Zaliczkowa wypłata wynagrodzenia za pracę – ujęcie podatkowe i księgowe

Marek Barowicz

W związku z nadzwyczajną sytuacją pracownik zwrócił się do pracodawcy o zaliczkową wypłatę wynagrodzenia.
Jakie są skutki (podatkowe i księgowe) wypłacenia mu takiej zaliczki?

Na wniosek pracownika pracodawca może przekazać mu zaliczkę na poczet przyszłego wynagrodzenia (tzw. wynagrodzenie zaliczkowe) za dany okres (miesiąc). Wypłacona zaliczka pomniejsza przyszłe wynagrodzenie za dany miesiąc. Stanowi częściowe spełnienie przez pracodawcę świadczenia przed terminem jego wymagalności. Wypłacone pracownikom kwoty podlegają zarachowaniu na poczet wynagrodzenia należnego za okres obrachunkowy, a zasady ich rozliczeń powinny wynikać z zawartych z nimi umów o pracę (wyrok SN z 24.07.2001, I PKN 552/00).

Skutki podatkowe

  • US – urząd skarbowy
  • updof – ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
  • updop – ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych
  • SN – Sąd Najwyższy
  • KIS – Krajowa Informacja Skarbowa

Dla pracownika wynagrodzenie zaliczkowe jest przychodem ze stosunku pracy w dacie jego wypłaty lub postawienia do dyspozycji (art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 updof). Na pracodawcy ciąży – zgodnie z art. 31 updof – obowiązek pobrania od niego zaliczki na PIT (otrzymana zaliczka na poczet wynagrodzenia rodzi takie same konsekwencje podatkowe, jak otrzymane wynagrodzenie – zob. interpretacja KIS z 17.05.2017, 0111-KDIB2-2.4011.33.2017.1.IN). Ponadto od wypłaconej pracownikowi zaliczki na poczet wynagrodzenia należy odprowadzić do ZUS składkę zdrowotną oraz składki społeczne (w myśl art. 81 ust. 1 ustawy zdrowotnej oraz art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 usus).

Dla pracodawcy zaliczka na poczet wynagrodzenia jest kosztem podatkowym na zasadach określonych w art. 22 ust. 6ba updof i art. 15 ust. 4g updop. W myśl tych przepisów wynagrodzenia pracownicze stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W razie uchybienia terminowi wynagrodzenia te są kosztem podatkowym z chwilą ich wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracownika (art. 23 ust. 1 pkt 55 updof i art. 16 ust. 1 pkt 57 updop).

Zaliczka na poczet wynagrodzenia jest niewątpliwie wypłacana przed upływem terminu wypłaty pensji, wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Warunek z art. 22 ust. 6ba updof i art. 15 ust. 4g updop jest więc spełniony, a zatem zgodnie z dyspozycją tych przepisów zaliczka stanowi koszt podatkowy w miesiącu, za który należne jest wynagrodzenie za pracę, na poczet którego została ona wypłacona.

Z kolei składki ubezpieczeniowe od zaliczki w części finansowanej przez pracodawcę jako płatnika ZUS stają się kosztem uzyskania przychodów w dacie ich opłacenia, chyba że zaliczka została wypłacona w tym samym miesiącu, co reszta wynagrodzenia, i był to miesiąc, za który wynagrodzenie było należne, a składki zostały odprowadzone do ZUS w terminie wynikającym z usus – np. zaliczkowa wypłata wynagrodzenia za styczeń nastąpiła na początku stycznia, reszta pensji została wypłacona pod koniec stycznia, a składki odprowadzono do ZUS do 15 lutego (art. 22 ust. 6bb i art. 23 ust. 1 pkt 55a updof oraz art. 15 ust. 4h i art. 16 ust. 1 pkt 57a updop).

Ujęcie w księgach rachunkowych

W świetle prawa bilansowego zaliczka na poczet należnego wynagrodzenia pracowniczego nie stanowi dla przedsiębiorcy, w dacie jej wypłaty, kosztu operacyjnego (kosztem takim jest bowiem dopiero należne wynagrodzenie pracownika). Wynagrodzenie zaliczkowe, podobnie jak naliczane od niego składki ubezpieczeniowe finansowane przez pracodawcę, stanie się zatem – w myśl zasady memoriału, wyrażonej w art. 6 ust. 1 uor (zgodnie z którym w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty) – kosztem księgowym w okresie, w którym była świadczona praca (tj. w miesiącu, którego wynagrodzenie dotyczy).

Wypłata zaliczki może nastąpić w miesiącu:

  • poprzedzającym miesiąc wypłaty właściwego wynagrodzenia,
  • tym samym, co miesiąc wypłaty właściwego wynagrodzenia – wówczas podlega ona rozliczeniu łącznie z wypłaconym wynagrodzeniem.

