Sposób prowadzenia ewidencji w kasach fiskalnych – nowe obowiązki

Łukasz Grzegorczyk doradca podatkowy Gekko Taxens Doradztwo Podatkowe sp. z o.o.

Przy okazji wprowadzenia kas rejestrujących on-line od 1.05.2019 zmodyfikowano też obowiązki podatników związane z używaniem kas – m.in. w zakresie wystawiania paragonów i serwisowania urządzeń fiskalnych.

Zgodnie ze znowelizowaną ustawą o VAT (zmiany wprowadzone opisaną w „RiP” nr 5/2019 ustawą z 15.03.2019, DzU poz. 675) od 1.05.2019 do ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych mają być używane tzw. kasy rejestrujące on-line, które stopniowo wyprą dotychczasowe kasy z papierowym bądź elektronicznym zapisem kopii.

  • MF – Minister Finansów
  • US – urząd skarbowy
  • KAS – Krajowa Administracja Skarbowa

Wymiana dotychczasowych kas fiskalnych na kasy on-line będzie obowiązkowa jedynie w wytypowanych przez ustawodawcę branżach (szczególnie narażonych na nadużycia). Pozostali podatnicy mogą stosować kasy starego typu do momentu ich wyeksploatowania.

Ten dualizm uwzględnia rozporządzenie MF z 29.04.2019 w sprawie kas rejestrujących (DzU poz. 816), które od 1.05.2019 zastąpiło akt prawny o tym samym tytule z 14.03.2013 (DzU poz. 363). Składa się ono z 5 rozdziałów. Rozdz. 1 to przepisy ogólne, w tym słownik wyrażeń. W rozbudowanym rozdz. 2:

  • oddział 1 zawiera przepisy ogólne odnoszące się do wspólnych regulacji w zakresie prowadzenia ewidencji i używania poszczególnych typów kas (on-line, z papierowym i elektronicznym zapisem kopii),
  • oddziały 2 i 3 regulują sposób prowadzenia ewidencji, odpowiednio przy zastosowaniu kas on-line (w tym m.in. kwestie dotyczące fiskalizacji, wymiany pamięci chronionej, przesyłania danych do Centralnego Repozytorium Kas) i kas starego typu, oraz warunki i sposób ich używania,
  • oddziały 4 i 5 określają sposób zakończenia używania kas w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas.

Rozdz. 3 wskazuje warunki zorganizowania i prowadzenia serwisu oraz warunki, które powinny spełnić podmioty prowadzące serwis. Rozdz. 4 określa terminy oraz zakres obowiązkowych przeglądów technicznych kas, a w rozdz. 5 zawarto przepisy przejściowe i końcowe.

Poniżej opisujemy najważniejsze zmiany w stosunku do poprzedniego rozporządzenia.

Wystawianie i wydawanie paragonu

Doprecyzowano regulację dotyczącą obowiązku wystawiania i wydawania paragonu fiskalnego. Paragon wystawia się i wydaje bez żądania nabywcy, najpóźniej z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności.

Wyjątkiem jest prowadzenie ewidencji przy użyciu kas umieszczonych w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar lub świadczą usługę. Podatnik może nie wystawiać paragonu, jeżeli zapewni nabywcy możliwość zapoznania się z danymi o sprzedaży poprzez ich odpowiednie wyświetlenie na automacie.

Jeżeli przed dokonaniem sprzedaży otrzymano całość lub część należności (zapłaty):

  • w gotówce – paragon należy wystawić i wydać nabywcy z chwilą jej otrzymania,
  • na rachunek podatnika za pośrednictwem poczty, banku lub skok – paragon należy wystawić i wydać nabywcy niezwłocznie po uznaniu na rachunku, nie później niż z końcem miesiąca, w którym zapłata została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży – nie później niż z chwilą jej dokonania.

Nie ma już obowiązku zaokrąglania kwot wykazanych na paragonach do pełnych groszy. Nowym wymogiem jest konieczność umieszczenia wyświetlacza kasy w miejscu umożliwiającym nabywcy odczyt wyświetlanych na nim danych.

Oświadczenie o zapoznaniu z informacją o zasadach ewidencji

M.in. z uwagi na opisane zmiany w zakresie paragonów nałożono na podatników obowiązek zapoznania osób prowadzących ewidencję z informacją o:

  • zasadach jej prowadzenia (obejmującą też zasady wystawiania paragonu fiskalnego),
  • skutkach nieprzestrzegania tych reguł.

