Wydatki na autobusy i busy w firmie świadczącej usługi przewozu osób – VAT i koszty

Tomasz Krywan doradca podatkowy

Klientem naszego biura rachunkowego jest firma świadcząca usługi przewozu osób.
Jak rozliczać VAT oraz koszty podatkowe w przypadku wydatków dotyczących autobusu, busa 8- i 10-osobowego oraz przystosowanego do przewozu osób niepełnosprawnych?

Ani ustawa o VAT, ani ustawy o podatku dochodowym nie przewidują szczególnego sposobu rozliczania wydatków na pojazdy samochodowe używane przez firmy świadczące usługi przewozu osób. W konsekwencji obowiązują w tym zakresie zasady ogólne.

Prawo do odliczenia VAT

Z uwagi na odliczanie VAT pojazdy samochodowe dzielą się na 2 grupy, uprawniające:

  • US – urząd skarbowy
  • updof – ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
  • updop – ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych
  • do pełnych odliczeń (kwota podatku naliczonego od wydatków dotyczących takich pojazdów nie jest ograniczona, a w konsekwencji może być odliczana w całości),
  • do częściowych odliczeń (na podstawie art. 86a ust. 1 ustawy o VAT kwota podatku naliczonego od wydatków dotyczących takich pojazdów jest ograniczona do 50%, a więc może być odliczana jedynie w połowie).

Do pierwszej z tych grup należą 2 kategorie pojazdów samochodowych:

  • uprawniające do pełnych odliczeń ze względu na swoje cechy,
  • pozostałe – uprawniające do pełnych odliczeń, jeżeli sposób ich wykorzystywania przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą (art. 86a ust. 1 w zw. z art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a w zw. z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT); pojazdy zaliczane do tej grupy należy, co do zasady, zgłaszać naczelnikom US, składając informacje VAT-26 (art. 86a ust. 12 ustawy o VAT), co w istocie stanowi dodatkowy warunek dokonywania pełnych odliczeń.

Do pojazdów samochodowych uprawniających do pełnych odliczeń ze względu na swoje cechy należą m.in. pojazdy samochodowe konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą (czyli autobusy, art. 2 pkt 41 Prawa drogowego), jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie (art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. b ustawy o VAT). VAT z faktur dokumentujących wydatki dotyczące wskazanych w pytaniu autobusu oraz busa 10-osobowego (formalnie również będącego autobusem) może więc być odliczany w całości.

Natomiast busy 8-osobowy oraz przystosowany do przewozu osób niepełnosprawnych (o ile nie jest on konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą) należą do pozostałych pojazdów samochodowych. W konsekwencji VAT z faktur dokumentujących wydatki dotyczące tych pojazdów może być odliczany w całości tylko, jeżeli łącznie spełnione są wskazane powyżej warunki (tj. odpowiedniego sposobu wykorzystywania, prowadzenia ewidencji przebiegu oraz zgłoszenia informacją VAT-26). W przeciwnym razie kwota podatku naliczonego od wydatków ich dotyczących jest ograniczona do 50% (może być odliczana jedynie w połowie).

Ujęcie w kosztach

Na gruncie updop i updof busy 8-osobowy oraz przystosowany do przewozu osób niepełnosprawnych (o ile nie jest on konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą) uważane są za samochody osobowe (art. 4a pkt 9a updop oraz art. 5a pkt 19a updof). Powoduje to, że warunkami zaliczania kosztów używania tych pojazdów w całości do kosztów uzyskania przychodów są:

  • wykorzystywanie ich wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej podatnika,
  • prowadzenie dla nich ewidencji przebiegu pojazdu, o której mowa w art. 86a ust. 4 ustawy o VAT (jest to ta sama ewidencja, która jest prowadzona na potrzeby dokonywania pełnych odliczeń VAT).

Jeżeli warunki te nie są łącznie spełnione, koszty używania tych pojazdów mogą być zaliczane do kosztów podatkowych tylko w 75% (art. 23 ust. 1 pkt 46a w zw. z art. 23 ust. 5f updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 51 w zw. z art. 16 ust. 5f updop). I to bez względu na to, czy stanowią składniki majątku trwałego firmy, czy też są używane na podstawie umów leasingu (najmu, dzierżawy).

Ponadto do takich samochodów odnoszą się ograniczenia w zaliczaniu do kosztów podatkowych odpisów amortyzacyjnych (jeśli stanowią środki trwałe firmy) bądź rat leasingowych (czynszu), gdy są wzięte w leasing (najem, dzierżawę).

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 4 updof i art. 16 ust. 1 pkt 4 updop od 1.01.2019 nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, w części ustalonej od wartości samochodu, przewyższającej kwotę 150 tys. zł (w odniesieniu do samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym w rozumieniu ustawy o elektromobilności i paliwach alternatywnych, limit wynosi 225 tys. zł).