W obu przypadkach pracodawca:

  • prowadzi osobną listę wypłaconych zaliczek,
  • dokonuje potrącenia wypłaconej zaliczki z kwoty wynagrodzenia do wypłaty.

Operacje związane z wypłatą pracownikom zaliczek na poczet wynagrodzenia w miesiącu poprzedzającym miesiąc jego wypłaty w księgach rachunkowych pracodawcy mogą być ujęte następująco:

1. Wypłata pracownikowi zaliczki na poczet wynagrodzenia (w kwocie netto – po potrąceniu zaliczki na PIT, składki zdrowotnej oraz składek ZUS, finansowanych przez pracownika):

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

Ma konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe” lub konto 10 „Kasa”

2. Zaliczka na PIT, składka zdrowotna oraz składki ZUS finansowane przez pracownika (od zaliczki na poczet wynagrodzenia):

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (PIT, ZUS)

3. Składki ZUS pokrywane przez pracodawcę od zaliczki na poczet wynagrodzenia:

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (ubezpieczenia społeczne)

Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (ZUS)

oraz równolegle (ujęcie kosztu do rozliczenia w czasie):

Wn konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”

Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”

oraz (przyporządkowanie kosztu do danego okresu sprawozdawczego)

Wn konto 49 „Rozliczenie kosztów” lub odpowiednie konto zespołu 5

Ma konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”

4. Wpłata zaliczki na PIT oraz składek ubezpieczeniowych (dotyczących zaliczki na poczet należnego wynagrodzenia) na rachunek bankowy US i ZUS:

Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (PIT, ZUS)

Ma konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe”

5. Zaliczenie wynagrodzenia pracowniczego (w kwocie brutto) w ciężar kosztów operacyjnych:

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (wynagrodzenie) lub odpowiednie konto zespołu 5

Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

6. Wypłata pracownikowi wynagrodzenia netto (pomniejszonego o wypłaconą mu uprzednio zaliczkę na poczet wynagrodzenia):

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

Ma konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe” lub konto 10 „Kasa”

7. Zaliczka na PIT, składka zdrowotna oraz składki ZUS finansowane przez pracownika (pobrane od wynagrodzenia pracowniczego brutto pomniejszonego o kwotę zaliczki brutto na to wynagrodzenie):

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (PIT, ZUS)

8. Składki ZUS pokrywane przez pracodawcę od wynagrodzenia pracowniczego (w kwocie pomniejszonej o zaliczkę na jego poczet):

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (ubezpieczenia społeczne) lub odpowiednie konto zespołu 5

Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (ZUS)

9. Wpłata zaliczki na PIT oraz składek ubezpieczeniowych od kwoty wynagrodzenia (pomniejszonego o zaliczkę na jego poczet) na rachunek bankowy US i ZUS:

Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (PIT, ZUS)

Ma konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe”.

Wypłatę zaliczki na poczet należnego wynagrodzenia w miesiącu wypłaty tego wynagrodzenia ujmuje się w ewidencji księgowej pracodawcy następująco:

1. Zarachowanie wynagrodzenia (w pełnej kwocie) w ciężar kosztów operacyjnych:

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (wynagrodzenie) lub odpowiednie konto zespołu 5

Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

2. Wypłata pracownikowi wynagrodzenia netto (w tym zaliczki na wynagrodzenie):

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

Ma konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe” lub konto 10 „Kasa”

3. Zaliczka na PIT, składka zdrowotna oraz składki ZUS finansowane przez pracownika (kalkulowane od pełnej kwoty wynagrodzenia, obejmującej również zaliczkę na jego poczet):

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (PIT, ZUS)

4. Składki ZUS pokrywane przez pracodawcę (kalkulowane od pełnej kwoty wynagrodzenia, obejmującej również zaliczkę na jego poczet):

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (ubezpieczenia społeczne) lub odpowiednie konto zespołu 5

Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (ZUS).

Spis treści artykułu
Spis treści artykułu:
Więcej na temat: „Księgi rachunkowe”
Księgi rachunkowe

Oddanie środka trwałego do użytkowania kooperantowi na podstawie umowy toolingu – ujęcie podatkowe i księgowe

Marek Barowicz
Zdarza się, że przedsiębiorcy przekazują własne składniki aktywów do użytkowania innym przedsiębiorcom w ramach zawieranych z kooperantami (np. producentami, podwykonawcami, dostawcami, odbiorcami) odpłatnych umów o współpracę (tzw. umów toolingu).
Przyjrzyjmy się, jakie są tego skutki w podatku dochodowym, VAT i księgach rachunkowych.

