Sprawozdania finansowe w formie elektronicznej – porównanie formatów XML i InLine XBRL

Agnieszka Baklarz biegły rewident

E-sprawozdania finansowe jednostek sporządzających je według MSR będą wkrótce przygotowywane w formacie Inline XBRL. Czym on się różni od formatu XML, który już teraz stosują pozostałe jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS?

Obowiązujące obecnie przepisy uor (art. 45 ust. 1f) nakazują wszystkim jednostkom sporządzanie sprawozdań finansowych (sf) w postaci elektronicznej oraz ich elektroniczne podpisanie przez określone w uor osoby za pomocą potwierdzonego podpisu zaufanego lub kwalifikowanego. W szczególności sf jednostek:

  • MSR – Międzynarodowe Standardy Rachunkowości
  • updof – ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
  • uor – ustawa o rachunkowości
  • KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
  • stosujących uor i wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS (oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą – co wynika z updof) – sporządza się w ustrukturyzowanym logicznie formacie XML (Extensible Markup Language) zgodnie ze schematami opublikowanymi przez Ministerstwo Finansów; format XML służy do prezentacji danych w ustrukturyzowany sposób, łatwy do interpretacji komputerowej; nie przewiduje on domyślnego sposobu wyświetlania, co powoduje, że w przeglądarce internetowej czy jakimkolwiek innym narzędziu jest on widoczny jako dość nieczytelny tekst, np.:
    jin:Aktywa_A_II
    dtsf:KwotaA>4934916.77dtsf:KwotaA
    dtsf:KwotaB>4256264.59dtsf:KwotaB
    dtsf:KwotaB1>5210121.04/dtsf:KwotaB1,
  • stosujących MSR i wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS oraz pozostałych, nieobjętych poprzednim punktem, stosujących uor – sporządza się w dowolnym nieustrukturyzowanym formacie, np. PDF; PDF to otwarty standard plików, służący do prezentacji, przenoszenia i drukowania treści tekstowo-graficznych, stworzony przez firmę Adobe Systems; obecnie standard ten jest rozwijany i utrzymywany przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną; możliwe jest bezpłatne obejrzenie takich plików na dowolnym urządzeniu.

[1] Final Report on the RTS on the European Single Electronic Format, 18.12.2017 r., www.esma.europa.eu.

[2] www.knf.gov.pl – rozdz. 8.7.

[3] Przykładowe sprawozdanie sporządzone w formacie Inline XBRL można zobaczyć na stronie internetowej: archive.ifrs.org. Natomiast przykładowe interaktywne narzędzie do sporządzania sf w formacie Inline XBRL można obejrzeć na stronie internetowej: www.xbrl.org.

Europejski Urząd Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych (ESMA)[1] ogłosił, że wszystkie skonsolidowane sf spółek notowanych na rynkach publicznych UE, sporządzane zgodnie z MSR, za okres rozpoczynający się 1.01.2020 r. i później, będą wymagały sporządzenia w formacie Inline XBRL (więcej o tym formacie dalej). Sf pozostałych spółek notowanych, stosujących MSR, mają być sporządzane w formacie XHTML (Extensible HyperText Markup Language).

XHTML jest językiem służącym do tworzenia stron WWW, bazującym na formacie XML. W przypadku sporządzenia sf w formacie XHTML interesariusze otrzymają stronę internetową, którą będą mogli obejrzeć przy użyciu dowolnej przeglądarki internetowej. Dane finansowe nie będą jednak musiały być prezentowane według sztywnych schematów, jak w przypadku stosowania formatu Inline XBRL. O wymogu tym przypomniała również Komisja Nadzoru Finansowego (KNF)[2].

Od 1.01.2020 r. pojawi się więc kolejny format – jako obowiązująca postać sf jednostek stosujących MSR – Inline XBRL (zakładam, że format XBRL będzie w Polsce obowiązywał wszystkie jednostki sporządzające sf zgodnie z MSR).

XBRL (eXtensible Business Reporting Language) to format oparty na XML, ale ze zdefiniowanymi, standardowymi pozycjami/pojęciami (taksonomiami) – takimi jak depreciation (amortyzacja), liability (pasywa), z ustandaryzowanym oznaczeniem czasu, walut itp. Natomiast Inline XBRL to format XBRL zapisany w taki sposób, aby sf można było odczytać w każdej przeglądarce bez użycia dodatkowych narzędzi[3]. Łączy on cechy XML (sf może być analizowane komputerowo) i PDF (można je wyświetlać na dowolnym urządzeniu bez konieczności posiadania dodatkowego oprogramowania do jego odczytania).

