Sposób prowadzenia ewidencji w kasach fiskalnych – nowe obowiązki

Łukasz Grzegorczyk doradca podatkowy Gekko Taxens Doradztwo Podatkowe sp. z o.o.

Przy okazji wprowadzenia kas rejestrujących on-line od 1.05.2019 zmodyfikowano też obowiązki podatników związane z używaniem kas – m.in. w zakresie wystawiania paragonów i serwisowania urządzeń fiskalnych.

Zgodnie ze znowelizowaną ustawą o VAT (zmiany wprowadzone opisaną w „RiP” nr 5/2019 ustawą z 15.03.2019, DzU poz. 675) od 1.05.2019 do ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych mają być używane tzw. kasy rejestrujące on-line, które stopniowo wyprą dotychczasowe kasy z papierowym bądź elektronicznym zapisem kopii.

  • MF – Minister Finansów
  • US – urząd skarbowy
  • KAS – Krajowa Administracja Skarbowa

Wymiana dotychczasowych kas fiskalnych na kasy on-line będzie obowiązkowa jedynie w wytypowanych przez ustawodawcę branżach (szczególnie narażonych na nadużycia). Pozostali podatnicy mogą stosować kasy starego typu do momentu ich wyeksploatowania.

Ten dualizm uwzględnia rozporządzenie MF z 29.04.2019 w sprawie kas rejestrujących (DzU poz. 816), które od 1.05.2019 zastąpiło akt prawny o tym samym tytule z 14.03.2013 (DzU poz. 363). Składa się ono z 5 rozdziałów. Rozdz. 1 to przepisy ogólne, w tym słownik wyrażeń. W rozbudowanym rozdz. 2:

  • oddział 1 zawiera przepisy ogólne odnoszące się do wspólnych regulacji w zakresie prowadzenia ewidencji i używania poszczególnych typów kas (on-line, z papierowym i elektronicznym zapisem kopii),
  • oddziały 2 i 3 regulują sposób prowadzenia ewidencji, odpowiednio przy zastosowaniu kas on-line (w tym m.in. kwestie dotyczące fiskalizacji, wymiany pamięci chronionej, przesyłania danych do Centralnego Repozytorium Kas) i kas starego typu, oraz warunki i sposób ich używania,
  • oddziały 4 i 5 określają sposób zakończenia używania kas w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas.

Rozdz. 3 wskazuje warunki zorganizowania i prowadzenia serwisu oraz warunki, które powinny spełnić podmioty prowadzące serwis. Rozdz. 4 określa terminy oraz zakres obowiązkowych przeglądów technicznych kas, a w rozdz. 5 zawarto przepisy przejściowe i końcowe.

Poniżej opisujemy najważniejsze zmiany w stosunku do poprzedniego rozporządzenia.

Wystawianie i wydawanie paragonu

Doprecyzowano regulację dotyczącą obowiązku wystawiania i wydawania paragonu fiskalnego. Paragon wystawia się i wydaje bez żądania nabywcy, najpóźniej z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności.

Wyjątkiem jest prowadzenie ewidencji przy użyciu kas umieszczonych w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar lub świadczą usługę. Podatnik może nie wystawiać paragonu, jeżeli zapewni nabywcy możliwość zapoznania się z danymi o sprzedaży poprzez ich odpowiednie wyświetlenie na automacie.

Jeżeli przed dokonaniem sprzedaży otrzymano całość lub część należności (zapłaty):

  • w gotówce – paragon należy wystawić i wydać nabywcy z chwilą jej otrzymania,
  • na rachunek podatnika za pośrednictwem poczty, banku lub skok – paragon należy wystawić i wydać nabywcy niezwłocznie po uznaniu na rachunku, nie później niż z końcem miesiąca, w którym zapłata została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży – nie później niż z chwilą jej dokonania.

Nie ma już obowiązku zaokrąglania kwot wykazanych na paragonach do pełnych groszy. Nowym wymogiem jest konieczność umieszczenia wyświetlacza kasy w miejscu umożliwiającym nabywcy odczyt wyświetlanych na nim danych.

Oświadczenie o zapoznaniu z informacją o zasadach ewidencji

M.in. z uwagi na opisane zmiany w zakresie paragonów nałożono na podatników obowiązek zapoznania osób prowadzących ewidencję z informacją o:

  • zasadach jej prowadzenia (obejmującą też zasady wystawiania paragonu fiskalnego),
  • skutkach nieprzestrzegania tych reguł.