Należy go dopełnić przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przez daną osobę. Powinna ona złożyć podatnikowi oświadczenie o zapoznaniu się z tą informacją. Nie mają przy tym znaczenia sposób i forma powierzenia danej osobie prowadzenia ewidencji. Informację i oświadczenie sporządza się 2 egz. (dla podatnika i osoby prowadzącej ewidencję), a ich wzór stanowi zał. nr 1 do rozporządzenia.

Osoby, które rozpoczęły prowadzenie ewidencji przed 1.05.2019, powinny złożyć stosowne oświadczenia do 31.05.2019.

Oznaczenia literowe stawek podatku

Obowiązkiem podatnika jest przypisanie odpowiednich oznaczeń literowych do konkretnych stawek VAT, odnoszących się do nazw towarów i usług. Wcześniej obowiązek ten obejmował tylko literę A przyporządkowaną do stawki podstawowej (pozostałe stawki można było przypisać dowolnie do liter B–G). Obecnie konieczne będzie przyporządkowanie stawek według wzoru:

  • A – stawka podstawowa 22 lub 23%,
  • B – stawka obniżona 7 lub 8%,
  • C – stawka obniżona 5%,
  • D – stawka obniżona 0%,
  • E – zwolnienie od podatku,
  • F i G – pozostałe stawki, w tym 0% (tzw. zero techniczne) w przypadku sprzedaży objętej procedurą VAT marża dla usług turystyki oraz dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich lub antyków.

Podatnicy, którzy w chwili wejścia w życie rozporządzenia prowadzili ewidencję za pomocą kas rejestrujących, mają czas na wprowadzenie stosownych zmian do 31.07.2019.

Serwis kas

Podatnikom umożliwiono zmianę serwisanta kasy, bez zgody podmiotu prowadzącego serwis główny, a wyłącznie za powiadomieniem o takiej zmianie – w terminie 5 dni od jej dokonania (nie trzeba już o niej powiadamiać naczelnika US, a tylko prowadzącego serwis główny).

Wyjątkowo do 30.06.2019 w przypadku zmiany serwisanta, niewynikającej z naruszenia warunków prowadzenia serwisu, nadal wymagana jest zgoda podmiotu prowadzącego serwis główny. Nie może on odmówić jej udzielenia, jeżeli warunki cenowe i miejsca świadczenia serwisu są dla podatnika korzystniejsze od dotychczasowych. Zawiadomienie o zmianie musi być wówczas złożone do właściwego naczelnika US w ciągu 7 dni od jej dokonania.

Wybór nowego serwisanta jest możliwy tylko spośród tych widniejących w elektronicznym wykazie podmiotów upoważnionych do wykonywania serwisu danego typu kas, prowadzonym przez Szefa KAS. Wykaz jest udostępniany w BIP MF i aktualizowany na bieżąco (pierwsza publikacja ma nastąpić do końca maja 2019).

Nie trzeba będzie dokonywać obowiązkowego przeglądu technicznego kasy w okresie zawieszenia działalności gospodarczej (a dopiero po jej wznowieniu, przed ponownym rozpoczęciem ewidencji).

Postępowanie w razie utraty kasy

Rozporządzenie z 2013 regulowało zasady postępowania w razie utraty kasy rejestrującej w wyniku kradzieży lub na skutek działania siły wyższej. Obecnie obowiązujące wskazuje, że w przypadku utraty kasy (niezależnie od przyczyny) podatnik niezwłocznie, nie później niż w terminie 5 dni od powzięcia informacji o utracie, powiadamia o tym naczelnika US (wcześniej powiadomienie również musiało być niezwłoczne, ale nie było ograniczone konkretnym terminem). Gdy utrata kasy nastąpi w wyniku kradzieży, do powiadomienia dołącza się potwierdzenie złożenia zawiadomienia o kradzieży, wydane przez organ ścigania.

Wynajem kas on-line

Znowelizowana ustawa o VAT umożliwia prowadzenie ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy on-line, przyjętej w używanie na podstawie pisemnej umowy najmu, leasingu, dzierżawy lub innej o podobnym charakterze. Zgodnie z rozporządzeniem kasa taka musi jednak spełnić określone wymogi – mieć nową, niezapisaną pamięć fiskalną oraz pamięć chronioną. W przypadku ich zapełnienia lub uszkodzenia w okresie trwania umowy oddający kasę w używanie ma obowiązek zapewnić ich wymianę. Pierwszy obowiązkowy przegląd techniczny takiej kasy powinien się odbyć po objęciu jej w używanie, jeszcze przed dniem fiskalizacji.

