Sprawozdanie finansowe w czasie pandemii COVID-19 - rekomendacje KSR

Inwentaryzacja w czasie COVID-19


  • KSR – Krajowe Standardy Rachunkowości

1. Warunkiem spełnienia wymogu art. 4 ust.1 i 1a ustawy w powiązaniu z art. 4a ust.1 ustawy jest należyte (zgodne z przepisami ustawy) prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz ich sprawdzanie w celu urealnienia i uzupełnienia (w tym o stany zapasów nieobjętych bieżącą ewidencją). Sprawdzenie następuje drogą inwentaryzacji, której celem jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, porównanie z zapisami w księgach rachunkowych, zidentyfikowanie różnic, przyczyn ich powstania i ich odpowiednie rozliczenie w księgach rachunkowych, a także rozliczenie osób odpowiedzialnych z powierzonego im mienia, ocena przydatności inwentaryzowanych składników majątku i przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce zasobami. Rola inwentaryzacji jako mechanizmu samokontroli w rachunkowości powoduje, że nie można z niej rezygnować bez szkody dla jakości sprawozdania finansowego. Nadto, ustawa nie daje możliwości odstąpienia od inwentaryzacji.

W okresie COVID-19 szczególnie utrudnione może być przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury, stąd dalsze rozważania zostały ograniczone do tej metody inwentaryzacji.

2. Podstawowe zasady dokonywania inwentaryzacji i jej rozliczania zostały określone w ustawie (art. 26–27). Uszczegóławia to Stanowisko KSR w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów oraz Stanowisko KSR w sprawie rozrachunków z kontrahentami.

[1] Szerzej na ten temat mowa w pkt 6.

[2] Zgodnie z definicją podaną w pkt B 8 r) Stanowiska KSR w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów to grupa osób powołanych do wspólnego wykonywania czynności spisowych. Wyjątkowo może być to jedna osoba.

3. Ustawa wskazuje w art. 26 ust. 1, aby jednostki przeprowadzały inwentaryzację aktywów i pasywów na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Równocześnie ustawa zawiera pewne uproszczenia w zakresie terminu i częstotliwości inwentaryzacji wskazane w art. 26 ust. 3. Przepisy ustawy wskazują również, iż termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy – rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku. Ustalenie stanu na dzień bilansowy następuje przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia salda rozrachunków, a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych; stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym. Zatem w przypadku aktywów, które podlegają inwentaryzacji drogą spisu z natury, fizyczne zakończenie czynności spisowych należy przeprowadzić nie później niż dnia 15 stycznia (dla jednostek, w których rok obrotowy jest równy kalendarzowemu). Natomiast rozliczenie inwentaryzacji może trwać dłużej, o ile tylko wyniki spisu z natury i rozliczenie różnic zostaną uwzględnione w sprawozdaniu finansowym za rok sprawozdawczy. Jeżeli przeprowadzenie spisu z natury z przyczyn uzasadnionych nie jest możliwe, ustawa dopuszcza inwentaryzację drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników (art. 26 ust. 1 pkt 3). Inwentaryzacja w drodze weryfikacji następuje według stanu na dzień bilansowy. Należy jednakże podkreślić, iż wykonanie czynności związanych z weryfikacją, w tym jej udokumentowanie[1] należy zakończyć do dnia sporządzenia sprawozdania finansowego, tj. 31 marca 2021 r. w przypadku jednostek, których rok obrotowy jest równy z rokiem kalendarzowym.

4. W okresie COVID-19 właściwe przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury może być utrudnione. Potencjalne problemy to:

1) trudności w skompletowaniu komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych[2] wynikające z:

  • ograniczenia możliwości skorzystania z usług osób trzecich (outsourcing spisu),
  • wprowadzenia pracy zdalnej – ograniczenie liczby osób dopuszczonych do pracy w jednostce,
  • braków kadrowych szczególnie w związku z chorobą pracowników lub ich rodzin,
  • zapewnienia bezpieczeństwa biorącym udział w spisie z natury;

2) ograniczony dostęp do składników podlegających spisowi z natury wynikający z:

  • zamknięcia (czas pandemii) obiektów, w których znajdują się rzeczowe aktywa np. szpitale, Domy Pomocy Społecznej, nie tylko dla osób z zewnątrz, ale także pracowników jednostki,
  • niepokoju o zagrożenie zdrowia osób uczestniczących w spisach z natury w pomieszczeniach innych od tych, w których zazwyczaj przebywają,
  • pozostawienia składników aktywów w dyspozycji osób trzecich (w tym pracowników) z lokalizacją poza miejscem pracy, m.in. w związku z pracą zdalną.