W przypadku samochodów osobowych wziętych w leasing (najem, dzierżawę) z kosztów podatkowych należy wyłączyć opłaty w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 tys. zł (225 tys. zł) pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem umowy.

Chodzi tu o wartość netto powiększoną o nieodliczony VAT (w przypadku umów najmu, dzierżawy i umów o podobnym charakterze zawartych na okres krótszy niż 6 mies. wartością samochodu jest wartość przyjęta do celów ubezpieczenia).

Limitowana jest jedynie ta część raty leasingowej, która przypada na spłatę wartości pojazdu (bez części odsetkowej i opłat z tytułu składek na ubezpieczenie pojazdu).

Ograniczenia te mają przy tym zastosowanie do umów leasingu, najmu, dzierżawy oraz innych o podobnym charakterze zawartych po 31.12.2018.

Inaczej jest w przypadku autobusu oraz busa 10-osobowego, które nie stanowią samochodów osobowych w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym (art. 4a pkt 9a updop oraz art. 5a pkt 19a updof). Koszty ich używania mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów w całości bez konieczności spełnienia wskazanych warunków (w szczególności bez konieczności prowadzenia ewidencji ich przebiegu). Nie ma też ograniczeń w zaliczaniu do kosztów podatkowych ich amortyzacji – jeśli stanowią składniki majątku trwałego firmy, bądź rat leasingowych (czynszu) – jeżeli zostały wzięte w leasing, najem czy dzierżawę.

Spis treści artykułu
Spis treści artykułu:
Więcej na temat: „Samochód w firmie”
Samochód osobowy

Dwa limity kosztów po 150 tys. zł dla auta w leasingu i po leasingu

Anna Koleśnik
Przedsiębiorca, który używa leasingowany samochód osobowy, może zaliczyć do kosztów podatkowych raty leasingu do limitu 150 tys. zł. Gdy wykupi samochód po zakończeniu umowy, ten sam limit przysługuje mu ponownie – tym razem dla kosztów z tytułu odpisów amortyzacyjnych.

Potwierdza to interpretacja KIS z 15.04.2019 (0111-KDIB1-3.4010.1.2019.2.MO). W tym samym piśmie KIS wypowiedziała się również nt. sposobu rozliczenia kosztów ubezpieczeń komunikacyjnych w świetle przepisów obowiązujących od 1.01.2019.


VAT

Odliczenie VAT od rat leasingowych w okresie zawieszenia działalności gospodarczej

Krzysztof Hałub
Przedsiębiorca (osoba fizyczna) wziął w leasing samochód osobowy, który w trakcie 2017 i 2018 wykorzystywał na potrzeby firmy. Odliczał 50% VAT z faktur leasingowych. Od lutego 2019 zawiesił działalność, ale po kilku miesiącach planuje ją wznowić i nadal używać w jej ramach leasingowany pojazd.
Czy w okresie zawieszenia zachowuje prawo do odliczenia VAT?

PIT

Potrącenie 100% kosztów używania samochodu osobowego u podatnika zwolnionego z VAT

Tomasz Krywan
Przedsiębiorca (osoba fizyczna) korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT.
Czy nie prowadząc ewidencji przebiegu dla samochodu osobowego, może całość kosztów jego używania (np. wydatki na paliwo, części zamienne, naprawy, opłaty za parkowanie) zaliczać do kosztów uzyskania przychodów, czy też wydatki te będą kosztem podatkowym tylko w 75%?

VAT

Faktura za naprawę samochodu za granicą – rozliczenie VAT

Tomasz Krywan
Spółka otrzymała fakturę za naprawę za granicą samochodu firmowego. Oprócz pozycji dotyczącej samej naprawy wyodrębniono na niej pozycje dotyczące wymienianych części.
Czy w takim razie oprócz importu usługi naprawy spółka powinna wykazać WNT części?

Księgi rachunkowe

Zapłata akcyzy samochodowej – ujęcie w księgach rachunkowych

Marek Barowicz
W jaki sposób w księgach rachunkowych ująć operacje gospodarcze związane z rozliczeniem podatku akcyzowego od samochodów osobowych zakupionych za granicą w celu ich dalszej odsprzedaży?

W jaki sposób w księgach rachunkowych ująć operacje gospodarcze związane z rozliczeniem podatku akcyzowego od samochodów osobowych zakupionych za granicą w celu ich dalszej odsprzedaży?

Zasadą jest, że jeżeli w stosunku do samochodu osobowego powstał obowiązek podatkowy w związku z wykonaniem jednej z czynności podlegającej opodatkowaniu, to nie powstaje obowiązek podatkowy na podstawie innej takiej czynności, jeżeli kwota akcyzy została określona lub zadeklarowana w należnej wysokości (art. 100 ust. 3 ustawy akcyzowej).


