Ujęcie w pkpir duplikatu faktury, która nie wpłynęła do firmy

Przedsiębiorca zapewne ustala koszty uzyskania przychodów metodą kasową – jak większość podatników prowadzących pkpir (a także spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych takich osób oraz partnerskich). Tylko nieliczni prowadzący pkpir decydują się na ewidencjonowanie kosztów metodą memoriałową (na co pozwala art. 22 ust. 6 updof).

Przy metodzie kasowej koszty uzyskania przychodów są potrącalne tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione (zob. art. 22 ust. 4 updof).

Za dzień poniesienia kosztu uważa się zaś dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b updof). Koszty są zatem potrącalne w dacie wystawienia faktury, rachunku lub innego dokumentu (np. noty obciążeniowej) stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (zob. pismo IS w Łodzi z 4.06.2012, IPTPB1/415-185/12-3/KSU).

Nie jest jasne, jak ww. przepis stosować w przypadkach, gdy koszty księgowane są w pkpir na podstawie duplikatów faktur. Organy podatkowe najczęściej wyjaśniają, że należy je księgować w datach wystawienia faktur pierwotnych (np. interpretacja IS w Katowicach z 12.01.2011, IBPBI/1/415-965/10/RM), jednak niekiedy właściwe jest księgowanie kosztów w datach wystawiania duplikatów.

Jak czytamy w interpretacji IS w Katowicach z 23.04.2014 (IBPBI/1/415-78/14/BK), jeżeli w istocie przedsiębiorca nie otrzymał faktury pierwotnej, otrzymując w zamian duplikat tej faktury, z określeniem nowego terminu płatności, to duplikat faktury jest traktowany na równi z fakturą, o której mowa w cytowanym powyżej § 12 rozporządzenia pkpir, wywołując tożsame skutki podatkowe. Wydatki wynikające z duplikatu faktury mogą zatem, zgodnie z art. 22 ust. 6b updof, stanowić koszt podatkowy w dniu poniesienia kosztu, a więc (…) w dniu wystawienia duplikatu faktury.

Z pytania nie wynika, aby duplikat określał inny niż pierwotny termin płatności. Należy więc uznać, że powinien zostać ujęty w pkpir w dacie wystawienia faktury pierwotnej (28.11.2017), a więc dokumentowany nią koszt powinien zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów listopada 2017 (a w konsekwencji do kosztów uzyskania przychodów 2017).

Inaczej jest, jeżeli chodzi o ujęcie duplikatu w ewidencji VAT. Przyjmuje się bowiem, że jeżeli egzemplarz faktury uległ zniszczeniu lub zaginął i nigdy nie dotarł do nabywcy, otrzymanie duplikatu wywołuje takie same skutki, jak otrzymanie faktury pierwotnej. Najczęściej skutkuje powstaniem prawa do odliczenia zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, czyli w okresie rozliczeniowym otrzymania duplikatu (zob. np. pismo IS w Poznaniu z 15.06.2015, ILPP2/4512-1-243/15-4/JK).

Prowadzi to do wniosku, że prawo do odliczenia VAT na podstawie duplikatu powstało u podatnika w kwietniu 2018 (w miesiącu otrzymania duplikatu). Duplikat należy zatem ująć w ewidencji VAT (a w konsekwencji w pliku JPK_VAT) za kwiecień 2018, jak również w deklaracji VAT-7 za ten miesiąc (względnie w deklaracji VAT-7K za II kwartał 2018).