Porównanie sprawozdań sporządzanych w formatach XML i Inline XBRL

Biorąc pod uwagę, że dwie dominujące ze względu na wielkość i znaczenie grupy jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS będą stosowały dwa różne, choć wywodzące się z jednego pnia formaty sf, celowe wydaje się ich porównanie.

Porównanie sf sporządzonych w formacie XML oraz Inline XBRL można przeprowadzić (pomijając ich stronę merytoryczną, tzn. czy sporządzono je zgodnie z uor, czy MSR) pod kątem:

  • powszechności stosowania formatu, w którym sporządza się sf,
  • dostępności informacji dla różnych interesariuszy,
  • dostępności narzędzi wspomagających sporządzanie sf,
  • innych aspektów.

Powszechność rozwiązania

Format XBRL jest dość powszechnie stosowany do raportowania. Sporządza się w nim obligatoryjnie sf spółek giełdowych m.in. w USA, Chinach, Japonii, Indiach, Kanadzie, Chile, Argentynie, Meksyku, RPA, Zjednoczonych Emiratach Arabskich, Wielkiej Brytanii, Holandii, Belgii, Danii, Irlandii, we Włoszech i Francji, częściowo też w Niemczech. W wielu innych krajach europejskich trwają przygotowania do wdrożenia tego formatu[4].

W Holandii, od początku 2018 r., obowiązkiem przekazywania sf w formacie XBRL objęto również średnie przedsiębiorstwa. Struktura formatu, opracowana przez rząd holenderski, została włączona do wszystkich programów służących prowadzeniu ksiąg i sporządzaniu sf. W lutym 2018 r. wydano pierwsze opinie z badania sf sporządzonych w tym formacie (The Royal Netherlands Institute of Chartered Accountants – odpowiednik PIBR – opracował szczegółową taksonomię do przygotowania sf w formacie XBRL). Spodziewana jest istotna zmiana sposobu przeprowadzania procedur badania – oczekuje się zwiększenia wykorzystania danych elektronicznych. Holandia wypracowała również sposób zapewnienia, że opinia audytora zostanie dołączona do właściwego sf; jest to obecnie rozwiązanie unikatowe[5].

Format XBRL stosuje się nie tylko do raportowania finansowego (taksonomia MSSF) czy podatkowego, lecz także bankowego (COREP, FINREP), ubezpieczeniowego (Solvency II), zrównoważonego rozwoju (GRI), zmian klimatu (Climate Change Reporting).

Warto zauważyć, że na ogół nałożenie obowiązku sporządzania sf w określonym formacie uzasadnia się wymogami obrotu gospodarczego (jednostka jest notowana na giełdzie), a nie potrzebami systemu podatkowego lub prawnego (KRS).

Format XML jest w zasadzie stosowany wyłącznie do przesyłania danych między różnymi programami (systemami) z pominięciem człowieka. OECD[6] przygotowała na podstawie XML Standard Audit File for Tax. Na tej podstawie opracowano w Polsce specyfikacje Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK), służącego komunikacji między systemami przedsiębiorstw a administracją podatkową. Format XML został wdrożony w celach podatkowych w kilku krajach europejskich.

W ramach pliku sf można wewnątrz pliku XML dołączyć również pliki zawierające np. dodatkowe informacje i objaśnienia czy też uszczegółowienia związane z wymogami obowiązującymi alternatywne spółki inwestycyjne. Pliki te, zgodnie ze schematami opublikowanymi przez Ministerstwo Finansów (a dokładnie w schematach „StrukturyDanychSprFin_v1-0.xsd” i „StrukturyDanych/SprFin_v1-1.xsd”), stanowią zakodowaną „zawartość binarną pliku kodowaną w standardzie Base64”. Nie są one czytelne dla człowieka.

Dostępność informacji dla interesariuszy

Format Inline XBRL jest w swojej istocie przygotowany, aby sf mogło być czytane przez zainteresowanych przy użyciu dowolnej przeglądarki, bez konieczności posiadania jakiegokolwiek innego oprogramowania.

Sf sporządzone w formacie XML – bez dodatkowego oprogramowania – stanowi praktycznie nieczytelny plik tekstowy z zakodowaną częścią informacji. Aby móc wyświetlić sf i je odczytać, konieczne jest posiadanie specjalnego oprogramowania.

Dostępność narzędzi wspomagających sporządzanie sf

[7] K. Klimczak, Koszty oraz uwarunkowania implementacji XBRL jako standardu raportowania finansowego na rynkach kapitałowych, cejsh.icm.edu.pl.

