Dzisiaj powiemy sobie, czy wprowadzimy w takie dwa główne zagadnienia przed właśnie zamknięciem roku, tak żeby się zastanowić nad tym, jakie możemy zastosować uproszczenia w rachunkowości, jeżeli chodzi o przepisy prawa bilansowego, czyli co zrobić, żeby było łatwiej. No a później proszę Państwa, żeby nie było tak jak na tym zdjęciu, czyli odpowiednio zaplanować prace związane z zamknięciem roku, żeby nas po prostu zamknięcie roku nie wykończyło. I chodzi generalnie o to, że zarówno dla podmiotów, które prowadzą usługowo-księgi rachunkowe, jak i takie, które prowadzą księgowość we własnym zakresie, tak niektórzy mogą w ten sposób reagować na jakiś stres, jak widzicie, niektórzy mogą reagować w inny sposób, proszę nie patrzeć na moje włosy, oczywiście to nie z tego powodu.
Szanowni Państwo, wchodząc w zakres uproszczeń, warto też wskazać, żebyście Państwo śledzili, czy przypadkiem jakieś zmiany na poziomie ustawy się nie pojawią, dlatego, że prace trwają w chwili obecnej, żeby rozszerzyć zakres jednostek, które z takich uproszczeń, które do tej pory są ustawowe regulowane, mogły skorzystać. Więc może się okazać, że nawet jeżeli Państwo pracujecie w jednostce, która takiej możliwości w tej chwili nie ma, jeżeli chodzi o przepisy prawa bilansowego, to może się okazać, że za chwilę taka możliwość faktycznie u Państwa w jednostkach wystąpi. Więc proponuję, żeby jednak cały czas śledzić zmiany, czy coś się nie pojawi na poziomie prawa bilansowego. Oczywiście, jeżeli się pojawi, będziemy o tym informowali na naszym forum Stowarzyszenia Księgowych, więc na pewno taka informacja do Państwa dotrze.
Zwróćcie uwagę Państwo, że mamy kilka możliwych podejść do uproszczeń. Mamy uproszczenia, które dotyczą de facto wszystkich jednostek i opierają się na wielkościach, które nie zostały przekroczone za poprzedni rok obrotowy, charakterystyczne dla podmiotów małych, chodzi o nieprzekroczenie dwóch z trzech wielkości, które są właśnie charakterystyczne dla takich podmiotów, o tym będziemy sobie za chwilkę mówili. No ale głównie będziemy się koncentrowali, proszę Państwa, na tematyce uproszczeń, które mogą wykorzystać jednostki mikro, czyli takie, które mogą sporządzić sprowadzanie według wzorca, według załącznika numer cztery, jednostek małych, które mogą sporządzić sprawozdanie finansowe według załącznika na poziomie numer pięć. W tych dwóch przypadkach zwróćcie uwagę, że żeby można było stosować tego typu, tego typu uproszczenie, no to wówczas, znaczy wcześniej jednostka, czy dokładnie organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe musi podjąć decyzję właśnie o przejściu na tego typu uproszczenia. Przynajmniej na dzień dzisiejszy tak jest to uregulowane w przepisach prawa. No i możecie mieć Państwo na przykład księgi rachunkowe prowadzone i obowiązek zamknięcia ksiąg rachunkowych dla jednostek, które działają na podstawie ustawy o pożytku publicznego i wolontariacie. Chodzi o te jednostki, które tworzą artykule trzecim ustęp drugiej ustawy, które mogą przygotować sprawozdanie finansowe właśnie według załącznika numer sześć. Czego dotyczą te uproszczenia? Bo to jest clue. Oczywiście chodzi o to, żeby poświęcić jak najmniej czasu na kwestie sprawozdawcze i żeby to sprawozdanie przeszło w miarę sprawnie, jeżeli chodzi o jego przygotowanie i później upublicznienie. Jeżeli patrzymy przez pryzmat jednostki mikro, takim główną korzyścią to jest możliwość zastosowania skróconego sprawozdania finansowego.