Rozpoczęcie i zakończenie ewidencji w kasach starego typu

Zmiany w tym zakresie sprowadzają się do wprowadzenia uzasadnionych uproszczeń. Zrezygnowano z obowiązku składania przez podatnika zawiadomienia do naczelnika US o rozpoczęciu ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii. Zawiadomienie stało się niepotrzebne z uwagi na brak możliwości zwrotu kwot wydatkowanych na zakup tego typu kas.

Natomiast w razie zakończenia używania takiej kasy zrezygnowano z obowiązkowej obecności pracownika US przy dokonywaniu odczytu zawartości jej pamięci fiskalnej. Konsekwentnie zlikwidowano też obowiązek składania do naczelnika US wniosku o dokonanie takiego odczytu.

Spis treści artykułu
Spis treści artykułu:
Więcej na temat: „Kasy Fiskalne”
Przepisy wykonawcze

Jak skorzystać z ulgi na zakup kas fiskalnych on-line

Łukasz Grzegorczyk
Od 1.05.2019 ulgą na zakup kas rejestrujących objęte są wyłącznie urządzenia fiskalne nowej generacji. Nie zmienił się limit odliczenia, a warunki i tryb korzystania z ulgi, a także kwestie ew. późniejszego zwrotu odliczonych kwot określa nowe rozporządzenie MF.

VAT

Kasy fiskalne on-line – dla kogo i od kiedy

Krzysztof Hałub
Tradycyjne kasy rejestrujące zostaną zastąpione przez kasy on-line. Nie nastąpi to jednak od razu, lecz stopniowo, w ciągu kilku lat.

Kasy rejestrujące

Rezygnacja z ewidencjonowania usług dowozu pracowników w kasie rejestrującej

Tomasz Krywan
Spółka oferuje swoim pracownikom dowóz do miejsca pracy. Korzystający z tej możliwości obciążani są częścią ponoszonych przez nią kosztów (w drodze potrącenia z wynagrodzenia). Świadczenie usług dowozu spółka ewidencjonuje za pomocą kasy rejestrującej.
Czy może z tego zrezygnować?

Ewidencja sprzedaży w kasach fiskalnych on-line

Łukasz Grzegorczyk
Miejsce dotychczasowych kas rejestrujących stopniowo będą zajmować tzw. kasy on-line, pozwalające na automatyczne przesyłanie danych do centralnego systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Szefa KAS.

Zmiany w zasadach rejestracji obrotu za pomocą kas wprowadza nowelizacja ustawy o VAT[1], która weszła w życie 1.05.2019 r.

Ustawa o VAT nakłada na podatników obowiązek ewidencjonowania za pomocą kas rejestrujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Od kilku miesięcy trwały prace nad wprowadzeniem istotnych zmian dotyczących tego obowiązku i samych kas fiskalnych. W efekcie powstały przepisy wpisujące się w kanon cyfryzacji i centralnego gromadzenia danych, jaki w ostatnich latach zaczyna dominować w naszym kraju w sferze podatków. Warto przy tym nadmienić, że podobne rozwiązania z powodzeniem funkcjonują w innych państwach UE, m.in. w Chorwacji, Bułgarii czy na Węgrzech.


Ewidencja sprzedaży

Zmiany w zwolnieniach od kas rejestrujących w 2019

Tomasz Krywan
Zlikwidowano kilka dotychczasowych zwolnień z obowiązku rejestracji obrotu w kasach fiskalnych (m.in. dla firm sprzątających, flisaków i dorożkarzy), wprowadzając nowe – dla kół gospodyń wiejskich.

Kasy rejestrujące

Rezygnacja przez biuro rachunkowe z ewidencjonowania obrotu w kasie fiskalnej

Krzysztof Hałub
Biuro rachunkowe, które kierując się błędnymi wyjaśnieniami fiskusa, w 2015 kupiło kasę rejestrującą i prowadzi ewidencję usług księgowych świadczonych na rzecz nieprzedsiębiorców, wciąż jeszcze może zrezygnować ze stosowania kasy – w dowolnym miesiącu.