Należy go dopełnić przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przez daną osobę. Powinna ona złożyć podatnikowi oświadczenie o zapoznaniu się z tą informacją. Nie mają przy tym znaczenia sposób i forma powierzenia danej osobie prowadzenia ewidencji. Informację i oświadczenie sporządza się 2 egz. (dla podatnika i osoby prowadzącej ewidencję), a ich wzór stanowi zał. nr 1 do rozporządzenia.

Osoby, które rozpoczęły prowadzenie ewidencji przed 1.05.2019, powinny złożyć stosowne oświadczenia do 31.05.2019.

Oznaczenia literowe stawek podatku

Obowiązkiem podatnika jest przypisanie odpowiednich oznaczeń literowych do konkretnych stawek VAT, odnoszących się do nazw towarów i usług. Wcześniej obowiązek ten obejmował tylko literę A przyporządkowaną do stawki podstawowej (pozostałe stawki można było przypisać dowolnie do liter B–G). Obecnie konieczne będzie przyporządkowanie stawek według wzoru:

  • A – stawka podstawowa 22 lub 23%,
  • B – stawka obniżona 7 lub 8%,
  • C – stawka obniżona 5%,
  • D – stawka obniżona 0%,
  • E – zwolnienie od podatku,
  • F i G – pozostałe stawki, w tym 0% (tzw. zero techniczne) w przypadku sprzedaży objętej procedurą VAT marża dla usług turystyki oraz dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich lub antyków.

Podatnicy, którzy w chwili wejścia w życie rozporządzenia prowadzili ewidencję za pomocą kas rejestrujących, mają czas na wprowadzenie stosownych zmian do 31.07.2019.

Serwis kas

Podatnikom umożliwiono zmianę serwisanta kasy, bez zgody podmiotu prowadzącego serwis główny, a wyłącznie za powiadomieniem o takiej zmianie – w terminie 5 dni od jej dokonania (nie trzeba już o niej powiadamiać naczelnika US, a tylko prowadzącego serwis główny).

Wyjątkowo do 30.06.2019 w przypadku zmiany serwisanta, niewynikającej z naruszenia warunków prowadzenia serwisu, nadal wymagana jest zgoda podmiotu prowadzącego serwis główny. Nie może on odmówić jej udzielenia, jeżeli warunki cenowe i miejsca świadczenia serwisu są dla podatnika korzystniejsze od dotychczasowych. Zawiadomienie o zmianie musi być wówczas złożone do właściwego naczelnika US w ciągu 7 dni od jej dokonania.

Wybór nowego serwisanta jest możliwy tylko spośród tych widniejących w elektronicznym wykazie podmiotów upoważnionych do wykonywania serwisu danego typu kas, prowadzonym przez Szefa KAS. Wykaz jest udostępniany w BIP MF i aktualizowany na bieżąco (pierwsza publikacja ma nastąpić do końca maja 2019).

Nie trzeba będzie dokonywać obowiązkowego przeglądu technicznego kasy w okresie zawieszenia działalności gospodarczej (a dopiero po jej wznowieniu, przed ponownym rozpoczęciem ewidencji).

Postępowanie w razie utraty kasy

Rozporządzenie z 2013 regulowało zasady postępowania w razie utraty kasy rejestrującej w wyniku kradzieży lub na skutek działania siły wyższej. Obecnie obowiązujące wskazuje, że w przypadku utraty kasy (niezależnie od przyczyny) podatnik niezwłocznie, nie później niż w terminie 5 dni od powzięcia informacji o utracie, powiadamia o tym naczelnika US (wcześniej powiadomienie również musiało być niezwłoczne, ale nie było ograniczone konkretnym terminem). Gdy utrata kasy nastąpi w wyniku kradzieży, do powiadomienia dołącza się potwierdzenie złożenia zawiadomienia o kradzieży, wydane przez organ ścigania.

Wynajem kas on-line

Znowelizowana ustawa o VAT umożliwia prowadzenie ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy on-line, przyjętej w używanie na podstawie pisemnej umowy najmu, leasingu, dzierżawy lub innej o podobnym charakterze. Zgodnie z rozporządzeniem kasa taka musi jednak spełnić określone wymogi – mieć nową, niezapisaną pamięć fiskalną oraz pamięć chronioną. W przypadku ich zapełnienia lub uszkodzenia w okresie trwania umowy oddający kasę w używanie ma obowiązek zapewnić ich wymianę. Pierwszy obowiązkowy przegląd techniczny takiej kasy powinien się odbyć po objęciu jej w używanie, jeszcze przed dniem fiskalizacji.