5. Ryzyko epidemiczne i związane z tym utrudnienia nie występują w jednakowym zakresie w poszczególnych jednostkach ani w odniesieniu do wszystkich składników aktywów wymagających objęcia spisem z natury. Jednakże zdiagnozowane ryzyko epidemiczne może stanowić potencjalną przesłankę do stwierdzenia, iż przeprowadzenie spisu z natury nie jest możliwe. Świadomość problemów i odpowiedzialność kierownika jednostki za inwentaryzację w formie spisu z natury (art. 4 ust. 5 ustawy) wymaga podjęcia właściwych działań zaradczych i dostosowawczych odpowiadających na faktycznie występujące utrudnienia związane z COVID-19. Działania te mają zapewnić dotrzymanie terminów inwentaryzacji (w tym jej rozliczenie) i jej kompletność.

Jednostka (szpital, rok obrotowy równy kalendarzowemu) na mocy decyzji kierownika jednostki, z uwagi na istotne zagrożenie (utrudnienia w dostępie np. na oddziałach zakaźnych), przeprowadza inwentaryzację znajdujących się tam środków trwałych i zapasów leków drogą weryfikacji, zamiast spisu z natury. Pozostałe środki trwałe i zapasy (zlokalizowane w pomieszczeniach dostępnych) inwentaryzowane są metodą spisu z natury. Jednostka zobowiązana jest zakończyć czynności spisowe do dnia 15 stycznia 2021 r. Natomiast czynności związane z weryfikacją w odniesieniu do trudnodostępnych środków trwałych i zapasów należy zakończyć w czasie umożliwiającym terminowe sporządzenie sprawozdania finansowego tj. do 31 marca 2021 r.

Działania organizacyjne, będące reakcją na utrudnienia w przeprowadzeniu spisu z natury w trakcie COVID-19 przedstawiono w pkt 8.

6. Kierownik jednostki dokonując oceny potencjalnych ryzyk wpływających na jej działalność, w tym także związanych z COVID-19, powinien zdecydować, czy skorzystanie z zezwolenia zawartego w art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy (dopuszczającego inwentaryzację w drodze weryfikacji jeśli przeprowadzenie spisu z natury z przyczyn uzasadnionych nie jest możliwe) jest rzeczywiście jedyną drogą do przeprowadzenia inwentaryzacji. Dokument uzasadniający przeprowadzenie inwentaryzacji drogą weryfikacji zamiast spisu z natury wraz z dokumentacją potwierdzającą porównanie danych ksiąg rachunkowych na dzień bilansowy z odpowiednimi dokumentami powinien stanowić załącznik do protokołu weryfikacji.

7. Zastosowanie art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy może być szczególnie trudne (jeśli nie wręcz niemożliwe) dla ustalania stanu rzeczywistego zapasów materiałów, towarów i produktów gotowych nie objętych bieżącą ewidencją księgową (sytuacja opisana w art. 17 ust. 2 pkt. 4 ustawy). Remanentowe ustalenie zapasów na dzień bilansowy koryguje koszty okresu i ma wpływ na wynik finansowy jednostki. Brak bieżącej ewidencji księgowej uniemożliwia zastosowanie metody weryfikacji. Zastosowanie szacunków (w przypadku materiałów – opartych przykładowo – o analizę zakupów, zużycia, produkcji, porównania z poprzednim okresem) może nie dać wiarygodnych podstaw do określenia wartości zapasów. W takiej sytuacji, gdy brak jest możliwości remanentowego ustalenia zapasów na dzień bilansowy jednym z rozwiązań do rozważenia, w przypadku gdy nie nastąpiła istotna fluktuacja sprzedaży itp., jest przyjęcie stanu zapasów na poziomie stanu na koniec roku poprzedniego/ostatniego spisu remanentowego. W każdym przypadku decydując się (z konieczności) na inny, niż spis z natury, sposób ustalenia stanu rzeczywistego omawianych zapasów należy mieć na uwadze znaczenie tej pozycji zgodnie z zasadą istotności, o której mowa w art. 4a ustawy. Zastąpienie spisu z natury zapasów materiałów, towarów i produktów nieobjętych bieżącą ewidencją księgową innym sposobem ustalenia ich stanu wymaga ujawnienia (wraz z opisem tego sposobu) we wprowadzeniu do sprawozdania finansowego w punkcie dotyczącym ustalania wyniku finansowego.