Skrócone sprawozdanie finansowe obejmuje bardzo skromny bilans, bardzo skromny rachunek zysków i strat. Jednostka może odstąpić od przygotowania w ogóle informacji dodatkowej, czyli odchodzi nam praca związana z notami do sprawozdania finansowego w zakresie informacji dodatkowej, musi wypełnić tylko i wyłącznie kilka informacji uzupełniających do bilansu, gdzie w większości przypadków nie będzie to jednostek dotyczyło, między innymi dotyczy to tematów związanych z transakcjami na udziałach i akcjach własnych, co nie ukrywajmy, występuje niezwykle rzadko w podmiotach. To co jest bardzo atrakcyjną też rzeczą dla jednostek to to, że nie muszą one sporządzać zestawienia obrotów i zestawienia zmian w kapitale własnym, a także rachunku przepływ pieniężnych. Nawet jeżeli to jest podmiot obowiązkowo badany, czyli np. nawet jeżeli to jest spółka akcyjna, takiego obowiązku nie ma.
To co podoba się bardzo kierownikom jednostki to jest brak obowiązku przygotowania sprawozdania z działalności, czyli jednostka może zrezygnować ze sporządzania sprawozdania z działalności. To co jest główną wadą takiego sprawozdania to to, że jeżeli jednostka chce pozyskać finansowanie na rynku stara się o kredyt, ewentualnie chce pozyskać leasing, no to niestety tego typu sprawozdanie jest traktowane przez instytucje finansowe praktycznie jak książka przed rozchodów. Żeby uzyskać finansowanie zewnętrzne trzeba dostarczyć dużo więcej informacji uzupełniających, tak żeby podmiot finansowy mógł ocenić zdolność i wypłacalność takiego podmiotu. Jeżeli jednostka finansuje to własnymi środkami, to nie ma przeszkód, jeżeli jednostka nie przekroczy limitów, które są określone w ustawie. Pamiętajcie, że jeżeli jednostka ma taką możliwość i nie korzysta z finansowania zewnętrznego, no to w tym momencie może to być bardzo przydatne.
To czego jednostka mała nie może zrobić, czyli nie tyle uproszczenie co brak możliwości zastosowania, to zauważcie, że nie mamy możliwości zastosowania wartości godziwej ani skorygowanej ceny nabycia w przypadku wyceny składników majątkowych.Tym samym jednostka nie stosuje na pewne rozporządzenia Ministra Finansów w zakresie wyceny i prezentacji instrumentów finansowych.
Ten wzór sprawozdania jest bardzo prosty, jak nam czas pozwoli, to jeszcze sobie go przypomnimy, natomiast przeskoczmy teraz do uproszczeń w zakresie jednostek małych.
Jednostka mała też ma przygotowany wzór sprawozdania finansowego uproszczony. To uproszczenie głównie polega na tym, że nie musimy prezentować na poziomie bilansowym jednostek, które są jednostkami powiązanymi, jednostkami, w których jednostka posiada zaangażowanie w kapitale. Odchodzi nam proces podziału poszczególnych pozycji w bilansie tam, gdzie jest to w załączniku nr 1 wyodrębnione. Mamy uproszczony bilans, ale on już daje konkretne informacje, które pozwalają ocenić faktycznie chociażby strukturę finansowania jednostki, a rachunek zysków i strat jest już bardzo zbliżony do załącznika podstawowego, czyli nr 1. Natomiast to, na czym korzystamy najbardziej, jeżeli chodzi o prace księgowe, to jest skrócona informacja dodatkowa w zakresie ilości ujawnień na poziomie informacji dodatkowej.
Jeżeli sporządzamy pełne sprawozdanie finansowe według załącznika nr 1, to tak jak z naszych wyliczeń, z naszego wzorca takiego, który przygotowujemy zawsze dla klientów sprawozdania finansowego wynika, że w przypadku, kiedy taki podmiot również powinien stosować rozporządzenie Ministra Finansów w zakresie oficjalnej prezentacji instrumentów finansowych, to automatycznie tych not do sprawozdania finansowego, które trzeba wypełnić na poziomie informacji dodatkowej albo przejść chociażby przez te noty, żeby zweryfikować czy faktycznie temat jednostki dotyczy czy nie, jest ponad 60.
Jeżeli spojrzymy na skrócone sprawozdanie według załącznika nr 5, to tych not jest 20, może 20 parę. I co więcej odchodzi, odchodzą te noty, które faktycznie są mocno uciążliwe dla jednostki w zakresie wypełnienia, czyli trzeba pogrzebać troszeczkę w tych naszych księgach rynkowych, żeby prawidłowo te noty sporządzić.
Kolejna rzecz, która też jest dużym uproszczeniem dla księgowości, no czasami nie dla menadżera, bo on chciałby to wiedzieć, to jest kwestia możliwości odstąpienia również od przepływów pieniężnych, od zestawienia zmian w kapitale.
