Ryczałt za nocleg za granicą nie może być niższy od określonego w rozporządzeniu

Renata Majewska Biuro Kadr i Płac

Osoba fizyczna zakłada firmę transportową o profilu transport krajowy i zagraniczny. W umowach o pracę z kierowcami chciałaby ustalić ryczałt 50 euro za dobę w podróży zagranicznej (w skład wchodziłby ryczałt za nocleg i dieta). Diety krajowe rozliczałaby na podstawie rozporządzenia o podróżach służbowych. Ryczałt wypłacałaby wraz z wynagrodzeniem po kursie z dnia poprzedzającego dzień wypłaty.
Czy to prawidłowe rozwiązanie?

Nie. Osobie wykonującej na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub jej stałe miejsce pracy (podróż służbowa), przysługują należności na pokrycie kosztów tej podróży (art. 775 § 1 Kp). Wysokość i warunki ustalania wskazanych należności dla zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej określa rozporządzenie MPiPS z 29.01.2013 w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU poz. 167, dalej rps).

  • MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
  • Kp – Kodeks pracy
  • SN – Sąd Najwyższy

Zasady wypłacania tych świadczeń pracodawcy spoza sektora finansów publicznych mogą określić w układach zbiorowych pracy, regulaminach wynagradzania, a jeśli nie są objęci układem albo nie muszą tworzyć regulaminów płacowych (gdyż zatrudniają nie więcej niż 50 pracowników) – w umowach o pracę. Postanowienia odpowiednio układowe, regulaminowe albo umowne nie mogą ustalić diet krajowych i zagranicznych na poziomie niższym niż dieta krajowa (obecnie 30 zł za dobę delegacji w Polsce). Jeżeli natomiast układ, regulamin płac bądź pracownicze angaże nic nie mówią na ten temat, do zatrudnionych stosuje się rps (art. 775 § 3–5 Kp).

Regulacje te dotyczą odpowiednio kierowców przewozu drogowego, którym w czasie podróży służbowej przysługują należności na pokrycie kosztów tych podróży, ustalane na zasadach określonych w art. 775 § 3–5 Kp (art. 21a ustawy z 16.04.2004 o czasie pracy kierowców, DzU z 2012 poz. 1155).

Należności z tytułu podróży u prywatnego pracodawcy

Do pracowników prywatnych zakładów pracy stosuje się rps, chyba że w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania lub umowach o pracę określiły one wyższe, korzystniejsze należności. Wyjątkowo diety zagraniczne wolno im obniżyć do poziomu krajowych.

Pracodawcy prywatni powszechnie źle interpretują przepisy art. 775 § 3–5 Kp, co wielokrotnie podkreślał SN. Są w błędzie, bo wydaje im się, że mają dowolność we wskazywaniu reguł obliczania świadczeń delegacyjnych, byleby diety (krajowe i zagraniczne) nie były niższe od diet krajowych. Wolno im zatem w układzie, regulaminie czy umowach o pracę przyjąć wysokości mniejsze niż wynikające z rps.

Tymczasem wg SN należności zawarte w rps (akcie powszechnie obowiązującym) mają charakter minimalnych standardów, poniżej których prywatne zakłady pracy absolutnie nie mogą zejść (np. uchwała SN z 12.06.2014, II PZP 1/14).

W układach zbiorowych, regulaminach płac czy umowach o pracę jest zatem dopuszczalne ich podniesienie na korzyść pracowników, ale nie obniżenie. Wyjątkiem są tylko diety zagraniczne, które wolno zredukować do limitu diet krajowych (wyrok SN z 3.03.2016, II PK 3/15). Przepisy wykonawcze ustalają minimalny standard wszystkich świadczeń z tytułu podróży służbowych (diet oraz zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków), które w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo umowie o pracę mogą być uregulowane korzystniej dla pracownika (...). W razie braku takich regulacji lub uregulowania mniej korzystnego dla pracownika zastosowanie będą miały przepisy wykonawcze – czytamy w uzasadnieniu przywołanego wyroku.

Wskazane w pytaniu rozwiązanie jest wadliwe pod względem prawnym z kilku powodów. Po pierwsze modyfikacje należności z tytułu delegacji zatrudnionych pracodawca spoza budżetówki ma prawo określić w umowach o pracę tylko wtedy, gdy nie jest objęty układem zbiorowym i nie jest zobowiązany do wprowadzenia regulaminu płac (gdy zatrudnia poniżej 50 pracowników). Po drugie w grę wchodzą wyłącznie modyfikacje korzystne dla pracowników (z wyjątkiem diet zagranicznych); nie wolno zatem w umowach o pracę wskazywać należności niższych od wynikających z rps.

Po trzecie wątpliwości budzi chęć ustalenia w angażach jednolitego ryczałtu zagranicznego w kwocie 50 euro, który obejmowałby ryczałt za nocleg i dietę. Za nocleg podczas podróży służbowej poza granicami kraju przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w zał. do rps. Dla przykładu limit na nocleg w Belgii to 160 euro, w Czechach – 120 euro, a w Rosji – 200 euro.

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może się zgodzić na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej te limity. Gdy zatrudniony nie przedłoży rachunku za nocleg, należy mu się ryczałt w wysokości 25% podanych limitów na nocleg. Świadczeń tych się nie wypłaca, jeśli pracodawca lub strona zagraniczna zapewnili darmowy nocleg (§ 16 rps).

Z kolei dieta na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki przysługuje w kwocie obowiązującej dla docelowego państwa wyjazdu służbowego, określonej również w zał. do rps. Przykładowo gdy krajem docelowym jest Portugalia, dieta wynosi 49 euro, Łotwa – 57 euro, Albania – 41 euro.

W świetle Kp pracodawcom prywatnym wolno w umowach o pracę zmniejszyć diety zagraniczne w stosunku do tych z zał. do rps, o ile zostały spełnione 2 warunki:

  • dieta zagraniczna nie może być niższa od krajowej ustalonej w rps,
  • pracownik dostał co najmniej faktyczny zwrot kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków (nie może on do wyjazdu dopłacać z własnej kieszeni).

Reasumując: ustalenie jednolitego ryczałtu dotyczącego noclegu i diet to wariant co najmniej kłopotliwy. Trudno będzie bowiem wydzielić z niego część pokrywającą koszty noclegu, których nie wolno obniżyć w porównaniu do minimalnych standardów z rps, i część odnoszącą się do diety zagranicznej, którą z kolei można zredukować przy zachowaniu wymienionych przesłanek. Po wdrożeniu takiej opcji w umowach o pracę pracodawca znacznie skomplikowałby rozliczanie delegacji zagranicznych, a co za tym idzie – utrudnił prawidłowe naliczanie składek i podatku dochodowego z tego tytułu.

I wreszcie proponowane w pytaniu terminy rozliczania ryczałtu należy uznać za niepoprawne. Wg pracodawcy ryczał za nocleg rozliczałby on wraz z wynagrodzeniem. Wg rps natomiast pracownik rozlicza koszty zagranicznej podróży najpóźniej w ciągu 14 dni od dnia zakończenia delegacji (§ 5 ust. 1 rps).

w sprzedaży

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....