Księga przychodów i rozchodów

Wydatki na samochody u przedsiębiorcy prowadzącego autohandel – ujęcie w księdze przychodów i rozchodów

Krzysztof Hałub
Firma prowadzi działalność w zakresie handlu używanymi samochodami osobowymi, które skupuje w Polsce i innych krajach UE.
W której kolumnie podatkowej księgi przychodów i rozchodów należy wpisać następujące wydatki: na remonty i naprawę zakupionych pojazdów (towarów handlowych), w tym zakup usług i części (np. filtry paliwa i oleju, łożyska, rozpuszczalniki, podkłady, klocki hamulcowe, żarówki, płyn do chłodnic, klamki, świece, cewki, lampy, dywaniki), kosmetyki samochodowe, a także przeglądy techniczne, opłaty za platformę usług elektronicznych (za pośrednictwem której są kupowane pojazdy z krajów UE), tablice rejestracyjne, polisy ubezpieczeniowe (OC), podatek akcyzowy?

PIT i CIT

Ubezpieczenie samochodu osobowego w kosztach uzyskania przychodów

Aleksander Woźniak
Jak od 1.01.2019 należy rozliczać w kosztach składki na ubezpieczenie OC i AC samochodu osobowego? Czy brać pod uwagę limit 150 tys. zł, czy także 75% bądź 20%?

Odpowiedź zależy od tego, czy samochód osobowy jest środkiem trwałym (lub jest wykorzystywany na podstawie umowy leasingu bądź najmu), czy też jest to auto będące wprawdzie własnością podatnika prowadzącego działalność gospodarczą (indywidualnie lub w spółce osobowej), ale nie będące składnikiem majątku firmy.

  • Auto w leasingu lub będące środkiem trwałym
  • Samochód podatnika niebędący środkiem trwałym

VAT

Opodatkowanie dostawy używanych części samochodowych w procedurze VAT marża

Marcin Szymankiewicz
Spółka z o.o. prowadzi działalność gospodarczą w zakresie recyklingu samochodów. Z pojazdów nabytych do recyklingu wymontowuje części zamienne w celu ich odsprzedaży.
Czy może zastosować do nich szczególną procedurę VAT marża, jeżeli samochody, z których je wymontowano, zostały nabyte od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej?

Jeżeli podatnik dokonuje dostawy towarów używanych, nabytych uprzednio w ramach prowadzonej działalności, w celu odprzedaży, podstawą opodatkowania VAT jest marża (art. 120 ust. 4 ustawy o VAT – patrz ramka na następnej stronie).

W myśl art. 120 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT przez towary używane rozumie się ruchome dobra materialne nadające się do dalszego użytku w ich aktualnym stanie lub po naprawie, inne niż określone w pkt 1–3 oraz inne niż wskazane metale szlachetne lub kamienie szlachetne.


Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Sprzedaż opon samochodowych a prawo do opodatkowania w formie ryczałtu

Tomasz Krywan
Osoba fizyczna prowadząca zakład wulkanizacyjny korzysta z opodatkowania w formie ryczałtu. Chciałaby rozszerzyć działalność o sprzedaż opon. Czy nadal będzie mogła płacić zryczałtowany podatek?

Nie. Z opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych nie mogą korzystać m.in. podatnicy wymienieni w art. 8 ust. 1 uzpd, w tym osoby osiągające w całości lub części przychody z działalności w zakresie handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych (art. 8 ust. 1 pkt 3 lit. uzpd).


Kasy rejestrujące

Obciążenie pracownika za paliwo zużyte do jazd prywatnych a ewidencja w kasie fiskalnej

Krzysztof Hałub
Pracodawca wyraża zgodę na używanie przez pracownika samochodu służbowego w celach prywatnych w dni wolne od pracy, obciążając go ryczałtowymi kosztami paliwa zużytego na cele osobiste.
Czy może korzystać ze zwolnienia z ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej?

Tak. Potwierdza to interpretacja KIS z 9.01.2019 (0115-KDIT1-1.4012.830.2018.4.AJ). Paragraf 2 ust. 1 rozporządzenia MF z 28.12.2018 w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (DzU poz. 2519) zwalnia z obowiązku ewidencjonowania – nie dłużej jednak niż do 31.12.2021 – czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia.

W poz. 34 załącznika wyszczególniono dostawę towarów i świadczenie usług przez podatnika na rzecz jego pracowników. Jednocześnie w § 4 rozporządzenia zastrzeżono, że zwolnień z obowiązku ewidencjonowania, o których mowa w § 2 i 3 (w tym dla dostawy towarów/świadczenia usług na rzecz pracowników), nie stosuje się do dostaw i usług w nim wymienionych.