Nowe uproszczenia w rachunkowości

Od 1.01.2019 r. weszły w życie kolejne uproszczenia dotyczące ustawy o rachunkowości. Nie mogą być one jednak stosowane przy sporządzaniu w 2019 r. sprawozdań finansowych za rok obrotowy rozpoczęty w 2018 r.

Wprowadza je art. 9 ustawy z 9.11.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym.

Główne udogodnienia obejmują:

1. Podwyższenie progów pozwalających uznać jednostkę za małą. Wzrosły one o 50%: z 17 mln do 25,5 mln zł – w przypadku sumy bilansowej na koniec roku obrotowego, oraz z 34 mln do 51 mln zł – w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów w roku obrotowym (bez mian pozostał próg przeciętnego zatrudnienia – 50 osób).


Księgi rachunkowe

Nowe uproszczenia w rachunkowości od 2019

Krzysztof Hałub
Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe będą przechowywane co najmniej przez 5 lat, a nie trwale – jak wynika z dotychczasowych przepisów.

Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe będą przechowywane co najmniej przez 5 lat, a nie trwale – jak wynika z dotychczasowych przepisów.

To jedna ze zmian w ramach pakietu uproszczeń dla przedsiębiorców, wprowadzanego ustawą z 9.11.2018 o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym (DzU poz. 2244). Ustawa ta zawiera także zmiany w uor.

Wśród nich jest właśnie skrócenie okresu przechowywania zatwierdzonych rocznych sprawozdań finansowych. Należy je przechowywać co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zostały zatwierdzone.


Rachunkowość

Zasada istotności a uproszczenia

W jaki sposób stosować zasadę istotności wyrażoną w art. 4 ust. 4a uor? Przepis ten nie zawiera konkretnych wielkości. Stanowi jedynie, że nie można uznać poszczególnych pozycji za nieistotne, jeżeli wszystkie nieistotne pozycje o podobnym charakterze łącznie uznaje się za istotne. Przecież o tym, czy wszystkie pojedynczo nieistotne zdarzenia są łącznie istotne, można się przekonać dopiero po zakończeniu roku.
Czy zatem czekać z odpisaniem danej grupy kosztów do końca roku? Na czym polega wtedy uproszczenie?
Jak zatem postąpić: czy określić roczny próg kwotowy, poniżej którego możliwe będzie stosowanie uproszczeń (w szczególności polegających na odpisywaniu w koszty wartości początkowej środków trwałych i wnip o niskiej cenie jednostkowej, a także takich wydatków, jak ubezpieczenia, prenumeraty, bez stosowania rozliczeń międzyokresowych kosztów)? W takiej sytuacji – po przekroczeniu progu – ewidencja zdarzeń gospodarczych będzie się odbywała bez stosowania uproszczeń.
A może po przekroczeniu progu trzeba korygować zapisy dotyczące objętych uproszczeniem zdarzeń, dokonane od początku roku?
Czy możliwe jest określenie progów dla poszczególnych grup tytułów kosztów, a nie jednego progu dla całej jednostki?
Czy do uproszczeń można przyjąć granicę określoną w przepisach podatkowych, które przewidują, że podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych i wnip, których wartość początkowa nie przekracza 10 tys. zł? Wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania do używania.

Księgi rachunkowe

Jaka forma sprawozdania finansowego, gdy dzień bilansowy przypadł przed 1.10.2018

Anna Koleśnik
Rok obrotowy spółki z o.o. zakończył się 30.09.2018. Czy ma ona obowiązek sporządz enia sprawozdania finansowego (sf) w formie elektronicznej w strukturze logicznej i formacie określonym przez MF?

Rok obrotowy spółki z o.o. zakończył się 30.09.2018. Czy ma ona obowiązek sporządz enia sprawozdania finansowego (sf) w formie elektronicznej w strukturze logicznej i formacie określonym przez MF?

1.10.2018 weszły w życie przepisy nakładające obowiązek sporządzania sf w postaci elektronicznej, a w przypadku przedsiębiorców (wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, a także będących osobami fizycznymi prowadzącymi księgi rachunkowe) – w kwalifikowanej formie określonej przez MF.


Księgi rachunkowe

Odsetki od udziału kapitałowego wypłacane wspólnikom osobowych spółek handlowych – ujęcie księgowe

Marek Barowicz
W jaki sposób ująć w księgach rachunkowych wypłatę odsetek od udziału kapitałowego przysługujących wspólnikowi spółki jawnej?