Mamy możliwość odstąpienia od prezentacji sprawozdania z działalności. Ale ustawodawca stwierdził, że jeżeli kierownik jednostki chciałby przygotować takie sprawozdanie z działalności, bo na przykład ma się czym pochwalić, chce zaprezentować efekty swoich prac w zakresie na przykład badania i rozwoju, czyli to, co faktycznie udało się osiągnąć, jakie są perspektywy z tym związane, jeżeli chodzi o dalszy rozwój jednostki, mogą takie podmioty przygotować takie sprawozdanie z działalności, mogą skorzystać z uproszczenia polegającego na tym, że nie muszą wykazywać w tym momencie niefinansowych, wskaźników niefinansowych o kwestiach populacyjnych dotyczących zagadnień środowiska naturalnego i zatrudnienia, czyli w tym momencie, proszę Państwa, mamy sprawozdanie z działalności, ale nie musi to sprawozdanie z działalności zebrać wszystkich elementów, które są wymienione na poziomie ustawy o rachunkowości.
Warto pamiętać również, że jeżeli jednostka odstępuje od sprawozdania z działalności, to mamy w tym momencie podać również informację o ewentualnym nabyciu udziałów i akcji własnych, jeżeli takie transakcje się odbyły. W zakresie tego sprawozdania według załącznika numer 4 i według załącznika numer 5 mamy ten wymóg formalny, żeby decyzję na razie o tym podejmował organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe.
Poza tym mamy, słuchajcie, takie podmioty, które mogą stosować większy zakres uproszczeń w zakresie jednostek mikro i małych i warto na to zwrócić uwagę, czyli są jednostki, głównie dotyczy to spółek osobowych osób fizycznych i osób fizycznych, a także przedsiębiorstw w spadku.Natomiast warto zauważyć, że nie dotyczą te uproszczenia, które teraz będę wymieniał na tym slajdzie, na slajdzie kolejnym, nie dotyczą te uproszczenia spółek kapitałowych SKA, spółek jawnych lub komandytowych, które wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialnością są spółki kapitałowe SKA albo spółki o podobnym charakterze.
Po prowadzeniu tak zwanego naszego Polskiego Ładu powstało mnóstwo na rynku podmiotów, które są w tej chwili zainteresowane spółkami komandytowymi, gdzie komplementariuszami są osoby fizyczne, tylko i wyłącznie. W tym momencie patrząc przez pryzmat definicji, taka jednostka, gdzie jedynym komplementariuszem albo jedynymi komplementariuszami są osoby fizyczne, będą mogły stosować uproszczenie, które tutaj Państwo widzicie, a to uproszczenie polega na tym, że jednostka może zrezygnować z zachowania zasady ostrożności przy wycenie poszczególnych aktywów i pasywów. Dotyczy to w szczególności kwestii tworzenia odpisów aktualizujących wartość aktywów i tak samo rezerw na znane jednostce ryzyko grożące straty lub skutki innych zdarzeń, czyli możemy w tym obszarze odstąpić od zasady ostrożności.
Drugi temat, który dotyczy tej samej grupy jednostek, zauważcie, to jest to, że jednostka może nie koncentrować się na zasadach prawa bilansowego w zakresie dokonywanych odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych od środków swoich wartości niematerialnych i prawnych, nie musi szacować wartości rezydualnej takiego składnika majątkowego, może koncentrować się na rozwiązaniach stricte podatkowych, czyli jeżeli zastosuje rozwiązania podatkowe, spełnia w tym momencie wymogi przepisów ustawy rąkowości i rzecz, która też jest dużym uproszczeniem, pytanie czy faktycznie aż tak duże powinno być, nie musi tworzyć biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów dotyczących rezerw na świadczenia pracownicze.
Będziemy mieli dużą nieporównywalność danych w zakresie podmiotów mikro i małych, które stosują te uproszczenia, bo mogą, bo są to na przykład osoby fizyczne albo spółki osobowe tylko osób fizycznych, czyli nie kwalifikujących się do tych podmiotów, które macie tu wymienione - versus na przykład spółka z o.o., mała spółka z o.o., która prowadzi działalność właśnie w takiej formie prawnej.