Ze względu na międzynarodową standaryzację formatu XBRL wiele systemów klasy ERP (np. SAP czy Microsoft Dynamics 365/AX/NAV) ma moduły, które pozwalają na sporządzanie sf w takim formacie. Oczywiście przedsiębiorstwa muszą przewidzieć czas i nakłady na przygotowanie szablonów (czasami nakłady na nabycie oprogramowania i przygotowanie danych mogą być znaczne), ale sporządzanie kolejnych sf prawdopodobnie będzie już znacznie prostsze i tańsze. ESMA szacuje, na postawie przeprowadzonych badań[7], że koszty sporządzenia pierwszego sf w formacie Inline XBRL to ok. 13 tys. euro (obejmują one zakup oprogramowania, szkolenie, czas pracy pracowników przygotowujących sf i koszty utrzymania oprogramowania). W kolejnych latach koszty te zmaleją do 4,6 tys. euro.

Na polskim rynku pojawiło się już kilkanaście rozwiązań wspomagających sporządzanie sf w formacie XML. Ceny oprogramowania wahają się od tysiąca do nawet kilkunastu tysięcy złotych netto. Oprogramowanie to obsługuje 14 ustrukturyzowanych formatów opracowanych przez Ministerstwo Finansów.

Również do niektórych polskich programów finansowo-księgowych włączono nowe moduły pozwalające na sporządzanie sf w formacie XML; zazwyczaj ograniczają się one do obsługi sf sporządzanych zgodnie z zał. nr 1, 4, 5 i 6 do uor.

Mimo że początkowo Ministerstwo Finansów informowało na swojej stronie internetowej, że nie przewiduje dostarczenia programu umożliwiającego przygotowywanie ustrukturyzowanego sf, to w połowie marca 2019 r. udostępniło bezpłatnie zainteresowanym oprogramowanie „e-sprawozdania”. Ci, którzy oprogramowania pilnie potrzebowali lub zawierzyli informacjom i kupili program, mogą mieć poczucie, że wydali pieniądze niepotrzebnie.

Oprogramowanie udostępnione przez resort umożliwia obsługę 4 schematów sf: jednostki innej (zał. nr 1 do uor), jednostki mikro (zał. nr 4 do uor), jednostki małej (zał. nr 5 do uor) oraz organizacji pozarządowej (zał. nr 6 do uor). Pozwala na wydrukowanie sf oraz zapisanie go do pliku PDF (choć z oznaczeniem „dokument nie jest sprawozdaniem finansowym”). Nie jest ono przystosowane do sporządzania i odczytywania sf skonsolidowanych ani sf instytucji finansowych. Można więc stwierdzić, że na razie nie ma specjalnego wyboru dla schematów innych sprawozdań niż sf, sporządzanych zgodnie z zał. nr 1, 4, 5 i 6 do uor.

Inne aspekty

Wszystkie badania towarzyszące wdrożeniu XBRL wskazują, że jest ono kosztowne, szczególnie dla małych przedsiębiorstw. Posługiwanie się dokładną taksonomią zawierającą pojęcia zdefiniowane przez organizacje międzynarodowe nie zawsze zapewniałoby zgodność z pojęciami stosowanymi w polskim prawie i polskiej sprawozdawczości.

XBRL nie obsługuje polskiej sprawozdawczości podatkowej. W razie stosowania tego formatu konieczne byłyby odrębne rozwiązania dla celów podatkowych.

Ze względu na strukturyzację pliku sf w formacie XML, służącą przystosowaniu go do automatycznego odczytu, dużym zmianom uległo „Wprowadzenie do sprawozdania”. Jego celem jest – jak wiadomo – dostarczenie użytkownikom zestawu informacji o jednostce, ułatwiających zrozumienie sf (dyrektywa 2013/34/UE takiej części sf nie przewiduje). Obecnie jest to kwestionariusz. Jednostki inne niż banki i ubezpieczyciele, sporządzające sf zgodnie z zał. nr 1 do uor, po ustrukturyzowaniu „Wprowadzenia”, podają następujące informacje:

  • numer w rejestrze; jest nim nr KRS – dla podmiotów wpisanych do KRS, lub nr NIP – dla osób fizycznych,
  • pełna nazwa podmiotu,
  • adres w układzie: województwo, powiat, gmina, ulica, nr domu, nr lokalu, kod pocztowy, poczta,
  • okres sprawozdawczy – data od … do …,
  • data sporządzenia sprawozdania; wiąże się z tym problem, jeżeli osoby zobowiązane do złożenia elektronicznego podpisu dokonują tego w różnych dniach; Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że datą sporządzenia sf jest data podpisu osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych,
  • podstawowy przedmiot działalności określony numerem PKD (pełny, czyli 4 cyfry i litera); można też podać kilka numerów PKD; jako biegły rewident boleję nad tym, że na tej podstawie nie sposób się dowiedzieć, czym naprawdę (dokładnie) jednostka się zajmuje,
  • czy sf jest sprawozdaniem łącznym (odpowiedzi do wyboru: tak/nie),
  • [8] Jak widać, delikatny i złożony temat możliwości kontynuacji działalności został potraktowany obcesowo; to tak, jakby kogoś zapytać: czy będzie pani/pan żyć, czy nie?