8. W trudnych czasach COVID-19, pamiętając o roli inwentaryzacji należy zadbać o harmonogram prac spisu z natury przewidujący takie jego zorganizowanie, by uczestniczące w nim osoby w miarę możliwości nie stykały się ze sobą, by kontakt był ograniczony. Narzędziem zapewniającym prawidłowe, a zarazem bezpieczne przeprowadzenie inwentaryzacji będą niewątpliwie wewnętrzne regulacje (instrukcja inwentaryzacyjna, regulamin, zarządzenie) uwzględniające nowe sytuacje, w tym rozstrzygnięcia odnośnie kwestii osobowych (powoływanie komisji i/lub zespołów spisowych) i sposobu postępowania przy ograniczonym dostępie do składników.

Jednostka przeprowadzająca inwentaryzację środków trwałych posiada składniki majątkowe znajdujące się w siedzibie jednostki oraz w miejscach wykonywania pracy zdalnej przez pracowników (sprzęt stacjonarny i mobilny wydany pracownikom). Kierownik jednostki przed wydaniem zarządzenia o przeprowadzeniu inwentaryzacji dokonał analizy możliwości przeprowadzenia inwentaryzacji drogą spisu z natury z uwzględnieniem zagrożeń związanych z epidemią. Analiza wykazała, że zastosowanie metody spisu z natury w odniesieniu do składników majątkowych znajdujących się u pracowników rodzi istotne zagrożenie epidemiologiczne. Kierownik jednostki zarządził w tej sytuacji przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych drogą spisu z natury, zaś w odniesieniu do środków trwałych znajdujących się poza siedzibą jednostki w związku z pracą zdalną, które z przyczyn epidemiologicznych nie mogą zostać okazane – drogą weryfikacji. Powołana komisja inwentaryzacyjna otrzymała polecenie przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych z zastosowaniem tych dwóch metod. Komisja inwentaryzacyjna dokonując inwentaryzacji metodą weryfikacji będzie korzystała z dostępnej dokumentacji wewnętrznej (np. karty wyposażenia pracowników) oraz będzie pozyskiwała od pracowników odpowiedzialnych za składniki majątkowe potwierdzenia ich posiadania (korespondencja mailowa, dokumentacja fotograficzna). Czynności związane z inwentaryzacją metodą weryfikacji zostaną udokumentowane, zaś wyniki przeniesione do protokołu z inwentaryzacji.

[3] Pkt 23 cytowanego stanowiska KSR dopuszcza 1 osobę jedynie w przypadku jednostek zatrudniających do 10 osób niemniej sytuacja w czasie COVID-19 jest wyjątkowa, a powyższa rekomendacja ma charakter jednorazowy.

[4] Zgodnie z definicją podaną w pkt B 8 g) Stanowiska KSR w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów komisja inwentaryzacyjna to grupa osób lub osoba powołana przez kierownika jednostki do organizacji i przeprowadzenia inwentaryzacji drogą spisu z natury oraz przedstawienia wniosków, w szczególności dotyczących sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

W przypadku ograniczeń kadrowych godnym zalecania jest przewidzenie: możliwości modyfikacji składów zespołów spisowych w trakcie spisu, tworzenia listy rezerwowej osób awaryjnie zasilających zespoły spisowe (w przypadku zachorowań i wyłączeń), dopuszczenia w wyjątkowych sytuacjach do ograniczenia zespołu spisowego do jednej osoby[3], procedur postępowania w przypadku nieobecności w trakcie spisu z natury osób odpowiedzialnych (możliwe nasilenie w czasie epidemii), wydłużenia terminów prac i przerwania spisu. Niemniej jednak dobierając osoby uczestniczące w pracach inwentaryzacyjnych należy pamiętać, by w skład zespołu spisowego wchodziły osoby, które mają wiedzę o gospodarce zapasami podlegającymi spisowi przez zespół.