PIT i CIT

Zasady rozliczenia kosztów używania samochodów w firmie w 2019

Anna Koleśnik
Koszty używania samochodów osobowych wykorzystywanych również poza działalnością gospodarczą będą limitowane, ale nie trzeba będzie prowadzić ewidencji przebiegu auta ani obliczać tzw. kilometrówki.

W zmienionych przepisach updof i updop przyjęto domniemanie, że samochód osobowy jest wykorzystywany do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, jeżeli nie jest dla niego prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu, o której mowa w ustawie o VAT, pozwalająca na odliczenie 100% VAT naliczonego przy wydatkach dotyczących samochodów osobowych (chyba że podatnik nie ma obowiązku jej prowadzenia z innych względów niż odliczanie połowy VAT).

Przypomnijmy, że definicję samochodu osobowego zawierają art. 5a pkt 19a updof oraz art. 4a pkt 9a updop i nie ulega ona zmianie w nowym roku.

Od 1.01.2019 ustawodawca wprowadził za to w updof 2 limity kosztów używania samochodu osobowego – 20 i 75% (art. 23 ust. 1 pkt 46 i 46a). W updop obowiązuje tylko jeden limit, 75% (art. 16 ust. 1 pkt 51).


Prawo pracy

Sporadyczna jazda samochodem w czasie pracy może wymagać szerszych badań lekarskich

Renata Majewska
Spółka zamierza zatrudnić na umowę o pracę stacjonarnego przedstawiciela handlowego (w wieku 25 lat). Zasadniczo ma on sprzedawać produkty w siedzibie firmy, jednak okazjonalnie (kilka razy w miesiącu) będzie przewoził towar samochodem do klientów. W tym celu podpisano z nim umowę o używanie prywatnego auta do celów służbowych.
Czy trzeba go skierować na dodatkowe badania lekarskie?

Prawdopodobnie handlowiec przejdzie więcej badań niż „zwykły” pracownik biurowy. Informację o sporadycznym kierowania autem należy podać w skierowaniu na badania lekarskie, w opisie stanowiska pracy, a o poszerzeniu badań zdecyduje lekarz.

Pracodawca nie może dopuścić zatrudnionego na stanowisko pracy bez ważnych badań lekarskich. Pokrywa koszty tych badań.


CIT i PIT

Samochód osobowy w firmie w 2019 r. – zaliczanie wydatków do kosztów uzyskania przychodów

Łukasz Chłond
Od 1.01.2019 r. znacząco zmienią się zasady rozliczania kosztów nabycia i używania samochodów osobowych w działalności gospodarczej. Wprowadzono m.in. nowe progi wartości pojazdu, która może być ujęta w kosztach podatkowych, i oprócz samochodów podlegających amortyzacji objęto nimi auta w leasingu. Określono też procentowe limity wydatków na samochody służące również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Nowości te wprowadza ustawa z 23.10.2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (DzU poz. 2159, dalej ustawa nowelizująca).

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 4 updof i art. 16 ust. 1 pkt 4 updop, w brzmieniu obowiązującym od 1.01.2019 r., nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, w części ustalonej od wartości samochodu, przewyższającej kwotę 150 tys. zł. Dotychczas limit ten wynosił 20 tys. euro.

Z pewnością nowy limit obowiązuje dla wszystkich pojazdów przyjętych do używania po 31.12.2018 r. Ponieważ jednak nie zostały przewidziane żadne przepisy przejściowe dla pojazdów oddanych do używania do tego dnia, oznacza to, że również do odpisów amortyzacyjnych dokonywanych z tytułu zużycia takich samochodów osobowych, od 1.01.2019 r. znajdzie zastosowanie nowy limit. Taką interpretację potwierdziło też Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytania prasy.


Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Przejazdy pracownika między miejscem parkowania auta służbowego a miejscem pracy wolne od podatku dochodowego

Marcin Szymankiewicz
Spółka powierza niektórym pracownikom samochody służbowe, na zasadach określonych w odrębnych umowach, celem umożliwienia im należytej i efektywnej realizacji zadań i obowiązków służbowych oraz spełnienia wymagań co do ich dyspozycyjności i mobilności. Pracownicy ci są zobowiązani m.in: dbać o powierzony pojazd, parkować go – po zakończeniu pracy – na parkingu obok siedziby spółki lub w miejscu parkowania wyznaczonym w pobliżu miejsca swojego zamieszkania, zwrócić samochód wraz z wyposażeniem na rzecz spółki, na jej żądanie.
Czy przejazdy pracownika między miejscem parkowania samochodu służbowego a miejscem pracy/siedzibą spółki powodują powstanie u niego przychodu podatkowego, od którego spółka ma obowiązek odprowadzić zaliczki na PIT?

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....