Sporadyczna jazda samochodem w czasie pracy może wymagać szerszych badań lekarskich

Renata Majewska Biuro Kadr i Płac

Spółka zamierza zatrudnić na umowę o pracę stacjonarnego przedstawiciela handlowego (w wieku 25 lat). Zasadniczo ma on sprzedawać produkty w siedzibie firmy, jednak okazjonalnie (kilka razy w miesiącu) będzie przewoził towar samochodem do klientów. W tym celu podpisano z nim umowę o używanie prywatnego auta do celów służbowych.
Czy trzeba go skierować na dodatkowe badania lekarskie?

Prawdopodobnie handlowiec przejdzie więcej badań niż „zwykły” pracownik biurowy. Informację o sporadycznym kierowania autem należy podać w skierowaniu na badania lekarskie, w opisie stanowiska pracy, a o poszerzeniu badań zdecyduje lekarz.

Opieka profilaktyczna nad kierowcami

  • Kp – Kodeks pracy

Pracodawca nie może dopuścić zatrudnionego na stanowisko pracy bez ważnych badań lekarskich. Pokrywa koszty tych badań.

Art. 39j ustawy z 6.09.2001 o transporcie drogowym (DzU z 2017 poz. 2200) zaostrza wymogi opieki profilaktycznej nad kierowcami zawodowymi. Kierowcy wykonujący transport drogowy (przewozy drogowe pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 t oraz przeznaczonymi konstrukcyjnie do przewozu więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą) podlegają badaniom lekarskim w związku ze zdobywaniem kwalifikacji wstępnej i odbywaniem szkoleń okresowych. Muszą oni przechodzić, oczywiście na koszt pracodawcy, badania lekarskie i psychologiczne (znacznie szersze niż „zwykły” pracownik) zasadniczo co 5 lat do ukończenia 60 lat, a przekroczywszy tę granicę wiekową – co 30 mies.

Badania te są równoznaczne z kodeksowymi badaniami profilaktycznymi, a pracodawca ma obowiązek przechowywać przez cały okres zatrudnienia kopie orzeczeń lekarskich i psychologicznych, a po rozwiązaniu stosunku pracy oddać je kierowcy (art. 39l ustawy o transporcie drogowym).

Do pozostałych osób jeżdżących samochodami w czasie pracy stosuje się regulacje kodeksowe (art. 229 i nast. Kp). Dotyczy to obejmujących stanowisko kierowcy (ale niewykonującego transportu drogowego) czy też kierujących pojazdami niejako „przy okazji” (gdy nie należy to do ich głównych obowiązków służbowych, np. mobilny handlowiec, serwisant) albo sporadycznie. Nie znaczy to, że nie zostaną oni dodatkowo przebadani. Jednak to nie pracodawca decyduje o zakresie badań profilaktycznych. Ma obowiązek skierować takich pracowników na odpowiednie badania lekarskie zgodnie z Kp (wstępne, okresowe i kontrolne).

W skierowaniu określa m.in. stanowisko lub stanowiska pracy zajmowane przez daną osobę, w tym podstawowe czynności, sposób i czas ich wykonywania, a ponadto warunki pracy. W opisie stanowiska pracy uwzględnia występujące na nim czynniki niebezpieczne, szkodliwe dla zdrowia, uciążliwe i inne, wynikające ze sposobu wykonywania pracy, z podaniem wielkości narażenia oraz aktualnych wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia, z podziałem na czynniki fizyczne, pyły, chemiczne, biologiczne i inne, w tym niebezpieczne (zał. nr 3a do rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z 30.05.1996 w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy, DzU 2016 poz. 2067).

Zdecyduje lekarz

O zakresie badań i ich częstotliwości decyduje lekarz, kierując się tzw. wskazówkami metodycznymi określonymi w zał. nr 1 do rozporządzenia. Brakuje w nich pozycji „kierowanie pojazdem”, jednak uznaje się, że właściwa jest poz. 2 części V wskazówek zatytułowana „Prace wymagające pełnej sprawności psychoruchowej”.

Lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne może je poszerzyć o dodatkowe specjalistyczne badania konsultacyjne lub o dodatkowe badania, a także wyznaczyć bliższy termin następnego badania, niż zalecają wskazówki metodyczne, jeżeli stwierdzi, że jest to konieczne dla prawidłowej oceny stanu zdrowia osoby przyjmowanej lub pracownika (§ 2 ust. 1–3 rozporządzenia). Kieruje się przy tym informacjami podanymi przez pracodawcę na skierowaniu, wskazówkami metodycznymi oraz zaleceniami dotyczącymi postępowania lekarskiego w stosunku do pracowników poddanych określonym narażeniom, upowszechnianych przez instytuty badawcze w dziedzinie medycyny pracy (§ 2 ust. 4 rozporządzenia).

Reasumując: w skierowaniu na wstępne badania lekarskie osoby zatrudnianej na stanowisku handlowca, który sporadycznie będzie wykorzystywał prywatne auto w celach służbowych, pracodawca powinien podać m.in.:

  • w opisie stanowiska pracy – sporadyczne kierowanie autem w celach służbowych, kilka razy w miesiącu, jednorazowo nie dłużej niż 2–3 godz.,
  • w innych czynnikach, w tym niebezpiecznych (pkt V) – prace wymagające pełnej sprawności psychoruchowej.

Lekarz medycyny pracy, biorąc pod uwagę treść skierowania, wskazówki metodyczne, powyższe zalecenia Instytutu oraz stan zdrowia badanego, prawdopodobnie wyśle go na badania ogólnolekarskie, okulistyczne i neurologiczne oraz dodatkowo na badania pomocnicze: testy sprawności psychoruchowej, widzenia zmierzchowego i zjawiska olśnienia oraz poziomu glukozy. Jeśli wszystko będzie w porządku, następne badania okresowe (termin trzeba podać w orzeczeniu lekarskim) wyznaczy mu zapewne za 3–4 lata, a badanie oceniające widzenie zmierzchowe i zjawisko olśnienia – za 4–6 lat.

Po badaniach profilaktycznych wydawane jest orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku albo istnienie przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku (§ 2 ust. 5 rozporządzenia).

Wytyczne dla lekarza

Zgodnie z „Wytycznymi dotyczącymi badań lekarskich pracowników kierujących w ramach obowiązków służbowych pojazdami silnikowymi” opracowanymi przez Instytut Medycyny Pracy im. prof. dra Jerzego Nofera w Łodzi z 20.10.2014 (dostępne na stronie Instytutu: www.imp.lodz.pl), biorąc pod uwagę bezpieczeństwo pracowników i innych uczestników ruchu drogowego, dodatkowo zaleca się poszerzenie badań o ocenę widzenia zmierzchowego i wrażliwość na olśnienie oraz standardowe przeprowadzanie oceny narządu wzroku przez lekarza okulistę w badaniach okresowych. Badanie oceniające widzenie zmierzchowe i zjawisko olśnienia powinno być wykonywane co 4–6 lat, a po 60. roku życia – co 2–3 lata (...). Biorąc pod uwagę powyższe, standardowy zakres badań lekarskich osób, które nie są zatrudnione na stanowisku kierowcy, a w ramach obowiązków zawodowych kierują pojazdami silnikowymi, powinien obejmować:

a) badania wstępne:

  • badania lekarskie: ogólnolekarskie, okulistyczne, neurologiczne,
  • badania pomocnicze – testy sprawności psychoruchowej, badanie oceniające widzenie zmierzchowe i zjawisko olśnienia, oznaczenie poziomu glukozy,

b) badania okresowe:

  • badania lekarskie: ogólnolekarskie, okulistyczne, w zależności od wskazań neurologiczne,
  • badania pomocnicze: badania oceniające widzenie zmierzchowe i zjawisko olśnienia, oznaczenie poziomu glukozy, w zależności od wskazań teksty sprawności psychoruchowej.

Wg „Wytycznych” badania profilaktyczne w tym przypadku należy wykonywać co 3–4 lata do 50. roku życia, a później co 2 lata.