W obu przypadkach jednak, zawsze będziemy musieli patrzeć przez pryzmat tego, czy realizujemy zasadę wiernego i rzetelnego obrazu. Niezależnie od tego, że my to uproszczenie ustawowo mamy określone, pamiętajcie, że zawsze powinniśmy spojrzeć na istotność, czy przypadkiem te uproszczenia, które chcemy zastosować nie wpłyną negatywnie na obraz jednostki.
Kolejna grupa jednostek, która może stosować uproszczenia to są jednostki, które za poprzedni rok nie przekroczyły progów dla jednostek małych. Za poprzedni rok tylko patrzymy, czy jeżeli będziemy zamykali księgi za rok 2023 za chwilkę, no to będziemy patrzyli przez pryzmat roku 2022. W takim przypadku jednostka ma możliwość wyboru uproszczeń i tu już te uproszczenia wprowadza do polityki rachunkowości kierownik jednostki i on decyduje o tym, czy to w prawej czy nie. Oczywiście też patrząc przez pryzmat realizacji zasady rzetelnego i jasnego obrazu oraz istotności. My w tym momencie nie musimy prezentować leasingów zgodnie z przepisami prawa bilansowego - możemy zostać na poziomie stricte prawa podatkowego. Nie musimy stosować rozporządzenia dotyczącego wyceny i prezentacji instrumentów finansowych. Nie musimy szacować podatku odroczonego, czyli możemy w tym momencie podejść, że prezentujemy w rachunku zysków i strat tylko podatek bieżący wynikający z CIT-u 8 oraz mamy możliwość odstąpienia od ustalania nieuzasadnionej części kosztów pośrednich przy wycenie produktów, czyli taką uproszczoną formę wyceny, czyli nie musimy koncentrować się, czy na pewno wszystkie koszty pośrednio dotyczą tej części uzasadnionej, która powinna być aplikowana na wyrób przy kalkulacji kosztów.
To są uproszczenia, na które powinniście Państwo zwrócić uwagę teraz przy zamknięciu roku, czy możecie skorzystać z tych uproszczeń, czy chcecie, czy jeżeli korzystacie, to czy nie wpływa to negatywnie na obraz jednostki.
Pamiętajcie, że jest grupa jednostek, która nie może wykorzystywać uproszczeń dla podmiotów mikro i podmiotów małych. Są to głównie instytucje finansowe albo działające na rynku finansowym. Mamy tutaj wymienione i fundusze, i banki, i zakładu ubezpieczeń, i ASI, krajowe instytucje płatnicze, instytucje pieniądza elektronicznego, czyli zakładam, że większość z Państwa ten temat nie będzie dotyczył. Mamy również podmioty, które są notowane na rynku, nie tylko na rynku głównym, ale również na rynku alternatywnym, czyli chociażby na rynku Newconnect. Te jednostki tego typu uproszczeń stosować nie mogą.
Natomiast mamy też część jednostek, która nie może zastosować również uproszczeń dotyczących jednostek mikro i małych. To są jednostki sektora finansów publicznych i jednostki, które właśnie działają na podstawie ustawy o pożytku publicznym i wolontariacie.
Czyli mamy jednostki, które nie mogą stosować uproszczeń zarówno dla podmiotu mikro, jak i dla podmiotu małego, a także takie, które nie mogą stosować tych uproszczeń, które opierają się na wielkościach charakterystycznych dla podmiotu mikro i dla podmiotu małego i mamy grupę jednostek, która nie może stosować uproszczeń dla jednostek mikro i małych.
Niezależnie, od tego, czy my stosujemy jakikolwiek uproszczenia, czy jesteśmy podmiotem mikro, czy podmiotem małym, pamiętajcie, że nic nas nie zwalnia z przeprowadzenia standardowych procedur dotyczących zamknięcia roku obrotowego. Tak, czyli my musimy to zrobić. My musimy potwierdzić saldo, musimy przeprowadzić inwentaryzację, musimy zweryfikować wszystkie konta, które mamy w zestawieniu obrotów i sald, które potem wchodzą do bilansu. Nie ma czegoś takiego, że jeżeli jesteśmy podmiotem mikro, jakieś procedur związanych z zamknięciem roku nie robimy.