  • czy działalność będzie kontynuowana (odpowiedzi do wyboru: tak/nie)[8],
  • czy nie istnieją okoliczności wskazujące na zagrożenie kontynuowania działalności (odpowiedź „nie” oznacza, że wystąpiły okoliczności wskazujące na zagrożenie dla kontynuowania działalności, odpowiedź „tak” – okoliczności nie wskazują na takie zagrożenie),
  • jeżeli w poprzednim punkcie odpowiedź brzmi „nie”, to opisania wymagają okoliczności wskazujące na poważne zagrożenie możliwości kontynuowania działalności,
  • czy nastąpiło połączenie spółek (odpowiedzi do wyboru: tak/nie),
  • jeśli w poprzednim punkcie odpowiedź brzmi „tak”, należy wskazać, czy sf sporządzono przed połączeniem spółek, czy po ich połączeniu, oraz opisać zastosowaną metodę rozliczenia połączenia (nabycia, łączenia udziałów),
  • przyjęte zasady rachunkowości, w zakresie, w jakim uor pozostawia jednostce prawo wyboru, w tym:
    • metody wyceny aktywów i pasywów (także amortyzacji),
    • sposób ustalenia wyniku finansowego,
    • sposób sporządzania sf.

Znacznym zmianom uległa też poz. 2.6 dodatkowych informacji i objaśnień według zał. nr 1 do uor, służąca rozliczeniu różnicy między podstawą opodatkowania a wynikiem brutto jednostki. Została ona ustrukturyzowana i przewiduje:

  • obowiązkowo:
    • przedstawienie 11 pozycji rozliczeń,
    • dodanie dodatkowych pozycji przychodów i kosztów, jeżeli przekraczają one 20 tys. zł, oraz ich podstawy prawnej,
  • opcjonalnie – rozszerzenie rozliczenia o dane dotyczące źródeł dochodu i dane porównawcze.

Autorzy – zapewne słusznie – uważają, że skoro w art. 45 ust. 1g uor zapisano, że sf jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnionym na stronie internetowej Ministerstwa Finansów, to jeżeli struktura przewiduje podanie określonych informacji, trzeba ją wypełnić. Za ukłon pod adresem jednostek sporządzających sf należy uznać nadanie wielu elementom tego rozliczenia charakteru opcjonalnego, co oznacza, że wykazanie sugerowanych informacji zależy od woli jednostki.

Podsumowanie

Jak wynika z porównań, w przypadku jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, sporządzających sf zgodnie z uor, a zatem na bazie XML:

  • trudniejszy jest dostęp do oprogramowania, pozwalającego sporządzić sf,
  • na razie brak jest powszechnie dostępnego i bezpłatnego oprogramowania służącego do odczytu wszystkich sf; brak dostępu do informacji o jednostkach nienotowanych na rynku regulowanym, funduszach inwestycyjnych, alternatywnych spółkach inwestycyjnych, skok, podmiotach notowanych na NewConnect i innych podmiotach emitujących np. obligacje,
  • prawdopodobnie koszt sporządzenia sf w formacie XML jest niższy od kosztu stosowania formatu XBRL.

Przy sporządzaniu sf na bazie XBRL (dotyczy to jednostek stosujących MSR):

  • możliwy będzie wybór rozwiązań pozwalających na sporządzenie sf,
  • interesariusze będą mieć bezproblemowy dostęp – za pomocą dowolnej przeglądarki – do sf w postaci czytelnej dla człowieka,
  • koszt oprogramowania będzie wyższy.

Warto podkreślić, że dopuszcza się, aby sf sporządzone zarówno w formacie XML, jak i XBRL zawierały elementy w wersji PDF. Dotyczy to m.in. dodatkowych informacji i objaśnień (bez części podatkowej) czy sprawozdania z działalności. Również w przypadku XBRL zakłada się, że przez pierwsze 2 lata jedynie podstawowe części sf będą sporządzane w tym formacie. Są jednak plany, aby w kolejnych latach całość sf była sporządzana w formacie XBRL.