Spis treści artykułu
Spis treści artykułu:
Więcej na temat: „Samochód w firmie”
Samochód osobowy

Dwa limity kosztów po 150 tys. zł dla auta w leasingu i po leasingu

Anna Koleśnik
Przedsiębiorca, który używa leasingowany samochód osobowy, może zaliczyć do kosztów podatkowych raty leasingu do limitu 150 tys. zł. Gdy wykupi samochód po zakończeniu umowy, ten sam limit przysługuje mu ponownie – tym razem dla kosztów z tytułu odpisów amortyzacyjnych.

Potwierdza to interpretacja KIS z 15.04.2019 (0111-KDIB1-3.4010.1.2019.2.MO). W tym samym piśmie KIS wypowiedziała się również nt. sposobu rozliczenia kosztów ubezpieczeń komunikacyjnych w świetle przepisów obowiązujących od 1.01.2019.


VAT

Odliczenie VAT od rat leasingowych w okresie zawieszenia działalności gospodarczej

Krzysztof Hałub
Przedsiębiorca (osoba fizyczna) wziął w leasing samochód osobowy, który w trakcie 2017 i 2018 wykorzystywał na potrzeby firmy. Odliczał 50% VAT z faktur leasingowych. Od lutego 2019 zawiesił działalność, ale po kilku miesiącach planuje ją wznowić i nadal używać w jej ramach leasingowany pojazd.
Czy w okresie zawieszenia zachowuje prawo do odliczenia VAT?

VAT

Wydatki na autobusy i busy w firmie świadczącej usługi przewozu osób – VAT i koszty

Tomasz Krywan
Klientem naszego biura rachunkowego jest firma świadcząca usługi przewozu osób.
Jak rozliczać VAT oraz koszty podatkowe w przypadku wydatków dotyczących autobusu, busa 8- i 10-osobowego oraz przystosowanego do przewozu osób niepełnosprawnych?

PIT

Potrącenie 100% kosztów używania samochodu osobowego u podatnika zwolnionego z VAT

Tomasz Krywan
Przedsiębiorca (osoba fizyczna) korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT.
Czy nie prowadząc ewidencji przebiegu dla samochodu osobowego, może całość kosztów jego używania (np. wydatki na paliwo, części zamienne, naprawy, opłaty za parkowanie) zaliczać do kosztów uzyskania przychodów, czy też wydatki te będą kosztem podatkowym tylko w 75%?

VAT

Faktura za naprawę samochodu za granicą – rozliczenie VAT

Tomasz Krywan
Spółka otrzymała fakturę za naprawę za granicą samochodu firmowego. Oprócz pozycji dotyczącej samej naprawy wyodrębniono na niej pozycje dotyczące wymienianych części.
Czy w takim razie oprócz importu usługi naprawy spółka powinna wykazać WNT części?

Księgi rachunkowe

Zapłata akcyzy samochodowej – ujęcie w księgach rachunkowych

Marek Barowicz
W jaki sposób w księgach rachunkowych ująć operacje gospodarcze związane z rozliczeniem podatku akcyzowego od samochodów osobowych zakupionych za granicą w celu ich dalszej odsprzedaży?

W jaki sposób w księgach rachunkowych ująć operacje gospodarcze związane z rozliczeniem podatku akcyzowego od samochodów osobowych zakupionych za granicą w celu ich dalszej odsprzedaży?

Zasadą jest, że jeżeli w stosunku do samochodu osobowego powstał obowiązek podatkowy w związku z wykonaniem jednej z czynności podlegającej opodatkowaniu, to nie powstaje obowiązek podatkowy na podstawie innej takiej czynności, jeżeli kwota akcyzy została określona lub zadeklarowana w należnej wysokości (art. 100 ust. 3 ustawy akcyzowej).