Dobrze jest to zaprojektować w odpowiedni sposób, po to, żeby potem nie było kłopotu, żebyśmy mogli w terminie ustawowych trzech miesięcy to sprawozdanie zamknąć, podpisać. Zwróćcie uwagę, że to, te terminy dotyczą i konsolidowanego sprawozdania finansowego i sprawozdania rocznego. Musimy się sprężyć i mieć to w tym terminie zrobione. Nie liczyłbym na już żadne przesunięcie terminów, słuchajcie, jeżeli chodzi o kwestie ustawowe.
Jak dobrze zaplanować te prace związane z zamknięciem roku? Przede wszystkim bądźcie Państwo jako osoby odpowiedzialne za finanse w jednostce czy za księgowość w jednostce cały czas w kontakcie z kierownikiem jednostki. Plus jest taki zazwyczaj to, co im podpowiemy albo to co im podrzucimy, że raczej to jest przydatne. Oni najczęściej akceptują, bo mała jest grupa podmiotów, mała jest grupa kierowników jednostek, które faktycznie zna rachunkowość. Najczęściej polegają na nas w pełni i nam ufają.
W tym zakresie warto od razu na poziomie chociażby zarządzania kierownika jednostki, który stwierdzi w jakich terminach, jakie składniki majątkowe przez kogo powinny być inwentaryzowane i oczywiście terminy muszą być zgodne z zapisami ustawy o rachunkowości.
Warto od razu przydzielić konkretne zadania, konkretne czynności, które muszą być zrobione osobą odpowiedzialną nie tylko w zakresie spisu z natury. Jeżeli Państwo pracujecie w dużych jednostkach, macie osoby, które zajmują się kadrami i płacami, no to niech osoby, które zajmują się kadrami i płacami, zweryfikują odpowiednie dokumenty zapisane w księgach, niech zweryfikują, czy te salda, które są, one są zgodne z ewidencją analityczną, czy to jest faktycznie to, co powinno się tam znaleźć i w ten sposób wykonują procedurę inwentaryzacyjną. Osoby, które na przykład zajmują się tylko VAT-em, Intrastatem albo podobnymi zagadnieniami, też będą odpowiedzialne za weryfikację odpowiednich sald, które z tym są związane. Jeżeli mamy osoby, które są odpowiedzialne za środki trwałe w jednostce, ona powinna wykonać konkretne procedury, jeżeli w danym okresie nie jest realizowany spis z natury, które pozwolą potwierdzić nam stan rzeczywisty ze stanem, który mamy w księgach rąkowych.
Oczywiście parę rzeczy jeszcze dodatkowo podpowiem. Pamiętajcie o tym, że musi być ta dokument, ta inwentaryzacja odpowiednio udokumentowana. My nie utylizujemy arkuszy spisów z natury, słuchajcie, my to przechowujemy, to są normalnie dokumenty księgowe. Trzeba dbać o to, żeby rozporządzenie inwentaryzacji było prawidłowo przygotowane. Nie powinno być chociażby różnic pozornych, aby mieć pewność, że jeżeli startuje zespół spisowy z inwentaryzacją, to dokumenty rozchodu i przychodu są ujęte w księgach i pracuje się na tych samych danych. Muszą być one zabezpieczone przed możliwością naniesienia zmian w trakcie procesu inwentaryzacji. Należy także mieć odrębny asortyment, który jest asortymentem obcym.
Pamiętajcie, że w tym zakresie dobrze, jeśli wspieracie się stanowiskami Komitetu Standardów Rachunkowości, szczególnie w zakresie inwentaryzacji form spisów z natury i rozrachunków.
To jest fajna literatura, szczególnie w tych jednostkach, dla tych jednostek, które nie mają u siebie przygotowanych żadnych instrukcji inwentaryzacyjnych albo innych dokumentów, które regulują, jak ta inwentaryzacja powinna przebiegać. Warto z tego skorzystać, na tej bazie łatwo jest, słuchajcie, sporządzić taką instrukcję, która będzie funkcjonowała w jednostce, no i przede wszystkim przeszkolić osoby, które będą za to odpowiedzialne, które będą potem tą inwentaryzację rozliczały. Żeby zrobiły to dobrze, tak, żeby to nie było udokumentowanie w ten sposób, że nagle po rozliczeniu inwentaryzacji mamy gigantyczne przychody i gigantyczne koszty, tak, że dokonujemy rozliczenia różnice inwentaryzacyjne dokumentami, które nie powinny być stosowane. Albo jeżeli mamy sytuację taką, że przy inwentaryzacji w ogóle nikt nie zwraca uwagi na to, że jakiś asortyment jest uszkodzony, nie rotuje, który na przykład stanowi podstawę do tego, żeby zastanowić się, czy nie należy dokonać odpisu aktualizującego wartość po wcześniejszym teście, czy to nie utraciło wartości.
