Techniki wspomagające koncentrację

Katarzyna Cyrulska Coach i Trener Rozwoju Osobistego w Smart Team ora Projekt Metamorfoza

Trudno o maksymalne skupienie przez 8 godzin pracy, 5 dni w tygodniu. Dlatego warto poznać sposoby, które pozwolą zapobiec deficytom uwagi w najmniej odpowiednim momencie, kiedy gonią terminy i nie można pozwolić sobie na rozluźnienie.

Miesiąc temu pisaliśmy o tym, jak poprawić koncentrację dzięki kilku prostym zmianom w otoczeniu. Warto też wypróbować parę technik, których wdrożenie nie będzie wymagało wielkiego poświęcenia.

Zasada Pareto

Potocznie zwana jest też zasadą 20/80. Jej działanie pierwotnie zaobserwowano w dziedzinach ekonomii i zarządzania. Na początku zauważono, że 80% wszystkich zasobów znajduje się w posiadaniu 20% społeczeństwa. Dalsze obserwacje doprowadziły do wniosku, że ten podział dotyczy również innych dziedzin. Przykładowo 20% klientów przynosi 80% zysków, 20% pracowników jest odpowiedzialnych za 80% wyników.

I choć dokładne liczby nie mają większego znaczenia (zaobserwowano różne modyfikacje tej zasady, np. 90/10, 85/15), warto zdać sobie sprawę, że istnieje podział na działania, które przynoszą większość rezultatów, pochłaniające niewielką ilość naszego czasu i działania, na które przeznaczamy większość czasu, uwagi i zaangażowania, a które przynoszą niewielki procent rezultatów. Jak duża część twojego czasu pracy to czas maksymalnego skupienia? Jaki procent wyników pracy wtedy generujesz? Bardzo możliwe, że czas maksymalnego skupienia to 20% całego czasu spędzonego w biurze i właśnie w tym czasie generujesz 80% wyników swojej pracy.

Przyjrzyj się, co robisz przez pozostałe 80% czasu pracy. Może ten stosunek da się zmienić? Może da się przynajmniej w części wyeliminować czynności, na które przeznaczasz 80% czasu pracy? Pozbycie się choćby połowy z nich znacząco poprawi koncentrację i efektywność pracy.

Prawo Parkinsona

Mówi, że "praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas na jej ukończenie". Chodzi o to, że jeżeli na wykonanie zadania mamy 2 tygodnie, to będziemy je wykonywać przez 2 tygodnie, a jeżeli 2 dni, to wykonamy je dokładnie w takim czasie. Oczywiście od tej zasady, jak od każdej innej, są wyjątki: istnieją zadania, które wymagają czasu oraz osoby, które maksymalnie koncentrują się na zadaniu zaraz po jego otrzymaniu i wykonują je w możliwie najkrótszym czasie.

Dawanie sobie lub innym zbyt długiego czasu na wykonanie zadania nie wpływa najlepiej na poziom koncentracji. Jeśli wiesz, że możesz zrobić coś w 3 godziny, nie dawaj sobie na to całego dnia.

Technika Pomodoro

Zawdzięcza swą nazwę urządzeniu kuchennemu w kształcie pomidora, które odlicza czas gotowania potrawy. Włoch, który zauważył, że ludzki mózg najlepiej pracuje w krótkich interwałach, wymyślił jednostkę czasu, którą nazwał pomodoro. Pomodoro to 25 min. wytężonej pracy przy maksymalnym skupieniu. Po każdym pomodoro powinna nastąpić 5-minutowa przerwa, kiedy odpoczywamy i odrywamy od pracy, aby mózg mógł się zrelaksować. Po krótkiej przerwie następuje kolejne pomodoro, czyli kolejne 25 min. pracy w pełnym skupieniu i następna przerwa - 5 min. Po cyklu 4 pomodoro powinna nastąpić dłuższa przerwa, ok. 20-30 min.

Ten system zapewnia optymalny czas maksymalnego skupienia i optymalne przerwy, eliminuje dekoncentrację i pomaga doprowadzić sprawy do końca.