Rozpoczęcie i zakończenie ewidencji w kasach starego typu

Zmiany w tym zakresie sprowadzają się do wprowadzenia uzasadnionych uproszczeń. Zrezygnowano z obowiązku składania przez podatnika zawiadomienia do naczelnika US o rozpoczęciu ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii. Zawiadomienie stało się niepotrzebne z uwagi na brak możliwości zwrotu kwot wydatkowanych na zakup tego typu kas.

Natomiast w razie zakończenia używania takiej kasy zrezygnowano z obowiązkowej obecności pracownika US przy dokonywaniu odczytu zawartości jej pamięci fiskalnej. Konsekwentnie zlikwidowano też obowiązek składania do naczelnika US wniosku o dokonanie takiego odczytu.

Spis treści artykułu
Spis treści artykułu:
Temat: „Kasy Fiskalne”
Kasy rejestrujące

Świadczenie usług najmu i odsprzedaż mediów – zwolnienie z ewidencjonowania w kasie rejestrującej

Tomasz Krywan
Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą rozpoczęła najem lokali użytkowych dla osób fizycznych niebędących przedsiębiorcami. Sprzedaż usługi najmu oraz mediów (energia elektryczna, gaz, woda itd.) dokumentuje fakturą.
Czy sprzedaż ta jest zwolniona z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących na podstawie załącznika do rozporządzenia MF z 28.12.2018, pkt 2, 3, 4 i 25?

Sprzedaż (dostawy towarów oraz świadczenie usług) na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych podlega, co do zasady, obowiązkowi ewidencjonowania za pomocą kas rejestrujących (zob. art. 111 ust. 1 ustawy o VAT). Istnieją jednak zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania, które określa rozporządzenie MF w sprawie zwolnień od kas. Zwolnienie obejmuje m.in. usługi wynajmu i usługi zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi (§ 2 ust. 1 w zw. z poz. 25 załącznika do rozporządzenia). Ma zastosowanie, jeżeli:


VAT

Wystawianie faktur do paragonów – zmiana zasad od 1.01.2020

Anna Koleśnik
Jeżeli sprzedaż zarejestrowano w kasie fiskalnej i potwierdzono paragonem, faktura z NIP nabywcy może być wystawiona tylko w przypadku, gdy paragon ten zawiera jego NIP.

Już w chwili zakupu trzeba się więc zdecydować, czy ma on służyć działalności gospodarczej.

Ministerstwo Finansów na swojej stronie internetowej poinformowało, że jeżeli nabywca występuje jako podatnik i chce otrzymać fakturę, to musi podać swój NIP przed zakończeniem sprzedaży na kasie fiskalnej, a wtedy przy paragonie:

  • do kwoty 450 zł brutto (albo 100 euro) dostanie fakturę w formie uproszczonej (czyli paragon z NIP), traktowaną jak zwykła faktura (a więc uprawniającą do odliczenia VAT i zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych),
  • powyżej kwoty 450 zł brutto (100 euro) – na podstawie takiego paragonu z NIP będzie mógł wystąpić do sprzedawcy o wystawienie faktury.

Kasy rejestrujące

Wcześniejszy zakup kasy on-line – możliwość skorzystania z ulgi na zakup kas

Tomasz Krywan
Przedsiębiorca prowadzący restaurację kupił w grudniu 2019 kasę rejestrującą on-line (która zastąpiła dotychczas stosowaną, z papierowym zapisem kopii) i rozpoczął w niej ewidencję.
Czy może skorzystać z ulgi na wymianę starej kasy na kasę on-line w deklaracji VAT-7 za grudzień?

Przedsiębiorca prowadzący restaurację kupił w grudniu 2019 kasę rejestrującą on-line (która zastąpiła dotychczas stosowaną, z papierowym zapisem kopii) i rozpoczął w niej ewidencję.


Naprawa części do pojazdów silnikowych a obowiązek posiadania kasy on-line

Marcin Szymankiewicz
Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą sklasyfikowaną jako PKD 45.20.Z Konserwacja i naprawa pojazdów samochodowych z wyłączeniem motocykli. Polega ona jednak jedynie na naprawie części do pojazdów silnikowych (a nie samych pojazdów). Przedsiębiorca posiada kasę fiskalną, ponieważ wykonuje także usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
Czy od 1.01.2020 musi mieć kasę on-line, umożliwiającą przesyłanie danych do Centralnym Repozytorium Kas?

Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą sklasyfikowaną jako PKD 45.20.Z Konserwacja i naprawa pojazdów samochodowych z wyłączeniem motocykli. Polega ona jednak jedynie na naprawie części do pojazdów silnikowych (a nie samych pojazdów).