No i pamiętajcie, jeżeli pracujecie w pomieszczeniu badanym, no to powinien audytor w tym spisie z natury uczestniczyć. Odpowiednio wcześnie trzeba z tym audytorem się dograć, poinformować go o takich pracach, które będzie się wykonywali, żeby nie było sytuacji, że mógłby uczestniczyć, a nie uczestniczył.
Co jeszcze, jeżeli zbliżamy się, słuchajcie, pod końcem roku, ja teraz proszę, żebyście Państwo dzieli głęboki wdech, bo to nie jest tak, że ja opowiadam coś, czego nie spotykamy w praktyce i niestety my to spotykamy w praktyce. Także nie będę mówił, jak nasi politycy, że to jest na faktach autentycznych, ale niestety to są zdarzenia, które się zdarza, które faktycznie wystąpiły w jednostkach.
Przede wszystkim pamiętajcie o tym, żeby zidentyfikować, czy wszystkie rzeczy, które Państwo do tej pory wprowadziliście, na przykład w trakcie roku obrotowego, znalazły odzwierciedlenie w polityce rachunkowości.
Jeżeli zmieniliście metodę wyceny, metody prezentacji, czy to faktycznie jest odzwierciedlone już na poziomie tego dokumentu, który powinien być taką instrukcją, co my w jednostce robimy.
To, co też czasami wydaje się śmieszne, zweryfikujcie, jeżeli nie robiliście tego już po zakończenie roku poprzedniego, czy na pewno dane BO, które macie w tej chwili, zgadzają się z bilansem zamknięcia roku poprzedniego, szczególnie jeżeli na przykład przeciągały się prace audytorskie, już normalnie pracowaliście, a jeszcze na przykład prace audytorskie trwały, jeszcze jakieś dodatkowe korekty były ponoszone, czy na 100 procent pracujecie na prawidłowym BO, bo automatycznie, jeżeli tak nie jest, no to nam się wszystko nie uzgodni.
Dbajcie o to, żeby była kompletność zapisów w księgach rachunkowych. Żeby poinformować, szczególnie takie działy w podmiotach, jeżeli macie tego typu problemy, żeby dokumenty odpowiednio wcześnie do nas spłynęły. Żeby uczulić, że wszystkie dokumenty muszą spłynąć do takiej i takiej daty, a jeżeli nie spłyną, żeby automatycznie do Was trafiała informacja: Słuchajcie, prawdopodobnie Karol Kowalski jeszcze wystawi fakturę sobie w terminie późniejszym, tak, bo ma taki generalnie zwyczaj.
Także, jeżeli macie wsparcie elektroniczne, łatwo, słuchajcie, sprawdzić, tak, czy ktoś nie, nie przetrzymuje jakiegoś dokumentu, czyli zapomniał go zatwierdzić, zapomniał go skorelować z jakąś fakturą, z jakimś zamówieniem, czy z umową. Natomiast tam, gdzie jeszcze nie zaimplementowaliście takiego obiegu elektronicznego jest o tyle trudniejsze, że faktycznie musicie pocisnąć niektóre osoby, żeby to do Was trafiło.
Co prawda to powinno być robione co miesiąc w podmiotach produkcyjnych, ale weryfikujcie, czy na pewno macie kontrolę okręgu kosztów. Aktualizacji systemów w ostatnim okresie było mnóstwo, jeżeli chodzi o programy do prowadzenia ksiąg rachunkowych z racji tego, że cały czas mamy jakieś tam zmiany na poziomie podatkowym, te systemy muszą być dokonane, aktualizowane.