Technika "zjedz tę żabę"

Pochodzi z książki Briana Tracy’ego o tym samym tytule. Polega na tym, aby zaczynać każdy dzień pracy od wykonywania zadań, które sprawiają największą trudność, budzą największy opór i które najchętniej odkładamy na jutro, choć wiemy, że tak czy inaczej będziemy musieli je zrobić. Jeśli zrobimy je jak najwcześniej, będziemy mieć je "z głowy" i nie będą rozpraszały naszej uwagi. Na resztę dnia pozostaną już tylko przyjemne rzeczy - im później, tym przyjemniejsze - więc motywacja i jakość pracy będą o wiele wyższe, a co za tym idzie zmęczenie, spadek formy i energii będą mniejsze.

Podobno rano nasza siła woli jest największa, a w ciągu dnia stopniowo obniża swój poziom. Dlatego trudne zadania, które nie budzą naszego entuzjazmu, ale muszą zostać wykonane, należy zamykać jak najwcześniej.

I w końcu: "odhaczenie" zadań, zwłaszcza tych trudnych, podnosi satysfakcję, motywację do działania, poczucie sprawczości, a tym samym rośnie nasza pewność siebie.

Wielozadaniowość to twój wróg

W dzisiejszych czasach wielozadaniowość bywa wielkim atutem. Wydaje nam się, że możemy jednocześnie robić kilka rzeczy i - co gorsza - że dzięki temu wszystko idzie szybciej. Nic bardziej mylnego! Rób tylko jedną rzecz, tylko na niej skup swoją uwagę i nie odrywaj się od niej nawet na chwilę. Nigdy nie zostawiaj niedokończonych zadań i nie zaczynaj kolejnych, zanim nie zakończysz poprzednich (np. jeśli księgujesz dokumenty jednego klienta, za dokumenty kolejnego zabierz się dopiero po skończeniu pierwszego; nie przerywaj robienia bilansu jednego klienta, tylko dlatego, że inny właśnie dostarczył zaległą fakturę).

Dobrze zaplanuj działania na cały dzień i nie naginaj niepotrzebnie planów. Kup kalendarz z osobną kartką na każdy dzień i planuj wszystko poprzedniego dnia. Przypomnij sobie matrycę Eisenhowera, o której pisaliśmy kilka miesięcy temu i według niej układaj plan następnego dnia. Jeśli masz do wykonania duże, trudne zadanie, podziel je na mniejsze kroki i wykonuj jeden po drugim, nie przerywając żadnym innym zadaniem.

Tych kilka zasad, których wprowadzenie w życie nie jest ani skomplikowane, ani specjalnie pracochłonne, pozwoli ci znacząco podnieść poziom koncentracji na wykonywanym zadaniu. A to z kolei znacząco wpłynie na jakość i efektywność pracy.

Spis treści artykułu
Spis treści artykułu:
Temat: „Biuro Rachunkowe”

Umowa o świadczenie usług doradczych nie może być wypowiedziana znienacka

Aleksander Woźniak
Klient, który wypowie umowę bez ważnego powodu i z naruszeniem umówionego terminu, ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą. Szkoda odpowiada wysokości wynagrodzenia utraconego przez drugą stronę.

Tak orzekł SA w Lublinie w wyroku z 24.09.2019 (I ACa 558/18).

Chodziło o spółkę doradztwa podatkowego, która zobowiązała się do reprezentowania powiatu w postępowaniu o zwrot nadpłaty VAT za lata 2006–2015. Miało to związek z powiatową inwestycją dotyczącą rewitalizacji zespołu pałacowo-parkowego.


Księgowy może ostrzec klienta przed praniem brudnych pieniędzy

Paweł Ziółkowski
Od 30.11.2019 zaszła zmiana w obowiązkach biur rachunkowych związanych ze zwalczaniem prania brudnych pieniędzy.

Tego dnia weszła w życie ustawa z 16.10.2019 o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (DzU poz. 2088). Jest ona efektem postępowania sprawdzającego, przeprowadzonego przez Komisję Europejską, a dotyczącego regulacji zawartych w przepisach nowelizowanej ustawy (z 1.03.2018, DzU z 2019 poz. 1115, dalej uppp), będącej wdrożeniem przepisów dyrektywy 2015/849. Część tych regulacji wzbudziła wątpliwości KE.


Biuro rachunkowe nie może odmówić wydania dokumentacji klienta

Aleksander Woźniak
Za odmowę wydania organom podatkowym dokumentacji klienta grozi biuru rachunkowemu kara porządkowa, nawet jeśli klient nie zapłacił za wykonane usługi.