Kasy rejestrujące

Rozpoczęcie działalności objętej obowiązkiem ewidencjonowania a dalsze zwolnienie od kas pozostałej sprzedaży

Tomasz Krywan
Osoba fizyczna (psycholog) w ramach działalności gospodarczej świadczy usługi konsultacji psychologicznych. Nie ma kasy fiskalnej, bo jej sprzedaż na rzecz osób prywatnych nie przekracza 20 tys. zł. Zamierza rozszerzyć działalność o świadczenie usług przewozu osób taksówką. Tego rodzaju usługi muszą być bezwzględnie ewidencjonowane w kasie fiskalnej.
Czy w związku z tym będzie musiała ewidencjonować także usługi konsultacji psychologicznych?

Rozporządzenie

Jakie warunki muszą spełniać kasy fiskalne on-line

Każda kasa fiskalna umożliwi przekaz danych za pośrednictwem internetu lub sieci teleinformatycznej i będzie współpracować z terminalem płatniczym transakcji bezgotówkowych.

Kasy rejestrujące

Co z ulgą na zakup kasy fiskalnej po śmierci podatnika

Tomasz Krywan
7.06.2018 zmarła osoba fizyczna będąca podatnikiem VAT, która w 2017 skorzystała z ulgi na zakup kasy fiskalnej.
Czy jej spadkobiercy zobowiązani są do zwrotu tej ulgi?

Kasy rejestrujące

Brak podpisu klienta na protokole przyjęcia zwrotu towarów a możliwość korekty sprzedaży

Iwona Czauderna
Spółka prowadzi na rzecz konsumentów sprzedaż detaliczną, ewidencjonowaną w kasach rejestrujących. Zdarza się, że klienci zwracają kupione towary.
Czy w razie braku podpisu klienta na protokole przyjęcia zwrotu towaru spółka może obniżyć podstawę opodatkowania i należny VAT, jeśli udowodni, że zwrot rzeczywiście nastąpił?

Podatki i prawo gospodarcze

Ulga na zakup kas rejestrujących po podziale spółki

Iwona Czauderna
Spółka powstała w wyniku podziału spółki kapitałowej A przez wydzielenie. W następstwie podziału zorganizowana część przedsiębiorstwa A została wydzielona w nową spółkę. Przed wydzieleniem A miała sieć sklepów, w których odbywała się sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, podlegająca ewidencjonowaniu przy zastosowaniu kas rejestrujących. Skorzystała z ulgi na nabycie takich kas.
Czy w tej sytuacji spółce powstałej na podstawie art. 529 § 1 pkt 4 Ksh (podziału przez wydzielenie) również przysługuje prawo do odliczenia kwot wydatkowanych przez nią na zakup nowych kas rejestrujących?

Zmiana przepisów

Kantory nie muszą instalować kas fiskalnych od 1 kwietnia

Anna Koleśnik
MF zmieni rozporządzenie w sprawie zwolnień od kas i przedłuży dla kantorów zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży do końca 2018.

Kantory jednak bez kas fiskalnych

Minister Finansów przedłuży do końca 2018 zwolnienie dla kantorów od obowiązku ewidencjonowania sprzedaży w kasach rejestrujących. Powstał już projekt stosownego rozporządzenia.

Kasy rejestrujące

Ponowne rozpoczęcie działalności przez osobę fizyczną a ulga na zakup kas

Tomasz Krywan
Osoba fizyczna na początku 2018 zamierza otworzyć działalność gospodarczą. W przeszłości, tj. w latach 2002–2008, już ją prowadziła. Skorzystała wówczas z ulgi na zakup kasy fiskalnej.
Czy w ramach nowej działalności będzie mogła ponownie skorzystać z tej ulgi?

Nie. Przepisy o VAT nie określają, jak traktować osoby fizyczne, które po przerwie ponownie rozpoczynają działalność gospodarczą – jako zupełnie nowych podatników VAT czy jako podatników kontynuujących działalność. NSA w wyroku z 7.09.2017 (I FSK 2312/15) orzekł, że w przypadku osób fizycznych będących podatnikami VAT zaprzestanie wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT w wyniku likwidacji działalności, a następnie ponowne rozpoczęcie ich wykonywania powoduje, że mamy do czynienia z tym samym podatnikiem posługującym się tym samym NIP, co oznacza, że wznowienie działalności gospodarczej po przerwie spowodowanej uprzednią likwidacją takiej działalności nie ma wpływu na byt osoby fizycznej jako podatnika.


Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....