Warto zawsze sprawdzić po takiej aktualizacji, czy na pewno nic nam nie uciekło poza krąg kosztów, tak, czyli czy mamy tą zmianę stanu produktu ustalone na prawidłowym poziomie. Kolejna rzecz, też zakładam, że większość z Państwa robi to co miesiąc, a nie odkłada tych prac do końca roku. Warto sprawdzić poprawność SAD, które są niestandardowe, czyli na przykład jeżeli macie konto zobowiązań, przelecieć wzrokiem wszystkie salda winien, tak, czy nie ma sytuacji takiej, że ktoś zapomniał dostarczyć fakturę albo poszła płatność bez faktury. Weryfikować, czy to jest napewno coś, co jest nadpłatą albo podwójną zapłatą, czy to nie jest właśnie coś, co dawno już powinno być w kosztach, ewentualnie czy to jest w ogóle do odzyskania.Analogicznie powinniśmy spojrzeć na salda niestandardowe na kontach rozwojunków z odbiorcami. Dobrą praktyką jest robić to co miesiąc, ale jeżeli nie robimy tego co miesiąc, teraz mamy koniec kwartału i warto spojrzeć na to, żeby nie zostawić sobie wszystkich prac na koniec roku obrotowego. Konto innych rozrachunków z pracownikami również należy sprawdzić. Czy w ogóle ci pracownicy jeszcze pracują? Czy istnieją jakieś rozrachunki, z którymi jeszcze się nie rozliczyli? Choć czasami może być to trudne szczególnie w sytuacjach, gdy salda wiszenia jest w stosunku do osób, które są wspólnikami albo członkami zarządu, to należy w pewnym momencie postawić twardo i wskazać, czy dane saldo powinno już być dawno rozliczone, albo czy należy je zobaczyć, by wkrótce rozliczyć.
Pamiętajcie również, że konto rozliczenia niedoborów w skrócie nadwyżek, ono musi być zerowe na koniec okresu obrotowego. Trzeba zobaczyć, czy wszystkie rzeczy z inwentaryzacji, które były w trakcie roku obrotowego, zostały porozliczane, oraz czy podjęto decyzję w zakresie niedoborów i nadwyżek. Konto musi być wyczyszczone.
Kolejną rzeczą, którą warto robić częściej, niż na koniec roku obrotowego, jest kwestia konta 300. Bardzo dużo osób w ten sposób prezentuje tematy związane z punktem kolejnym, czyli tematem odcięcia testami cut-off i prezentują na przykład dostawy niefaktorowane w ten sposób. Trzeba zweryfikować czy wszystko nam się porozliczało, co wcześniej traktowaliśmy jako materiał w drodze. Konto 300 powinno być przez nas pod szczególnym nadzorem, aby zobaczyć, czy czasem coś, co było ujmowane wcześniej w ciężar kosztów, nie znalazło się po raz kolejny w kosztach, zamiast jedynie ujmować je w zapisy na poziomie konta 300.
Przygotowanie do testów cut-off, bo oczywiście słuchajcie, my testy cut-off będziemy, czyli testy odcięcia będziemy robić dopiero na koniec roku, natomiast w tej chwili musimy się tylko i wyłącznie przygotować do tego.
Między innymi przeszkolić osoby w zakresie warunków inkoterensu, żeby wyczuć ich, że czasami, jeżeli już coś zostanie załadowane na statek, tak, to może być sytuacja taka, że z racji warunków inkoterensu to już jest naszą własnością, tak, mimo iż do nas płynie.
I powinny być odpowiednia informacja przekazana np. z działów zakupu, żeby do nas to trafiło -- czyli to są takie tematy bardzo dla nas od strony księgowej istotne.
No i tematy, których nie lubimy jako księgowi, bo tematy, które są oparte na szacunkach, natomiast warto nie zostawiać tematu, którego nie lubimy na koniec, tylko od tego zacząć.
Pamiętajcie, że my jako księgowi jesteśmy odpowiedzialni pod tym, co się podpisujemy, czyli musimy mieć racjonalną pewność, że mamy aktywa o takiej wartości, że nie przeoczyliśmy żadnych rezerw, że mamy kompletność informacji, które pozwalają nam na wycenę np. chociażby niezakończonych umów o usługę, czyli chociażby tzw. kontraktów długoterminowych potocznie.
No i niektóre rzeczy powinniśmy zainicjować wcześniej. Jeżeli, słuchajcie, mamy wartość firmy, jednostka nie ma rewelacyjnych wyników, no to trzeba odpowiednio zaadresować, że prawdopodobnie trzeba przeprowadzić test na utratę wartości tego składnika aktywów.
Wyczulić przy inwentaryzacji, żeby jednostka czy komisja, która jest odpowiedzialna za inwentaryzację, weryfikowała właśnie, czy nie ma przesłanek do utraty wartości, nie tylko na poziomie takiego spojrzenia, ale również pod kątem chociażby wiekowania, czy rotacji danego asortymentu, czy tego, że np. schodzimy z jakiejś linii produkcji, z jakiejś linii produktów i w tym momencie trzeba się zastanowić, czy faktycznie te materiały, które mamy do produkcji cały czas będą przydatne.