Biuro rachunkowe

Standardowe ubezpieczenie OC biura rachunkowego nie chroni przed błędną poradą prawną

Aleksander Woźniak
Ubezpieczenie OC biura rachunkowego nie obejmuje czynności zastrzeżonych dla doradców podatkowych, adwokatów, radców prawnych i biegłych rewidentów – przypomniał Sąd Okręgowy w Bydgoszczy w wyroku z 10.04.2019 (VIII Ga 277/18).

Biuro rachunkowe

Zarzuty niezadowolonego klienta nie mogą być ogólnikowe ani gołosłowne

Aleksander Woźniak
Biuro rachunkowe nie zapłaci za wynagrodzenie swego następcy, który na nowo wprowadził dokumenty księgowe i złożył skorygowane deklaracje, jeżeli nie wiadomo, jakiego okresu one dotyczyły i z czego ta korekta wynikała.

Biuro rachunkowe

Promocja biura rachunkowego na stronie internetowej

Monika Łada Piotr Ziarkowski
Właściwie zbudowana strona WWW to podstawowa przestrzeń prezentacji oferty biura rachunkowego.

Właściciele biur rachunkowych i zarządzający nimi stają przed wyzwaniem, jak prowadzić działania marketingowe, aby pozyskać nowych klientów. W artykule przedstawiono wyniki analizy zawartości ponad 120 stron internetowych biur rachunkowych działających w Polsce. Na tej podstawie autorzy wyselekcjonowali przykłady najlepszych praktyk i wskazali, na które elementy oferty warto zwrócić uwagę potencjalnego klienta, zamieszczając informacje na stronie WWW.


Biuro rachunkowe

Obowiązek wydania dokumentów księgowych w trakcie postępowania egzekucyjnego prowadzonego wobec klienta

Aleksander Woźniak
Organ egzekucyjny może żądać dokumentów księgowych od doradcy będącego pełnomocnikiem podatnika w postępowaniu egzekucyjnym. Jednak żądane informacje muszą być niezbędne do wszczęcia lub prowadzenia postępowania egzekucyjnego.

Biuro rachunkowe

Informowanie Szefa KAS o schematach podatkowych – obowiązki biura rachunkowego

Czy biura rachunkowe muszą zgłaszać – w ramach nowej procedury informowania o schematach podatkowych – że klient wybiera ryczałt albo podatek liniowy lub że chce się rozliczyć wspólnie z małżonkiem?
Czy trzeba zawiadamiać o korzystaniu z ulgi na badania i rozwój lub z nowej ulgi patentowej IP Box? Co z pozostałymi ulgami, z których korzystają klienci biura, jak np. ulga prorodzinna, rehabilitacyjna? Czy biuro również musi o nich informować?

Zasadniczo biuro rachunkowe nie ma takiego obowiązku. Preferencje, o których mowa w pytaniu, dotyczą bowiem rozwiązań krajowych, a w tym wypadku mają znaczenie limity wskazane w art. 86a § 4 Op. Są one stosunkowo wysokie.

Nowe przepisy o informowaniu o schematach podatkowych (DzU z 2018 poz. 2193) weszły w życie 1.01.2019 i są zawarte w art. 86a–86o Op. MF 31.01.2019 wydał do nich urzędowe objaśnienia, na podstawie art. 14a § 1 pkt 2 Op. Zastosowanie się do nich powoduje objęcie ochroną przewidzianą w art. 14k–14m Op (objaśnienia mogą być w przyszłości uzupełniane o nowe zagadnienia i komentarze).


Usługi księgowe są usługami ciągłymi

Aleksander Woźniak
Nie można samodzielnie decydować o momencie powstania przychodu ani pomijać żadnych wpłat klientów.

Tak orzekł NSA w wyroku z 3.10.2018 (II FSK 3070/16).

Od właściciela biura rachunkowego wymaga się szczególnej staranności i profesjonalizmu przy rozliczeniach podatkowych, w tym własnych. Orzeczenie NSA, podobnie jak i sądu I instancji wskazuje, że i w tej branży zdarzają się uchybienia.


Biuro rachunkowe

Brak winy zwalnia właściciela biura z odpowiedzialności

Aleksander Woźniak
Biuro rachunkowe nie ponosi odpowiedzialności za brak zmiany zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, jeżeli klient swoimi działaniami dąży do zachowania dotychczasowego statusu ubezpieczeniowego – wynika z wyroku SO w Olsztynie z 7.11.2018 (IX Ca 724/18).