I na koniec refleksja. Potrzeba przekazywania odbiorcom sf w postaci elektronicznej jest bezsporna. To tendencja ogólnoświatowa, stanowiąca skutek dynamicznie postępującej cyfryzacji wszystkich dziedzin, w tym gospodarki i finansów. Realizacja tej obiektywnej potrzeby niewątpliwie wymaga nałożenia na jednostki sporządzające sf odpowiedniego obowiązku, choć można dyskutować, czy obejmować nim od razu wszystkie jednostki, czy tylko określone ich grupy, jak długo mają trwać przygotowania, by sprostać nowemu obowiązkowi itp.

Nie przesądzając też, czy słuszny był wybór formatu XML, czy też lepszym rozwiązaniem byłoby przyjęcie XBRL, zastanawia, w jakim trybie podjęto tak ważne decyzje. Z kim były one konsultowane (np. z KNF, Komitetem Standardów Rachunkowości, Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce, PIBR, organizacjami przedsiębiorców)? Czy sprawdzono, jak sobie radzą inne, bardziej zaawansowane w tej dziedzinie kraje i jakie są ich doświadczenia? Czy w innych krajach istnieje obowiązek sporządzania sf w postaci elektronicznej, czy tylko przekazywania go w takiej formie? Chciałoby się mieć informacje na ten temat; przemawia za tym argument przejrzystości stanowienia przepisów i motywacji do działania zgodnego z intencjami decydentów.

Spis treści artykułu
Spis treści artykułu:
Więcej na temat: „Sprawozdanie finansowe”
Rachunkowość

Ujawnianie w informacji dodatkowej informacji o wynagrodzeniu jedynego członka zarządu

W Zamknięciu roku 2018, w opracowaniu „Dodatkowe informacje i objaśnienia”, w punkcie dotyczącym wynagrodzenia członków zarządu podano, że informacji o wynagrodzeniu – ze względu na przepisy o ochronie danych osobowych – nie zamieszczają spółki, w których powołano jednoosobowy zarząd.
Jaka jest tego podstawa prawna, tzn. który przepis o ochronie danych osobowych stanowi, że informacje nt. wynagrodzenia są chronione?

Rachunkowość

Gdzie w bilansie wykazać środki pieniężne na rachunku VAT

W myśl obowiązujących przepisów możliwość dysponowania środkami pieniężnymi zgromadzonymi na odrębnym rachunku bankowym VAT – w razie stosowania tzw. mechanizmu podzielonej płatności – jest bardzo ograniczona.
Można je przeznaczyć jedynie na zapłatę VAT. Odbiera im to walor powszechnego środka płatniczego, a tym samym nie uzasadnia ich wykazywania w bilansie w poz. „Środki pieniężne w kasie i na rachunkach (bankowych)”. Uważam, że taka prezentacja tych środków wprowadza w błąd przy ocenie płynności jednostki. Kwalifikują się one co najwyżej do wykazania w bilansie jako „Inne środki pieniężne”, a może nawet jako „Należności z tytułu podatków, dotacji, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych tytułów publicznoprawnych” (poz. B.II.3b).
A jakie jest zdanie Redakcji na ten temat?

Rachunkowość

Uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego – w jakiej formie przekazać do US i KRS

Jesteśmy małym stowarzyszeniem zarejestrowanym w KRS. Czytaliśmy, że od 2019 r. wszystkie podmioty podpisują i przekazują sprawozdanie finansowe do US wyłącznie w formie elektronicznej. Jako stowarzyszenie obowiązkowo mamy organ nadzoru, który zatwierdza sprawozdanie.
Czy uchwałę o zatwierdzeniu również trzeba podpisać i przekazać elektronicznie? Obawiamy się, że będzie się to wiązać z koniecznością zakupu podpisów elektronicznych nie tylko dla członków zarządu, lecz także dla członków organu nadzoru.

W myśl art. 45 ust. 1f uor sprawozdanie finansowe (sf) sporządza się w postaci elektronicznej, opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. W art. 45 ust. 2 uor wymieniono zaś, jakie dokumenty wchodzą w skład sf, i nie znajdziemy tam uchwał o jego zatwierdzeniu. Zgodnie z uor na sf składają się bilans, rachunek zysków i strat, a także informacja dodatkowa obejmująca wprowadzenie do sf oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. Ponadto sf jednostek, które podlegają badaniu, obejmuje zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym i rachunek przepływów pieniężnych, o ile jednostka mała nie zrezygnowała z ich sporządzania.


Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....