Patrzymy pod kątem rezerw i zobowiązań, tak, wspierając się, oczywiście mogę wspierać się KSRN numer 6.
Szczególnie zwracam uwagę na prawy gwarancyjne. My jako Księgowi raczej tego nie wyliczymy, musimy mieć dane, które będą stanowiły podstawę do wyliczenia tych napraw na rezerwy gwarancyjne. Musimy zaadresować do odpowiednich działów, które będą odpowiedzialne za rozliczenie różnic i ewentualnych napraw gwarancyjnych.
Kolejnym krokiem jest oszacowanie, jaki może być w przyszłości problem związany z naprawami gwarancyjnymi, czy jaka może być usterkowość, abyśmy mieli potem możliwość zweryfikowania tych informacji. Ważne jest, abyśmy spojrzeli na to z należytym sceptycyzmem i z zachowaniem odpowiedniej staranności.
Dzięki temu stwierdzimy, czy szacunek, który wykonali pracownicy działu produkcji połączonym z działem odpowiedzialnym za jakość, ma podstawy i może być racjonalnie uznany jako prawidłowy do oszacowania rezerw na naprawy gwarancyjne.
Jeżeli pojawiają się jakieś sprawy sporne sądowe albo mogą się pojawić, dobra, dobrą informacją jest informacja uzyskana od Kancelarii Prawnej, czyli warto samemu zadać pytanie do Kancelarii, na jakim etapie są sprawy sądowe, jak to wygląda, czy ten temat zakończy się pozytywnie, czy nie, czy będzie mi w tym razie odpowiednio podstawę.
Warto robić to już teraz przed zamknięciem roku obrotowego, żeby potem ewentualnie tylko to zaktualizować. No i fajnym narzędziem, słuchajcie, jest to, czego wymaga od nas ustawa, czyli zainicjowanie weryfikacji okresu ekonomicznej użyteczności środków trwałych wartości niematerialnych i prawnych.
Warto, by korzystać z tej procedury również o cechach wyinwentaryzacji, słuchajcie, wysłać do kierowników działu, wydziałów czy osób odpowiedzialnych właśnie za konkretne środki trwałej informacji.
Macie takie środki trwałe, taki jest okres ekonomiczny użyteczności.
Czy zgadzacie się z tym, czy on jest istotnie różny od tego, co zakładacie i macie najczęściej dwie opieczenie od razu na jednym ogniu przygotowane, czyli macie informację, że faktycznie trzeba coś przedłużyć albo skrócić, jeżeli chodzi o okres ekonomiczny użyteczności, a kolejna rzecz, słuchajcie, która jest to bardzo często stają się informacje, tego już nie ma, to zostało przesłynięte, to rozmontowaliśmy, a po prostu dokumenty do księgowości nie trafiły, czyli od razu porządkujecie sobie temat środków trwojej wartości niematerialnej i prawnych.
No i to zagadnienie, które też kuleje, czyli trzeba im cały czas, słuchajcie, przypominać w zespołach, czy na pewno te środki trwają w budowie albo prace R&D już nie zostały zakończone albo czy w ogóle będą kontynuowane.
No i pamiętajcie, że ważnym jest, żeby to wszystko było odpowiednio udokumentowane. Słuchajcie, tym się będziemy zajmowali właśnie na zamknięciu roku podczas akcji BILAS, ale nie tylko. Widzicie, że będziemy mówili o zmianach, które zaszły i które są planowane.
Będziemy mówili o tym, co jest w tej chwili bardzo gorącym tematem, czyli jak podejść do niektórych zagadnień w zakresie rachunkowości liczącym CIT-u estońskiego.
Będziemy sobie, słuchajcie, mówili o tematach związanych z błędami, które najczęściej pojawiają się na poziomie bilans, rachunku zysków, przepływ zestawienia zmian w kapitale własnym.
I oczywiście będziemy podpowiadali, jak uniknąć niektórych problemów zamkniętych z kwestią chociażby podpisania czy upublicznienia sprawozdania finansowego.
Oczywiście zawsze z wsparciem zeszytów rachunkowości, aczkolwiek jeszcze nowego nie mamy, więc na razie bazujemy na dotychczasowych.
Ja dziękuję, słuchajcie.
Spotify