Biuro rachunkowe

Kara za przywłaszczenie mienia klienta i podrabianie jego dokumentów

Aleksander Woźniak
Pobranie od klienta kwot z tytułu zaliczek na podatek dochodowy i VAT i nieodprowadzenie ich na konto US to przywłaszczenie, a podpisywanie się za niego jego imieniem i nazwiskiem na deklaracjach podatkowych to podrabianie dokumentów. Oba czyny są zagrożone karą pozbawienia wolności od 3 mies. do 5 lat.

Biuro rachunkowe

Umowa o świadczenie usług księgowych zawarta z przyszłym przedsiębiorcą

Aleksander Woźniak
Jeżeli klient biura rachunkowego ma dopiero zamiar rozpocząć działalność gospodarczą, to podpisana z nim umowa jest umową z konsumentem. To zaś oznacza większe rygory związane z ochroną praw konsumenckich.

Księgowa działalność nieewidencjonowana

Paweł Ziółkowski Anna Koleśnik
Jestem księgową i pracuję na etacie. Chcę rozpocząć po godzinach własną działalność – biuro rachunkowe.
Czy w początkowej fazie działalność taka może być prowadzone w ramach działalności nieewidencjonowanej? Czy PKD 69.20Z wyklucza prowadzenie działalności nieewidencjonowanej?

Czy i w jakim zakresie księgowy może korzystać z praw autorskich

Renata Ziólkowska
Wzrost limitu kosztów autorskich od 1.01.2018 spowodował zwiększone zainteresowanie możliwością ich naliczania. Sprawdźmy zatem, jakie są możliwości zastosowania kosztów autorskich w biurze rachunkowym.

Obowiązki biur rachunkowych związane z RODO

Biura rachunkowe znajdują się w specyficznej sytuacji, jeżeli chodzi o obowiązki wynikające z RODO. Po pierwsze działają – podobnie jak większość przedsiębiorców – jako administratorzy danych osobowych (w stosunku do danych własnych pracowników oraz klientów lub osób reprezentujących klientów). Po drugie działają jako tzw. procesorzy, czyli podmioty przetwarzające w rozumieniu art. 28 RODO w odniesieniu do danych przekazywanych przez klientów. Dotyczy to np. sytuacji, w których firma będąca klientem biura rachunkowego przekazuje mu dane swoich pracowników lub klientów.

Temat miesiąca

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu – zadania biura rachunkowego

Renata Ziólkowska
Nowa ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu wprowadza zmiany w procedurze postępowania tzw. instytucji obowiązanych, istotne m.in. dla biur rachunkowych, doradców podatkowych i biegłych rewidentów.

Chodzi o ustawę z 1.03.2018 (DzU poz. 723, dalej upft) zastępującą akt prawny o tym samym tytule z 16.11.2000. Większość jej przepisów obowiązuje od 13.07.2018. Na mocy regulacji przejściowych instytucje obowiązane (IO), w tym niektóre biura rachunkowe, doradcy i biegli, będą mieć 3 mies. na zapoznanie się z nowymi zasadami i wdrożenie stosownych reguł.


Biuro rachunkowe

Zakup sprzętu AGD i RTV przez biuro rachunkowe

Paweł Ziółkowski
Wyposażenie biura rachunkowego to nie tylko komputery i regały na segregatory w miejscu pracy. Konieczne jest również wyposażenie pomieszczeń socjalnych dla pracowników. Wydatki z tym związane stanowią co do zasady koszty uzyskania przychodów.

Biuro rachunkowe

Sądowy finał awantury w biurze rachunkowym

Aleksander Woźniak
300 zł grzywny nałożył sąd na klienta biura rachunkowego za to, że krzyczał na właścicielkę biura, używał wobec niej obraźliwych słów, popychał ją i odmówił opuszczenia biura.

Biuro rachunkowe

Umowa ustna lub dorozumiana jest równie ważna jak pisemna

Aleksander Woźniak
Wniosek o dofinansowanie nie jest częścią sprawozdania finansowego i jego przygotowanie nie mieści się w obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Kto się jednak podejmie jego sporządzenia, choćby w sposób dorozumiany, musi ponieść konsekwencje własnych zaniedbań.

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....