Członkami komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych nie powinny być osoby:

a) odpowiedzialne za zapasy objęte spisem z natury;

b) prowadzące ewidencję księgową zapasów objętych spisem z natury;

c) niebędące w stanie – z innych względów – zapewnić rzetelności i bezstronności spisu, np. osoby mające dostęp do stanów ewidencyjnych zapasów magazynowych.

Koniecznym staje się także wskazanie (z uzasadnieniem, o którym mowa w pkt 6) składników aktywów, które absolutnie nie mogą być inwentaryzowane drogą spisu z natury, a także tych, które mogą być objęte spisem z natury, ale wymagane będzie zachowanie ostrzejszego reżimu sanitarnego, przeniesienia na inne miejsca (np. na otwartą przestrzeń), czy ograniczenia liczebności zespołu spisowego. Dotyczy to przykładowo składników przechowywanych w niewielkich pomieszczeniach, gdzie ryzyko zakażenia jest większe.

Celowym jest przewidzieć i dopuścić zdalny tryb pracy komisji inwentaryzacyjnej[4] (w tym przeszkolenia osób spisujących), składania wyjaśnień i oświadczeń. Wskazania wymaga sposób i bezpieczna forma przesyłania dokumentów dla ustalenia różnic i rozliczenia inwentaryzacji.

Właściwa organizacja wymaga zachowania wyjątkowych środków ostrożności. Konieczne jest zachowanie ścisłego reżimu sanitarnego przy dokonywaniu wszystkich czynności związanych z inwentaryzacją: maseczki, przyłbice, środki dezynfekcyjne, konieczne zachowanie dystansu. Ustalając procedury bezpieczeństwa dotyczące przeprowadzenia spisu z natury, jednostka, której sprawozdanie finansowe podlega badaniu powinna uwzględnić konieczność zapewnienia obserwacji spisu z natury przez biegłego rewidenta. O wprowadzanych zasadach bezpieczeństwa jednostka informuje biegłego rewidenta.

Temat: „Koronawirus - sprawozdanie finansowe”
Rachunkowość

Sprawozdanie finansowe w czasie pandemii COVID-19 - rekomendacje KSR

Komitet Standardów Rachunkowości wydał rekomendacje, które mogą być pomocne przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych i sporządzaniu sprawozdań finansowych za 2020 r.

W dokumencie opublikowanym na stronie internetowej www.gov.pl, poruszono następujące zagadnienia:

Rachunkowość

Inwentaryzacja w czasie pandemii COVID-19 – wyjaśnienia Ministerstwa Finansów

Ryzyko epidemiczne tylko w wyjątkowych przypadkach może uzasadniać odstąpienie od przeprowadzenia spisu z natury i zastosowanie w zamian metody weryfikacji.

Tak wynika z odpowiedzi Ministerstwa Finansów zamieszczonej na stronie internetowej www.gov.pl (zakładka Co robimy/Rachunkowość/Sprawozdania finansowe w czasie COVID-19).

Rachunkowość

Ujęcie i prezentacja dodatkowych kosztów wywołanych pandemią

Jak ująć w księgach rachunkowych i wykazać w sprawozdaniu finansowym naszej jednostki dodatkowe koszty osobowe (np. wynagrodzeń pracowników w okresie kwarantanny lub przestoju) i rzeczowe (np. maseczek, rękawiczek, środków dezynfekujących) wywołane pandemią koronawirusa?
Jeszcze kilka lat temu nie miałabym wątpliwości, że są to straty nadzwyczajne spowodowane klęską żywiołową. Obecnie uor (art. 3 ust. 1 pkt 33) rezerwuje tę kategorię dla jednostek sektora finansowego (np. banków, zakładów ubezpieczeń), definiując ją jako „koszty spowodowane zdarzeniami trudnymi do przewidzenia, poza działalnością operacyjną jednostki i niezwiązane z ogólnym ryzykiem jej prowadzenia”. W innych jednostkach kategoria strat/zysków nadzwyczajnych nie jest stosowana.

Istotnie. Dyrektywa 2013/34/UE, której postanowienia wdraża do polskiego porządku prawnego uor, nie przewiduje wyodrębniania kategorii zysków (przychodów) i strat (kosztów) nadzwyczajnych. Podobnie zresztą jak MSR/MSSF.

Sprawozdanie finansowe

Kontynuacja działalności w czasie pandemii koronawirusa

Skutki epidemii wywołanej wirusem SARS-CoV-2 wpływają na zdolność jednostki do kontynuowania działalności. Jak do oceny tej zdolności, wyrażonej przez kierownictwo jednostki, powinien się ustosunkować biegły rewident badający sprawozdanie finansowe za 2019 r.?

