie ma takiego obowiązku. Preferencje, o których mowa w pytaniu, dotyczą bowiem rozwiązań krajowych, a w tym wypadku mają znaczenie limity wskazane w art. 86a § 4 Op. Są one stosunkowo wysokie.

Nowe przepisy o informowaniu o schematach podatkowych (DzU z 2018 poz. 2193) weszły w życie 1.01.2019 i są zawarte w art. 86a–86o Op. MF 31.01.2019 wydał do nich urzędowe objaśnienia, na podstawie art. 14a § 1 pkt 2 Op. Zastosowanie się do nich powoduje objęcie ochroną przewidzianą w art. 14k–14m Op (objaśnienia mogą być w przyszłości uzupełniane o nowe zagadnienia i komentarze).


Usługi księgowe są usługami ciągłymi

Aleksander Woźniak
Nie można samodzielnie decydować o momencie powstania przychodu ani pomijać żadnych wpłat klientów.

Tak orzekł NSA w wyroku z 3.10.2018 (II FSK 3070/16).

Od właściciela biura rachunkowego wymaga się szczególnej staranności i profesjonalizmu przy rozliczeniach podatkowych, w tym własnych. Orzeczenie NSA, podobnie jak i sądu I instancji wskazuje, że i w tej branży zdarzają się uchybienia.


Biuro rachunkowe

Brak winy zwalnia właściciela biura z odpowiedzialności

Aleksander Woźniak
Biuro rachunkowe nie ponosi odpowiedzialności za brak zmiany zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, jeżeli klient swoimi działaniami dąży do zachowania dotychczasowego statusu ubezpieczeniowego – wynika z wyroku SO w Olsztynie z 7.11.2018 (IX Ca 724/18).

Biuro rachunkowe

Kara za przywłaszczenie mienia klienta i podrabianie jego dokumentów

Aleksander Woźniak
Pobranie od klienta kwot z tytułu zaliczek na podatek dochodowy i VAT i nieodprowadzenie ich na konto US to przywłaszczenie, a podpisywanie się za niego jego imieniem i nazwiskiem na deklaracjach podatkowych to podrabianie dokumentów. Oba czyny są zagrożone karą pozbawienia wolności od 3 mies. do 5 lat.

Biuro rachunkowe

Umowa o świadczenie usług księgowych zawarta z przyszłym przedsiębiorcą

Aleksander Woźniak
Jeżeli klient biura rachunkowego ma dopiero zamiar rozpocząć działalność gospodarczą, to podpisana z nim umowa jest umową z konsumentem. To zaś oznacza większe rygory związane z ochroną praw konsumenckich.

Księgowa działalność nieewidencjonowana

Paweł Ziółkowski Anna Koleśnik
Jestem księgową i pracuję na etacie. Chcę rozpocząć po godzinach własną działalność – biuro rachunkowe.
Czy w początkowej fazie działalność taka może być prowadzone w ramach działalności nieewidencjonowanej? Czy PKD 69.20Z wyklucza prowadzenie działalności nieewidencjonowanej?

Czy i w jakim zakresie księgowy może korzystać z praw autorskich

Renata Ziólkowska
Wzrost limitu kosztów autorskich od 1.01.2018 spowodował zwiększone zainteresowanie możliwością ich naliczania. Sprawdźmy zatem, jakie są możliwości zastosowania kosztów autorskich w biurze rachunkowym.

Obowiązki biur rachunkowych związane z RODO

Biura rachunkowe znajdują się w specyficznej sytuacji, jeżeli chodzi o obowiązki wynikające z RODO. Po pierwsze działają – podobnie jak większość przedsiębiorców – jako administratorzy danych osobowych (w stosunku do danych własnych pracowników oraz klientów lub osób reprezentujących klientów). Po drugie działają jako tzw. procesorzy, czyli podmioty przetwarzające w rozumieniu art. 28 RODO w odniesieniu do danych przekazywanych przez klientów. Dotyczy to np. sytuacji, w których firma będąca klientem biura rachunkowego przekazuje mu dane swoich pracowników lub klientów.

Temat miesiąca

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu – zadania biura rachunkowego

Renata Ziólkowska
Nowa ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu wprowadza zmiany w procedurze postępowania tzw. instytucji obowiązanych, istotne m.in. dla biur rachunkowych, doradców podatkowych i biegłych rewidentów.

Chodzi o ustawę z 1.03.2018 (DzU poz. 723, dalej upft) zastępującą akt prawny o tym samym tytule z 16.11.2000. Większość jej przepisów obowiązuje od 13.07.2018. Na mocy regulacji przejściowych instytucje obowiązane (IO), w tym niektóre biura rachunkowe, doradcy i biegli, będą mieć 3 mies. na zapoznanie się z nowymi zasadami i wdrożenie stosownych reguł.


Biuro rachunkowe

Zakup sprzętu AGD i RTV przez biuro rachunkowe

Paweł Ziółkowski
Wyposażenie biura rachunkowego to nie tylko komputery i regały na segregatory w miejscu pracy. Konieczne jest również wyposażenie pomieszczeń socjalnych dla pracowników. Wydatki z tym związane stanowią co do zasady koszty uzyskania przychodów.

Biuro rachunkowe

Sądowy finał awantury w biurze rachunkowym

Aleksander Woźniak
300 zł grzywny nałożył sąd na klienta biura rachunkowego za to, że krzyczał na właścicielkę biura, używał wobec niej obraźliwych słów, popychał ją i odmówił opuszczenia biura.

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....