Kasy rejestrujące

Brak technicznej możliwości zmiany liter na kasie fiskalnej – czy konieczna jest wymiana kasy

Marcin Szymankiewicz
Spółka użytkuje w swoim sklepie kasę rejestrującą kupioną w 2008, spełniającą warunki § 56 rozporządzenia MF z 29.04.2019 w sprawie kas rejestrujących. Kasa ma na stałe ustawione oznaczenia literowe stawek podatku od A do G. Są one zgodne z wymogami rozporządzenia, z wyjątkiem litery G, której przypisana jest stawka zw (zwolnienie). Nie można usunąć tego oznaczenia ani dodać kolejnego, z literą E. Spółka nie sprzedaje towarów zwolnionych z VAT, więc na paragonach nie występuje ta pozycja. Czy musi wymienić używaną kasę na nową?

Spółka użytkuje w swoim sklepie kasę rejestrującą kupioną w 2008, spełniającą warunki § 56 rozporządzenia MF z 29.04.2019 w sprawie kas rejestrujących. Kasa ma na stałe ustawione oznaczenia literowe stawek podatku od A do G. Są one zgodne z wymogami rozporządzenia, z wyjątkiem litery G, której przypisana jest stawka zw (zwolnienie). Nie można usunąć tego oznaczenia ani dodać kolejnego, z literą E. Spółka nie sprzedaje towarów zwolnionych z VAT, więc na paragonach nie występuje ta pozycja. Czy musi wymienić używaną kasę na nową?

W myśl § 3 ust. 1 przywołanego rozporządzenia MF z 29.04.2019 (DzU poz. 816) podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży przy użyciu kas nabytych w okresie obowiązywania potwierdzenia, że kasa spełnia zarówno funkcje wymienione odpowiednio w art. 111 ust. 6a lub w art. 145a ust. 2 ustawy o VAT, jak i wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas.


Kasy rejestrujące

Moment zaewidencjonowania w kasie fiskalnej zaliczki wpłaconej na rachunek bankowy

Marcin Szymankiewicz
Spółka otrzymuje na rachunek bankowy zaliczki, które ewidencjonuje w kasie fiskalnej.
W jakim momencie taka zaliczka powinna zostać zarejestrowana w kasie?

Elektroniczny paragon dla nabywcy

Marcin Szymankiewicz
Mam kasę fiskalną on-line. Czy muszę wydawać klientom paragony papierowe?

Kasy rejestrujące

Obowiązek przeszkolenia pracowników do obsługi kas rejestrujących

Marcin Szymankiewicz
Spółka zatrudniła nowego pracownika do obsługi kasy fiskalnej.
Czy powinien zostać przeszkolony z zasad jej stosowania?

Spółka zatrudniła nowego pracownika do obsługi kasy fiskalnej.

Czy powinien zostać przeszkolony z zasad jej stosowania?

Obowiązek taki wynika z rozporządzenia MF z 29.04.2019 w sprawie kas rejestrujących (DzU poz. 816), zgodnie z którym podatnik jest obowiązany zapoznać osobę prowadzącą u niego ewidencję, przed rozpoczęciem jej prowadzenia oraz bez względu na sposób i formę powierzenia tej osobie prowadzenia ewidencji, z informacją o zasadach ewidencji obejmującą podstawowe zasady prowadzenia ewidencji i wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutki ich nieprzestrzegania.


Przepisy wykonawcze

Jak skorzystać z ulgi na zakup kas fiskalnych on-line

Łukasz Grzegorczyk
Od 1.05.2019 ulgą na zakup kas rejestrujących objęte są wyłącznie urządzenia fiskalne nowej generacji. Nie zmienił się limit odliczenia, a warunki i tryb korzystania z ulgi, a także kwestie ew. późniejszego zwrotu odliczonych kwot określa nowe rozporządzenie MF.

VAT

Kasy fiskalne on-line – dla kogo i od kiedy

Krzysztof Hałub
Tradycyjne kasy rejestrujące zostaną zastąpione przez kasy on-line. Nie nastąpi to jednak od razu, lecz stopniowo, w ciągu kilku lat.

Kasy rejestrujące

Rezygnacja z ewidencjonowania usług dowozu pracowników w kasie rejestrującej

Tomasz Krywan
Spółka oferuje swoim pracownikom dowóz do miejsca pracy. Korzystający z tej możliwości obciążani są częścią ponoszonych przez nią kosztów (w drodze potrącenia z wynagrodzenia). Świadczenie usług dowozu spółka ewidencjonuje za pomocą kasy rejestrującej.
Czy może z tego zrezygnować?