Punkt wyjścia prac nad zamknięciem ksiąg rachunkowych oraz sporządzeniem na ich podstawie rocznego sprawozdania finansowego (sf) stanowi decyzja kierownika (zarządu) jednostki o zamiarze i zdolności kontynuowania przez nią działalności co najmniej przez rok obrotowy następujący po dniu bilansowym. Jej podstawą powinna być ocena sytuacji wyjściowej i prognoza działalności jednostki w kolejnym roku (warunki, rentowność, płynność). Sama wiara, że jakoś to będzie, nie wystarczy.

Koronawirus

Sporządzanie sprawozdania finansowego w czasie epidemii COVID-19 – komunikat Ministerstwa Finansów

Resort finansów przedstawił informacje, które – zdaniem autorów komunikatu – mogą być przydatne w trakcie prac związanych ze sporządzaniem i badaniem sprawozdania finansowego w czasie epidemii koronawirusa.

W komunikacie rozpatrzono 2 przypadki:

  • gdy dzień bilansowy przypadł w okresie przed ogłoszeniem stanu epidemii (np. 31.12.2019), a data sporządzenia sprawozdania finansowego przypada na okres epidemii,
  • gdy dzień bilansowy przypadł na okres epidemii (np. 31.03.2020).
Koronawirus

Sprawozdanie z działalności a pandemia – perspektywa członka zarządu

Epidemia koronawirusa, która zaczęła się szerzyć w pierwszych miesiącach 2020 r., istotnie wpływa na sytuację majątkową i finansową wielu przedsiębiorstw. Czy wpływ ten powinien znaleźć odzwierciedlenie w treści sprawozdania z działalności jednostki, sporządzanego za miniony rok obrotowy?

Sprawozdanie z działalności (szd) jednostki lub grupy kapitałowej, sporządzane wraz ze sprawozdaniem finansowym (sf) lub skonsolidowanym sf, powinno – w myśl art. 49 ust. 2 uor – obejmować istotne informacje o ich stanie majątkowym i sytuacji finansowej, w tym ocenę uzyskiwanych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń.

Koronawirus

Dłuższy termin na sporządzenie i zatwierdzenie sprawozdań finansowych

Sprawozdania finansowe za 2019 wyjątkowo nie muszą być sporządzone do końca marca, tylko do końca czerwca 2020. Termin ich zatwierdzenia minie z końcem września, a przekazania do KRS – w połowie października 2020.
Koronawirus

Jak pandemia wpływa na treść sprawozdania finansowego za 2019 r. – komunikat SKwP (omówienie)

Stowarzyszenie Księgowych w Polsce wydało komunikat, w którym podpowiada, jak w sprawozdaniu finansowym (sf) za 2019 r. poinformować o wywołanych pandemią zagrożeniach kontynuacji działalności przez przedsiębiorców.
Koronawirus

Pandemia a badanie sprawozdań finansowych za 2019 r. – komunikat PIBR (omówienie)

W związku z rozprzestrzenianiem się koronawirusa planowanie i prowadzenie audytów staje się coraz trudniejsze. Polska Izba Biegłych Rewidentów przedstawiła wskazówki pomocne przy badaniach sprawozdań.
Koronawirus

Przesunięcie terminów sprawozdań finansowych

Ukazało się rozporządzenie MF z 31.03.2020 w sprawie określenia innych terminów wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań lub informacji.
Koronawirus

Pandemia a sprawozdanie finansowe

Rozprzestrzenianie się COVID-19 na całym świecie może potencjalnie wpłynąć na działalność firmy w 2020 r. Obecnie wpływ nie jest znany i dlatego nie został uwzględniony przy ocenie kontynuacji działalności.

Pandemia koronawirusa jest groźna nie tylko dla ludzi, wpływa na światowe rynki, w tym na stabilność kursów. Nie ma wątpliwości, że pandemia będzie miała konsekwencje makroekonomiczne, które w mniejszym lub większym stopniu wpłyną na działalność większości polskich przedsiębiorstw w 2020 r. Stowarzyszenie Księgowych w Polsce podpowiada, w jaki sposób w sprawozdaniu finansowym za rok 2019 poinformować o zagrożeniach kontynuacji działalności jednostki.

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....