Rachunkowość

Inwentaryzacja należności spornych i wątpliwych

W art. 26 ust. 1 pkt 3 uor, poświęconym inwentaryzacji, wskazano, że należności sporne i wątpliwe inwentaryzuje się drogą porównania danych (weryfikacji). Uor nie wyjaśnia, co to są należności sporne i wątpliwe. W art. 35b uor, dotyczącym odpisów aktualizujących należności, jest mowa m.in. o odpisach na należności: kwestionowane przez dłużników, od dłużników postawionych w stan likwidacji lub upadłości oraz w stosunku do których otwarto postępowanie restrukturyzacyjne lub układowe, od dłużników, których wniosek o ogłoszenie upadłości sąd oddalił z uwagi na brak środków na pokrycie kosztów postępowania oraz z zapłatą których dłużnik zalega, a wg oceny jednostki ich spłata w umownej kwocie nie jest prawdopodobna.
Z przepisów o podatku dochodowym wynika z kolei, że nieściągalność należności uznaje się w szczególności za uprawdopodobnioną, gdy:
dłużnik zmarł, został wykreślony z CEIDG, postawiony w stan likwidacji lub upadłości,
zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne, układowe lub ugodowe,
należność została potwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego,
należność jest kwestionowana przez dłużnika na drodze powództwa sądowego (art. 16 ust. 2 updop oraz art. 23 ust. 3 updof).
Co zatem rozumie się w uor przez należności sporne i wątpliwe? Czy dokonanie odpisu aktualizującego zwalnia od uzgodnienia należności z kontrahentami?

Rachunkowość

Zakup licencji w księgach rachunkowych państwowej jednostki budżetowej

Państwowa jednostka budżetowa prosi o wyjaśnienie, czy zakupione na okres roku licencje (np. na publikacje elektroniczne, programy antywirusowe) kwalifikować w księgach rachunkowych do wartości niematerialnych i prawnych, jeżeli w następnym roku, od tych samych kontrahentów, ponownie kupuje roczną licencję na aktualizację programów dotyczących publikacji i antywirusowych.

Księgi rachunkowe

Opłaty klimatyczne w księgach rachunkowych

W jaki sposób powinny być ujęte w księgach rachunkowych opłaty klimatyczne pobierane przez hotel na rzecz gminy?

Rachunkowość

Ewidencja cła

Jak zaksięgować cło pobrane od importowanych materiałów? Materiały wyceniamy w cenach zakupu.
Czy cło wchodzi w zakres ceny zakupu, czy ceny nabycia?

Księgi rachunkowe

Księgowe ujęcie podatku od przychodów z budynków

Tadeusz Waślicki
Jak ujmować w księgach rachunkowych tzw. podatek minimalny (od nieruchomości komercyjnych)?
Spółka z o.o., której księgi prowadzę, ma kilka nieruchomości o wartości początkowej przekraczającej 10 mln zł. Moja wątpliwość wynika z tego, że muszę w księgach ująć zarówno zaliczkę na CIT, jak i podatek wynikający z posiadania nieruchomości.

Księgi rachunkowe

Rozliczenie usług w toku w jednostce prowadzącej konta kosztów według rodzaju wyłącznie w zespole 4

Tadeusz Waślicki
Spółka z o.o. świadczy trwające nie dłużej niż 6 mies. usługi budowlane (nie są one zaliczane do usług długoterminowych). Prowadzi także w niewielkim zakresie nieskomplikowaną produkcję, która często na dzień bilansowy nie jest zakończona. Niezakończone usługi budowlane – wycenione w odpowiednim procencie umówionej ceny, pomniejszonej o przeciętny zysk – księguje na dzień bilansowy zapisem: Wn konto 60, Ma konto 49. Podobnie ujmuje w księgach – wycenione wg cen sprzedaży netto pomniejszonych o przeciętny zysk – wyroby oraz produkcję w toku. Na dzień bilansowy saldo konta 49 przenoszone jest na wynik finansowy.
Czy w następnym roku obrotowym spółka powinna przenieść wartość usług niezakończonych z poprzedniego roku ponownie na konto 49? Jak rozliczyć i zaewidencjonować produkcję w toku na koniec okresu sprawozdawczego? Jak ustalić zmianę stanu produktów?
Spółka prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie w zespole 4 „Koszty według rodzajów” oraz stosuje rachunek zysków i strat w wariancie porównawczym.

Księgi rachunkowe

Jak zaksięgować wpłaty w systemie PayU dokonywane przez klientów

Tadeusz Waślicki
Spółka z o.o. zamierza w bieżącym roku uruchomić dodatkową sprzedaż przez sklep internetowy. Klienci będą płacić za zakupiony towar przez PayU i otrzymają go dopiero po dokonaniu zapłaty.
Jak księgować takie wpłaty?
Kiedy ujmować przychód ze sprzedaży i kiedy powstaje obowiązek podatkowy w VAT?

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....