Skutki nieskładania sprawozdań finansowych a konieczność „odtworzenia” ksiąg rachunkowych

Krajowy rejestr sądowy (KRS) spełnia 2 istotne funkcje: legalizacyjną oraz informacyjną. Pierwsza z nich polega na rejestracji podmiotów w rejestrze, co pozwala - po dokonaniu wpisu do KRS - na podejmowanie czynności prawnych (szerzej - prowadzenie działalności). Przepisy Ksh[1] wskazują, że poszczególne spółki powstają z chwilą wpisu do KRS (art. 251 § 1, art. 94, art. 109 § 1, art. 134 § 1, art. 163 pkt 5, art. 306 pkt 4 Ksh).

Czynności dokonywane przez podmiot niewpisany do rejestru nie mają zatem doniosłości prawnej.

W przypadku funkcji informacyjnej chodzi o zapewnienie bezpieczeństwa obrotu gospodarczego dzięki umożliwieniu uzyskiwania danych o podmiotach uczestniczących w tym obrocie (przyjmuje się przy tym ustawowe domniemanie, że dane wpisane do rejestru są prawdziwie.) Służy temu jawność KRS. Każdy zainteresowany ma prawo zapoznać się z danymi wpisanymi do rejestru, otrzymać odpis, wyciąg lub zaświadczenie dotyczące danych zawartych w rejestrze. Ma też prawo przeglądać w siedzibie sądu rejestrowego akta rejestrowe podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców.

W tym świetle szczególnego znaczenia nabiera możliwość uzyskiwania informacji dotyczących sytuacji finansowej podmiotu, czemu służy obowiązek składania sprawozdania finansowego, opinii biegłego rewidenta czy uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, aczkolwiek do złożenia opinii zobowiązane są tylko te podmioty, które zgodnie z uor[2] podlegają obowiązkowi badania przez biegłego rewidenta.

Nowe przepisy dotyczące składania sprawozdań finansowych

Mimo obowiązku składania sprawozdań finansowych w KRS, co wiąże się z realizacją funkcji informacyjnej rejestru, w praktyce nie zawsze jest on wykonywany. Wynika to z różnych przyczyn: z obawy podmiotów przed ujawnieniem w KRS informacji, które mogłyby ujemnie wpłynąć na zdolność konkurowania na rynku, z zaniedbań i lekceważenia przepisów, z przyczyn obiektywnych (np. wystąpienia zdarzenia losowego - pożaru, powodzi itp. - które uniemożliwiło sporządzenie sprawozdania finansowego), prowadzenia działalności, której cel jest niezgodny z prawem (dokonywanie nadużyć prawnych czy finansowych).