Księga przychodów i rozchodów

Wydatki na samochody u przedsiębiorcy prowadzącego autohandel – ujęcie w księdze przychodów i rozchodów

Krzysztof Hałub
Firma prowadzi działalność w zakresie handlu używanymi samochodami osobowymi, które skupuje w Polsce i innych krajach UE.
W której kolumnie podatkowej księgi przychodów i rozchodów należy wpisać następujące wydatki: na remonty i naprawę zakupionych pojazdów (towarów handlowych), w tym zakup usług i części (np. filtry paliwa i oleju, łożyska, rozpuszczalniki, podkłady, klocki hamulcowe, żarówki, płyn do chłodnic, klamki, świece, cewki, lampy, dywaniki), kosmetyki samochodowe, a także przeglądy techniczne, opłaty za platformę usług elektronicznych (za pośrednictwem której są kupowane pojazdy z krajów UE), tablice rejestracyjne, polisy ubezpieczeniowe (OC), podatek akcyzowy?

PIT i CIT

Ubezpieczenie samochodu osobowego w kosztach uzyskania przychodów

Aleksander Woźniak
Jak od 1.01.2019 należy rozliczać w kosztach składki na ubezpieczenie OC i AC samochodu osobowego? Czy brać pod uwagę limit 150 tys. zł, czy także 75% bądź 20%?

Odpowiedź zależy od tego, czy samochód osobowy jest środkiem trwałym (lub jest wykorzystywany na podstawie umowy leasingu bądź najmu), czy też jest to auto będące wprawdzie własnością podatnika prowadzącego działalność gospodarczą (indywidualnie lub w spółce osobowej), ale nie będące składnikiem majątku firmy.

  • Auto w leasingu lub będące środkiem trwałym
  • Samochód podatnika niebędący środkiem trwałym

VAT

Opodatkowanie dostawy używanych części samochodowych w procedurze VAT marża

Marcin Szymankiewicz
Spółka z o.o. prowadzi działalność gospodarczą w zakresie recyklingu samochodów. Z pojazdów nabytych do recyklingu wymontowuje części zamienne w celu ich odsprzedaży.
Czy może zastosować do nich szczególną procedurę VAT marża, jeżeli samochody, z których je wymontowano, zostały nabyte od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej?

Jeżeli podatnik dokonuje dostawy towarów używanych, nabytych uprzednio w ramach prowadzonej działalności, w celu odprzedaży, podstawą opodatkowania VAT jest marża (art. 120 ust. 4 ustawy o VAT – patrz ramka na następnej stronie).

W myśl art. 120 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT przez towary używane rozumie się ruchome dobra materialne nadające się do dalszego użytku w ich aktualnym stanie lub po naprawie, inne niż określone w pkt 1–3 oraz inne niż wskazane metale szlachetne lub kamienie szlachetne.


Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Sprzedaż opon samochodowych a prawo do opodatkowania w formie ryczałtu

Tomasz Krywan
Osoba fizyczna prowadząca zakład wulkanizacyjny korzysta z opodatkowania w formie ryczałtu. Chciałaby rozszerzyć działalność o sprzedaż opon. Czy nadal będzie mogła płacić zryczałtowany podatek?

Nie. Z opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych nie mogą korzystać m.in. podatnicy wymienieni w art. 8 ust. 1 uzpd, w tym osoby osiągające w całości lub części przychody z działalności w zakresie handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych (art. 8 ust. 1 pkt 3 lit. uzpd).


Kasy rejestrujące

Obciążenie pracownika za paliwo zużyte do jazd prywatnych a ewidencja w kasie fiskalnej

Krzysztof Hałub
Pracodawca wyraża zgodę na używanie przez pracownika samochodu służbowego w celach prywatnych w dni wolne od pracy, obciążając go ryczałtowymi kosztami paliwa zużytego na cele osobiste.
Czy może korzystać ze zwolnienia z ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej?

Tak. Potwierdza to interpretacja KIS z 9.01.2019 (0115-KDIT1-1.4012.830.2018.4.AJ). Paragraf 2 ust. 1 rozporządzenia MF z 28.12.2018 w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (DzU poz. 2519) zwalnia z obowiązku ewidencjonowania – nie dłużej jednak niż do 31.12.2021 – czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia.