Ewidencja sprzedaży w kasach fiskalnych on-line

Łukasz Grzegorczyk
Miejsce dotychczasowych kas rejestrujących stopniowo będą zajmować tzw. kasy on-line, pozwalające na automatyczne przesyłanie danych do centralnego systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Szefa KAS.

Zmiany w zasadach rejestracji obrotu za pomocą kas wprowadza nowelizacja ustawy o VAT[1], która weszła w życie 1.05.2019 r.

Ustawa o VAT nakłada na podatników obowiązek ewidencjonowania za pomocą kas rejestrujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Od kilku miesięcy trwały prace nad wprowadzeniem istotnych zmian dotyczących tego obowiązku i samych kas fiskalnych. W efekcie powstały przepisy wpisujące się w kanon cyfryzacji i centralnego gromadzenia danych, jaki w ostatnich latach zaczyna dominować w naszym kraju w sferze podatków. Warto przy tym nadmienić, że podobne rozwiązania z powodzeniem funkcjonują w innych państwach UE, m.in. w Chorwacji, Bułgarii czy na Węgrzech.


Ewidencja sprzedaży

Zmiany w zwolnieniach od kas rejestrujących w 2019

Tomasz Krywan
Zlikwidowano kilka dotychczasowych zwolnień z obowiązku rejestracji obrotu w kasach fiskalnych (m.in. dla firm sprzątających, flisaków i dorożkarzy), wprowadzając nowe – dla kół gospodyń wiejskich.

Kasy rejestrujące

Rezygnacja przez biuro rachunkowe z ewidencjonowania obrotu w kasie fiskalnej

Krzysztof Hałub
Biuro rachunkowe, które kierując się błędnymi wyjaśnieniami fiskusa, w 2015 kupiło kasę rejestrującą i prowadzi ewidencję usług księgowych świadczonych na rzecz nieprzedsiębiorców, wciąż jeszcze może zrezygnować ze stosowania kasy – w dowolnym miesiącu.

Kasy rejestrujące

Rozpoczęcie działalności objętej obowiązkiem ewidencjonowania a dalsze zwolnienie od kas pozostałej sprzedaży

Tomasz Krywan
Osoba fizyczna (psycholog) w ramach działalności gospodarczej świadczy usługi konsultacji psychologicznych. Nie ma kasy fiskalnej, bo jej sprzedaż na rzecz osób prywatnych nie przekracza 20 tys. zł. Zamierza rozszerzyć działalność o świadczenie usług przewozu osób taksówką. Tego rodzaju usługi muszą być bezwzględnie ewidencjonowane w kasie fiskalnej.
Czy w związku z tym będzie musiała ewidencjonować także usługi konsultacji psychologicznych?

Rozporządzenie

Jakie warunki muszą spełniać kasy fiskalne on-line

Każda kasa fiskalna umożliwi przekaz danych za pośrednictwem internetu lub sieci teleinformatycznej i będzie współpracować z terminalem płatniczym transakcji bezgotówkowych.

Kasy rejestrujące

Co z ulgą na zakup kasy fiskalnej po śmierci podatnika

Tomasz Krywan
7.06.2018 zmarła osoba fizyczna będąca podatnikiem VAT, która w 2017 skorzystała z ulgi na zakup kasy fiskalnej.
Czy jej spadkobiercy zobowiązani są do zwrotu tej ulgi?

Kasy rejestrujące

Brak podpisu klienta na protokole przyjęcia zwrotu towarów a możliwość korekty sprzedaży

Iwona Czauderna
Spółka prowadzi na rzecz konsumentów sprzedaż detaliczną, ewidencjonowaną w kasach rejestrujących. Zdarza się, że klienci zwracają kupione towary.
Czy w razie braku podpisu klienta na protokole przyjęcia zwrotu towaru spółka może obniżyć podstawę opodatkowania i należny VAT, jeśli udowodni, że zwrot rzeczywiście nastąpił?

Podatki i prawo gospodarcze

Ulga na zakup kas rejestrujących po podziale spółki

Iwona Czauderna
Spółka powstała w wyniku podziału spółki kapitałowej A przez wydzielenie. W następstwie podziału zorganizowana część przedsiębiorstwa A została wydzielona w nową spółkę. Przed wydzieleniem A miała sieć sklepów, w których odbywała się sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, podlegająca ewidencjonowaniu przy zastosowaniu kas rejestrujących. Skorzystała z ulgi na nabycie takich kas.
Czy w tej sytuacji spółce powstałej na podstawie art. 529 § 1 pkt 4 Ksh (podziału przez wydzielenie) również przysługuje prawo do odliczenia kwot wydatkowanych przez nią na zakup nowych kas rejestrujących?

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....