W poz. 34 załącznika wyszczególniono dostawę towarów i świadczenie usług przez podatnika na rzecz jego pracowników. Jednocześnie w § 4 rozporządzenia zastrzeżono, że zwolnień z obowiązku ewidencjonowania, o których mowa w § 2 i 3 (w tym dla dostawy towarów/świadczenia usług na rzecz pracowników), nie stosuje się do dostaw i usług w nim wymienionych.


PIT i CIT

Zasady rozliczenia kosztów używania samochodów w firmie w 2019

Anna Koleśnik
Koszty używania samochodów osobowych wykorzystywanych również poza działalnością gospodarczą będą limitowane, ale nie trzeba będzie prowadzić ewidencji przebiegu auta ani obliczać tzw. kilometrówki.

W zmienionych przepisach updof i updop przyjęto domniemanie, że samochód osobowy jest wykorzystywany do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, jeżeli nie jest dla niego prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu, o której mowa w ustawie o VAT, pozwalająca na odliczenie 100% VAT naliczonego przy wydatkach dotyczących samochodów osobowych (chyba że podatnik nie ma obowiązku jej prowadzenia z innych względów niż odliczanie połowy VAT).

Przypomnijmy, że definicję samochodu osobowego zawierają art. 5a pkt 19a updof oraz art. 4a pkt 9a updop i nie ulega ona zmianie w nowym roku.

Od 1.01.2019 ustawodawca wprowadził za to w updof 2 limity kosztów używania samochodu osobowego – 20 i 75% (art. 23 ust. 1 pkt 46 i 46a). W updop obowiązuje tylko jeden limit, 75% (art. 16 ust. 1 pkt 51).


CIT i PIT

Samochód osobowy w firmie w 2019 r. – zaliczanie wydatków do kosztów uzyskania przychodów

Łukasz Chłond
Od 1.01.2019 r. znacząco zmienią się zasady rozliczania kosztów nabycia i używania samochodów osobowych w działalności gospodarczej. Wprowadzono m.in. nowe progi wartości pojazdu, która może być ujęta w kosztach podatkowych, i oprócz samochodów podlegających amortyzacji objęto nimi auta w leasingu. Określono też procentowe limity wydatków na samochody służące również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Nowości te wprowadza ustawa z 23.10.2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (DzU poz. 2159, dalej ustawa nowelizująca).

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 4 updof i art. 16 ust. 1 pkt 4 updop, w brzmieniu obowiązującym od 1.01.2019 r., nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, w części ustalonej od wartości samochodu, przewyższającej kwotę 150 tys. zł. Dotychczas limit ten wynosił 20 tys. euro.

Z pewnością nowy limit obowiązuje dla wszystkich pojazdów przyjętych do używania po 31.12.2018 r. Ponieważ jednak nie zostały przewidziane żadne przepisy przejściowe dla pojazdów oddanych do używania do tego dnia, oznacza to, że również do odpisów amortyzacyjnych dokonywanych z tytułu zużycia takich samochodów osobowych, od 1.01.2019 r. znajdzie zastosowanie nowy limit. Taką interpretację potwierdziło też Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytania prasy.


Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Przejazdy pracownika między miejscem parkowania auta służbowego a miejscem pracy wolne od podatku dochodowego

Marcin Szymankiewicz
Spółka powierza niektórym pracownikom samochody służbowe, na zasadach określonych w odrębnych umowach, celem umożliwienia im należytej i efektywnej realizacji zadań i obowiązków służbowych oraz spełnienia wymagań co do ich dyspozycyjności i mobilności. Pracownicy ci są zobowiązani m.in: dbać o powierzony pojazd, parkować go – po zakończeniu pracy – na parkingu obok siedziby spółki lub w miejscu parkowania wyznaczonym w pobliżu miejsca swojego zamieszkania, zwrócić samochód wraz z wyposażeniem na rzecz spółki, na jej żądanie.
Czy przejazdy pracownika między miejscem parkowania samochodu służbowego a miejscem pracy/siedzibą spółki powodują powstanie u niego przychodu podatkowego, od którego spółka ma obowiązek odprowadzić zaliczki na PIT?

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....